{"id":68440,"date":"2020-08-27T11:56:03","date_gmt":"2020-08-27T09:56:03","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=68440"},"modified":"2020-09-10T16:03:38","modified_gmt":"2020-09-10T14:03:38","slug":"surmonter-les-defis-de-la-comptabilite-financiere-sap","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/herausforderungen-der-sap-finanzbuchhaltung-meistern\/","title":{"rendered":"Relever les d\u00e9fis de la comptabilit\u00e9 financi\u00e8re SAP"},"content":{"rendered":"

Lors de l'\u00e9laboration d'une strat\u00e9gie d'automatisation des transactions financi\u00e8res SAP, le lien entre les donn\u00e9es et les processus concern\u00e9s doit \u00eatre clair et compr\u00e9hensible. En effet, si l'on se focalise uniquement sur le processus, la qualit\u00e9 des donn\u00e9es est souvent n\u00e9glig\u00e9e. <\/p>\n\n\n\n

C'est ainsi que, le cas \u00e9ch\u00e9ant, des donn\u00e9es erron\u00e9es parviennent dans le syst\u00e8me SAP. Si, \u00e0 l'inverse, l'accent est mis sur l'am\u00e9lioration de la qualit\u00e9 des donn\u00e9es, il s'agit \u00e9galement d'identifier \u00e0 quel endroit du processus les erreurs surviennent, afin de modifier le processus en cons\u00e9quence ou m\u00eame de le mettre en place. Une strat\u00e9gie qui tient compte de l'interd\u00e9pendance entre les donn\u00e9es et le processus augmente consid\u00e9rablement la probabilit\u00e9 de r\u00e9ussite de telles initiatives.<\/p>\n\n\n\n

Automatiser les processus SAP<\/h3>\n\n\n\n

Une plateforme d'automatisation efficace offre des fonctions qui peuvent \u00eatre rapidement mises en \u0153uvre et impl\u00e9ment\u00e9es avec un minimum d'efforts de programmation\/IT. En mati\u00e8re d'automatisation des processus SAP, Winshuttle fait la distinction entre ce qu'on appelle l'automatisation du bureau et l'automatisation des processus. Chacune a ses avantages sp\u00e9cifiques, en fonction des exigences.<\/p>\n\n\n\n

L'automatisation du bureau permet de remplacer les t\u00e2ches manuelles et fastidieuses telles que les modifications ou les mises \u00e0 jour de donn\u00e9es en masse. De nombreuses entreprises utilisent des feuilles de calcul Excel \u00e0 cet effet. La plateforme flexible permet soit de traiter les transactions sur le bureau\/l'ordinateur portable, soit de les charger sur un serveur pour un traitement ult\u00e9rieur. Cette derni\u00e8re option soulage l'environnement\/les ressources informatiques de l'ordinateur concern\u00e9 et r\u00e9duit le trafic de la passerelle VPN. Elle offre en outre des avantages pour le travail en \u00e9quipes r\u00e9parties ou dans des lieux d\u00e9centralis\u00e9s comme le bureau \u00e0 domicile.<\/p>\n\n\n\n

L'automatisation des processus comprend tous les aspects d'un processus continu - du d\u00e9clenchement \u00e0 la transmission des donn\u00e9es finales \u00e0 SAP, en passant par la saisie, la gestion, la v\u00e9rification et la validation des donn\u00e9es. Pour ce faire, il est n\u00e9cessaire d'automatiser et d'orchestrer diff\u00e9rentes \u00e9tapes, et parfois m\u00eame de faire intervenir des collaborateurs. Les \u00e9tapes de travail bas\u00e9es sur le web peuvent \u00eatre automatis\u00e9es \u00e0 l'aide de formulaires faciles \u00e0 utiliser. Les utilisateurs ont souvent recours \u00e0 l'automatisation bas\u00e9e sur les fichiers ou au workflow Microsoft Excel lorsqu'ils transmettent des fichiers Excel par e-mail pour v\u00e9rification et approbation.<\/p>\n\n\n\n

L'avantage de l'automatisation des processus via le workflow Excel r\u00e9side dans le fait qu'il est possible de contr\u00f4ler et d'auditer des processus tels que la transmission, la v\u00e9rification et la validation. En outre, les donn\u00e9es dans les fichiers Excel sont valid\u00e9es par rapport \u00e0 SAP avant d'\u00eatre valid\u00e9es. Lorsque toutes les validations sont accord\u00e9es, les donn\u00e9es - y compris le fichier Excel - sont automatiquement transf\u00e9r\u00e9es vers le syst\u00e8me SAP. Cette proc\u00e9dure r\u00e9duit le risque d'erreurs dans les donn\u00e9es en simplifiant la saisie manuelle par l'utilisateur tout au long du processus gr\u00e2ce \u00e0 des directives\/pr\u00e9f\u00e9rences pr\u00e9cises dans le formulaire.<\/p>\n\n\n\n

Les formulaires web conviviaux sont particuli\u00e8rement adapt\u00e9s aux processus complexes tels que la cr\u00e9ation de comptes. Ils n\u00e9cessitent souvent l'intervention et la v\u00e9rification de collaborateurs de diff\u00e9rents services, m\u00eame en dehors du service comptable et financier. Les formulaires bas\u00e9s sur les r\u00f4les n'affichent que des champs sp\u00e9cifiques, en fonction des informations requises. Au cours du processus, les donn\u00e9es sont valid\u00e9es par rapport \u00e0 SAP et transmises si elles sont jug\u00e9es bonnes. L'ensemble du processus est g\u00e9r\u00e9, suivi et contr\u00f4l\u00e9 de mani\u00e8re centralis\u00e9e, ce qui facilite les audits.<\/p>\n\n\n\n

Comme toutes ces fonctions semblent \u00eatre des applications diff\u00e9rentes, il faut une plateforme d'automatisation qui offre la flexibilit\u00e9 et l'\u00e9volutivit\u00e9 n\u00e9cessaires. Il est certain que certains processus SAP sont d\u00e9j\u00e0 automatis\u00e9s de mani\u00e8re optimale avec l'une des m\u00e9thodes. Mais dans d'autres cas, une plateforme flexible et \u00e9volutive offre l'avantage de pouvoir choisir le meilleur degr\u00e9 d'automatisation pour chaque processus d'entreprise.<\/p>\n\n\n\n

Pourquoi la flexibilit\u00e9 est-elle si importante ?<\/h3>\n\n\n\n

Avant l'\u00e9pid\u00e9mie de Covid-19, de nombreux employ\u00e9s travaillaient d\u00e9j\u00e0 dans des environnements commerciaux tr\u00e8s dynamiques. Cependant, la quantit\u00e9 de donn\u00e9es ne cesse d'augmenter et les limites des syst\u00e8mes ERP SAP signifient que les \u00e9quipes doivent travailler plus dur que jamais. De plus, l'automatisation des processus SAP n'a jamais \u00e9t\u00e9 une t\u00e2che facile. Tout d'un coup, tout le monde a \u00e9t\u00e9 contraint d'effectuer ses t\u00e2ches \u00e0 domicile et d'essayer de maintenir le m\u00eame niveau de productivit\u00e9 qu'auparavant. La pand\u00e9mie s'est empar\u00e9e d'un environnement commercial d\u00e9j\u00e0 dynamique et a imm\u00e9diatement cr\u00e9\u00e9 une sorte de chaos.<\/p>\n\n\n\n

Les entreprises qui s'appuyaient principalement sur des processus manuels pour la gestion de leurs donn\u00e9es SAP ont d\u00fb prendre des d\u00e9cisions difficiles et ont \u00e9t\u00e9 confront\u00e9es \u00e0 une baisse de la productivit\u00e9. Comme les employ\u00e9s travaillaient en dehors du bureau, il fallait trouver de nouvelles fa\u00e7ons de g\u00e9rer et de contr\u00f4ler les donn\u00e9es. Et il devenait plus difficile de maintenir les processus en conformit\u00e9 avec la r\u00e9glementation. Les d\u00e9fis n'ont pas diminu\u00e9, car de nombreuses entreprises n'avaient jamais con\u00e7u leurs passerelles VPN pour que l'ensemble du personnel travaille en m\u00eame temps loin du bureau.<\/p>\n\n\n\n

Quelle aurait donc \u00e9t\u00e9 la pratique s'ils avaient dispos\u00e9 d'une plate-forme d'automatisation puissante, flexible et \u00e9volutive pour leurs processus financiers, comme d\u00e9crit ci-dessus ? Gr\u00e2ce \u00e0 l'ex\u00e9cution de bureau sur serveur et aux processus automatis\u00e9s, les collaborateurs du service comptable et financier auraient pu passer presque sans transition du bureau au t\u00e9l\u00e9travail. Gr\u00e2ce \u00e0 des formulaires bas\u00e9s sur le web ou \u00e0 des processus de workflow Excel, les processus auraient \u00e9galement pu fonctionner de mani\u00e8re d\u00e9centralis\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n

Eh bien, il est toujours possible de mettre en \u0153uvre ce type de plate-forme, m\u00eame si l'environnement commercial est dynamique et qu'il existe un risque permanent de nouvelles perturbations dues \u00e0 la pand\u00e9mie. Winshuttle fournit la plate-forme - et pas seulement en th\u00e9orie, mais aussi en pratique, comme le montre l'exemple de cas client suivant.<\/p>\n\n\n\n

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Automatisation du bureau chez Alpina Savoie<\/h3>\n\n\n\n

Alpina Savoie est l'un des plus grands producteurs mondiaux de p\u00e2tes, couscous, semoule et polenta. Ici, l'automatisation du poste de travail a permis de r\u00e9soudre des probl\u00e8mes actuels et \u00e0 long terme avec les donn\u00e9es SAP. Le d\u00e9fi \u00e9tait double : l'entreprise \u00e9tait confront\u00e9e \u00e0 un arri\u00e9r\u00e9 de plus de 100.000 transactions financi\u00e8res SAP - et la tendance \u00e9tait \u00e0 la hausse. Dans le m\u00eame temps, les employ\u00e9s luttaient pour maintenir et g\u00e9rer plus de 30.000 r\u00e9f\u00e9rences de produits. La combinaison d'un retard croissant et d'une gestion r\u00e9guli\u00e8re des donn\u00e9es d\u00e9passait les capacit\u00e9s des collaborateurs.<\/p>\n\n\n\n

Cependant, d\u00e9velopper un programme sp\u00e9cifique pour r\u00e9sorber le retard \u00e9tait trop co\u00fbteux et aurait n\u00e9cessit\u00e9 de nombreuses ressources informatiques ainsi qu'un temps de d\u00e9veloppement consid\u00e9rable. Alternativement, il aurait fallu quatre \u00e0 cinq personnes \u00e0 temps plein pendant environ trois mois pour r\u00e9sorber le retard en saisissant manuellement les donn\u00e9es. Cela n'aurait pas pris en compte les nouvelles transactions arrivant dans le pipeline. Aucune de ces options n'a donc \u00e9t\u00e9 jug\u00e9e viable par l'entreprise.<\/p>\n\n\n\n

Au lieu de cela, Alpina Savoie a choisi comme solution l'automatisation de bureau de \"Winshuttle Studio\". Cette solution a permis de relever les deux d\u00e9fis. \"Studio\" permet de g\u00e9rer, \u00e0 l'aide de Microsoft Excel, les transactions financi\u00e8res SAP accumul\u00e9es - tout en validant les donn\u00e9es par rapport au syst\u00e8me SAP ECC, avant m\u00eame qu'elles ne soient comptabilis\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

L'entreprise a utilis\u00e9 la m\u00eame approche pour g\u00e9rer les donn\u00e9es de base de ses produits. Pour ce faire, elle a d\u00e9velopp\u00e9 des scripts d'automatisation \u00e0 l'aide de \"Winshuttle Studio\". Les utilisateurs ont ainsi pu traiter efficacement les donn\u00e9es des 30 000 r\u00e9f\u00e9rences de produits, sans les retards et les erreurs habituels dus \u00e0 la saisie manuelle des donn\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n

Un autre avantage r\u00e9sidait dans le fait que les scripts pouvaient \u00eatre cr\u00e9\u00e9s sans l'aide du service informatique ou de ressources sp\u00e9cialis\u00e9es. Ils ont donc pu \u00eatre d\u00e9velopp\u00e9s, test\u00e9s et adapt\u00e9s rapidement et directement par les personnes qui connaissent le mieux les processus financiers SAP.<\/p>\n\n\n\n

Le r\u00e9sultat est impressionnant. Au lieu des trois mois pr\u00e9vus, le retard a pu \u00eatre combl\u00e9 en quelques jours, y compris le d\u00e9veloppement et le test des scripts. De plus, la plateforme permet de minimiser les futurs probl\u00e8mes de retards, de sorte que la solution a \u00e9t\u00e9 amortie en peu de temps.<\/p>\n\n\n\n

Gr\u00e2ce \u00e0 l'acc\u00e9l\u00e9ration du traitement et \u00e0 l'am\u00e9lioration de la qualit\u00e9 des donn\u00e9es de base de r\u00e9f\u00e9rence des produits, Alpina Savoie a \u00e9t\u00e9 en mesure de mieux r\u00e9pondre \u00e0 ses besoins commerciaux. L'entreprise peut d\u00e9sormais effectuer des analyses commerciales approfondies sur une base r\u00e9guli\u00e8re. Cela lui permet d'identifier plus rapidement les changements dans l'environnement commercial et d'adopter de nouvelles strat\u00e9gies en fonction des besoins afin de continuer \u00e0 b\u00e9n\u00e9ficier d'un avantage concurrentiel sur le march\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Conclusion<\/h3>\n\n\n\n

Dans le cadre de l'introduction d'une plateforme d'automatisation, il s'agit en premier lieu de choisir la fonctionnalit\u00e9 la plus appropri\u00e9e. Pour cela, il est important d'examiner l'ensemble des processus financiers et comptables bas\u00e9s sur SAP \u00e0 automatiser et de comprendre les exigences de chaque processus. Ce n'est qu'en gardant ces deux aspects \u00e0 l'esprit qu'une plateforme d'automatisation flexible et \u00e9volutive pour la finance peut r\u00e9ellement faire valoir ses atouts et mener l'initiative au succ\u00e8s.<\/p>\n\n\n\n