Contratos en la nube de SAP: Escollos ocultos

¡Preste atención a la letra pequeña de los contratos y las condiciones generales! A menudo hemos oído esta frase y a veces nos encontramos con que no prestamos atención a todos los detalles. Cuando se trata de inversiones estratégicas como el software SAP, esto puede salir muy caro. Esto es exactamente lo que señala un informe reciente de la empresa de análisis Gartner. En "Avoid These Licensing and Pricing Pitfalls When Negotiating SAP Deals", Gartner aborda los principales retos y riesgos para las empresas cuando se trata de licencias y precios de SAP.

Gartner: Rise no es transparente

Como es bien sabido, SAP ve el futuro de su oferta de productos en la nube y lleva tiempo promocionando Rise with SAP. En particular, la empresa está promoviendo contratos en la nube a largo plazo que están adornados con opciones atractivas. Gartner critica, con razón, que esto conduce a menudo a modelos de licencia complejos y compromisos contractuales de cinco años o más, que pueden carecer de desgloses claros de precios y perjudicar la transparencia de los costes a largo plazo. El objetivo es que la transformación holística en la nube resulte apetecible para los clientes de SAP, pero esto suele anclarse en modelos contractualmente exigentes.

Licencias: Tema principal en el GASD

La elección del modelo de licencia adecuado y la gestión de los contratos SAP plantean interrogantes, como quedó patente en la reunión de usuarios del DSAG celebrada en Leipzig. Además de los retos técnicos de una migración a S/4, la atención se centró en cuestiones relacionadas con el diseño de contratos y licencias adecuados. Existe una gran necesidad de optimizar las licencias basadas en autorizaciones, es decir, para S/4 Cloud o Rise with SAP.

Se criticó la falta de claridad de la estructura de costes y la incertidumbre sobre qué servicios se incluyen exactamente en el paquete. Los clientes también se hacen preguntas fundamentales sobre la migración o el momento adecuado para cambiar. Muchos no están seguros de si deberían cambiar "sólo" a S/4 o directamente a Rise. También existe una preocupación generalizada por depender demasiado de SAP como único proveedor de infraestructura en la nube, licencias y soporte. Gartner recomienda insistir en una estructura de precios transparente para mantener el control de los costes durante toda la vigencia del contrato.

Otro factor de coste identificado por Gartner es el uso indirecto de SAP a través de interfaces o sistemas de terceros, así como los ajustes de las métricas de licencia y las SKU (Stock Keeping Units) de producto, que pueden generar cargas presupuestarias imprevistas. El modelo FUE (Full Use Equivalent), en particular, aporta una complejidad adicional, ya que evalúa los requisitos de licencia en función de los distintos roles y derechos de los usuarios de SAP y puede dar lugar a un exceso de licencias. Las herramientas y servicios de gestión de activos de software de proveedores externos ofrecen apoyo en términos de gestión de licencias y determinación de los requisitos de licencia. En su informe, Gartner cita la solución SAM de USU como una de las tres herramientas más utilizadas del sector. Gartner señala que SAP aumenta regularmente las tarifas de mantenimiento y de nube, a menudo en línea con los índices de precios locales, lo que requiere una planificación presupuestaria estratégica. Los contratos de servicios en la nube de SAP son un compromiso a largo plazo. Los plazos de cinco años son cada vez más habituales.

Manipulación poco habitual en el sector

Sin embargo, las ofertas comerciales de SAP para servicios en la nube suelen incluir precios agrupados. Estos precios parecen ser los mismos durante la vigencia de la suscripción, pero no incluyen el incremento anual de la tarifa del 3,3% que figura en el formulario de pedido. Esta práctica es bastante inusual en el sector y significa que el valor total del contrato no está claro.
Por último, Gartner ve en el modelo de precios por niveles de SAP el riesgo de un exceso de licencias. A menudo, las empresas compran licencias adicionales para conseguir descuentos, lo que suele dar lugar a licencias no utilizadas ("shelfware") e inmoviliza recursos de forma ineficaz.

Conclusión: ojo al comprar una licencia

Podemos confirmar las conclusiones del informe a partir de la experiencia práctica. La reunión de usuarios del DSAG de este año, en particular, demostró que muchos clientes de SAP tienen una gran necesidad de asesoramiento sobre la nube y las licencias. Especialmente al migrar a S/4 o a Rise con SAP, las empresas quieren apoyo para superar los retos técnicos y los riesgos de costes. Recomendamos determinar los costes reales de celebrar contratos a largo plazo consultando la lista de precios de SAP o los precios individuales, incluidos los incrementos anuales, de los servicios en la nube de SAP. Los usuarios de SAP buscan orientación y soluciones concretas que no solo faciliten la migración técnica, sino que también garanticen la transparencia de las licencias y la flexibilidad a largo plazo.

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