{"id":62325,"date":"2019-10-14T08:00:40","date_gmt":"2019-10-14T06:00:40","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=62325"},"modified":"2020-08-20T11:32:21","modified_gmt":"2020-08-20T09:32:21","slug":"comment-la-haute-qualite-des-donnees-stimule-le-traitement-electronique-des-factures","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wie-hohe-datenqualitaet-die-elektronische-rechnungsverarbeitung-befeuert\/","title":{"rendered":"Comment une qualit\u00e9 de donn\u00e9es \u00e9lev\u00e9e stimule le traitement \u00e9lectronique des factures"},"content":{"rendered":"

Il n'est donc pas \u00e9tonnant que l'externalisation soit toujours aussi demand\u00e9e en Allemagne : selon une \u00e9tude Axxcon, pr\u00e8s de la moiti\u00e9 des d\u00e9cideurs participants (47%) constatent une am\u00e9lioration de la qualit\u00e9 des fonctions informatiques externalis\u00e9es. REINZ-Dichtungs-GmbH, sp\u00e9cialiste de la technologie d'\u00e9tanch\u00e9it\u00e9, a \u00e9galement recours \u00e0 l'externalisation depuis 2018 pour la saisie et la validation des factures entrantes. Depuis, l'entreprise re\u00e7oit toutes les factures sous forme num\u00e9rique et v\u00e9rifi\u00e9es dans son propre livre d'entr\u00e9e SAP pour une validation ou une comptabilisation ult\u00e9rieure, et ce dans un d\u00e9lai maximum de 48 heures.<\/p>\n

\"Croiseur\"<\/a><\/h3>\n

Des workflows intelligents pour plus d'automatisme<\/h3>\n

La filiale de DANA Incorporated a commenc\u00e9 de mani\u00e8re classique d\u00e8s 2012 avec la num\u00e9risation et l'automatisation de la r\u00e9ception des factures dans SAP - enti\u00e8rement en interne. Patrick Kreuzer, directeur financier de REINZ, se souvient : \"Qu'il s'agisse de factures logistiques avec r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 la commande pour les MRO et les mat\u00e9riaux de production, y compris la v\u00e9rification de l'entr\u00e9e de marchandises valoris\u00e9e, ou du traitement des commandes \u00e0 prix limite et \u00e0 prix estim\u00e9, notre gestion des factures entrantes est complexe, et le traitement \u00e9tait par cons\u00e9quent laborieux. Depuis 2012, l'introduction d'une solution de traitement automatis\u00e9 et num\u00e9rique des factures entrantes dans SAP nous a permis d'acc\u00e9l\u00e9rer consid\u00e9rablement le processus de saisie et de contr\u00f4le des factures logistiques tout en am\u00e9liorant la transparence\".<\/p>\n

Des assistants intelligents ont \u00e9t\u00e9 programm\u00e9s au sein de la solution pour accompagner le processus de traitement. En cas d'incoh\u00e9rence, un avertissement s'affiche, par exemple lorsqu'une facture n'est pas n\u00e9cessaire parce qu'il s'agit d'une proc\u00e9dure de cr\u00e9dit. M\u00eame un message indiquant s'il y a un risque de perdre l'utilisation de l'escompte appara\u00eet. De m\u00eame, le contr\u00f4le du flux de travail impl\u00e9ment\u00e9 depuis 2018 pour les factures sans r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 une commande a consid\u00e9rablement acc\u00e9l\u00e9r\u00e9 le processus standard, qui \u00e9tait jusqu'\u00e0 pr\u00e9sent manuel et chronophage. Gr\u00e2ce \u00e0 une matrice de validation, la solution d\u00e9termine d\u00e9sormais automatiquement le prochain valideur comp\u00e9tent. La v\u00e9rification fastidieuse de la pr\u00e9sence de toutes les signatures de validation sur la facture n'est plus n\u00e9cessaire. Les collaborateurs voient aujourd'hui de mani\u00e8re transparente dans le moniteur du syst\u00e8me le statut de la validation de la facture.<\/p>\n

\"Photo<\/a>
REINZ-Dichtungs-GmbH, Neu-Ulm.<\/figcaption><\/figure>\n

\"Nous avons \u00e9galement int\u00e9gr\u00e9 la solution dans notre processus de r\u00e9ception des marchandises\", explique Kreuzer. \"Maintenant, si une livraison n'a pas \u00e9t\u00e9 confirm\u00e9e, nous pouvons initier un workflow de relance directement via la solution AFI lorsque la facture est disponible. C'\u00e9tait une v\u00e9ritable \u00e9tape pour nous, car les services qui devaient auparavant suivre les entr\u00e9es de marchandises sont d\u00e9sormais consid\u00e9rablement d\u00e9charg\u00e9s. Gr\u00e2ce aux messages des assistants, le syst\u00e8me v\u00e9rifie beaucoup de choses automatiquement. D\u00e9sormais, la solution est le contr\u00f4leur de factures qui dit de mani\u00e8re fiable s'il s'agit d'une proc\u00e9dure de cr\u00e9dit, si l'entr\u00e9e de marchandises existe ou non, s'il y a des diff\u00e9rences de prix ou de quantit\u00e9 ou si, le cas \u00e9ch\u00e9ant, aucune entr\u00e9e de marchandises n'est n\u00e9cessaire. Le traitement global est ainsi plus rapide et plus transparent, ce qui explique certainement pourquoi la solution est tr\u00e8s bien accueillie par les utilisateurs\".<\/p>\n

L'efficacit\u00e9. La flexibilit\u00e9. \u00c9volutivit\u00e9.<\/h3>\n

Lorsque REINZ a introduit la solution SAP d'AFI Solutions en 2012, le site de Neu-Ulm recevait environ 40.000 factures entrantes par an, soit environ 120.000 pages - \u00e0 l'\u00e9poque, principalement par courrier. Depuis, les choses ont \u00e9volu\u00e9 : le syst\u00e8me a \u00e9t\u00e9 adapt\u00e9 aux nouvelles conditions et la solution a \u00e9t\u00e9 d\u00e9ploy\u00e9e dans d'autres soci\u00e9t\u00e9s holding sur le site de Neu-Ulm. Le volume des factures n'a cess\u00e9 d'augmenter, \u00e0 tel point que REINZ a envisag\u00e9 d'externaliser la pr\u00e9paration fastidieuse des donn\u00e9es de facturation. Kreuzer rapporte : \"\u00c0 ma connaissance, AFI Solutions est l'un des rares fabricants en Allemagne \u00e0 proposer des solutions pour les flux de travail dans le livre de r\u00e9ception des factures et \u00e0 combiner cela avec un service complet pour la num\u00e9risation des factures. Nous avons \u00e9tudi\u00e9 ce service et avons r\u00e9alis\u00e9 que l'externalisation nous permettait de pr\u00e9server de tr\u00e8s nombreuses ressources et de r\u00e9duire nos activit\u00e9s standard. De plus, nous avons r\u00e9duit les co\u00fbts du serveur informatique et avons pu faire l'\u00e9conomie du logiciel OCR\".<\/p>\n

\"Image<\/a>
DANA Incorporated. Toutes les photos : REINZ-Dichtungs-GmbH<\/figcaption><\/figure>\n

Un service qui va comme un gant<\/h3>\n

Bien entendu, le prestataire de services externe tient \u00e9galement compte des sp\u00e9cificit\u00e9s de REINZ, comme la validation des fournisseurs Conto-pro-Diverse d'environ 40 pays. Dans ce cas, les fiches n'ont aucun sens dans le syst\u00e8me. Pour les fournisseurs CPD, il existe des comptes collectifs pour lesquels des donn\u00e9es telles que l'adresse, le vendeur ou les coordonn\u00e9es bancaires doivent toujours \u00eatre saisies et valid\u00e9es lors du contr\u00f4le des factures. REINZ n'a plus \u00e0 s'occuper de ce travail, c'est d\u00e9sormais le prestataire de services qui s'en charge. Marisa Hiller, directrice du RedPaperCenter de Stuttgart : \"L'un des principaux arguments en faveur de nos services au RedPaperCenter est que les collaborateurs du service de comptabilit\u00e9 ou des achats ne sont plus charg\u00e9s de travaux administratifs pr\u00e9alables, n'ont plus \u00e0 s'occuper de la gestion de ces t\u00e2ches en cas de maladie ou de vacances et peuvent ainsi se concentrer sur leurs comp\u00e9tences principales. De plus, nous travaillons toujours avec la technologie de reconnaissance optique des caract\u00e8res la plus r\u00e9cente. Nos collaborateurs contr\u00f4lent et valident les donn\u00e9es de documents lues automatiquement, qui sont ensuite transmises de mani\u00e8re crypt\u00e9e \u00e0 REINZ via nos serveurs pour y \u00eatre import\u00e9es dans le syst\u00e8me SAP. Les collaborateurs de REINZ peuvent ainsi continuer \u00e0 travailler confortablement sur les donn\u00e9es avec DirectInvoiceControl dans leur moniteur AFI. Les factures sont bien entendu archiv\u00e9es en toute s\u00e9curit\u00e9 chez le client et peuvent \u00eatre consult\u00e9es \u00e0 tout moment dans leur version originale, y compris les e-mails et les pi\u00e8ces jointes des factures des fournisseurs\".<\/p>\n

En raison de la bonne exp\u00e9rience avec le service pour le site de Neu-Ulm, DANA envisage maintenant d'effectuer le contr\u00f4le des factures pour d'autres sites europ\u00e9ens via AFI et, en cons\u00e9quence, de sous-traiter la validation des documents de facturation \u00e0 Stuttgart. Kreuzer conclut : \"Actuellement, le RedPaperCenter d'AFI Solutions traite environ 200 factures par jour pour notre site allemand. En raison de l'excellente qualit\u00e9 des donn\u00e9es, pour laquelle une d\u00e9finition d\u00e9taill\u00e9e des exigences est n\u00e9cessaire, et de l'efficacit\u00e9 des processus en aval qui en r\u00e9sulte, le groupe envisage maintenant de d\u00e9ployer non seulement la solution de facturation, mais aussi le service d'AFI Solutions \u00e0 nos filiales europ\u00e9ennes\".<\/p>\n

\"https:\/\/e3mag.com\/partners\/afi-solutions-gmbh\/\"<\/a><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

En tant qu'entreprise, il est bon de cr\u00e9er des espaces de libert\u00e9 afin de pouvoir se concentrer sur des situations complexes ainsi que sur ses propres forces. Cela est souvent plus facile lorsque les activit\u00e9s administratives telles que la saisie et la v\u00e9rification des factures sont confi\u00e9es \u00e0 des prestataires de services externes. <\/p>","protected":false},"author":2137,"featured_media":62328,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,26405,36966],"tags":[40,265,725],"coauthors":[38064],"class_list":["post-62325","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-advertorial","category-extra-1909","tag-effizienz","tag-flexibilitaet","tag-skalierbarkeit","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",400,180,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",1000,450,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",600,270,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753.jpg",600,270,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/09\/shutterstock_1088555753-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

Als Unternehmen ist es gut, Freir\u00e4ume zu schaffen, um sich auf komplexe Sachverhalte sowie eigene St\u00e4rken fokussieren zu k\u00f6nnen. Das gelingt oft besser, wenn administrative T\u00e4tigkeiten wie Rechnungserfassung und -pr\u00fcfung an externe Dienstleister ausgelagert werden. <\/p>\n","category_list_v2":"Business-Management<\/a>, Advertorial<\/a>, Extra 1909<\/a>","author_info_v2":{"name":"AFI Solutions GmbH","url":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/author\/afi-solutions-gmbh\/"},"comments_num_v2":"0 commentaire","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/62325","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2137"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=62325"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/62325\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/62328"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=62325"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=62325"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=62325"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=62325"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}