Aldeas Infantiles SOS Austria automatiza el proceso de recepción de facturas en SAP

Especialmente cuando los procesos contables aún se gestionan manualmente, por ejemplo con papel y sellos, la digitalización y la automatización pueden aportar un importante valor añadido. La organización sin ánimo de lucro Aldeas Infantiles SOS Austria también se enfrentaba al reto de preparar las facturas entrantes de la mejor manera posible para su procesamiento digital en SAP de forma descentralizada. La organización, que cuenta con unos 1900 empleados, proporciona actualmente cuidados de larga duración a unos 1800 niños, así como servicios ambulatorios preventivos y de apoyo a 2500 niños, jóvenes y sus familias.

Con el fin de digitalizar y automatizar el proceso de recepción de facturas, se creó un nuevo proceso junto con Finmatics y KPMG para que en el futuro las facturas recibidas pudieran comprobarse, aprobarse y enviarse de forma eficiente y digital en varias ubicaciones. Gracias a la aplicación Finmatics, se ha conseguido un ahorro de tiempo de hasta un millón de euros.
Se logró un 70% en el proceso de aprobación y los documentos llegan ahora digitalmente al departamento de contabilidad financiera en Innsbruck para su posterior procesamiento en SAP. En Aldeas Infantiles SOS Austria, las facturas entrantes se registraban previamente en las distintas sedes y se firmaban físicamente de acuerdo con el sistema de control interno. Tras ser enviadas por correo al departamento de contabilidad financiera en Innsbruck, se contabilizaban en SAP. La tramitación descentralizada de los documentos en papel, en particular, resultaba extremadamente compleja y tediosa para todos los implicados.

Flujo de trabajo y directrices

Con la nueva aplicación, los centros de costes pueden introducirse ahora digitalmente, el flujo de trabajo de aprobación conforme a las directrices del SCI puede gestionarse fácilmente y sobre la marcha y los documentos pueden transferirse a la contabilidad financiera en un formato totalmente digitalizado. Para garantizar un proceso fluido entre la nueva aplicación y SAP, se creó una solución eficaz para el intercambio de datos con un complemento. Se desarrolló un complemento SAP estandarizado que permite una integración perfecta en el sistema SAP ERP/ECC. Mediante el uso de una API Rest a través de una conexión RFC, se puede acceder a la aplicación directamente desde SAP sin necesidad de middleware adicional como NetWeaver PI/PO. El complemento se proporciona en su propio espacio de nombres y, por lo tanto, puede utilizarse en cualquier instalación de ECC sin ningún problema.

El complemento ofrece una amplia gama de funciones. Esto incluye la importación de datos e imágenes de documentos. Los documentos pueden contabilizarse como documentos FI (sin referencia de pedido) o como documentos de verificación de facturas logísticas (con referencia de pedido). Además, el add-on permite almacenar imágenes de documentos en formato PDF a través de SAP ArchiveLink y vincularlas al documento contabilizado.

Otra función útil es la sincronización de datos maestros, como los acreedores, entre SAP y Finmatics. Esto garantiza que los datos de ambos sistemas sean coherentes y estén actualizados. Por último, el complemento permite transferir datos de pedidos para facilitar la sincronización de las facturas recibidas relacionadas con los pedidos. 

Los amplios ajustes de personalización permiten configurar fácilmente parámetros de contabilización importantes como el tipo de documento, la clave de contabilización, etc. Además, se han tenido en cuenta opciones de mejora que pueden aplicarse individualmente en forma de BADI para influir en la lógica de contabilización y la sincronización de datos maestros.

Aplicación y complemento

Gracias al éxito de la implantación y a la garantía de un intercambio de datos eficaz mediante el complemento, el proceso de recepción de facturas en Aldeas Infantiles SOS Austria se ha digitalizado y optimizado. Para permitir un proceso de facturación digital de principio a fin, era necesario empezar en cuanto se recibían los documentos. Las facturas recibidas se cargan de forma flexible como PDF, se fotografían con una aplicación o los proveedores las envían por correo electrónico. Cuando las facturas se reciben por correo electrónico, los proveedores las envían a una dirección de correo electrónico especialmente creada y pasan directamente al flujo de trabajo automatizado para su comprobación y cumplimentación (centros de costes). En un proceso de varias etapas, las facturas se comprueban, aprueban y finalmente se transfieren a SAP a través de una interfaz. En cuanto las facturas están disponibles digitalmente, las personas responsables las comprueban en el lugar correspondiente en los siguientes pasos del proceso de varias etapas, se añaden los centros de costes y se liberan para el pago. Una vez completados todos los pasos de aprobación, los recibos se transfieren automáticamente a la Contabilidad Financiera, donde se almacenan en formato digital en SAP. Al mismo tiempo, las imágenes de los documentos se transfieren a SAP y se archivan a prueba de auditorías. Para las ejecuciones de pago automatizadas en SAP, se tienen en cuenta las condiciones de pago según los datos maestros del proveedor. En conjunto, Aldeas Infantiles SOS Austria pudo acelerar considerablemente su proceso de recepción de facturas y hacerlo más seguro, transparente y preparado para el futuro gracias a un procesamiento totalmente digital. En particular, la aprobación mediante una aplicación específica y la comprobación y selección de las características de las facturas basadas en IA generaron valor añadido para todas las partes implicadas.