El orden como factor de éxito: cómo conseguir que la transformación de S/4 Hana sea un éxito

Los clientes actuales de SAP deben completar su migración a S/4 antes de 2027 y muchos ya han empezado a planificar o incluso a aplicar la transformación. Ya sea SAP, consultoras de renombre o analistas, todos recomiendan iniciar el proceso de conversión limpiando los datos. Esto se aplica en particular a las empresas con grandes bases de datos de crecimiento histórico y los datos heredados asociados. Sin embargo, no es raro que la desilusión se instale durante este primer paso del proyecto, concretamente cuando se trata de evaluar, priorizar y, si es necesario, limpiar los datos existentes antes de la transformación. Está claro que la limpieza de datos es necesaria por razones técnicas y económicas. ¿Pero cómo? La solución se llama limpieza.

Existen diferentes definiciones de housekeeping. Por ejemplo, cuando SAP habla de housekeeping, suele referirse a la limpieza de los datos temporales de SAP que el sistema produce a diario. Depurar estos datos es una medida sensata, pero en el mejor de los casos es sólo la mitad de la batalla. Básicamente, hay que analizar todos los datos y la información para que el nuevo sistema S/4 no se vea sobrecargado desde el principio con datos heredados. Además, a menudo hay datos en los sistemas heredados que no deben trasladarse por razones de cumplimiento o, en el peor de los casos, que no deberían existir en absoluto. Cuando se trata de limpieza, merece la pena examinar más detenidamente los datos existentes y no limitarse a limpiar los registros.

En Natuvion, la limpieza es mucho más minuciosa que en SAP. Aquí, todos los datos de los sistemas se analizan de forma programada, no sólo para reducir la cantidad de datos, sino también para optimizar su calidad. El objetivo es identificar los problemas de calidad de los datos, determinar y reducir su volumen y mejorar el rendimiento del sistema. En este proceso se establecen seis criterios estrictos para la calidad de los datos: Integridad, coherencia, exactitud, disponibilidad, unicidad y validez.

Como en cualquier mudanza, el éxito del proyecto depende de una planificación previa eficaz. Cuanto mayor sea el proyecto, más precisa y detallada deberá ser la preparación. Sin embargo, la envergadura de la fase de planificación plantea dificultades a muchas empresas, sobre todo desde el punto de vista de los recursos. Además, la falta de experiencia hace que se preste muy poca atención a los pasos importantes de la planificación. El resultado es aleccionador. En el estudio de transformación 2023 realizado por Natuvion, socio de SAP, el 45% de las empresas de la región DACH declararon que sólo habían alcanzado parcialmente sus objetivos de transformación o que no los habían alcanzado en absoluto. Dado lo ajustado de los plazos y la importancia de las nuevas funciones en S/4 Hana, estos resultados no son una opción.

Por lo tanto, los proyectos de limpieza deben estructurarse de forma clara y decidida desde el principio. Un proceso de planificación y definición del alcance incluye los siguientes pasos: Definir el objetivo o los objetivos del proyecto de housekeeping; identificar qué sistema o sistemas necesitan una reestructuración; definir funciones y responsabilidades; decidir cómo se llevarán a cabo los controles de calidad y qué sistema o sistemas y bases de datos, así como el tiempo y los recursos humanos, deben estar disponibles para ello; y, por supuesto, ejecutar el plan del proyecto. Incluso con infraestructuras SAP pequeñas, y más aún con las grandes, no es una opción para las empresas analizar manualmente las bases de datos y estructuras existentes. Ni los recursos ni el tiempo están disponibles para ello, por lo que hay que recurrir a software especializado. Natuvion, por ejemplo, ha desarrollado su propia solución con Sophia.

Con más de 500 escenarios de análisis integrados, la herramienta permite una revisión y un análisis holísticos de todos los sistemas y bases de datos. Proporciona la transparencia necesaria para llevar a cabo la transformación real tras el housekeeping.

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