SAP Group Reporting a prueba

Los informes financieros válidos son esenciales en los grupos empresariales para tomar decisiones acertadas con rapidez y garantizar la fiabilidad de la planificación. Esto se debe a que proporcionan información sobre la situación actual de la empresa y también indican cómo las empresas pueden actuar rápidamente en un entorno económico difícil y hacer cambios si es necesario.

Hasta finales de 2023, Linde Engineering seguía utilizando el sistema CoRE basado en SAP SEM-BCS para la consolidación mensual y la elaboración de informes, aunque en aquel momento se había desarrollado principalmente para la división Linde Gas. CoRE sólo podía satisfacer de forma limitada los requisitos especiales de la división de Ingeniería: "Para nosotros era especialmente importante mejorar la transparencia entre los segmentos y la estructura de gestión de Linde Engineering para poder registrar financieramente esta parte del Grupo global con la máxima eficiencia y flexibilidad", explica Tomasz Brzoza, responsable de consolidación financiera de SAP en Linde Engineering.

Como Linde Engineering ya había introducido la solución ERP SAP S/4 Hana, era un paso obvio convertir los procesos de elaboración de informes a la herramienta de consolidación integrada Group Reporting para racionalizar significativamente los procesos. Brzoza y su equipo elaboraron un catálogo detallado de requisitos y, a continuación, buscaron un socio adecuado para el proyecto de implantación que pudiera hacer realidad los requisitos deseados. Finalmente, Linde Engineering encontró a este socio en Caleo, una consultora con sede en el sur de Alemania especializada en informes de grupo, planificación financiera y elaboración de informes con soluciones SAP.

¿Sin problemas con SAP Group Reporting?

"Estuvimos en contacto con cuatro empresas, Caleo se presentó mejor como equipo y en términos de experiencia", dice Tobias Krapp, Jefe de Finanzas de Sistemas y Procesos Globales de Linde Engineering, explicando la decisión.

El proyecto comenzó en septiembre de 2022 con reuniones de diseño en el marco de un proceso de blueprinting para visualizar los próximos procesos e identificar las interfaces entre las dos áreas de negocio. "Como ya habíamos creado un catálogo de requisitos, no hubo necesidad de la correspondiente fase preliminar con Caleo y pudimos empezar la implantación de inmediato", afirma Krapp. Aunque todo transcurrió según lo previsto durante toda la duración del proyecto, no estuvo exento de dificultades: "Group Reporting lleva poco tiempo en el mercado, por lo que las complicaciones técnicas son a veces inevitables, sobre todo cuando se introduce en una gran empresa", explica Martin Müller, Director de Caleo.

Aunque SAP proporciona una interfaz a través de la cual los datos necesarios deben transferirse al módulo de informes del grupo, en el caso de Linde Engineering, los expertos en software de Caleo tuvieron que recurrir a un escenario diferente por recomendación de SAP. Las funcionalidades del escenario Preparation Ledger se replicaron hasta cierto punto y se reorganizaron manualmente. "Afortunadamente, en Caleo estamos especializados en resolver este tipo de retos de forma satisfactoria, con la creatividad necesaria si es preciso", afirma Fabian Zollikofer, socio director de Caleo.

Comparación con SAP SEM-BCS

Los expertos SAP de Caleo lo demostraron no sólo desde un punto de vista técnico, sino también conceptual, ya que la implantación del sistema Group Reporting tuvo que realizarse de forma diferente al anterior sistema SEM-BCS. "Fue necesario separarnos de las implementaciones del sistema predecesor, ya que Group Reporting no proporciona una implementación analógica para todas las funcionalidades BCS", explica Zollikofer. Tras numerosas pruebas, Group Reporting funcionó finalmente en paralelo al sistema CoRE durante cuatro meses, y Linde Engineering comunicó los datos financieros con CoRE por última vez a finales de 2023. Sólo Group Reporting se utiliza desde principios de 2024 y también proporciona los datos financieros al sistema Hyperion utilizado por la sede central de Linde.

Informes de grupo: nuevas funciones

Tras el proyecto de implantación, que también llevó mucho tiempo a los equipos financieros, éstos se vieron recompensados con una simplificación considerable de la elaboración de informes: los controladores disponen de nuevas funciones de elaboración de informes y todo el proceso de recopilación de datos está automatizado. Esto reduce la carga de trabajo manual del departamento especializado, lo que deja más tiempo para los análisis y permite tomar decisiones bien fundadas. La transparencia de los informes también ha aumentado, ya que los datos pueden rastrearse hasta su fuente. Además, los datos están disponibles en tiempo real. "Los comentarios de nuestros usuarios empresariales son siempre positivos: Group Reporting funciona mejor en términos de contenido y es más fácil de usar", afirma Krapp.

Y Jochen Straub, Executive Director Finance & Controlling de Linde Engineering, añade: "La implementación de S/4 Hana para Group Reporting ha sido un gran esfuerzo de equipo y un éxito que aportará beneficios inmediatos gracias a la armonización y simplificación de los procesos mensuales de reporting y constituirá la base para una mayor creación de valor en un futuro próximo." Como resultado del éxito del proyecto, Brzoza y Krapp ya están planificando la introducción de más funciones de análisis y automatización basadas en S/4 Hana. Algunos de estos proyectos ya se han iniciado. Por ejemplo, la nueva aplicación se ha ampliado para incluir la opción de analizar los efectos de las divisas. "Definitivamente queremos seguir utilizando la experiencia de Caleo en el futuro", afirma Krapp.

Contabilidad directamente integrada

El ejemplo de Linde Engineering ilustra el papel que desempeñan los informes financieros elaborados de forma eficiente en los grupos de empresas, sobre todo en lo que respecta a la toma rápida de decisiones y la fiabilidad de la planificación. Gracias a los creativos planteamientos de solución de la empresa de consultoría externa Caleo, las funcionalidades requeridas por la empresa de la versión actual de Group Reporting pudieron replicarse manualmente. La implantación de la herramienta de consolidación S/4 for Group Reporting permite ahora a la empresa optimizar sus procesos de elaboración de informes y minimizar la carga de trabajo manual de los departamentos especializados. Las ventajas específicas del sistema, a saber, la proximidad temporal y funcional a los procesos contables mediante la integración directa, cumplen todos los requisitos que Linde Engineering exigía a una nueva solución de consolidación. El proceso de introducción de datos se ha simplificado y acelerado, y la transparencia de los datos ha aumentado. Los comentarios positivos de los usuarios especializados subrayan la importancia de estas mejoras para el controlling del cliente.

linde-engineering.com

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