Solicitud de pedido: SAP Ariba Guided Buying

Los asistentes de compras inteligentes ayudan a garantizar la calidad de los procesos de solicitud de pedido (solicitud de compra), incluso en un sistema de compras SAP Ariba ya optimizado. Porque incluso con Ariba Guided
El tema de las solicitudes de compra encierra muchos escollos y pérdidas de tiempo. Por ejemplo, los solicitantes a menudo no encuentran los artículos que buscan en los catálogos y tienen que pedir ayuda al departamento de compras. O invierten mucho tiempo en descripciones de texto libre, que a menudo tienen que ser laboriosamente corregidas por el departamento de compras debido a una redacción imprecisa, y en metadatos como el grupo de productos. Esto frustra a ambas partes y puede dar lugar a compras caprichosas por parte de los solicitantes, al tiempo que genera trabajo innecesario para los equipos de compras. Además, los largos plazos de tramitación pueden hacer que los artículos solicitados no se entreguen a tiempo.

Inteligencia integrada de datos maestros

Recientemente, sin embargo, los asistentes de compras inteligentes están disponibles en el entorno Ariba, que pueden utilizarse para simplificar y mejorar significativamente los procesos de solicitud de pedidos. Con el apoyo de la IA, los usuarios son guiados en tiempo real a través de cada paso de la solicitud de pedido y hacia el canal de compra adecuado. Esto comienza con una búsqueda semántica precisa de posibles artículos del catálogo. Si no se encuentran artículos en el catálogo, se sugieren formularios específicos para cada grupo de productos. Al crear solicitudes de texto libre, el asistente de IA también comprueba si existen catálogos o acuerdos marco. 

Si no hay ningún artículo del catálogo disponible para una necesidad concreta, el asistente de compras ayuda a los usuarios a seleccionar los formularios de necesidades adecuados y a crear formularios de texto libre con sentido.
Descripciones. Los posibles errores se corrigen inmediatamente. Además, se sugieren automáticamente el grupo de productos y el centro de costes asociados, lo que supone un enorme ahorro de tiempo en comparación con las búsquedas manuales. Si una solicitud de compra se refiere a una oferta concreta de un proveedor, la IA comprueba si se ajusta a las directrices internas de compras, como las condiciones de pago. Si la oferta está disponible en formato PDF, puede transferirse directamente a una solicitud de compra Ariba con la ayuda del asistente de compras. 

Las herramientas más sofisticadas ofrecen bots de preguntas frecuentes. Si los usuarios tienen preguntas sobre el estado de sus consultas, directrices internas de compra, procesos o funciones, el bot responde en lenguaje natural. Como la IA ha recibido toda la información necesaria específica de la empresa, puede ofrecer respuestas rápidas y resumidas en el idioma exacto en que se formuló la pregunta.

Tiempos de producción más cortos

La experiencia práctica demuestra que los plazos de tramitación de las solicitudes de compra de texto libre pueden reducirse de doce a cinco días de media con los asistentes de compras basados en IA. Los equipos de compras se ven liberados del monótono trabajo de corrección y las solicitudes de asistencia, y pueden procesar el doble de solicitudes por comprador. Las empresas con 2.000 artículos de texto libre al mes ahorran un puesto a tiempo completo para el procesamiento de solicitudes y pueden utilizar los recursos liberados para tareas estratégicas de adquisición.

Nuevo copiloto para Ariba 

Un ejemplo de asistente de compras inteligente e innovador es el Copilot para Ariba, proporcionado por Lhotse, experto en orientación del usuario basada en IA en compras, y el especialista en Ariba Apsolut. Como socio de implementación y coinnovación de Lhotse, el socio de SAP sirve como único punto de contacto para los clientes. Con el marco de extensibilidad, se pueden realizar reglas adicionales basadas en IA para los requisitos específicos del cliente. La interfaz de usuario de Ariba también puede personalizarse. La primera versión de la herramienta se centra en la orientación del usuario en SAP Ariba Guided Buying. No obstante, en el futuro se dará soporte a otros módulos de Ariba.

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