La conformidad aumenta y los gastos de licencia se disminuyen con SAP S/4 Hana

Con S/4 Hana, SAP persigue una clara orientación hacia el análisis de datos en tiempo real y la automatización inteligente de procesos. El soporte para el ERP clásico de SAP finalizará como muy tarde en 2030, y los primeros recortes -como la reducción anual del abono de licencias antiguas- ya son una realidad. Las empresas que dudan en migrar están pagando cada vez más el precio. Especialmente crítico: en el futuro, SAP ya no calculará los costes de las licencias en función del uso real, sino en función de las autorizaciones concedidas. Quienes configuren sus sistemas de forma sobredimensionada se arriesgan a unos costes de licencia excesivos y, al mismo tiempo, abren la puerta a vulnerabilidades relacionadas con la seguridad.

Centrarse en las autorizaciones 

La falta de transparencia en las funciones y derechos alberga varios riesgos: El acceso no autorizado, los cambios involuntarios como la eliminación de bloques de entrega o los cambios masivos incorrectos pueden causar tanto daño como las contabilizaciones o balances manipulados. Las cuentas sobreautorizadas también se consideran una puerta de entrada preferente para los ciberataques. 

Por tanto, el argumento de que los empleados deben tener más autorizaciones de las absolutamente necesarias para estar lo más disponibles posible puede resultar costoso por motivos de cumplimiento y seguridad, así como si estas autorizaciones se asignaran sobre la base de un antiguo modelo de costes de licencias de SAP. Dado que en la mayoría de las empresas se ha descuidado la asignación técnica de autorizaciones, muchas necesitan ahora revisar y adaptar sus estructuras de autorización para mantener los costes bajo control. A continuación se indican tres pasos que las empresas pueden dar para optimizar su gestión de autorizaciones.

Hoja de ruta de optimización en tres etapas

Primer paso: Inventario de autorizaciones: En primer lugar, las empresas deben analizar el statu quo y comprobar qué autorizaciones están asignadas actualmente e identificar a los usuarios inactivos o las funciones que no se están utilizando. Para ello, pueden utilizar herramientas de análisis para obtener información detallada sobre sus autorizaciones. Consejo: también deben tenerse en cuenta las autorizaciones históricas que no se hayan depurado a lo largo de los años.

Segundo paso: Las empresas deben definir y crear funciones granulares y específicas con autorizaciones claras para cada grupo de usuarios. Debe evitarse la asignación de autorizaciones demasiado amplias que ni siquiera son necesarias para un grupo de usuarios. Esto puede conducir posiblemente a una categoría de licencia más cara. Durante la depuración de funciones, las autorizaciones innecesarias se eliminan de las funciones y se reducen al mínimo necesario. Este enfoque sigue el principio de necesidad de conocer, un concepto de seguridad en la protección de datos en el que el acceso a datos sensibles sólo se concede a aquellos que lo necesitan.
Las licencias sólo deben concederse a personas que necesiten absolutamente esta información para su trabajo. El ajuste de las autorizaciones a nivel de usuario evita el exceso de licencias y garantiza una utilización óptima de las mismas.

Paso 3: La aplicación de un proceso de optimización continua: el uso de herramientas de supervisión permite controlar continuamente las autorizaciones de los usuarios y reaccionar rápidamente ante los cambios. Además, debe llevarse a cabo una revisión periódica para garantizar que las autorizaciones cumplen los requisitos actuales de la empresa y las licencias de SAP. Asignación y comprobación automatizadas de
el esfuerzo administrativo puede reducirse al mínimo. Un proceso de escalado claramente definido para las autorizaciones excesivas también ahorra tiempo y garantiza que no se creen nuevas trampas de costes.

Conclusión

El cambio a S/4 ofrece a las empresas una valiosa oportunidad para revisar sus estructuras de autorizaciones SAP y ponerlas al día. Identificar y eliminar las autorizaciones innecesarias no sólo puede reducir significativamente los costes de las licencias SAP. La adhesión coherente a las mejores prácticas en la gestión de autorizaciones también minimiza los riesgos de seguridad, mejora la transparencia y apoya el cumplimiento de los requisitos de conformidad.

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