{"id":72240,"date":"2021-04-15T08:00:00","date_gmt":"2021-04-15T06:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=72240"},"modified":"2025-08-23T13:23:13","modified_gmt":"2025-08-23T11:23:13","slug":"procure-to-pay","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/procure-to-pay\/","title":{"rendered":"Procure-to-Pay"},"content":{"rendered":"

\u00c0 cela s'ajoutent des exigences accrues en mati\u00e8re de conformit\u00e9 et la question des diff\u00e9rents sites de l'entreprise ou encore la n\u00e9cessit\u00e9 de travailler \u00e0 domicile. La num\u00e9risation et l'automatisation permettent de rem\u00e9dier \u00e0 ces probl\u00e8mes.<\/p>\n\n\n\n

Le secteur des achats est d\u00e9j\u00e0 bien avanc\u00e9 dans ce domaine : selon une \u00e9tude r\u00e9cente de l'association allemande de gestion des mat\u00e9riaux, des achats et de la logistique (BME), deux tiers des entreprises auront presque enti\u00e8rement automatis\u00e9 leurs processus d'achat op\u00e9rationnels \u00e0 moyen terme. Si l'on ajoute ici les processus de contr\u00f4le des factures et de paiement, on parle de Procure-to-Pay ou, en abr\u00e9g\u00e9, de P2P, c'est-\u00e0-dire de processus continus qui vont de la cr\u00e9ation d'une expression de besoin au classement des factures avec protection contre les r\u00e9visions.<\/p>\n\n\n\n

Pas seulement sans papier<\/h3>\n\n\n\n

Dans SAP Business Suite ou avec S\/4 Hana, ces processus de travail P2P complets devraient pouvoir \u00eatre ex\u00e9cut\u00e9s directement dans le syst\u00e8me. Mais cela ne signifie en aucun cas qu'ils se d\u00e9roulent automatiquement sans papier. Souvent, les processus sont beaucoup moins num\u00e9riques ou automatis\u00e9s qu'on ne le pense. <\/p>\n\n\n\n

Cela est \u00e9galement d\u00fb au fait que les services d'achat et de comptabilit\u00e9 sont bien organis\u00e9s et que les processus papier ont d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 optimis\u00e9s \u00e0 l'extr\u00eame. Gr\u00e2ce \u00e0 des sp\u00e9cialistes qui travaillent de mani\u00e8re approfondie, le d\u00e9roulement des processus est \u00e9galement largement assur\u00e9. Mais \u00e0 long terme, un travail efficace ne sera possible que si les processus op\u00e9rationnels sont enti\u00e8rement num\u00e9ris\u00e9s et automatis\u00e9s. Les solutions de workflow et de processus int\u00e9gr\u00e9es \u00e0 SAP, comme celles du groupe xSuite, peuvent s'en charger. Elles veillent \u00e0 ce que les processus bas\u00e9s sur des documents soient repr\u00e9sent\u00e9s dans SAP de mani\u00e8re automatis\u00e9e et continue. <\/p>\n\n\n\n

Les processus sont ainsi acc\u00e9l\u00e9r\u00e9s et simplifi\u00e9s, les r\u00e9sultats de travail s'am\u00e9liorent et les objectifs fix\u00e9s sont plus facilement atteints. Les achats et la comptabilit\u00e9 sont nettement moins sollicit\u00e9s. De nombreux points de d\u00e9part pour la num\u00e9risation et l'automatisation se trouvent dans les nombreuses petites \u00e9tapes de travail op\u00e9rationnelles qui se produisent tout au long du processus P2P. Cela inclut les personnes, les services et les processus de travail impliqu\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Int\u00e9grer l'automatisation tout en haut de la cha\u00eene de processus<\/h2>\n\n\n\n

Lors de la saisie des besoins, par exemple. C'est le point de d\u00e9part de tout processus d'achat. Dans la pratique, cela signifie que celui qui a besoin d'un bien ou d'un service remplit un formulaire ou demande de mani\u00e8re informelle \u00e0 une instance sup\u00e9rieure s'il peut d\u00e9clencher le processus d'achat. C'est l\u00e0 qu'appara\u00eet d\u00e9j\u00e0 le premier d\u00e9fi : il faut savoir qui est comp\u00e9tent. Il peut s'agir du sup\u00e9rieur hi\u00e9rarchique, de la direction du service ou des responsables des centres de co\u00fbts ou du budget.<\/p>\n\n\n\n

Lors d'une demande informelle, par exemple par e-mail, il n'est pas rare qu'elle ne contienne pas encore toutes les informations dont l'achat a besoin. Des questions sont donc r\u00e9guli\u00e8rement pos\u00e9es. S'il existe un formulaire de demande papier, il y a certes plus de chances que toutes les informations pertinentes soient directement saisies, mais cela pr\u00e9sente aussi tous les inconv\u00e9nients du papier : le signataire autoris\u00e9 doit avoir le document physiquement en main et ne peut pas proc\u00e9der \u00e0 la validation ni \u00e0 la transmission au service des achats de mani\u00e8re flexible, \u00e0 tout moment et de partout.<\/p>\n\n\n\n

Loin du copier-coller<\/h3>\n\n\n\n

L'\u00e9tape suivante consiste \u00e0 envoyer la demande au service des achats, apr\u00e8s une attente que nous esp\u00e9rons pas trop longue et de nombreuses questions. Celui-ci doit transf\u00e9rer les donn\u00e9es dans le syst\u00e8me SAP pour qu'une commande puisse \u00eatre g\u00e9n\u00e9r\u00e9e. Selon la forme de la demande, il s'agit d'un copier-coller ou d'une saisie manuelle. S'il n'y a pas d'autres points \u00e0 clarifier ou de validations manquantes, la commande peut \u00eatre d\u00e9clench\u00e9e dans SAP. Elle est soit imprim\u00e9e et envoy\u00e9e au fournisseur par la poste, soit \u00e9ventuellement d\u00e9j\u00e0 num\u00e9ris\u00e9e au format PDF et envoy\u00e9e par e-mail.<\/p>\n\n\n\n

Une proc\u00e9dure fastidieuse donc, qui peut \u00eatre raccourcie par une solution de workflow. La demande est alors cr\u00e9\u00e9e num\u00e9riquement, au choix via un client web ou une application SAP Fiori. Pour les utilisateurs habitu\u00e9s de SAP, la saisie directe dans SAP GUI est \u00e9galement possible. Le service des achats en profite, car l'avis de besoin est d\u00e9j\u00e0 re\u00e7u sous forme num\u00e9rique et toutes les informations sont disponibles de mani\u00e8re standardis\u00e9e et centralis\u00e9e : plus de collecte manuelle d'informations qui prend du temps, plus de demandes de pr\u00e9cisions fastidieuses. Les \u00e9tapes suivantes, \u00e0 savoir la transmission de la demande pour v\u00e9rification ou validation, peuvent \u00e9galement \u00eatre automatis\u00e9es gr\u00e2ce au workflow.<\/p>\n\n\n\n

Une fois valid\u00e9e, la demande de besoin est automatiquement envoy\u00e9e au service des achats, qui la v\u00e9rifie ; le syst\u00e8me g\u00e9n\u00e8re ensuite automatiquement la commande en arri\u00e8re-plan \u00e0 partir de la demande. D'autres \u00e9tapes manuelles ne sont plus n\u00e9cessaires, la commande peut \u00eatre envoy\u00e9e au fournisseur.<\/p>\n\n\n\n

Les confirmations de commande sont automatiquement transmises \u00e0 SAP<\/h2>\n\n\n\n

L'\u00e9tape suivante du processus P2P consiste \u00e0 ce que le fournisseur r\u00e9ponde \u00e0 la commande par une confirmation de commande. C'est l\u00e0 aussi que la num\u00e9risation et l'automatisation prennent tout leur sens. Tout d'abord, les donn\u00e9es de la confirmation re\u00e7ue peuvent \u00eatre transf\u00e9r\u00e9es automatiquement dans SAP. Cela vaut aussi bien pour les documents papier que pour les documents num\u00e9riques, des fichiers PDF aux fichiers XML. La technologie de lecture des documents saisit les donn\u00e9es de confirmation dans les documents et les transf\u00e8re dans le champ correspondant du syst\u00e8me SAP. La saisie manuelle ou le copier-coller ne sont plus n\u00e9cessaires. Une solution d'automatisation peut en outre se charger de la v\u00e9rification du contenu et \u00e9mettre des avertissements (surlign\u00e9s en couleur) si une valeur de la confirmation diff\u00e8re de la commande. Cela facilite consid\u00e9rablement la v\u00e9rification.<\/p>\n\n\n\n

\"210113_Examen_sp\u00e9cialis\u00e9_MM_Web_FR_cmyk.jpg\"
Une solution d'automatisation peut \u00e9galement se charger de la v\u00e9rification du contenu et diffuser des avertissements si une valeur de la confirmation diff\u00e8re de celle de la commande.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

D\u00e9couvrir et supprimer les routines qui font perdre du temps<\/h3>\n\n\n\n

L'\u00e9tape suivante, qui peut \u00eatre automatis\u00e9e num\u00e9riquement, est le traitement des factures entrantes. Celles-ci arrivent sous forme num\u00e9rique ou sur papier, \u00e0 un endroit central ou \u00e0 l'attention d'une personne sp\u00e9cifique. Comme pour le traitement des confirmations de commande entrantes, il existe ici aussi diff\u00e9rentes possibilit\u00e9s d'automatisation. Parmi elles, l'extraction des donn\u00e9es de la facture et leur transfert dans les champs SAP pr\u00e9vus \u00e0 cet effet. Cela permet de supprimer une activit\u00e9 de routine fastidieuse et chronophage. Seul le regard v\u00e9rificateur de l'agent est encore n\u00e9cessaire pour valider les r\u00e9sultats de la lecture des documents.<\/p>\n\n\n\n

Pour les factures avec r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 une commande, la comparaison du contenu peut \u00e9galement \u00eatre automatis\u00e9e. Le logiciel v\u00e9rifie si les donn\u00e9es de la facture et de la commande concordent et si l'entr\u00e9e des marchandises ou la saisie des prestations a d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 enregistr\u00e9e. Si c'est le cas, il y a ce qu'on appelle une concordance \u00e0 trois voies. Cela garantit un niveau de s\u00e9curit\u00e9 particuli\u00e8rement \u00e9lev\u00e9 : tout est correct. Une comparaison manuelle entre ces trois points n'est plus n\u00e9cessaire, le processus est enti\u00e8rement automatis\u00e9 et les erreurs ou les tentatives de fraude sont presque toujours d\u00e9tect\u00e9es \u00e0 temps. <\/p>\n\n\n\n

Pour le service comptable, la charge de travail est ainsi consid\u00e9rablement r\u00e9duite, quand elle n'est pas nulle. La v\u00e9rification de la correspondance \u00e0 trois voies dans le cadre d'un processus manuel est tr\u00e8s laborieuse et donc difficilement r\u00e9alisable dans la pratique. En revanche, si les processus P2P sont num\u00e9ris\u00e9s, ce contr\u00f4le peut \u00eatre effectu\u00e9 automatiquement. Une solution de workflow augmente ainsi nettement la s\u00e9curit\u00e9 des processus. M\u00eame s'il n'y a pas de r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 une commande, il est possible d'automatiser de nombreuses \u00e9tapes de travail lors du traitement d'une facture entrante. Dans ce cas \u00e9galement, la saisie des donn\u00e9es dans le syst\u00e8me SAP peut \u00eatre automatis\u00e9e gr\u00e2ce \u00e0 la technologie de lecture des documents et d'extraction des donn\u00e9es. La saisie manuelle n'est plus n\u00e9cessaire, seule une \u00e9tape de validation doit \u00eatre effectu\u00e9e pour s'assurer que le logiciel a tout lu et transmis correctement.<\/p>\n\n\n\n

V\u00e9rification et validation automatis\u00e9es<\/h3>\n\n\n\n

Les processus de contr\u00f4le et de validation pr\u00e9sentent un autre potentiel d'optimisation. Ils impliquent toujours plusieurs personnes, g\u00e9n\u00e9ralement issues de diff\u00e9rents services sp\u00e9cialis\u00e9s. La num\u00e9risation et l'automatisation permettent d'une part de supprimer le transport des documents d'un bureau \u00e0 l'autre, ce qui r\u00e9duit les temps de traitement, et d'autre part d'am\u00e9liorer la qualit\u00e9 des documents. <\/p>\n\n\n\n

D'autre part, un workflow num\u00e9rique garantit le respect des directives et des processus de validation, car ceux-ci sont enregistr\u00e9s dans le syst\u00e8me. Elles ne peuvent donc plus \u00eatre contourn\u00e9es, que ce soit lors de la saisie des besoins ou lors de la commande, du contr\u00f4le et de la validation d'une facture. Avec la fonction de rappel ainsi que la journalisation et l'archivage automatiques, le logiciel soulage \u00e9galement les employ\u00e9s d'une certaine discipline de processus.<\/p>\n\n\n\n

De nombreuses \u00e9tapes de travail peuvent donc \u00eatre automatis\u00e9es tout au long de la cha\u00eene de processus P2P. Les conditions n\u00e9cessaires \u00e0 cela sont la num\u00e9risation des documents entrants, l'extraction des donn\u00e9es \u00e0 partir de ceux-ci et leur transfert automatique dans le syst\u00e8me ERP. Cela fonctionne aussi bien pour les confirmations de commande entrantes que pour les factures. R\u00e9sultat dans les deux cas : Un travail manuel important de saisie des donn\u00e9es n'est plus n\u00e9cessaire. Outre le gain de temps et d'efforts, d'autres raisons solides plaident en faveur d'une automatisation des processus P2P bas\u00e9e sur le workflow : plus de transparence, une meilleure possibilit\u00e9 d'\u00e9valuation pour d\u00e9couvrir des potentiels d'optimisation et une s\u00e9curit\u00e9 accrue. Il en r\u00e9sulte m\u00eame des avantages mon\u00e9taires imm\u00e9diats, par exemple sous forme de gains d'escompte : En effet, l'automatisation entra\u00eene un traitement plus rapide, qui permet \u00e0 son tour de payer les fournisseurs plus t\u00f4t.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

La charge de travail dans les services d'achat et de comptabilit\u00e9 ne cesse d'augmenter depuis des ann\u00e9es. Souvent, les postes vacants ne peuvent pas \u00eatre repourvus, les \u00e9quipes existantes doivent traiter de plus en plus de dossiers avec le m\u00eame effectif.<\/p>","protected":false},"author":2147,"featured_media":72677,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,38859],"tags":[145,236,38924],"coauthors":[38100],"class_list":["post-72240","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-21-03","tag-automatisierung","tag-sap","tag-xsuite-group","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",400,180,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",600,270,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",600,270,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

Die Arbeitsbelastung in Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen steigt seit Jahren stetig an. Oft k\u00f6nnen offene Stellen nicht nachbesetzt werden, die bestehenden Teams m\u00fcssen bei gleicher Personalst\u00e4rke immer mehr Vorg\u00e4nge bearbeiten.<\/p>\n","category_list_v2":"Business-Management<\/a>, MAG 21-03<\/a>","author_info_v2":{"name":"Dina Haack, xSuite Group","url":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/author\/dina-haack-xsuite\/"},"comments_num_v2":"0 commentaire","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/72240","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2147"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=72240"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/72240\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":154311,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/72240\/revisions\/154311"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/72677"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=72240"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=72240"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=72240"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=72240"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}