Así es como tiene éxito el cambio de roles
Igualmente importantes son un enfoque estratégico, una documentación cuidadosa y, sobre todo, pruebas exhaustivas. En los proyectos de migración a S/4 no debe subestimarse la gestión de funciones y autorizaciones. En un proyecto greenfield, los ajustes necesarios de las funciones y autorizaciones de los usuarios forman parte habitual del plan del proyecto. En cambio, en una conversión brownfield de ECC a S/4 Hana, a menudo se subestima la importancia y el esfuerzo de este tema.
En este caso, también hay que sustituir varias transacciones debido a los elementos de simplificación y ajustar en consecuencia las funciones de los usuarios. Al mismo tiempo, existe la posibilidad de redefinir o corregir las autorizaciones en el transcurso del cambio. Si además se utilizan aplicaciones Fiori, el equipo del proyecto se enfrenta a otros retos.
Incluso para los gestores experimentados de SAP, resulta inicialmente inusual que deban asignarse dos autorizaciones para las aplicaciones Fiori: una en el frontend para la llamada OData y otra en el backend para la ejecución real de las aplicaciones. Este principio también afecta a la creación de roles de usuario: Si se utiliza un despliegue de hub central, donde el front-end y el back-end representan dos sistemas diferentes, es obligatorio asignar también dos roles. En cambio, para la mayoría de las empresas con un sistema SAP de tamaño medio, se recomienda la estructura de despliegue incrustado más sencilla. Dado que en este caso el front-end y el back-end se ejecutan en un servidor, por lo general es posible y a menudo aconsejable combinar ambas autorizaciones en un solo rol.
Lanzadera Fiori
Las aplicaciones Fiori no deben considerarse simplemente como un complemento de las transacciones clásicas. Con su uso, las interfaces de usuario cambian en cualquier caso, pero normalmente también los procesos asociados. Los usuarios ya no inician los procesos individuales a través de las llamadas a transacciones clásicas, sino a través del launchpad de Fiori. En este punto de entrada central, todas las aplicaciones necesarias se agrupan en mosaicos Fiori, claramente dispuestos y adaptados individualmente a los respectivos roles de usuario.
TI puede crear las launchpads a partir de catálogos estándar para cada usuario o grupo de usuarios. Los requisitos para ello proceden de los departamentos especializados. Para ello, los responsables de negocio deben conocer primero las nuevas posibilidades de las aplicaciones Fiori.
Activar SAP
El método SAP Activate prevé que los responsables y usuarios clave de los departamentos especializados se familiaricen con el contenido de los catálogos estándar de SAP en la fase Explore. A continuación, deben ser capaces de definir sus propios procesos y las aplicaciones necesarias. Este procedimiento ha demostrado su eficacia en proyectos anteriores: La planificación temprana de funciones y autorizaciones en las dos primeras fases del proyecto es sin duda recomendable. Sin embargo, las autorizaciones también desempeñan un papel central en el curso posterior del proyecto hasta la fase de realización y deben adaptarse continuamente.
Las aplicaciones seleccionadas durante la fase Explorar rara vez están ya definidas definitivamente al inicio del proyecto. En la práctica, esta ventana de oportunidad inicial suele resultar demasiado corta para que los usuarios obtengan una visión general de todas las opciones de uso de las aplicaciones Fiori. Por ejemplo, el principio "Insight to Action" permite navegar desde una página de visión general hasta el nivel de documento. Por ejemplo, se pueden determinar las partidas de documentos relevantes a partir de una representación gráfica de la facturación de compras mediante el uso de filtros y, a continuación, procesarlas directamente desde la aplicación. Esto abre otras posibilidades para organizar los flujos de trabajo. De este modo, al comprender mejor su funcionamiento, los usuarios encuentran más opciones para optimizar los procesos, que también deben aplicarse.
Para los gestores de proyectos SAP, esto significa, por un lado: Las plataformas de lanzamiento de Fiori deben adaptarse iterativamente a medida que el proyecto avanza hacia la fase de implantación. Por otro lado, los cambios en los procesos también requieren ajustes en las funciones y autorizaciones. Esto significa que el trabajo sobre los roles y las autorizaciones de los usuarios es un subproyecto transversal a lo largo de toda la transición ERP.
La gestión de las funciones y autorizaciones de los usuarios durante el paso a S/4 requiere, por tanto, consideraciones estratégicas y los recursos correspondientes a lo largo de todo el proyecto. Los automatismos son útiles y deben utilizarse de forma rutinaria, pero es obligatorio realizar pruebas exhaustivas. Por tanto, las autorizaciones también deben comprobarse durante todas las pruebas de integración. Para no verse presionados hacia el final del proyecto, los responsables del mismo deben planificar desde el principio los recursos de personal y tiempo necesarios para ello. La experiencia ha demostrado que la resolución de problemas en las pruebas es difícil si no existe una documentación detallada desde el principio. FIS ha desarrollado la correspondiente plantilla de documentación. En cualquier caso, el esfuerzo adicional de documentación merece la pena en las fases de prueba.
