{"id":62336,"date":"2019-10-14T08:00:26","date_gmt":"2019-10-14T06:00:26","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=62336"},"modified":"2022-05-01T10:19:12","modified_gmt":"2022-05-01T08:19:12","slug":"sap-gestion-des-donnees-de-base-automatisee-et-efficace","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/sap-stammdatenmanagement-automatisiert-und-effektiv\/","title":{"rendered":"Gestion des donn\u00e9es de base SAP : automatis\u00e9e et efficace"},"content":{"rendered":"

Pour y parvenir, il est recommand\u00e9 d'utiliser un logiciel de gestion des donn\u00e9es d'application (ADM). L'int\u00e9r\u00eat de cette solution est que les services sp\u00e9cialis\u00e9s sont eux-m\u00eames les utilisateurs et restent ainsi ma\u00eetres de leurs donn\u00e9es.<\/p>\n

Depuis longtemps, les donn\u00e9es sont per\u00e7ues comme des actifs strat\u00e9giques, mais la plupart du temps, elles ne sont pas encore trait\u00e9es comme telles. Ainsi, non seulement la qualit\u00e9 des donn\u00e9es doit \u00eatre am\u00e9lior\u00e9e de mani\u00e8re cons\u00e9quente, mais il faut \u00e9galement tenir compte de la quantit\u00e9 de donn\u00e9es qui augmente g\u00e9n\u00e9ralement de mani\u00e8re exponentielle avec la taille de l'entreprise. Si les processus ne sont pas optimis\u00e9s en cons\u00e9quence, la comp\u00e9titivit\u00e9 - et donc le succ\u00e8s de l'entreprise - en p\u00e2tissent. Les donn\u00e9es critiques pour l'entreprise doivent notamment \u00eatre prises en compte. Il s'agit en grande partie des donn\u00e9es de base. La majeure partie d'entre elles sont cr\u00e9\u00e9es et\/ou modifi\u00e9es dans les services sp\u00e9cialis\u00e9s. Il s'agit par exemple des informations relatives aux nouveaux mat\u00e9riaux ou articles ainsi qu'aux d\u00e9biteurs et cr\u00e9anciers, des donn\u00e9es relatives aux fournisseurs, aux clients et au personnel ainsi que des conditions de prix.<\/p>\n

Pourquoi donc faire pr\u00e9parer laborieusement et en grande partie manuellement par le service sp\u00e9cialis\u00e9 ces cr\u00e9ations et modifications de donn\u00e9es de base, qui sont ensuite \u00e0 leur tour introduites dans SAP manuellement ou \u00e0 l'aide d'outils techniques par le service informatique ? Cela peut entra\u00eener non seulement des erreurs co\u00fbteuses dans les processus en aval, mais aussi une faible productivit\u00e9 et des rapports erron\u00e9s. Il est pr\u00e9f\u00e9rable que les d\u00e9partements sp\u00e9cialis\u00e9s comblent eux-m\u00eames cette lacune, de mani\u00e8re automatis\u00e9e et sans aucune connaissance en programmation SAP. Les paragraphes suivants expliquent comment relever les principaux d\u00e9fis qui en d\u00e9coulent.<\/p>\n

Acc\u00e9l\u00e9rer les processus de donn\u00e9es de base<\/h3>\n

La lenteur des proc\u00e9dures manuelles relatives aux donn\u00e9es de base peut freiner des processus cl\u00e9s tels que la gestion des commandes, la maintenance des \u00e9quipements, le lancement de nouveaux produits et les op\u00e9rations de la cha\u00eene d'approvisionnement. Cependant, l'automatisation de ces processus a toujours \u00e9t\u00e9 confi\u00e9e \u00e0 des ressources informatiques sp\u00e9cialis\u00e9es, qui \u00e9taient souvent d\u00e9j\u00e0 surcharg\u00e9es.<\/p>\n

Aujourd'hui, les professionnels qui connaissent certainement le mieux leurs processus et leurs donn\u00e9es peuvent r\u00e9duire les temps de traitement de 50 % ou plus gr\u00e2ce \u00e0 des logiciels sp\u00e9cialement con\u00e7us pour eux. Les solutions sont int\u00e9gr\u00e9es dans des classeurs bas\u00e9s sur Microsoft Excel ou des formulaires web, ce qui \u00e9limine la saisie manuelle des donn\u00e9es via l'interface utilisateur graphique SAP. Elles optimisent ainsi la gestion des donn\u00e9es de base pour tout type d'objet - et pas seulement pour les \"quatre grands\", c'est-\u00e0-dire les donn\u00e9es relatives aux articles, aux clients, aux fournisseurs et aux finances.<\/p>\n

R\u00e9duire les doublons<\/h3>\n

Les enregistrements de donn\u00e9es de base en double sont \u00e0 l'origine d'une s\u00e9rie de probl\u00e8mes en aval et d'un reporting impr\u00e9cis. Il est possible d'\u00e9viter les nouveaux doublons en permettant aux gestionnaires de rechercher les enregistrements existants via des formulaires web avant d'en cr\u00e9er de nouveaux. Les utilisateurs professionnels peuvent \u00e9galement utiliser Excel pour marquer les enregistrements en double existants en vue de leur suppression, ce qui leur permet de nettoyer leurs propres donn\u00e9es et d'am\u00e9liorer les op\u00e9rations commerciales.<\/p>\n

Appliquer les proc\u00e9dures et les r\u00e8gles de gestion de mani\u00e8re coh\u00e9rente<\/h3>\n

Lorsque les donn\u00e9es de base sont g\u00e9r\u00e9es manuellement, les proc\u00e9dures et les r\u00e8gles de gestion sont souvent appliqu\u00e9es de mani\u00e8re incoh\u00e9rente. Il en r\u00e9sulte une mauvaise qualit\u00e9 des donn\u00e9es et des risques commerciaux inutiles.<\/p>\n

Toutefois, une solution bas\u00e9e sur des formulaires et des flux de travail permet de mettre en place des contr\u00f4les formels pour la collecte et la validation des donn\u00e9es, qui ne peuvent pas \u00eatre contourn\u00e9s. De m\u00eame, il est possible d'int\u00e9grer des r\u00e8gles de gestion d\u00e9taill\u00e9es afin d'\u00e9viter que les donn\u00e9es ne soient pas collect\u00e9es et donc manquantes. Pour ce faire, les champs n\u00e9cessaires sont cr\u00e9\u00e9s dans le formulaire - sans qu'il soit n\u00e9cessaire de les pr\u00e9voir dans le syst\u00e8me SAP -, les formats de donn\u00e9es sont standardis\u00e9s et les donn\u00e9es sont am\u00e9lior\u00e9es en utilisant des services web de fournisseurs tiers, par exemple pour la validation des adresses ou les renseignements sur la solvabilit\u00e9. Il est \u00e9galement possible d'enregistrer des documentations telles que des formulaires d'exon\u00e9ration fiscale ou des renseignements sur le cr\u00e9dit dans le processus de workflow, en plus des champs de donn\u00e9es SAP qui sont remplis dans le cadre du processus de cr\u00e9ation des donn\u00e9es de base.<\/p>\n

\"Capture<\/a>
Les solutions de gestion des donn\u00e9es de r\u00e9f\u00e9rence peuvent surveiller les indicateurs cl\u00e9s de performance via des tableaux de bord pr\u00eats \u00e0 l'emploi.<\/figcaption><\/figure>\n

Plus de visibilit\u00e9 sur le statut des demandes de donn\u00e9es de base<\/h3>\n

Dans le monde manuel, il n'est pas facile de suivre le statut d'une demande de donn\u00e9es de base. Les bonnes solutions de workflow veillent \u00e0 ce que les agents soient automatiquement inform\u00e9s ou rappel\u00e9s des t\u00e2ches dues ou en retard par des notifications par e-mail ou des formulaires de collecte de donn\u00e9es.<\/p>\n

Mesurer la performance et optimiser les processus<\/h3>\n

Est-il possible de savoir exactement combien de temps il faut pour compl\u00e9ter une demande de donn\u00e9es de base ou si les accords sur le niveau de service (SLA) ont \u00e9t\u00e9 respect\u00e9s ? Probablement pas si les processus sont manuels. Mais la plupart des solutions de gestion des donn\u00e9es de base surveillent automatiquement les principaux indicateurs de performance, tels que les \u00e9conomies de temps, les temps de traitement, les taux d'erreur de donn\u00e9es et les accords de niveau de service (voir illustration). Des tableaux de bord ou d'autres fonctions de rapport aident \u00e0 identifier et \u00e0 r\u00e9soudre les goulots d'\u00e9tranglement dans le processus ainsi que les probl\u00e8mes de qualit\u00e9 des donn\u00e9es.<\/p>\n

Aujourd'hui, gr\u00e2ce aux logiciels d'entreprises comme Winshuttle, les utilisateurs professionnels ont la possibilit\u00e9 de relever leurs d\u00e9fis les plus urgents en mati\u00e8re de donn\u00e9es de base, d'acc\u00e9l\u00e9rer les processus et d'am\u00e9liorer consid\u00e9rablement la qualit\u00e9 des donn\u00e9es. Tout cela a un effet durable sur l'entreprise. L'\u00e9tude de cas suivante montre comment et que cela fonctionne dans la pratique.<\/p>\n

La standardisation bat les solutions isol\u00e9es<\/h3>\n

Depuis 2012, Hamberger Industriewerke GmbH mise sur l'Application-Data-Management (ADM) de Winshuttle - et donc sur des processus automatis\u00e9s dans la gestion des donn\u00e9es SAP. L'entreprise minimise ainsi les processus manuels co\u00fbteux et sujets aux erreurs et profite de processus enti\u00e8rement num\u00e9riques ainsi que d'une qualit\u00e9 de donn\u00e9es \u00e9lev\u00e9e.<\/p>\n

Si les donn\u00e9es doivent fournir une base de d\u00e9cision valable, il va de soi qu'elles doivent toujours \u00eatre \u00e0 jour et compl\u00e8tes. Plus les donn\u00e9es sont nombreuses, plus il est important de les g\u00e9rer de mani\u00e8re professionnelle \u00e0 l'aide de logiciels modernes. Et si l'entreprise op\u00e8re \u00e0 l'\u00e9chelle mondiale, c'est un must.<\/p>\n

La soci\u00e9t\u00e9 Hamberger Industriewerke GmbH, dont le si\u00e8ge social se trouve \u00e0 Stephanskirchen pr\u00e8s de Rosenheim, suit \u00e9galement cette approche. Hamberger r\u00e9alise un chiffre d'affaires annuel d'environ 325 millions d'euros avec 2700 collaborateurs dans le monde. Le fabricant de rev\u00eatements de sol et de si\u00e8ges de toilettes accorde une grande importance \u00e0 la qualit\u00e9 des donn\u00e9es. C'est pourquoi il a commenc\u00e9 d\u00e8s 2012 \u00e0 automatiser la gestion des donn\u00e9es \u00e0 l'aide du logiciel de Winshuttle.<\/p>\n

Cr\u00e9ation et gestion des donn\u00e9es de base de milliers d'enregistrements<\/h3>\n

En raison des exigences du march\u00e9, il fallait cr\u00e9er chaque ann\u00e9e un nombre \u00e0 quatre chiffres de num\u00e9ros d'articles. Le nombre de caract\u00e9ristiques \u00e0 g\u00e9rer n'a cess\u00e9 d'augmenter, notamment en raison de l'importance croissante du commerce en ligne. En outre, l'expansion a n\u00e9cessit\u00e9 la cr\u00e9ation et la gestion des donn\u00e9es de base et des enregistrements de conditions d'un grand nombre de clients. Lors de la reprise r\u00e9ussie de nouvelles cha\u00eenes de magasins avec des centaines de sites, il n'\u00e9tait souvent plus possible d'effectuer manuellement la cr\u00e9ation en temps r\u00e9el exig\u00e9e par les commerciaux. \"Jusqu'\u00e0 pr\u00e9sent, nos collaborateurs avaient saisi manuellement et \u00e0 grands frais toutes ces quantit\u00e9s de donn\u00e9es dans le syst\u00e8me ERP de SAP que nous utilisions. Les d\u00e9partements sp\u00e9cialis\u00e9s avaient transmis les contenus n\u00e9cessaires aux coll\u00e8gues comp\u00e9tents par fichier Excel ou m\u00eame encore sous forme papier\", d\u00e9crit Harald Dechant, architecte DataWarehouse, la proc\u00e9dure.<\/p>\n

Le taux d'erreur et les co\u00fbts de contr\u00f4le et de correction \u00e9taient par cons\u00e9quent \u00e9lev\u00e9s et augmentaient parall\u00e8lement au volume de donn\u00e9es. \"Par exemple, une erreur de prix dans les processus de commande enti\u00e8rement \u00e9lectroniques pouvait entra\u00eener des co\u00fbts suppl\u00e9mentaires \u00e9lev\u00e9s\", explique Dechant. Comme le volume de donn\u00e9es ne cessera d'augmenter avec la num\u00e9risation, une nouvelle approche bas\u00e9e sur les technologies de l'information a \u00e9t\u00e9 recommand\u00e9e.<\/p>\n

Hamberger avait des id\u00e9es bien arr\u00eat\u00e9es concernant une solution logicielle qui devait r\u00e9pondre aux exigences suivantes :<\/p>\n