Una oportunidad estratégica en S/4 con Bluefield

Un proyecto que suele ir asociado a retos como presupuestos limitados, la presión por integrar rápidamente las innovaciones y la proximidad del fin del mantenimiento de sistemas heredados de eficacia probada. Sin embargo, hay una forma de dominar esta complejidad no sólo con éxito, sino también con extrema eficacia. El enfoque de Bluefield ha demostrado ser un verdadero cambio de juego, como demuestra de forma impresionante un ejemplo práctico de la industria automovilística alemana.

La compulsión de irse

Procrastinar ya no es una opción: la fecha límite de 2027 o 2030 marca un claro plazo para muchas empresas: Se acerca el final del mantenimiento de los antiguos sistemas ERP de SAP. Pero la presión real para actuar es mucho mayor. SAP está invirtiendo toda su fuerza innovadora exclusivamente en la plataforma S/4 Cloud. Esto significa que cualquiera que siga invirtiendo hoy en sistemas heredados está quemando capital. Estas inversiones no tienen futuro y no pueden seguir el ritmo de los últimos avances tecnológicos.

Especialmente en un momento en el que se están produciendo saltos cuánticos en tecnologías disruptivas como la inteligencia artificial, su utilización es esencial para el éxito empresarial. La IA cambiará radicalmente el funcionamiento de los sistemas SAP. Estas innovaciones cruciales siguen estando fuera del alcance del antiguo sistema ERP. Los crecientes costes de soporte de los sistemas heredados palidecen en comparación con el potencial de innovación perdido y la consiguiente pérdida de ventaja competitiva. Para la alta dirección, esto significa Quien vacile ahora no sólo está perdiendo el progreso tecnológico, sino también oportunidades de mercado decisivas. En este contexto, también es esencial analizar el panorama analítico existente con respecto a su estrategia de IA.

Síntesis inteligente: Bluefield

Las empresas que se enfrentan a la migración a S/4 suelen hablar de tres enfoques principales: Greenfield (reimplementación completa), Brownfield (conversión del sistema 1:1) y Bluefield (migración selectiva de datos). Cada uno tiene sus ventajas, pero el enfoque Bluefield combina los puntos fuertes de las otras estrategias y minimiza sus inconvenientes: una elección inteligente para los ejecutivos que buscan eficiencia y maximización del valor. Un importante fabricante de automóviles alemán, ejemplo de crecimiento y éxito continuos, se enfrentó a un reto único en 2022: una transformación de SAP que en principio iba a durar tres años debía acortarse de dos a menos de uno.

Los objetivos estaban claramente definidos: La gama de funciones debía seguir siendo idéntica, había que reducir costes y optimizar los recursos internos, que en esta empresa no están orientados principalmente a proyectos informáticos de gran envergadura. Un enfoque puramente brownfield habría llevado demasiado tiempo, ya que a menudo requiere largos proyectos preliminares y deja poco margen para las innovaciones funcionales. Además, el inmenso esfuerzo de pruebas habría sido casi imposible de gestionar en el limitado tiempo disponible. El enfoque greenfield se descartó desde el principio, dado el buen funcionamiento de los sistemas existentes y los costes de proyecto y recursos asociados.

El mejor de los mundos

La decisión se decantó por el enfoque Bluefield, una elección que resultó ser la correcta, ya que ofrece lo mejor de todos los mundos: Eficacia y rapidez: las funcionalidades probadas pueden adoptarse e implantarse de forma optimizada. Ya no son necesarios largos proyectos preliminares; temas complejos como los socios comerciales y el nuevo libro mayor pueden implantarse durante la transformación.

Menor esfuerzo: el número de ciclos de prueba se reduce al mínimo. Esto libera recursos y le permite centrarse en tareas que añaden valor, como la optimización de procesos.
Centrarse en la optimización de procesos: el planteamiento ofrece la flexibilidad necesaria para adaptar, optimizar o ajustar los procesos sin alargar excesivamente la duración del proyecto, algo crucial en tiempos dinámicos.

Cómo funciona Bluefield

En el núcleo del enfoque Bluefield, a menudo denominado "conversión de envolturas vacías", se encuentra un proceso orquestado con precisión que maximiza el control y la eficiencia:
Sistema vacío: En primer lugar, se crea una copia del sistema heredado productivo (sistema ECC), que se limpia de datos maestros y de transacciones: se crea un "sistema vacío".
La base S/4: Este Empty Shell se convierte después convencionalmente en S/4. Esto constituye la base técnica.

Procesos y personalización: En este S/4 Hana Empty Shell, las empresas pueden llevar a cabo la personalización de nuevos procesos. Las nuevas funcionalidades, como el nuevo libro mayor o las simplificaciones de S/4, se utilizan e introducen de forma óptima. El resultado es un empty shell del sistema perfectamente personalizado. Migración selectiva de datos: En el cuarto paso tiene lugar la verdadera "magia": utilizando potentes herramientas como Crystal Bridge, los datos relevantes se migran selectivamente del sistema heredado al nuevo sistema S/4 configurado de forma óptima.

El resultado es un sistema S/4 personalizado y de alto rendimiento que integra procesos probados y ofrece nuevas funcionalidades, todo ello con una duración del proyecto drásticamente más corta y menores necesidades de recursos. En el caso del fabricante de automóviles antes mencionado, incluso fue posible migrar todos los datos sin tener que seguir operando o desmantelar el sistema heredado.

Factores de éxito

El éxito de la puesta en marcha en el fabricante de automóviles alemán, que incluso se logró dos meses antes del ambicioso objetivo, proporciona valiosas ideas para otras empresas y confirma la viabilidad estratégica del enfoque Bluefield: un factor decisivo para el éxito fue la asociación en pie de igualdad entre el cliente y el proveedor de servicios. Los proyectos de esta envergadura, en particular, demuestran la importancia de la confianza mutua y la comprensión compartida de los objetivos. Los proyectos de transformación complejos sólo pueden llevarse a cabo de forma sostenible si ambas partes actúan como verdaderos socios.

Igualmente fundamental fue el análisis previo en profundidad. La fase de Descubrir y Preparar se llevó a cabo con un alto grado de minuciosidad. Incluyó análisis exhaustivos del sistema y comprobaciones técnicas que permitieron detectar posibles riesgos en una fase temprana. En particular, se examinó a fondo el alcance de la compatibilidad, un paso fundamental que ayudó a evitar complicaciones posteriores. Otro factor de éxito fue la planificación temprana de la infraestructura necesaria. En una época de cadenas de suministro tensas, el suministro a tiempo resultó especialmente delicado. Los retrasos en esta área podrían haber tenido un impacto significativo en el calendario general. El equipo del proyecto contrarrestó este riesgo con una priorización clara y una gestión previsora.

La decisión de trasladar la infraestructura a la nube como parte de la transformación de S/4 demostró ser estratégicamente acertada. No sólo permitió la modernización técnica, sino que también creó más flexibilidad y viabilidad futura. La migración a la nube no se consideró un proyecto adicional, sino parte integrante de la estrategia global. Una de las ventajas del enfoque elegido por Bluefield fue la planificación flexible de la puesta en marcha. A diferencia de las vías de transformación tradicionales, la entrada en funcionamiento podía programarse independientemente del final del ejercicio financiero. Esta disociación redujo la complejidad y ayudó a encontrar el momento óptimo para el cambio de sistema.

A pesar de todas las optimizaciones, hubo que coordinar con precisión la parada de reservas necesaria durante el cambio final del sistema. La estrecha colaboración con los departamentos afectados fue especialmente importante. Sólo mediante una programación precisa y una comunicación clara fue posible minimizar el tiempo de inactividad e implementarlo sin problemas. La historia de éxito del fabricante de automóviles demuestra que el enfoque de Bluefield es una solución estratégicamente inteligente y realizable en la práctica para la transformación de S/4. Permite no sólo dominar el sistema de gestión de la información, sino también utilizarlo de forma eficaz. No sólo permite dominar la transformación digital, sino también utilizarla como acelerador del crecimiento y la innovación a gran velocidad.