Procesamiento automatizado de pedidos: internacional, flexible y preparado para S/4HANA

Informe de usuario tangro OM en Dräger

Dräger fabrica productos de tecnología médica y de seguridad que se utilizan en todo el mundo, por ejemplo, en hospitales, cuerpos de bomberos y servicios de rescate. El software tangro ayuda a garantizar que la mercancía necesaria llegue rápidamente al cliente:  "tangro es un software flexible y ágil que nos facilita el trabajo y acelera la tramitación de los pedidos. Estoy muy convencido de tangro".afirma Anja Jäger, usuaria clave del departamento Market Fulfillment de Dräger. 

La solución de automatización registra los pedidos recibidos por correo electrónico o fax. De este modo, el software se encarga de lo que antes había que procesar manualmente y aporta exactamente el efecto de optimización deseado: una reducción de la carga de trabajo de los empleados al eliminar el trabajo manual. Se acabaron las búsquedas de números de cliente, la mecanografía de materiales y los errores de introducción de datos. En su lugar: Una mejor calidad de los datos maestros y, sobre todo: más tiempo para la comunicación con los clientes y el seguimiento de los pedidos. "En nuestra sede de EE.UU., el trabajo de introducción de pedidos se ha reducido en un 50 por ciento", informa Christin John, que también da soporte a tangro en Dräger como usuario clave.

tangro ganó la carrera en el proceso de selección porque la solución ofrece la máxima flexibilidad en comparación con otros sistemas, es fácil de usar y, gracias a la personalización, puede adaptarse especialmente bien a las necesidades especiales de Dräger. Además, la implantación en tangro es excepcionalmente rápida. En tres meses, tangro ya se utilizaba de forma productiva en Dräger. "El proyecto se desarrolló exactamente dentro del plazo previsto y estuvo bien estructurado. Nos llevaron muy bien de la mano", afirma Anja Jäger. Otro punto a favor para tangro fue el hecho de que el software puede funcionar en S/4HANA sin necesidad de largos ajustes. Así pues, nada se opone al cambio a S/4HANA, previsto para el año que viene. Las primeras pruebas ya se han realizado con éxito.

Las implantaciones en otras empresas nacionales también se están llevando a cabo sin problemas con tangro. Dräger está representada en unos 190 países de todo el mundo y tiene sus propias empresas de ventas y servicios en unos 50 países. En todos estos lugares se requiere una entrada de pedidos automatizada. "Siempre recibimos nuevas peticiones de colegas de otros países", afirma Anja Jäger. En consecuencia, Dräger utiliza tangro en todo el mundo: además de en los países europeos, también se utiliza en EE.UU., Canadá, Singapur y Malasia, Australia y Nueva Zelanda. Y cada vez se añaden más 

Los usuarios clave de Dräger llevan a cabo las implantaciones de forma independiente. Instalan los buzones de correo electrónico necesarios, acompañan las primeras pruebas y forman a los nuevos usuarios clave de cada país en el manejo y el reconocimiento. Todo esto se hace rápidamente. Los nuevos usuarios ya pueden manejar el sistema al cabo de un día, y el manejo de la función de aprendizaje también es fácil de entender. El siguiente paso es entrenar al sistema para que reconozca los formularios de pedido de los clientes, de modo que el software pueda leer automáticamente los datos pertinentes del pedido a partir de los formularios y rellenarlos previamente. Pero esto también se hace con bastante rapidez. "Con tangro, los datos de aprendizaje pueden transferirse directamente del sistema de prueba al sistema real. Aquí no hay que hacer nada dos veces"dice Anja Jäger.

Tras una semana de formación, los usuarios son capaces de utilizar el procesamiento automatizado de pedidos en el sistema productivo de la nueva sede: Ahora el software determina automáticamente el cliente de los pedidos entrantes y reconoce también el número de pedido, los datos del material, las cantidades, los precios y los socios. Los empleados del back office ven el contenido registrado directamente en el libro de entradas y pueden ver de un vistazo qué pedido se puede contabilizar directamente y dónde es necesario un procesamiento posterior. 

El funcionamiento es muy sencillo. "La máscara de entrada es mucho más clara y fácil de entender que la máscara de entrada VA01 habitual en SAP".dice Christin John. A Christin John también le parece muy bien la posibilidad de enviar correos electrónicos al cliente correspondiente directamente desde tangro super. Y el hecho de que todo el contenido sobre el pedido pueda recuperarse en cualquier momento. Esto facilita mucho la búsqueda de información en caso de consultas. "La trazabilidad y la documentación en tangro son muy buenas porque cuando se crea un pedido, también se archivan todos los anexos".

 "tangro nos ahorra mucho trabajo", resume Christin John. "Tenemos menos errores en el pedido, menos devoluciones y menos necesidad de aclaraciones". La formación de nuevos empleados en atención al cliente también es más rápida gracias a la solución de automatización, porque muchas cosas se predefinen automáticamente.

Los principales usuarios de Dräger están muy satisfechos con la tasa de detección. "En el 80% de los pedidos, tangro reconoce automáticamente al cliente y el resto del contenido del pedido".afirma Anja Jäger. Entre otras cosas, el reconocimiento depende de la calidad de los documentos. Si no están bien configurados, es difícil que el software pueda leer nada. La calidad de los datos maestros también desempeña un papel importante: si los datos no se mantienen correctamente, el software no puede encontrar al cliente adecuado, por ejemplo. Indirectamente, tangro contribuye a mejorar aún más los procesos. Por un lado, actualizando los datos maestros. Por otro, animando a los clientes a enviar sus pedidos en un formato claramente estructurado. 

Dónde, qué y cómo se puede seguir optimizando lo muestran los ratios que tangro determina automáticamente para la tramitación de pedidos. Anja Jäger: "Los KPI de tangro OM son muy buenos. Con esto, podemos ver de un vistazo las mayores palancas para seguir mejorando." Por ejemplo, los usuarios clave pueden saber qué clientes hacen pedidos con especial frecuencia y en qué aspectos debe mejorarse el reconocimiento. 

Los comentarios de las filiales nacionales sobre la solución de automatización son igualmente positivos. El escepticismo inicial ante una nueva solución ha dado paso a un entusiasmo absoluto. "El uso y la aceptación son mucho mejores de lo que habíamos supuesto en un principio".Anja Jäger está encantada. "Hay muchos países que captan más del 90% de sus pedidos con tangro; nunca lo habríamos pensado".