Empresa industrial global utiliza procesos P2P de una sola fuente

El grupo KS Large Bore Pistons es uno de los principales fabricantes mundiales de pistones de gran diámetro. La empresa desarrolla pistones con diámetros comprendidos entre 130 y 640 mm de acero y aluminio para todas las aplicaciones que utilizan combustibles convencionales, así como soluciones para combustibles alternativos como hidrógeno, amoníaco o metanol. Con su nueva solución xSuite, dispone de una aplicación P2P de uso internacional en la que todos los módulos proceden de un único proveedor.

Hasta finales de 2022, KS Large Bore Pistons GmbH operaba bajo el paraguas de Rheinmetall como KS Kolbenschmidt GmbH, dentro de la cual cubría el área de pistones de gran calibre. Ya utilizaba una solución semiautomatizada en SAP que registraba digitalmente el 30% de las facturas (sólo determinados tipos de facturas y proveedores). Tras la escisión del Grupo Rheinmetall, este sistema -al igual que todo el entorno informático- se adoptó en un primer momento de forma unitaria.

Desde entonces, Large Bore Pistons trabaja con su propio sistema SAP ECC con todos los módulos importantes: FI, CO, MM, WM, SD y otros. Cuando se perdieron muchas interfaces SAP tras un ciberataque en 2023, el fabricante aprovechó el incidente para introducir un sistema completamente nuevo y holístico para sus procesos de adquisición y facturación.

Proveedor de software para la internacionalización

"Durante nuestra búsqueda, dimos con la solución xSuite, que nos convenció especialmente por su amplia funcionalidad: con ella no solo podemos registrar y procesar facturas, sino también cubrir el tema de las solicitudes de compra, en resumen, configurar un escenario P2P de principio a fin", explica Matthias Baumann, director financiero de KS Large Bore Pistons Germany GmbH. "Con xSuite, obtenemos todos los módulos de una sola fuente y también tenemos la opción de desplegar la solución para nuestras plantas extranjeras en China y EE.UU. en una fecha posterior, de modo que entonces podemos recibir soporte local directamente de xSuite. Un proveedor de software con el que podemos internacionalizarnos: este concepto nos prometía seguridad de planificación y la mayor eficiencia posible al mismo tiempo."

El sistema se introdujo en julio de 2023. Consta de los componentes para el procesamiento de facturas y pedidos; Large Bore Pistons obtiene la captura OCR y el archivo digital xSuite íntegramente de la nube de xSuite, mientras que el sistema SAP está alojado en el centro de datos de su proveedor de servicios informáticos. Matthias Baumann no podría haber imaginado mejor la colaboración con xSuite: "Las correcciones periódicas y puntuales y la comunicación abierta caracterizaron el proyecto de software."

Sensibilización mediante talleres y cursos de formación

Los departamentos de contabilidad y compras participaron estrechamente en la implantación, con talleres y sesiones de formación iniciales. Esto garantizó que todos los implicados trabajaran activamente con el sistema y lo aceptaran desde el principio. En Compras, en particular, es importante concienciar de lo importante que es una imputación correcta para que la asignación al pedido funcione cuando se reciba la factura.

El proceso de pedido comienza al principio de la cadena de procesos: en el alimentador del módulo Adquisiciones, usted describe su solicitud de compra y, si el proveedor ya ha sido creado, ya puede transferir los datos básicos esenciales. Si ya existe una oferta, se adjunta a la solicitud. El BANF se crea automáticamente en SAP a partir del alimentador y, a continuación, se selecciona el aprobador correspondiente a través del centro de costes. Controlling y Finanzas comprueban una vez más si la imputación es correcta y, a continuación, el pedido, lanzado directamente por SAP, sale de la empresa.

Pedido, aprobación y presupuesto agrupados en un solo lugar

Aunque antes existía un proceso de liberación de pedidos en SAP, era muy engorroso de mantener y ya no se podía adaptar con flexibilidad posteriormente. "Con xSuite, ahora podemos liberar pedidos mucho más rápido que antes directamente en el sistema SAP", observa Matthias Baumann. Otra ventaja es la conexión de cualquier catálogo a través de la Open Catalog Interface (OCI), la interfaz de datos de catálogo estandarizada para el intercambio de registros de datos de catálogo entre los sistemas de e-procurement de SAP y los catálogos de productos de los proveedores.

La conexión del catálogo solía realizarse a través de una herramienta independiente, pero ahora la solución xSuite ya incorpora la interfaz OCI. "En general, una gran ventaja de xSuite es que todo está perfectamente documentado", afirma el director financiero Baumann. "Podemos ver el pedido, la aprobación y el presupuesto en un solo lugar. Es una gran ventaja, sobre todo para auditorías e inspecciones fiscales."

Una vez recibidos los bienes o servicios, se emite la factura correspondiente al pedido realizado. La empresa recibe 8.000 facturas al año, la mayoría en formato PDF. Alrededor del 70% de ellas se basan en un pedido. Utilizando el número de pedido de la factura, el software xSuite compara los distintos artículos del pedido con los de la factura y señala las discrepancias. "Logramos la máxima eficiencia al reconocer las discrepancias inmediatamente y no tener que revisar las facturas línea por línea. Esas discrepancias se envían inmediatamente al departamento de compras, que tiene que comprobarlas".

A pesar de la elevada proporción de facturas relacionadas con pedidos, Large Bore Pistons no las contabiliza a ciegas, sino que aprueba cada factura para su pago, así como el 30% de las facturas que no están relacionadas con pedidos. Esto se hace a través del flujo de trabajo de facturas de xSuite, al que están conectados todos los gestores de centros de costes y la dirección. El objetivo inicial es aprender con el sistema y determinar cuántas desviaciones hay en realidad. Sólo más adelante se pasará a la automatización total. Esto significa que si la factura se corresponde con el pedido y se ha registrado la entrada de mercancías, la factura se contabiliza a oscuras.

Aumento significativo de la velocidad

Matthias Baumann: "Además de la mayor transparencia en todo el proceso, es sobre todo el aumento de velocidad que conseguimos con la solución xSuite en todo el proceso, desde el pedido hasta el pago. Si comparo la actual introducción y tramitación de facturas con el trabajo manual que hacíamos antes, sin duda hemos reducido el tiempo de tramitación de un día a las dos o tres horas actuales."

Con la nueva obligación de facturación electrónica a partir de 2025, Large Bore Pistons también tendrá que adaptarse al envío de facturas electrónicas. Es casi seguro que la empresa recurrirá al componente xSuite correspondiente. Al fin y al cabo, todo desde una única fuente es el credo del director financiero Matthias Baumann, con el que lo ha hecho excelentemente hasta ahora.

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