Las empresas ahorran a costa de su competitividad

Muchas empresas que controlan y mapean con éxito sus procesos con SAP aplican un doble rasero: Por un lado, prestan mucha atención al mantenimiento de su infraestructura SAP, lo que se refleja sobre todo en forma de recursos financieros y humanos. Por otro lado, intentan arreglárselas con soluciones de vía estrecha a la hora de transferir los datos disponibles en SAP a otros sistemas y escribirlos de nuevo en SAP. Una estrategia cuestionable.

En la práctica, suele ocurrir que estas empresas extraen la información de forma manual o semiautomática. Los datos se seleccionan manualmente en el sistema SAP y se transfieren al sistema de destino. Por otro lado, algunas empresas extraen los datos de SAP a Excel, por ejemplo, para volver a prepararlos y analizarlos manualmente allí. Una transferencia manual de este tipo puede dar lugar a que se extraigan registros de datos incompletos o duplicados, incoherencias o que los datos no estén en el orden correcto.

Si las partes implicadas se percatan a tiempo de un error de este tipo, pueden restaurar el conjunto de datos, pero tienen que empezar de cero con la integración, lo que se traduce en un mayor gasto de tiempo. Todos los procesos posteriores se retrasan en consecuencia.

Si los usuarios no registran a tiempo un error en el conjunto de datos, las consecuencias son mucho más graves. Una gestión ineficaz del inventario, así como unos datos incorrectos sobre precios y medición de productos que repercuten negativamente en la facturación y la relación con los clientes, son sólo tres ejemplos posibles.

Decisiones estratégicas basadas en datos incorrectos, ¿verdad? Dado que los controladores, los directores de división y los miembros de la junta directiva también utilizan enlaces de datos basados en SAP para crear análisis y visualizaciones y basar en ellos decisiones empresariales importantes, un conjunto de datos incorrecto garantiza que las decisiones se basen en suposiciones erróneas.

Pero incluso si el conjunto de datos no contiene errores, las decisiones basadas en la integración manual o semiautomática de datos no son óptimas. Esto se debe a que la integración manual puede llevar varias horas o días, dependiendo del diseño del proceso. Esto puede ser suficiente para determinadas áreas de gestión. En organizaciones con un alto grado de digitalización y velocidad de los procesos, estos enfoques retrospectivos pueden suponer una importante desventaja competitiva. 

Las empresas de rápido crecimiento se enfrentan a otro reto: Tarde o temprano se dan cuenta de que la integración manual no es una herramienta adecuada para ellas a largo plazo. Porque el proceso demuestra no ser escalable en tales situaciones a medida que aumenta la carga de datos. La transformación digital no puede llevarse a cabo con la integración manual de datos.

Un remedio para las desventajas de la fusión manual de datos es la integración SAP totalmente automatizada. Se trata de transferir datos y procesos del sistema SAP a otros entornos de destino y volver a escribirlos en SAP a través de una interfaz. Los datos se ponen a disposición directamente en una base de datos en diferentes formatos, por ejemplo. 

Se supone que la interfaz SAP realiza estos pasos en segundo plano sin que el usuario se dé cuenta en la vida cotidiana. De este modo, permite un acceso rápido y seguro a los datos SAP para que los distintos departamentos de la empresa puedan utilizarlos en sus entornos de destino habituales. Existen básicamente tres formas de integración automatizada.

Programas de desarrollo propio

Primera vía: programas elaborados por las propias empresas. Los programas elaborados por las empresas, que adaptan a sus propias necesidades, parecen ofrecer inicialmente una solución. Sin embargo, crean nuevos problemas. A menudo se subestima el esfuerzo que supone desarrollarlos y mantenerlos.

Especialmente la falta de mantenibilidad se revela regularmente como un proverbial pozo sin fondo. Los intentos propios también fracasan tras años de desarrollo porque no reaccionan con suficiente flexibilidad a las actualizaciones, los nuevos requisitos y otros cambios en el entorno del sistema. O ni siquiera superan la fase de pruebas. 

Del mismo modo, la migración de conocimientos técnicos es un aspecto importante: en cuanto los empleados a los que se confió el desarrollo abandonan la empresa, pueden perderse conocimientos técnicos si no hay tiempo suficiente para la preparación y el traspaso.

Soluciones propias de SAP

Segunda vía: las soluciones propias de SAP. La propia SAP ofrece software para analizar y procesar datos. Sin embargo, a menudo resultan menos eficaces, pueden generar un esfuerzo de soporte que requiere un consultor aparte y no son la solución más rentable. Además, estas aplicaciones requieren más formación: suelen ser menos fáciles de usar que el software con el que los usuarios ya están familiarizados. Asimismo, los estándares abiertos que SAP ha creado en el pasado no satisfacen las necesidades de las empresas y los usuarios. 

Muchas empresas también rechazan la estrategia de un único proveedor, ya que un entorno de TI homogéneo conlleva una gran dependencia. Especialmente en lo que respecta a los datos SAP críticos para el negocio, esto no es lo que desean muchas empresas. Básicamente, aspiran a un entorno de TI heterogéneo.

Interfaces independientes

Tercera vía: interfaces independientes. Con interfaces independientes, las empresas pueden extraer los datos más actualizados para analizarlos en cualquier momento e integrarlos en numerosos entornos de destino deseados. Puede tratarse de datos de encuestas y adquisiciones proporcionados en Google Cloud para la elaboración de informes. O podrían ser datos sin procesar que se transfieren de forma fiable al lago de datos de Amazon S3 para, a continuación, prever de forma ágil la demanda de los clientes con el fin de mejorar la planificación de precios y disponibilidad. Para los respectivos departamentos, la automatización acelera enormemente los flujos de trabajo y los errores se reducen al mínimo. 

El abanico de aplicaciones para los datos SAP integrados a través de una interfaz independiente es amplio: administración en una base de datos de alto rendimiento (en la nube y "clásica"), enriquecimiento con información de otros sistemas o visualización de todos los datos críticos para la empresa, como la comparación objetivo/real a través de una herramienta de BI para ventas o producción. Igualmente relevante es una interfaz para el análisis de datos: si no están disponibles todos los datos de todos los sistemas, una evaluación no tiene mucho sentido.

Sin embargo, una interfaz independiente no sólo garantiza un proceso fluido, sino también una libertad casi ilimitada en la selección del software de aplicación. Dado que los responsables informáticos no tienen que hacer concesiones en materia de compatibilidad, pueden centrar su proceso de selección en los demás criterios de exigencia del mejor software en cada caso. La agilidad de la interfaz es importante. Debe ser fácil de adaptar a otros datos necesarios o a nuevos entornos de destino, para que el departamento de TI no tenga que intervenir en una adaptación.

Además, las empresas pueden limitar el acceso a los datos del sistema SAP a la información necesaria para mejorar la seguridad del sistema. De este modo, TI dispone de una herramienta holística para vincular todos los sistemas entre sí e integrar también de forma segura los futuros sistemas de destino.

El coste total de propiedad también es menor con esta solución, ya que el desarrollo interno requiere muchas aportaciones y mano de obra, mientras que con una interfaz ya hecha, las empresas utilizan lo que ya está disponible. Con una interfaz de este tipo, también pueden evitarse los errores derivados de la falta de experiencia.

Conclusión

Para las empresas, no hay forma de evitar la integración automatizada de SAP si quieren garantizar la escalabilidad, altos estándares de seguridad, la mejor calidad de datos posible y decisiones precisas por parte de sus directivos. La transformación digital solo puede tener éxito si los datos importantes están disponibles de forma rápida y flexible. La dirección debe reaccionar con la misma agilidad ante un cambio en la demanda de los datos a integrar que ante un nuevo entorno de destino.

Mediante la integración SAP a través de una interfaz independiente, las empresas deciden por sí mismas qué datos utilizan en cada sistema y amplían su libertad a la hora de elegir su software (principio "best-of-breed"). De este modo, también pueden vincular fácilmente nuevos sistemas con los existentes y seguir siendo flexibles e independientes a largo plazo.