Empezar poco a poco - hacerlo a lo grande

Normalmente es posible mejorar el sistema existente e iniciar la digitalización al mismo tiempo.

Un ejemplo es la interacción con SAP y el consiguiente aumento de la eficiencia, la preparación para una digitalización completa y la integración con una plataforma de información empresarial.

Según un estudio reciente realizado por IDC en nombre de SAP, dos tercios de las pequeñas y medianas empresas británicas utilizan la tecnología para mejorar los procesos empresariales o aplicar la transformación digital.

Sin embargo, la mayoría de las empresas encuestadas también afirmaron que no estaban aprovechando plenamente el potencial de las nuevas tecnologías para lograr la transformación digital.

El uso de las nuevas tecnologías se justifica con objetivos muy diversos, como una mayor agilidad o una mejor integración de los empleados móviles.

En muchas empresas e instituciones, la contabilidad se considera el punto de partida natural para entrar en la transformación digital. Esto es especialmente cierto en el caso de los procesos de cuentas a pagar en un sistema SAP típico.

Los flujos de trabajo del personal contable siguen estando muy cargados de papel. En la mayoría de los casos, los procesos son predominantemente manuales, requieren mucho tiempo y provocan los correspondientes retrasos.

Esto obliga al personal a procesar y archivar grandes cantidades de papel. Estos procesos son incoherentes, lentos y dependen de numerosos pasos de aprobación.

Las consultas a los proveedores cuestan valiosos recursos, que van en detrimento de la facturación.

Muchos directores financieros reconocen los elevados costes operativos de la contabilidad y su repercusión en la gestión de la tesorería. A menudo no se puede hacer un seguimiento sistemático de las aprobaciones.

La frustración del personal ante los engorrosos y percibidos como anticuados procedimientos de tramitación es grande. En resumen, estos procesos no están suficientemente integrados en el sistema SAP.

La solución ideal para evitar estas ineficiencias es implantar una solución integral que combine la solución SAP con una plataforma de información empresarial.

Una solución de este tipo debe ser capaz de procesar todas las fuentes de datos: Imágenes, facturas y datos.

También deben implementarse flujos de trabajo para excepciones, aprobaciones y procesamiento de facturas. Y la solución debe estar profundamente integrada en el sistema SAP. De este modo se facilita la comunicación y el intercambio de datos entre los dos sistemas, con el resultado de que siempre se dispone de información precisa y actualizada cuando se necesita.

En esta solución integral, los procesos que antes eran manuales se automatizan por completo. Toda la información está disponible electrónicamente y es accesible a través de la interfaz SAP.

Esto facilita la extracción de datos y su conciliación con el sistema SAP. Gracias a los flujos de trabajo, los informes y los cuadros de mando, los responsables de contabilidad dedican menos tiempo a procesar las excepciones.

Los plazos de aprobación se reducen drásticamente. La tramitación de casos excepcionales resulta mucho más sencilla y las facturas pueden crearse automáticamente.

La Plataforma de Información Empresarial también integra otras entradas procedentes del sistema contable. Por ejemplo, el software puede validar automáticamente un pedido en el sistema ERP, detectar facturas duplicadas e identificar errores de cantidad y discrepancias de precios unitarios.

Como las palabras clave de los proveedores, los números de proveedor y las descripciones de los productos coinciden automáticamente, se eliminan otros posibles errores.

Esta solución contable también permite automatizar otros procesos manuales. Por ejemplo, la creación mensual de nuevos proveedores o los cambios en los datos bancarios.

La optimización de un sistema SAP también incluye la automatización de los procesos de aprobación.

Hasta ahora se ha dedicado demasiado tiempo al papel, las listas de firmas y los sellos. En este caso, se recomiendan las funciones digitales, como los cuadros de mando de informes sólo para contabilidad. Estos paneles muestran a los gestores cuántas transacciones están pendientes de aprobación.

Los cuadros de mando abren el acceso externo a los clientes. Otras partes interesadas también pueden utilizar el portal para interactuar. Las facturas pueden enviarse a través de él, el estado de tramitación puede seguirse con precisión y los documentos y formularios pueden cargarse fácilmente.

Todas las funciones y características contribuyen a acelerar los procesos en empresas o instituciones y apoyan la transformación digital.

La tasa de error disminuye, las facturas no se pierden y se evitan los errores de introducción. En resumen, la contabilidad ahorra dinero.

Por tanto, la digitalización puede empezar "poco a poco" y lograr grandes resultados desde el principio.