La optimización es posible: licencias SAP en función de las autorizaciones

Hace ya algún tiempo que SAP cambió gradualmente sus contratos y pasó de las licencias basadas en el uso a las basadas en autorizaciones. Desde el punto de vista jurídico, la transición dista mucho de haberse completado y sigue siendo cuestionada por los especialistas. Sin embargo, la tendencia es clara: el licenciamiento según autorizaciones es la nueva realidad en el mundo SAP. Esto afecta a todas las empresas con contratos existentes de S/4, Rise o Grow, así como a todas las que migrarán a S/4, Rise o Grow en los próximos años, cuando finalice el soporte para ERP/ECC 6.0.

Desde el punto de vista de SAP, este tipo de concesión de licencias está fundamentalmente justificado, aunque al principio sacuda las prácticas de los usuarios de SAP, que se remontan a décadas atrás, y se encuentre con mucho viento en contra. Mientras que en el resto del mundo del software las licencias suelen gestionarse y facturarse en función del número de instalaciones, este modelo no podía implantarse en SAP por diversas razones. Con las aplicaciones SAP, las empresas no tenían que instalar nada para los usuarios, a excepción de la interfaz gráfica de usuario. En su lugar, los responsables de TI asignaban funciones y autorizaciones a los usuarios como una forma de "instalación". No es de extrañar que esta asignación técnica supusiera que en muchos casos se descuidara la concesión de licencias y que las autorizaciones se descontrolaran.

En el futuro, sin embargo, a SAP le gustaría que estas autorizaciones fueran de pago. La estrategia es similar a la de Microsoft, que cobra por la instalación de la solución de Office Excel, independientemente de que los usuarios la utilicen o no.

Clasificación de las autorizaciones

La concesión de licencias según autorizaciones supone, por tanto, un replanteamiento fundamental de la gestión de licencias para las empresas. La buena noticia es que SAP ha publicado por primera vez una clasificación de autorizaciones relevantes para las licencias como parte del cambio a la concesión de licencias según autorizaciones. Se trata de la clasificación de autorizaciones de Star Services. En esta lista, SAP ha clasificado casi 3.000 autorizaciones y asignado tipos de licencia, tanto para S/4 On-premises como para Rise and Grow. El conjunto de normas pretende proporcionar a las empresas una base para la conversión de licencias ECC a S/4, pero también servir de base para la medición de licencias SAP. Desde el punto de vista de la conformidad, Star simplifica la clasificación de los usuarios. Los responsables de TI pueden ver rápidamente qué autorizaciones están asignadas a licencias de mayor valor. Por tanto, la optimización parece estar al alcance de la mano. De hecho, el propio SAP ofrece sugerencias potenciales de optimización con los servicios Star.

Hasta aquí la teoría. En la práctica, sin embargo, las empresas se enfrentan a un problema importante que ha ido creciendo con los años y que, por lo tanto, es complejo. Como la concesión de licencias de S/4 Hana se basa ahora en las autorizaciones asignadas y ya no en el uso real, la concesión de licencias insuficientes puede llevar rápidamente a una explosión de los costes. Dependiendo de lo generosas que hayan sido las autorizaciones distribuidas de antemano.

Las autorizaciones no pueden eliminarse sin más. Sobre todo si los usuarios siguen necesitándolas para llevar a cabo procesos y tareas relevantes para la empresa. Sin embargo, aunque no exista una necesidad inmediata, la experiencia demuestra que a muchos empleados les gusta conservar las funciones, autorizaciones y, por tanto, también los privilegios que se les han asignado personalmente. Al fin y al cabo, el acceso puede seguir siendo necesario en algún momento o en algún lugar. Aclarar la necesidad real por función, autorización y usuario y ajustar las autorizaciones en consecuencia es, por tanto, difícil.

Es más: Que la optimización parezca posible sobre el papel o en teoría, no siempre lo es en la práctica. Los usuarios suelen tener toda una serie de autorizaciones diferentes que dan lugar a licencias más caras. Ajustar o eliminar una autorización no suele tener el efecto deseado.

Reglamento SAP Star

Es importante entender que el Libro de Reglas Estelar aún no cubre al 100% todo el contenido contractual y las descripciones de los tipos de licencia de uso. En principio, se trata sólo de sugerencias. Por lo tanto, los resultados deben interpretarse más a fondo y adaptarse en caso necesario. Por ejemplo, el informe no diferencia entre el uso básico clásico y el uso básico causado por el "uso del motor". Además, los socios comerciales se clasifican como usuarios normales, aunque necesitan una licencia de "uso funcional" según la definición.

De este modo, la optimización de funciones y autorizaciones se ha convertido en una tarea casi imposible, o al menos cara. Desde el punto de vista de SAP, se trata sin duda de una medida inteligente, ya que de este modo suelen necesitarse más licencias. Sin embargo, los clientes de SAP deben preguntarse cómo deben afrontar la situación. Aquellos que se fijen el objetivo de optimizar las licencias SAP deberían proceder en dos pasos:
Cumplir los requisitos de conformidad: Desde el punto de vista del cumplimiento, tiene sentido clasificar las licencias según el modelo Star Service. Esto significa que las empresas siguen las recomendaciones de SAP y también están en el lado seguro durante una medición del sistema SAP. El requisito previo básico es limpiar el aire de antemano y eliminar a los usuarios que ya no necesiten licencias. Esto incluye ocuparse del uso del motor, el uso técnico, los usuarios bloqueados y los usuarios sin actividades de inicio de sesión. También hay que tener en cuenta la norma especial para socios comerciales en cuanto a licencias de uso funcional.

Optimización de licencias por utilización: para optimizar aún más las licencias, se dejan de lado por el momento las funciones y autorizaciones de los usuarios. En su lugar, la atención se centra en la utilización. ¿Qué usuario utiliza qué aplicaciones SAP y en qué medida para qué tareas? ¿Qué transacciones SAP se utilizan? ¿Qué aplicaciones Fiori se utilizan? ¿Qué informes se utilizan? Una vez que se dispone de esta información sobre el uso de SAP, se analiza y evalúa desde el punto de vista de las licencias.

Básicamente, las empresas trabajan aquí con dos listas: los datos de uso y los datos de licencias. La comparación muestra a qué personas puede asignarse un valor de licencia inferior en función del uso que con la mera evaluación de las autorizaciones. El principio subyacente es el mismo que el de los contratos antiguos. Sin embargo, ahora las empresas no utilizan los resultados para clasificar directamente a los usuarios.

En su lugar, comprueban con precisión si los usuarios que tienen asignado un tipo de licencia de mayor valor en Star también pueden realizar su trabajo diario con menos permisos. A continuación, los responsables informáticos pueden reevaluar las autorizaciones para este grupo de usuarios y ajustar o incluso eliminar las autorizaciones que ya no sean necesarias sin restringir su capacidad de trabajo.

En última instancia, con cualquier tipo de optimización, es importante aclarar cómo se corresponden las funciones y autorizaciones actuales con el uso real para poder llevar a cabo la asignación de derechos. Para ello, es crucial disponer de una visión profunda y detallada de la utilización de las instalaciones SAP. Los datos necesarios para ello suelen estar disponibles. Sin embargo, la consolidación manual de los datos es tediosa, lenta y propensa a errores. Por tanto, las plataformas de gestión automatizada son indispensables, independientemente de la forma de optimización por la que opten las empresas en última instancia. Miden la actividad transaccional de cada usuario en todos los sistemas, proporcionan una imagen precisa del uso real de SAP y ayudan a evitar infracciones de la normativa, licencias excesivas y, por tanto, explosiones de costes.

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