Mantenimiento automatizado de los datos de RRHH

SuccessFactors: haga el trabajo de dos días en sólo diez minutos

Mainova suministra electricidad, gas, calefacción y agua a cerca de un millón de habitantes de Hesse y sus alrededores. Al mismo tiempo, la empresa, con sede en Fráncfort del Meno, es un importante empleador para unos 2800 trabajadores de la región. Desde su implantación en 2020, SAP SuccessFactors se ha convertido en un importante impulsor del trabajo de RRHH: Por un lado, Mainova mapea toda la gestión del talento con los módulos correspondientes del software basado en la nube. Por otro lado, SuccessFactors Employee Central sirve como un valioso centro de datos para los datos maestros de los empleados, como explica Jonas Brauburger, especialista en sistemas informáticos de RRHH de Mainova. 

“Cuando se cambian los centros de coste, SuccessFactors no lo transmite automáticamente a los puestos asignados.“

Jonas Brauburger es el especialista en sistemas informáticos de RRHH de Mainova y participó estrechamente en la implantación de Ingentis.

Herencia y evaluación de datos

Sin embargo, la falta de una función para la herencia de datos y las rutas de evaluación planteó a la empresa grandes retos a la hora de transferir la gestión organizativa a la nube. Debido a la falta de reglas de estructura en SuccessFactors Employee Central, los objetos subordinados desde el punto de vista organizativo tienen que adaptarse manualmente al adaptar el elemento padre. Jonas Brauburger lo ilustra con un ejemplo: "Si, por ejemplo, hay que cambiar el centro de costes de un departamento, esto no se transmite automáticamente a los puestos y empleados asignados en SAP SuccessFactors. Por lo tanto, el ajuste de datos debe activarse manualmente en cada caso para garantizar la imputación correcta posteriormente durante el cálculo de la nómina. Esto lleva mucho tiempo y simplemente no es una opción en el curso de una reestructuración importante. Incluso en el caso de cambios operativos menores, las correcciones continuas de datos en objetos subordinados son difíciles de seguir".

Para poder actualizar el gran número de registros de datos de forma eficaz y sin errores, los responsables de Mainova probaron varios escenarios. "Desgraciadamente, ninguno de ellos era satisfactorio si se quiere gestionar la organización en la nube", echa la vista atrás Brauburger. "Sin embargo, a través de la investigación en línea, descubrimos entonces Ingentis Business Rule Trigger, una herramienta que asumía exactamente nuestro problema y ofrecía una solución para él".

Activar y actualizar

Business Rule Trigger detecta los cambios y, a continuación, hace que todos los objetos subordinados dentro de una ruta de evaluación libremente configurable recuperen la nueva información. De este modo, toda la estructura organizativa se actualiza en todas las jerarquías. Además de los centros de costes, esto también afectó al caso de uso del cambio de gestor en particular en Mainova como parte de la reestructuración. "Desde entonces, sin embargo, ¡el tema ha crecido bastante para nosotros! Ahora heredamos mucho más: todos los cambios relevantes para la estructura en la jerarquía organizativa, así como los cambios en las responsabilidades de RR.HH. de nuestros socios comerciales de RR.HH., por ejemplo. La solución también nos beneficia con respecto a las llamadas Cross Portlet Rules, que sólo se ofrecen de forma muy limitada en el entorno SuccessFactors. Ingentis Business Rule Trigger nos permite escribir libremente de un objeto a otro e incluso desencadenar flujos de trabajo. 

El informático ilustra el enorme ahorro de tiempo con cifras concretas: "Trabajos que antes nos habrían llevado uno o incluso dos días laborables hacer manualmente o mediante actualización masiva, ahora se pueden hacer en sólo diez minutos. Eso sí que nos ahorra bastante mano de obra". El proceso puede activarse a demanda o realizarse automáticamente a intervalos regulares definidos individualmente: en Mainova, por ejemplo, cada cinco minutos. Al eliminar todo esfuerzo manual, también se puede reducir al mínimo la propensión a errores del proceso de actualización. Además de tiempo, Mainova también obtiene una calidad notablemente superior de los datos de RR.HH. al utilizar Ingentis, como subraya Jonas Brauburger. Desgraciadamente, en muchos casos se sigue subestimando el valor añadido de esta herramienta, pero es realmente genial".