{"id":95257,"date":"2021-08-30T08:00:00","date_gmt":"2021-08-30T06:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=95257"},"modified":"2025-08-23T12:47:03","modified_gmt":"2025-08-23T10:47:03","slug":"workflow-de-facturation-numerique-dans-s-4hana-au-sein-du-groupe-ober-scharrer","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/digitaler-rechnungsworkflow-in-s-4hana-bei-der-ober-scharrer-gruppe\/","title":{"rendered":"Workflow de facturation num\u00e9rique dans S\/4HANA au sein du groupe Ober Scharrer"},"content":{"rendered":"

Le groupe Ober Scharrer GmbH (OSG) est l'un des principaux prestataires de soins ophtalmologiques en Allemagne, avec 120 sites, dont pr\u00e8s de 50 centres chirurgicaux. Plus de 300 ophtalmologues r\u00e9alisent chaque ann\u00e9e plus de 150.000 op\u00e9rations de l'IVOM (d\u00e9g\u00e9n\u00e9rescence maculaire) et de la cataracte. En outre, l'OSG est \u00e9galement active avec des filiales en Suisse, aux Pays-Bas et au Royaume-Uni. <\/p>\n\n\n\n

Outre les \"blockbusters\" que sont la cataracte et l'IVOM, l'OSG propose toute la gamme des soins ophtalmologiques conservateurs et r\u00e9fractifs, ainsi que des sp\u00e9cialit\u00e9s comme le traitement des pr\u00e9matur\u00e9s. L'activit\u00e9 de l'OSG est florissante et continue de cro\u00eetre, compte tenu du vieillissement de la population et de la baisse naturelle des performances oculaires. La correspondance commerciale augmente donc et, avec elle, les factures entrantes qui arrivent chaque jour sous forme papier sur l'un des 120 sites de l'OSG.<\/p>\n\n\n\n

Cure de num\u00e9risation de base<\/h3>\n\n\n\n

Dans une organisation aussi dispers\u00e9e, traiter les factures manuellement, les faire passer d'un point de contr\u00f4le \u00e0 l'autre et enfin les faire comptabiliser est extr\u00eamement co\u00fbteux et, en raison de la part \u00e9lev\u00e9e de travail manuel, parfois sujet aux erreurs. Aucune transparence sur le statut du volume de factures re\u00e7ues, des documents restent involontairement plus longtemps en souffrance, des frais de rappel et des pertes d'escompte menacent - ces inconv\u00e9nients classiques du travail analogique ont incit\u00e9 le Dr Alexander Tkotz, Head of Corporate Development chez OSG, \u00e0 soumettre l'entreprise, avec son \u00e9quipe, \u00e0 une \"cure de num\u00e9risation\" fondamentale afin de la pr\u00e9parer \u00e0 l'avenir num\u00e9rique. <\/p>\n\n\n\n

En tant que \"Inhouse Consultant\", le Corporate Development d\u00e9tecte les potentiels d'optimisation des processus internes et \u00e9labore des propositions de solutions. L'un des r\u00e9sultats de cette activit\u00e9 a \u00e9t\u00e9, en 2020, le passage de l'ERP Microsoft Navision, devenu obsol\u00e8te, \u00e0 SAP S\/4HANA selon une approche Greenfield. En dessous, d'autres projets informatiques se sont d\u00e9ploy\u00e9s en \u00e9ventail : au total, pr\u00e8s de dix syst\u00e8mes informatiques qui devaient tous \u00eatre mis en service en m\u00eame temps. <\/p>\n\n\n\n

Plusieurs projets informatiques ont \u00e9t\u00e9 men\u00e9s de front <\/h3>\n\n\n\n

Le passage d'un processus de facturation manuel et papier \u00e0 un flux de travail num\u00e9rique n'\u00e9tait donc qu'un des nombreux nouveaux projets. Afin de pouvoir r\u00e9aliser l'impl\u00e9mentation de mani\u00e8re fiable, OSG a choisi le groupe xSuite, un partenaire technologique disposant d'une longue exp\u00e9rience dans le secteur et dont la solution est en outre int\u00e9gr\u00e9e aussi profond\u00e9ment que possible dans SAP.<\/p>\n\n\n\n

\"La num\u00e9risation est un sujet auquel chaque entreprise doit faire face\", affirme Alexander Tkotz avec assurance. Le passage \u00e0 l'ERP a ouvert \u00e0 OSG un tr\u00e8s large \u00e9ventail de possibilit\u00e9s de num\u00e9risation, dont le th\u00e8me central \u00e9tait l'ancien processus analogique de traitement des factures. Avec le workflow de facturation de xSuite, l'entreprise a non seulement num\u00e9ris\u00e9 l'ensemble de son traitement des factures, mais elle l'a aussi enti\u00e8rement transform\u00e9 dans la foul\u00e9e. <\/p>\n\n\n\n

Pour cela, il fallait d\u00e9finir un processus qui convienne \u00e0 tous, ce qui n'est pas une mince affaire compte tenu des structures \u00e9tablies de longue date et des grandes diff\u00e9rences entre les sites et le si\u00e8ge. Il s'agissait de d\u00e9terminer qui effectuerait quelle \u00e9tape \u00e0 l'avenir. Des centaines de fournisseurs locaux non r\u00e9pertori\u00e9s jusqu'alors ont \u00e9t\u00e9 identifi\u00e9s et cr\u00e9\u00e9s dans les donn\u00e9es de base. Il a surtout fallu former pr\u00e8s de 500 employ\u00e9s - en grande partie du personnel m\u00e9dical ayant souvent peu d'affinit\u00e9s avec les processus commerciaux - au travail avec le flux de travail num\u00e9rique.  <\/p>\n\n\n\n

Niveaux d'escalade automatiques int\u00e9gr\u00e9s<\/h3>\n\n\n\n

Entre-temps, le processus complet de validation des examens est num\u00e9ris\u00e9. \"Nous l'avons simplifi\u00e9 au maximum<\/em>\"explique Alexander Tkotz. Il n'y a que quatre niveaux (les deux premiers sont obligatoires, les niveaux trois et quatre ne concernent que les montants sup\u00e9rieurs \u00e0 des limites de valeur d\u00e9finies). Au niveau un, chaque facture est v\u00e9rifi\u00e9e sur le fond, au niveau deux, un cadre sup\u00e9rieur du site donne son autorisation de paiement selon le principe des quatre yeux. Diff\u00e9rents niveaux d'escalade ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9finis dans le workflow : Si une v\u00e9rification factuelle n'est pas trait\u00e9e pendant quatre jours, le valideur est ensuite inform\u00e9, apr\u00e8s six jours, le processus est automatiquement transmis au management r\u00e9gional, apr\u00e8s huit jours enfin au COO. Cela permet de garantir un traitement rapide des factures et d'\u00e9viter \u00e0 temps d'\u00e9ventuelles pertes d'escompte ou des rappels.<\/p>\n\n\n\n

Dans le reporting de la solution xSuite, OSG a mis en place trois couches : Le premier affiche les KPI pour la gestion, comme le nombre et le total des factures ouvertes par \u00e9tape de processus et le montant total du volume actuel des documents. Il est \u00e9galement possible de voir imm\u00e9diatement quelles factures d'un montant particuli\u00e8rement \u00e9lev\u00e9 (\u00e0 partir de 10.000 euros) sont en circulation - ce qui est particuli\u00e8rement important lors des changements de mois pour la r\u00e9gularisation. La deuxi\u00e8me couche pr\u00e9sente des KPI par soci\u00e9t\u00e9 et par site comme instrument de pilotage pour l'\u00e9quipe des cr\u00e9anciers. Ici, les factures ouvertes sont ventil\u00e9es par site et par statut individuel. Enfin, la troisi\u00e8me couche contient des d\u00e9tails suppl\u00e9mentaires par document, par exemple le d\u00e9lai de traitement, la date d'escompte et le centre de traitement actuel.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

D\u00e9lais plus courts, transparence accrue <\/h3>\n\n\n\n

Depuis janvier 2021, la v\u00e9rification et la validation des factures sont enti\u00e8rement num\u00e9ris\u00e9es \u00e0 l'OSG. Il en r\u00e9sulte une acc\u00e9l\u00e9ration consid\u00e9rable des temps de traitement ainsi qu'une transparence totale sur chaque statut de chaque facture. L'OSG pr\u00e9voit \u00e9galement de num\u00e9riser enti\u00e8rement le processus de r\u00e9ception des factures dans un avenir proche. Dans la mesure du possible, les fournisseurs ne doivent plus envoyer de factures papier, mais uniquement des factures num\u00e9riques \u00e0 l'avenir. Celles-ci peuvent \u00eatre introduites beaucoup plus rapidement dans le flux de travail et sont pratiquement exemptes d'erreurs. Ensuite, le classement \u00e9lectronique se fait dans les archives num\u00e9riques de la xSuite.<\/p>\n\n\n\n

La prochaine grande \u00e9tape pour OSG sera de mettre en place un syst\u00e8me de commande dans SAP et de le relier au workflow de facturation, de sorte que des processus P2P continus soient possibles. Le contr\u00f4le automatique des factures se fera alors selon la correspondance \u00e0 trois voies : Si la commande, la r\u00e9ception des marchandises et la facture concordent, le syst\u00e8me peut automatiquement passer la facture en mode sombre, sans qu'une v\u00e9rification et une validation particuli\u00e8res soient n\u00e9cessaires. Actuellement, OSG fait auditer l'archivage num\u00e9rique par ses commissaires aux comptes. Les justificatifs papier pourront alors \u00eatre d\u00e9truits \u00e0 l'avenir apr\u00e8s avoir \u00e9t\u00e9 scann\u00e9s avec succ\u00e8s, un pas de plus pour passer des processus analogiques \u00e0 des processus num\u00e9riques con\u00e7us de mani\u00e8re efficace. La num\u00e9risation est donc toujours en cours \u00e0 l'OSG. <\/p>\n\n\n\n

Annonce de l'\u00e9v\u00e9nement : DSAGLIVE<\/h3>\n\n\n\n

D\u00e9couvrez les avantages du traitement \u00e9lectronique des factures avec xSuite au salon DSAGLIVE, \u00e9galement pour d'autres secteurs. Dans le rapport pratique de REMONDIS Maintenance & Services GmbH & Co. KG (le mardi 21 septembre 2021 \u00e0 15h30), vous d\u00e9couvrirez comment l'introduction d'un workflow de facturation a \u00e9t\u00e9 mise en \u0153uvre avec S\/4HANA et Fiori.<\/p>\n\n\n\n

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En m\u00eame temps que le passage de Microsoft Navision \u00e0 SAP S\/4HANA, le sp\u00e9cialiste de l'ophtalmologie a remplac\u00e9 son traitement manuel des factures sur papier par le workflow de facturation num\u00e9rique de xSuite.<\/p>","protected":false},"author":2147,"featured_media":133356,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[39800,39790],"tags":[1390,236,38924],"coauthors":[38100],"class_list":["post-95257","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-extra-2109","category-mag-21-09","tag-s4-hana","tag-sap","tag-xsuite-group","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz.jpg",1000,433,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-400x173.jpg",400,173,true],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-768x333.jpg",768,333,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz.jpg",1000,433,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-100x43.jpg",100,43,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-480x208.jpg",480,208,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-640x277.jpg",640,277,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-720x312.jpg",720,312,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-960x416.jpg",960,416,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz.jpg",1000,433,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz.jpg",1000,433,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz.jpg",1000,433,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz.jpg",1000,433,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz.jpg",1000,433,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-18x8.jpg",18,8,true],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz.jpg",1000,433,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz.jpg",1000,433,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz.jpg",1000,433,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-600x260.jpg",600,260,true],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-600x433.jpg",600,433,true],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/finanz-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

Zeitgleich mit dem Wechsel von Microsoft Navision zu SAP S\/4HANA hat der Spezialist f\u00fcr Augenheilkunde seine papierhafte, manuelle Rechnungsverarbeitung durch den digitalen Rechnungsworkflow der xSuite ersetzt.<\/p>\n","category_list_v2":"Extra 2109<\/a>, MAG 21-09<\/a>","author_info_v2":{"name":"Dina Haack, xSuite Group","url":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/author\/dina-haack-xsuite\/"},"comments_num_v2":"0 commentaire","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/95257","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2147"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=95257"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/95257\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":154304,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/95257\/revisions\/154304"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/133356"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=95257"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=95257"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=95257"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=95257"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}