Le potentiel d'\u00e9conomies est \u00e9norme : la Commission europ\u00e9enne estime \u00e0 64,5 milliards d'euros par an les \u00e9conomies r\u00e9alis\u00e9es par les entreprises de l'UE gr\u00e2ce au traitement \u00e9lectronique des factures.<\/p>\n
Pour pouvoir lire les donn\u00e9es des factures papier et les transmettre directement au syst\u00e8me comptable sous forme \u00e9lectronique, de nombreuses entreprises utilisent des solutions OCR (OCR = Optical Character Recognition).<\/p>\n
Les factures papier sont d'abord scann\u00e9es, puis un composant de reconnaissance OCR lit les donn\u00e9es de la facture afin de pouvoir les transmettre par workflow au processus de validation \u00e9lectronique.<\/p>\n
Ce d\u00e9tour co\u00fbteux et chronophage est toutefois superflu si l'exp\u00e9diteur et le destinataire se mettent d'accord sur une proc\u00e9dure de facturation enti\u00e8rement \u00e9lectronique, que ce soit via EDI (electronic data interchange), des portails EBPP (electronic bill presentment and payment), des portails web ou via e-mail ou DE-Mail.<\/p>\n
Rien que la suppression des frais de papier et d'affranchissement rend l'envoi de factures par voie \u00e9lectronique souhaitable. \u00c0 cela s'ajoutent d'autres avantages en termes de co\u00fbts ainsi que de nombreuses possibilit\u00e9s d'optimisation, par exemple en termes d'efficacit\u00e9 de traitement et de transparence.<\/p>\n
C'est du c\u00f4t\u00e9 du destinataire de la facture que le potentiel d'\u00e9conomies est le plus important. En effet, l'assistance logicielle n'intervient pas seulement \u00e0 la r\u00e9ception des factures, mais aussi dans tous les processus d'entreprise en aval, comme la v\u00e9rification, la saisie des donn\u00e9es et l'archivage.<\/p>\n
Le traitement \u00e9lectronique des factures est \u00e9norm\u00e9ment acc\u00e9l\u00e9r\u00e9 tout au long du processus. Gr\u00e2ce \u00e0 une comparaison avec les donn\u00e9es de la commande, les factures peuvent en outre \u00eatre valid\u00e9es automatiquement. Le destinataire \u00e9conomise ainsi une grande partie des frais et du temps de traitement, ce qui lui permet de b\u00e9n\u00e9ficier plus souvent d'un escompte. Les frais de rappel appartiennent \u00e9galement au pass\u00e9.<\/p>\n
L'\u00e9change de factures au format PDF\/A r\u00e9duit le temps de traitement de 27 \u00e0 2 minutes. Actuellement, on constate une forte tendance \u00e0 la facturation unifi\u00e9e au format PDF\/A, car malgr\u00e9 des co\u00fbts d'investissement r\u00e9duits, les avantages sont importants tant pour l'\u00e9metteur que pour le destinataire de la facture.<\/p>\n
\u00c0 cela s'ajoute le fait que de plus en plus de fournisseurs passent \u00e0 un \u00e9change de factures au format PDF\/A, car ils souhaitent de leur c\u00f4t\u00e9 r\u00e9aliser les avantages en termes de co\u00fbts ou que nombre de leurs clients du secteur \u00e9conomique et du secteur public n'acceptent plus les factures papier. Les entreprises de taille moyenne en particulier devraient profiter de cette situation de d\u00e9part positive.<\/p>\n
Les fichiers PDF\/A peuvent \u00eatre facilement g\u00e9n\u00e9r\u00e9s \u00e0 partir de Microsoft Word ou d'un syst\u00e8me ERP et envoy\u00e9s par e-mail ou DE-Mail. Le format PDF\/A ne comprend pas seulement un fichier image, mais \u00e9galement un fichier TXT.<\/p>\n
Des programmes compl\u00e9mentaires simples permettent d'extraire ces fichiers TXT et de les rendre lisibles pour les syst\u00e8mes ERP. La saisie manuelle des donn\u00e9es de facturation ou la lecture des donn\u00e9es \u00e0 l'aide d'un composant OCR n'est plus n\u00e9cessaire.<\/p>\n
La qualit\u00e9 des donn\u00e9es est de 100 pour cent lors de l'\u00e9change de factures au format PDF\/A, contre environ 75 pour cent lors de la saisie via des composants OCR.<\/p>\n
Comme les fichiers TXT sont int\u00e9gralement repris dans le syst\u00e8me ERP, il n'y a pas de perte de donn\u00e9es ni d'erreurs de lecture lors de l'\u00e9change de factures par PDF\/A. Les factures peuvent \u00eatre envoy\u00e9es par courrier \u00e9lectronique ou par fax.<\/p>\n
Le minist\u00e8re f\u00e9d\u00e9ral de l'Int\u00e9rieur (BMI) a calcul\u00e9 que le traitement d'une facture papier prend en moyenne 27 minutes. L'\u00e9change \u00e9lectronique de factures au format PDF\/A, avec des \"donn\u00e9es d'en-t\u00eate\" pour un traitement semi-automatique, r\u00e9duit ce temps \u00e0 environ cinq minutes.<\/p>\n
Pour les factures faisant r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 une commande, le temps de travail est m\u00eame r\u00e9duit \u00e0 environ deux minutes si la facture correspond \u00e0 la commande. Et ce, pour un investissement tr\u00e8s faible de la part du destinataire de la facture.<\/p>\n
Gr\u00e2ce \u00e0 une solution logicielle de traitement automatique des factures dans le syst\u00e8me SAP, les entreprises utilisatrices de SAP peuvent traiter de mani\u00e8re enti\u00e8rement automatique tous les fichiers PDF\/A entrants, tels que les factures ou les avis de paiement.<\/p>\n
Une telle application g\u00e9n\u00e8re toutes les donn\u00e9es pertinentes pour la comptabilisation \u00e0 partir de fichiers PDF\/A et les transmet automatiquement au syst\u00e8me SAP. Un logiciel OCR suppl\u00e9mentaire ou un prestataire de services externe ne sont pas n\u00e9cessaires.<\/p>\n
Le traitement s'effectue directement dans le syst\u00e8me SAP, sans rupture de m\u00e9dia ni interface, ce qui garantit une qualit\u00e9 des donn\u00e9es \u00e0 cent pour cent. Tant la v\u00e9rification manuelle des donn\u00e9es que le contr\u00f4le des factures selon l'article 14 de la loi allemande sur la TVA (UStG) par le gestionnaire sont supprim\u00e9s.<\/p>\n
Les erreurs de saisie ou la perte interne de factures appartiennent au pass\u00e9. Le processus de traitement d\u00e9marre apr\u00e8s r\u00e9ception du fichier PDF par e-mail. Ensuite, il y a d'une part l'archivage juridiquement s\u00fbr en sauvegardant le fichier correspondant (texte de l'e-mail et le PDF correspondant) dans l'archive.<\/p>\n
D'autre part, le traitement du fichier PDF commence dans le syst\u00e8me SAP. Les donn\u00e9es sont transf\u00e9r\u00e9es dans un livre d'entr\u00e9e de facture et une pr\u00e9-imputation automatique a lieu.<\/p>\n
La solution d\u00e9termine ensuite les destinataires comp\u00e9tents et d\u00e9clenche le workflow. Une fois la facture valid\u00e9e au moyen du workflow, la transaction est enregistr\u00e9e et le document SAP est archiv\u00e9 avec le PDF.<\/p>\n
Le passage au traitement des factures au format PDF et l'acc\u00e9l\u00e9ration et l'all\u00e8gement des processus internes \u00e0 l'entreprise qui en d\u00e9coulent ne profitent pas seulement aux collaborateurs de la comptabilit\u00e9 financi\u00e8re, mais aussi, dans toute l'entreprise, \u00e0 tous ceux qui sont impliqu\u00e9s dans le processus de validation.<\/p>\n
Gr\u00e2ce au workflow \u00e9lectronique, l'ensemble du processus de facturation est nettement acc\u00e9l\u00e9r\u00e9. Un avantage important est la transparence tout au long du processus de traitement des factures.<\/p>\n
Le statut de chaque facture est v\u00e9rifiable en permanence. Les copies de factures, la recherche fastidieuse de la facture originale ou m\u00eame la perte d'un document appartiennent au pass\u00e9.<\/p>\n
Un autre avantage r\u00e9side dans le fait que les factures se r\u00e9f\u00e9rant \u00e0 des commandes peuvent \u00e9galement \u00eatre lues au niveau des positions et trait\u00e9es automatiquement.<\/p>\n
Les avantages d'un traitement des factures PDF int\u00e9gr\u00e9 dans SAP sont \u00e9galement perceptibles pour la direction. Par exemple, les entreprises b\u00e9n\u00e9ficient d'une repr\u00e9sentation en temps r\u00e9el des dettes actuelles, car les chiffres de la r\u00e9ception des factures sont imm\u00e9diatement disponibles.<\/p>\n
Cela permet notamment une gestion plus pr\u00e9cise des liquidit\u00e9s. Les bailleurs de fonds externes tels que les banques ou les actionnaires attendent aujourd'hui davantage d'informations \u00e0 un stade pr\u00e9coce. L'int\u00e9gration d'informations par des tiers, comme les fournisseurs ou les clients, est toutefois un facteur qui peut retarder significativement le processus de cl\u00f4ture.<\/p>\n
Gr\u00e2ce \u00e0 un traitement des factures PDF enti\u00e8rement int\u00e9gr\u00e9 dans SAP, ces informations peuvent \u00eatre g\u00e9n\u00e9r\u00e9es, trait\u00e9es et pr\u00e9sent\u00e9es de mani\u00e8re transparente beaucoup plus rapidement. Les entreprises gagnent ainsi un temps pr\u00e9cieux sur le chemin sem\u00e9 d'emb\u00fbches de la cl\u00f4ture rapide.<\/p>\n
Avec l'adoption de la loi sur la simplification fiscale en 2011, le l\u00e9gislateur a certes r\u00e9duit les exigences l\u00e9gales, mais c'est toujours au contribuable qu'il incombe de fournir les justificatifs correspondants.<\/p>\n
Lors de l'envoi de factures par e-mail, par exemple, le destinataire doit garantir l'authenticit\u00e9 et l'int\u00e9grit\u00e9. Cela doit \u00eatre garanti par une proc\u00e9dure de contr\u00f4le interne.<\/p>\n
Une application de traitement des factures PDF int\u00e9gr\u00e9e dans SAP v\u00e9rifie le respect de ces r\u00e8gles \u00e0 l'aide d'un processus standardis\u00e9. La solution permet d'apporter une preuve compl\u00e8te tout au long du processus, de la r\u00e9ception de la facture \u00e0 son enregistrement.<\/p>\n
En outre, la solution garantit, par le biais d'un contr\u00f4le automatique des factures entrantes conform\u00e9ment \u00e0 l'article 14 de la loi allemande sur la TVA (UStG), que toutes les factures entrantes remplissent les caract\u00e9ristiques permettant d'autoriser la d\u00e9duction de la TVA en amont.<\/p>\n
Certaines entreprises h\u00e9sitent encore \u00e0 modifier leur \u00e9change traditionnel de factures sur papier. Cependant, la tendance vers le traitement \u00e9lectronique des factures ne peut pas \u00eatre arr\u00eat\u00e9e. La Commission europ\u00e9enne a par exemple demand\u00e9 \u00e0 ses \u00c9tats membres de faire de la facturation \u00e9lectronique la m\u00e9thode pr\u00e9dominante d'ici 2020.<\/p>\n
Les entreprises innovantes et tourn\u00e9es vers l'avenir se positionnent d'ores et d\u00e9j\u00e0 comme les pionni\u00e8res d'une vague de conversion attendue. Ainsi, les experts pr\u00e9voient une croissance de 30 pour cent en Europe dans le domaine des factures \u00e9lectroniques pour les ann\u00e9es \u00e0 venir. Au niveau mondial, on s'attend \u00e0 une augmentation de 20 pour cent.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
La tendance est claire. De plus en plus de fournisseurs convertissent leurs factures et avis de paiement en fichier PDF et les envoient par e-mail \u00e0 leurs partenaires commerciaux. Le l\u00e9gislateur soutient cette \u00e9volution par des initiatives en ce sens, notamment la loi sur la simplification fiscale de 2011, qui place la facture \u00e9lectronique quasiment sur un pied d'\u00e9galit\u00e9 avec la facture papier. <\/p>","protected":false},"author":1885,"featured_media":61274,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,1551],"tags":[15719,31],"coauthors":[35699],"class_list":["post-61986","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-1551","tag-edi","tag-wirtschaft","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",400,155,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-768x297.jpg",768,297,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-100x39.jpg",100,39,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-480x186.jpg",480,186,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-640x248.jpg",640,248,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-720x279.jpg",720,279,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-960x372.jpg",960,372,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",18,7,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",600,232,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",600,232,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"
Der Trend ist eindeutig. Immer mehr Lieferanten konvertieren ihre Rechnungen und Avise in eine PDF-Datei und versenden diese via E-Mail an ihre Gesch\u00e4ftspartner. Der Gesetzgeber unterst\u00fctzt diese Entwicklung durch entsprechende Initiativen, insbesondere das Steuervereinfachungsgesetz 2011, das die elektronische Rechnung der Papierrechnung nahezu gleichstellt. <\/p>\n","category_list_v2":"Business-Management<\/a>, MAG 15-06<\/a>","author_info_v2":{"name":"Elke Waiblinger, Software4Professionals","url":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/author\/elke-waiblinger\/"},"comments_num_v2":"0 commentaire","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/61986","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1885"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=61986"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/61986\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/61274"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=61986"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=61986"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=61986"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=61986"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}