En sus marcas, listos, migración a S/4HANA

Simus Systems apoya a las empresas con software y servicios para preparar una base de datos sólida que permita una utilización óptima del nuevo entorno ERP. En cada migración, los datos incompletos, obsoletos o incoherentes no solo ponen en peligro la puesta en marcha, sino también el uso a largo plazo del nuevo entorno del sistema. Sin embargo, en comparación con otros sistemas ERP y versiones anteriores de SAP, esto es aún más cierto en el caso de SAP S/4HANA. 

Los datos maestros determinan el éxito de la migración

En SAP S/4HANA, los datos maestros están más integrados que nunca en los procesos, los análisis y las interfaces de usuario. La plataforma persigue el objetivo de un modelo de datos simplificado y centralizado que soporte el procesamiento, la automatización y el análisis en tiempo real. Esto requiere un nivel especialmente alto de calidad de los datos, sobre todo para los objetos de datos maestros centrales, como los interlocutores comerciales, los materiales y los documentos.

Algunos cambios estructurales de gran alcance introducidos con S/4HANA refuerzan esta idea. Por ejemplo, se creó el área Business Partner (BP) como única fuente de datos maestros de clientes y proveedores para mejorar la integridad de los datos y eliminar redundancias. En otros sistemas ERP, los clientes (deudores) y los proveedores (acreedores) se gestionan como datos maestros separados. Antes de una migración, no basta con crearlos como grupos de interlocutores comerciales de SAP. Esto se debe a que las funciones como cliente, proveedor, solicitante o destinatario de mercancías pueden asignarse de forma flexible a un interlocutor comercial de SAP durante el transcurso de la relación comercial a través de grupos y funciones.

¿Qué datos se necesitan, cómo y dónde? 

Por tanto, los responsables de TI deben definir en una fase temprana de la estrategia de migración qué objetos de datos deben transferirse al sistema de destino. Esto implica no sólo a los maestros de materiales y los socios comerciales, sino también a otros objetos técnicos como equipos, listas de piezas o clasificaciones. Al mismo tiempo, los datos existentes deben analizarse con arreglo a criterios de calidad: ¿Qué campos están incompletos? ¿Dónde hay duplicados o valores incoherentes? ¿Qué datos están obsoletos y pueden archivarse?

Incluso en esta fase inicial, es aconsejable contar con un proveedor de servicios con experiencia que comprenda la estructura de destino en S/4HANA. Por ejemplo, si SAP Business Partner sustituye la contabilidad de deudores y acreedores, esto repercute en las funciones, los campos obligatorios y los procesos. Se ahorra mucho esfuerzo si se tienen en cuenta de antemano estos efectos. simus systems aporta métodos, herramientas y experiencia sofisticados.

Apoyo externo esencial

La colaboración con simus systems comienza con un anteproyecto que aclara el potencial y los costes internos y externos implicados. Para ello, el cliente proporciona primero una cantidad manejable de datos, que se procesan externamente. A partir de los resultados, los objetivos del proyecto propiamente dicho se definen en talleres y debates. Comienzan con una reorganización funcional de los datos maestros y a menudo incluyen la clasificación de piezas estándar y compradas, así como la creación de clases funcionales adicionales específicas del cliente que aumentan significativamente la tasa de reutilización de materiales.

Modificar normas en lugar de editar datos 

Al inicio del proyecto, todos los datos pertinentes se leen de las fuentes correspondientes y se procesan. Siguiendo unas reglas de preparación y optimización inicialmente neutras, los datos se clasifican, se enriquecen y se almacenan en una base de datos de resultados. A continuación, los resultados pueden filtrarse y analizarse mediante el motor de búsqueda Classmate FINDER para identificar posibles errores, duplicados o imprecisiones. Los resultados se afinan en talleres o conferencias de equipo con los departamentos pertinentes del cliente. Sin embargo, los cambios no se corrigen a través de registros de datos individuales, sino mediante reglas de formato. 

Los datos se estructuran automáticamente en las clases adecuadas. Esto significa que incluso grandes volúmenes de datos pueden procesarse en cuestión de horas. Gracias a este método, se ahorra hasta un 80% del esfuerzo necesario para procesar los datos. A continuación, los datos, incluida la nueva estructura, se importan al nuevo sistema mediante una interfaz flexible de simus systems.

Garantía sostenible de la calidad de los datos

Para mantener la calidad de los datos maestros una vez conseguidos, classmate FINDER traslada las normas de gobernanza de datos maestros a los procesos. Por ejemplo, los usuarios pueden presentar una solicitud de material si no encuentran una pieza necesaria. Un centro de datos maestros evalúa las solicitudes de material. Una vez tomada una decisión positiva, el nuevo material se crea automáticamente en SAP S4/HANA a través de la interfaz.

Proceso de atención entre empresas

El mantenimiento de datos de socios comerciales, equipos o maestros de materiales también puede automatizarse en varios departamentos mediante procesos personalizables. Un concepto de autorización garantiza la seguridad, los ajustes inteligentes por defecto reducen el esfuerzo y evitan las entradas incorrectas. El apoyo inteligente a las tareas rutinarias acelera los tiempos de procesamiento, mientras que la base de datos se mantiene actualizada y de gran valor.

Gran facilidad de uso, poco esfuerzo

La preparación de los datos antes de una migración a SAP S4/HANA es una necesidad. El mantenimiento posterior de los datos con simus classmate conduce a una mayor facilidad de uso, flexibilidad y transparencia. Los flujos de trabajo pueden definirse y personalizarse de forma más rentable independientemente de SAP, sin renunciar a la soberanía de datos del sistema ERP. Pero simus classmate aporta más ventajas. Por ejemplo, la creación y el mantenimiento automáticos de textos breves de material y números de tarifa de mercancías, así como el mantenimiento de registros info de compras junto con el material. Incluso se pueden realizar fácilmente rutinas de traducción automática de estos textos a varios idiomas de destino.

Acerca de simus systems

Fundada en 2002 y con sede en Karlsruhe, simus systems GmbH es uno de los líderes del mercado en el campo de la clasificación automática de modelos CAD, la limpieza de datos masivos, la búsqueda y localización de datos existentes y el cálculo automático con su familia de productos simus classmate. Esta empresa independiente cuenta con la experiencia de más de 400 proyectos realizados con éxito en los sectores de ingeniería mecánica y de instalaciones, automoción e ingeniería eléctrica. La familia de productos simus classmate se integra con las principales soluciones CAD 3D y PLM, así como con sistemas ERP como SAP.

simus-systems.com