El servicio de facturación gestionada §302 simplifica el proceso de facturación de recetas

Los proveedores de servicios médicos deben facturar las recetas a los 145 seguros de enfermedad obligatorios (SHI) de Alemania en formato electrónico. Por ejemplo, los proveedores de ayudas médicas deben cumplir un complejo proceso de conformidad con el artículo 302 SGB V.

Por este motivo, muchos proveedores de servicios subcontratan esta facturación electrónica a proveedores de servicios de facturación especializados. Sin embargo, Linde Healthcare Germany, proveedor de gases medicinales y productos y servicios médicos asociados, quería ahorrarse los elevados costes que supone externalizar este proceso de facturación.

Por tanto, se buscó una solución alternativa para el proceso de facturación de recetas que también armonizara con el entorno SAP utilizado en todo el mundo. El servicio de facturación gestionada §302 de Seeburger para la facturación de recetas cumple ambos requisitos.

"El proceso general de facturación de recetas es muy complicado y lleva mucho tiempo. Sobre todo cuando interviene un proveedor de facturas, que crea facturas electrónicas a partir de facturas en papel. En este punto, tiene sentido hacer el proceso más directo y sencillo y, si es posible, automatizarlo para ahorrar costes"

explica Andreas Judt, Director de la Unidad de Negocio de Sanidad DACH de Seeburger.

Un estudio de A.T. Kearney también reconoce esta complejidad como un enorme factor de coste en el sector sanitario. Además de la factura electrónica, todas las facturas en papel y sus documentos adjuntos deben transferirse también al sistema SHI para la facturación de recetas.

Al mismo tiempo, los centros de aceptación de datos de SHI tienen cada uno especificaciones técnicas diferentes para los proveedores de servicios en cuanto al aspecto que deben tener los datos de las facturas. Además, los sistemas incompatibles y las numerosas interfaces y soluciones aisladas perturban la transferencia de datos.

Se necesitan soluciones informáticas

Desde una perspectiva tanto técnica como financiera, estos requisitos representan un reto importante para los proveedores de ayudas médicas como Linde Healthcare.

Las restricciones legales en materia de protección de datos y las constantes garantías, así como el proceso continuo de obtención de autorizaciones, conducen a una comunicación indirecta y lenta entre todas las partes implicadas en el proceso.

"El incumplimiento de los requisitos legales puede dar lugar a una reducción general de la factura de hasta el 5% si, por ejemplo, los datos de facturación no se transmiten mediante transferencia electrónica de datos o en soportes de datos que puedan ser utilizados por máquinas.

La especificación técnica para la aplicación del artículo 302 SGB V, con más de 100 páginas, requiere una configuración compleja. A esto hay que añadir los requisitos individuales de las compañías de seguros de enfermedad y sus centros de recogida de datos. Una solución EDI tiene que adaptarse a todo esto".

afirma Karin Dieckmann, jefa de equipo de backoffice HC-O-CB Homecare, Linde Healthcare Alemania.

Linde Healthcare elabora cada mes 20.000 facturas para compañías de seguros médicos. Antes, la empresa enviaba los documentos en papel necesarios a un proveedor de facturación especializado en compañías de seguros médicos.

Estos últimos generaban facturas electrónicas a partir del papel y las enviaban a los centros de recogida de datos de las compañías de seguros de enfermedad.

"Los costes en que incurren estos proveedores de servicios de facturación son muy elevados debido al esfuerzo que supone su gestión. Por eso, Linde Healthcare buscaba una alternativa a los proveedores de servicios tradicionales, que ofrecen todos soluciones similares.

Linde se decidió por nuestro Servicio de Facturación Gestionada §302 porque podemos ofrecer la externalización de la facturación electrónica a costes significativamente más bajos y con mayor transparencia".

dice Andreas Judt.

El Servicio Gestionado de Facturación §302 ofrece un enfoque directo y sin complicaciones, lo que permite una elevada reducción de costes. Seeburger Healthcare Integration Suite es la instancia central a través de la cual se ejecutan todos los procesos de facturación.

La transferencia completa de facturas internas desde el sistema ERP de SAP a los centros de recopilación de datos de los respectivos seguros de enfermedad obligatorios se realiza ahora de forma totalmente automatizada y directa. Suite y el entorno SAP armonizan sin discontinuidad de medios.

El paquete de integración sanitaria funciona como un servicio gestionado en el centro de datos de alta seguridad de Karlsruhe para garantizar que el complejo conjunto de normas de los distintos requisitos de los proveedores de seguros médicos obligatorios y sus puntos de recogida de datos se almacenan en un único lugar.

Allí, los datos de la factura se convierten al formato Edifact requerido y se encriptan. Además, se crea el denominado archivo de pedido. A continuación, ambos archivos se envían a los puntos de cobro correspondientes en las cajas registradoras.

"Nuestro anterior proveedor de servicios nos proporcionó el importe íntegro al cabo de 25 días y las facturas se reconocieron como pagadas. Sin embargo, la cancelación del efectivo no se produjo hasta uno o dos meses después, por lo que tuvimos que reabrir los créditos.

Esto retrasaba enormemente la facturación de las recetas. Con la nueva solución, ahora utilizamos nuestros contratos directos con las compañías de seguros médicos. Por ejemplo, recibimos nuestro dinero al cabo de sólo 17 días, sin largos y complicados procesos contables, lo que supone una enorme ventaja financiera y de tiempo para nosotros".

afirma Karin Dieckmann.

Mejor calidad de los datos, comunicación directa

Los empleados de Linde reciben ahora información inmediata sobre los datos de facturación enviados. Por ejemplo, Healthcare Integration Suite realiza una comprobación de conformidad de los datos de la factura para identificar cualquier error e informar de ello a Linde inmediatamente.

La respuesta de los centros de recogida de datos de GKV sobre si una factura ha sido confirmada o no también es inmediata. Esto permite a Linde realizar una corrección rápida. La eliminación del proveedor externo también va acompañada de un examen exhaustivo de la calidad de los propios datos y procesos internos de la empresa.

"Con la solución de Seeburger, tanto la calidad de nuestros datos como la comunicación interna entre departamentos han mejorado enormemente"

resume Karin Dieckmann.

"Por un lado, esto se debe al alto nivel de transparencia de la solución y, por otro, al tratamiento más cuidadoso de todos los datos de las facturas".

La comunicación directa con las compañías de seguros médicos permite rectificar errores de contenido con una rápida llamada telefónica, sin tener que devolver facturas y perder tiempo innecesariamente. Además de reducir costes, Linde Healthcare también se beneficia de la mejora de la calidad de los datos.

Tras el cambio del proveedor anterior a la solución de servicios gestionados, los socios del proyecto ya están planificando el siguiente paso de expansión. Linde Healthcare Alemania tiene previsto digitalizar el proceso de tramitación de pedidos y prescripciones, que todavía se realiza en gran parte en papel, y almacenar los datos en el sistema ERP y de archivo.

En el futuro, esto empezará al principio del proceso: desde la recepción de la receta del hospital o del médico prescriptor.