Transición 1:1 con Big Bang

Desde enero de 2017, Gisa opera toda la infraestructura de TI y telecomunicaciones de BHS Tabletop en Selb, Franconia. En concreto, se migraron con éxito dos entornos SAP completos. Se asumió la gestión de clientes, toda la infraestructura y los sistemas de telecomunicaciones.

El proyecto en cifras

Lo que esto significa exactamente queda claro en las cifras del proyecto: se transfirieron más de 1.700 activos con todos los procesos de adquisición. Se han migrado más de 300 PC y portátiles, 50 Apple Mac, 250 clientes ligeros y 600 terminales VoIP. Esto incluye más de 600 cuentas de usuario y buzones de correo.

Se han probado e implantado 200 aplicaciones en toda la empresa. Se han migrado más de 100 servidores para aplicaciones especializadas con más de 11.000 GB. Se desplegó una red MPLS (Multiprotocol Label Switching) en seis sedes con conectividad dual. Casi 60 empleados participaron en todo el proceso de Gisa.

Datos concretos como la experiencia en proyectos similares, las competencias técnicas, las certificaciones ITIL y la mano de obra inclinaron la balanza a favor de Gisa, pero al final lo decisivo fue la confianza mutua.

Departamento informático externo

El primer contacto con la BHS tuvo lugar en la primavera de 2014. Desde el principio, el intercambio personal fue muy importante. A finales de septiembre de 2014, Gisa invitó al responsable informático de BHS.

La cita duró seis horas y fue una mezcla de presentación y diálogo. Una buena preparación antes del comienzo real: aquí, la atención se centró, entre otras cosas, en los servidores y los procesos empresariales diarios de SAP.

"Es importante tomarse el tiempo necesario para mirar con detenimiento antes de hacer la transición".

subraya Ruben Kahsche, responsable del proyecto por parte de Gisa. Por tanto, BHS lo tenía claro: No querían un proveedor de servicios realmente grande, sino un socio típico de tamaño medio que funcionara como su propia empresa.

"Fue un mensaje muy claro del cliente: No sois nuestro proveedor de servicios, ¡sois nuestro departamento informático! BHS esperaba algo más que una simple externalización de TI. Un socio que piense estratégicamente y configure la TI para que se adapte al desarrollo de la empresa.

dice Kahsche.

Lo que distingue a Gisa de otros proveedores de servicios de TI es también su completa cartera. En otras palabras, ofrecer estrategia, consultoría, implementación, así como soporte y operación desde una única fuente. Sobre todo porque la propia Gisa opera una red de centros de datos certificada de acuerdo con los más altos estándares de seguridad BSI.

Transición a SAP - Puesta en marcha el fin de semana

Un largo tiempo de preparación y una cooperación óptima a nivel personal son cruciales para el éxito del proceso de transición. Al fin y al cabo, todo llega a un punto neurálgico: la fecha de entrada en funcionamiento. Gabi Hofmann, jefe de subproyecto, fue el responsable de la integración SAP-HCM:

"Nos encontramos con un entorno SAP bastante complejo con muchas interfaces. En el caso de las empresas manufactureras, era típico un entorno ERP de tres niveles y un entorno HCM de dos niveles.

La particularidad era que los procesos de producción no podían estar parados mucho tiempo. Además, todas las dependencias de los sistemas periféricos dificultaban enormemente la transición completa.

Situación inicial compleja

"Así que la complejidad era muy alta desde el principio en comparación con otros proyectos. Se decidió planificarlo todo en una transición 1:1 con un auténtico big bang. El objetivo era la mayor estabilidad y seguridad posibles.

En última instancia, todos los subproyectos tenían que converger en una misma fecha. Incluso las interrelaciones que no nos eran accesibles hasta la puesta en marcha debían planificarse de antemano en el sistema de pruebas lo mejor posible."

Por eso cada paso hacia la puesta en marcha se estableció meticulosamente en un guión de puesta en marcha.

De hecho, los sistemas SAP sólo podían pararse los fines de semana. Solo los domingos se permitía que todo se paralizara. En diciembre de 2016, había llegado el momento.

"Se cerró todo y se exportó el sistema. Cifrado en dos discos duros y comprimido con una contraseña, fue a parar a Halle, al centro informático. Todos los jefes de proyecto estábamos sentados en BHS, en Selb.

Junto con el personal de infraestructura, pudimos analizar y resolver todos los problemas inmediatamente. Al final, tuvimos un lanzamiento a tiempo desde el punto de vista de los sistemas SAP. Por supuesto, nuestros colegas de la base de Halle también trabajaron por turnos".

Gisa asesora actualmente a BHS Tabletop en la planificación del cambio a S/4 Hana.