Peut-on se passer compl\u00e8tement de papier au bureau ? Dans de nombreux secteurs, la communication entre partenaires commerciaux se fait aujourd'hui largement par e-mail, mais le \"courrier jaune\" et la communication par fax sont \u00e9galement loin d'\u00eatre \"morts\".<\/p>\n
Les pi\u00e8ces jointes PDF aux e-mails remplacent certes de plus en plus le courrier postal et le fax - mais \u00e0 quoi ressemble alors le traitement ult\u00e9rieur de ces documents ?<\/p>\n
Il y a 25 ans d\u00e9j\u00e0 - au d\u00e9but de ma p\u00e9riode informatique personnelle avec SAP R\/2 - on pr\u00e9disait une courte dur\u00e9e de vie au papier dans les bureaux. \u00c0 l'\u00e9poque, le business informatique fonctionnait aussi - sans e-mail, sans smartphones et sans iPads. Donc : les morts sont plus nombreux que les vivants.<\/p>\n
Mais m\u00eame en 2015, avec les \"pi\u00e8ces jointes PDF aux e-mails\" dans l'activit\u00e9 quotidienne, je vois assez souvent chez mes clients comment les documents sortants des syst\u00e8mes ERP (g\u00e9n\u00e9ralement SAP) sont certes envoy\u00e9s sous forme num\u00e9rique, mais aussi r\u00e9imprim\u00e9s chez le destinataire, tri\u00e9s et conserv\u00e9s en parall\u00e8le sous forme d'e-mail, puis mis en circulation et ressaisis manuellement (et assez souvent rescann\u00e9s).<\/p>\n
\"Quelle absurdit\u00e9\", penseront peut-\u00eatre certains lecteurs - mais c'est pourtant assez souvent la r\u00e9alit\u00e9 dans les bureaux allemands - tous secteurs confondus !<\/p>\n
Qu'il s'agisse de confirmations de commande que l'on pr\u00e9f\u00e8re ensuite confronter \"sur papier\", poste par poste, \u00e0 la commande sortante SAP, afin de d\u00e9tecter les \u00e9carts de d\u00e9lai, de prix ou de quantit\u00e9 ; qu'il s'agisse de commandes sortantes que l'on a cr\u00e9\u00e9es soi-m\u00eame, auxquelles on ajoute encore en interne des drapeaux papier ou des tampons pour les valider et dont on obtient toutes les signatures dans le circuit papier avant que tout ne parte chez le fournisseur (scann\u00e9es ou sous forme de \"courrier jaune\") ; si l'on imprime une commande client et que l'on saisit et v\u00e9rifie manuellement article par article dans le syst\u00e8me ERP Sales & Distribution ; si l'on copie des lettres de candidature pour les distribuer de l'\u00e9quipe RH \u00e0 l'\u00e9quipe sp\u00e9cialis\u00e9e concern\u00e9e... Les exemples sont nombreux.<\/p>\n
Pourquoi ces processus B2B sont-ils encore si \"analogiques\", alors que la communication priv\u00e9e est plus \"num\u00e9rique\" ? Le l\u00e9gislateur a d\u00e9j\u00e0 suivi le mouvement \u00e0 de nombreux endroits et a d\u00e9j\u00e0 pos\u00e9 les bases de l'\u00e9change \u00e9lectronique de factures en 2011 avec la loi sur la simplification fiscale - la suppression de la signature \u00e9lectronique qualifi\u00e9e en cas de preuve d'une proc\u00e9dure adapt\u00e9e. Et l'agenda num\u00e9rique est \u00e9galement porteur d'espoir.<\/p>\n
Et les conditions technologiques n'ont-elles pas \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9es ? Les postes de travail administratifs sont \u00e9galement souvent \u00e9quip\u00e9s d'\u00e9crans doubles ; les documents peuvent \u00eatre affich\u00e9s en taille r\u00e9elle sur les \u00e9crans - les co\u00fbts sont mod\u00e9r\u00e9s.<\/p>\n
M\u00eame l'argument du \"stockage co\u00fbteux pour conserver les formats \u00e0 forte densit\u00e9 de stockage\" s'est de plus en plus effondr\u00e9 en raison de l'effondrement des co\u00fbts au cours des derni\u00e8res ann\u00e9es.<\/p>\n
Les arguments en faveur des processus num\u00e9riques sont pourtant \u00e9vidents : transparence maximale de l'ensemble du processus commercial, de la r\u00e9ception au classement, de la cr\u00e9ation \u00e0 l'envoi - pour tous les participants, possibilit\u00e9 d'acc\u00e8s et d'information \u00e0 tout moment.<\/p>\n
Il est prouv\u00e9 que les co\u00fbts sont r\u00e9duits jusqu'\u00e0 80 % (selon une \u00e9tude de la Deutsche Bank Research, cela a \u00e9t\u00e9 d\u00e9termin\u00e9 par exemple pour l'\u00e9change de factures enti\u00e8rement \u00e9lectronique). Les classeurs et les caves remplies de documents papier disparaissent. Le processus purchase-to-pay et order-to-cash est massivement acc\u00e9l\u00e9r\u00e9.<\/p>\n
Comme les processus administratifs des entreprises ne font pas partie de la cr\u00e9ation de valeur, ils ne sont souvent consid\u00e9r\u00e9s qu'en aval. Il faut sans doute du temps pour que le \"changement\" s'op\u00e8re ici - et il ne suffit pas d'installer un logiciel sur un ou plusieurs postes de travail.<\/p>\n
Souvent, des processus de travail entiers sont fondamentalement remis en question et modifi\u00e9s. Il arrive que des postes de travail soient compl\u00e8tement supprim\u00e9s, que le comit\u00e9 d'entreprise soit consult\u00e9...<\/p>\n
Ensuite, il faut aussi des ressources internes. Ainsi, le service informatique interne doit examiner, cr\u00e9er et ensuite exploiter le mat\u00e9riel, les logiciels et l'infrastructure.<\/p>\n
Les \u00e9quipes sp\u00e9cialis\u00e9es doivent tester et approuver de nouveaux processus - et ce, en plus de leurs activit\u00e9s quotidiennes. Or, ces ressources internes sont souvent limit\u00e9es. Les services de cloud computing peuvent certes soulager cette situation, mais ils soul\u00e8vent d'autres questions critiques.<\/p>\n
La question de la \"conformit\u00e9\" reste \u00e9galement pos\u00e9e - la mani\u00e8re dont nous travaillerons num\u00e9riquement est-elle \u00e9galement \"s\u00fbre et admissible\" ? Qui conseille \u00e0 ce sujet, qui certifie ces nouvelles proc\u00e9dures ? O\u00f9 se situe la responsabilit\u00e9 ? Et cela va bien au-del\u00e0 de la question de la \"s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es\" et des attaques ext\u00e9rieures (\"peurs de la CIA\").<\/p>\n
Une \u00e9p\u00e9e de Damocl\u00e8s... Est-ce que ce sont les personnes dans les domaines sp\u00e9cialis\u00e9s \u00e0 qui l'on retire leur cher \"papier\" ? Probablement pas - car le soir, la vie priv\u00e9e se poursuit \u00e9galement sur le plan num\u00e9rique... sur Amazon, sur YouTube, sur WhatsApp.<\/p>\n
Ce sont plut\u00f4t les personnes qui craignent pour leur emploi ! \"Le logiciel prendra-t-il alors le relais de mon travail, aurai-je encore besoin de moi dans le quotidien du bureau num\u00e9rique ?\" Comment s'effectue une participation et une acceptation raisonnables de toutes les personnes concern\u00e9es ?<\/p>\n
Notre l\u00e9gislateur affiche l'\"agenda num\u00e9rique\", mais continue de fournir une multitude de nouvelles lois et d'instructions peu r\u00e9fl\u00e9chies sur les proc\u00e9dures. On peut penser par exemple \u00e0 l'attestation de r\u00e9ception, \u00e0 la loi sur le salaire minimum, \u00e0 la proc\u00e9dure d'autoliquidation...<\/p>\n
Et puis le \"manque d'uniformit\u00e9\". Certes, les associations industrielles et \u00e9conomiques ou les regroupements dus aux fabricants tentent r\u00e9guli\u00e8rement de cr\u00e9er des \"normes num\u00e9riques\".<\/p>\n
Mais y parvient-on ? Les puissants groupes imposent \"leurs\" normes, des portails individuels (et donc h\u00e9t\u00e9rog\u00e8nes) sont cr\u00e9\u00e9s pour saisir les donn\u00e9es et les documents - chacun fait sa \"soupe\".<\/p>\n
\u00c9ventuellement, la standardisation d'un secteur r\u00e9ussit une fois (VDA, Swift, etc.), rarement toute l'Allemagne (DIN, etc.), comme souvent dans l'UE ? La derni\u00e8re tentative en date : ZUGFeRD - le forum allemand de la facture \u00e9lectronique. Ici, le \"D\" me d\u00e9range d\u00e9j\u00e0 personnellement - pour les autorit\u00e9s en Allemagne, d'accord. Mais pour les entreprises actives au niveau international ? Eh bien...<\/p>\n
Et enfin, le logiciel n'est souvent pas encore aussi imbriqu\u00e9, haptiquement excellent et intuitif qu'on le souhaiterait ! Ainsi, les e-mails sont souvent conserv\u00e9s dans des structures de dossiers clients et un syst\u00e8me ERP est utilis\u00e9 en parall\u00e8le, avec en plus un r\u00e9pertoire r\u00e9seau.<\/p>\n
Le bureau enti\u00e8rement sans papier est-il en train de devenir une r\u00e9alit\u00e9 ? Les avantages sont \u00e9vidents et les conditions cadres sont en place. Il existe de nombreux fournisseurs de logiciels sur le march\u00e9 qui proposent des solutions sophistiqu\u00e9es en la mati\u00e8re.<\/p>\n
Le gouvernement f\u00e9d\u00e9ral a lui aussi reconnu les signes : L'agenda num\u00e9rique est porteur d'espoir :<\/p>\n
\"La num\u00e9risation offre de grands potentiels et permet de cr\u00e9er des synergies. Il incombe donc \u00e0 la politique d'accompagner activement le changement structurel et de fixer les conditions-cadres pour vivre, apprendre, travailler et faire des affaires dans le monde num\u00e9rique, et de permettre \u00e0 tous de participer au changement num\u00e9rique\".<\/em><\/p>\n Edward Gower-Isaac, VP Business Process Services chez Ricoh Europe, d\u00e9clare : \"La num\u00e9risation est sans aucun doute un facteur cl\u00e9 de l'adoption croissante de la facturation \u00e9lectronique en Europe. Les entreprises se rendent compte que la num\u00e9risation n'est plus seulement un facteur de diff\u00e9renciation, mais une condition pr\u00e9alable pour toute entreprise qui souhaite continuer \u00e0 exister \u00e0 l'avenir.<\/p>\n 73% des directeurs ont d\u00e9clar\u00e9 que le fait d'atteindre la maturit\u00e9 num\u00e9rique entra\u00eenait directement une croissance du chiffre d'affaires et 62% \u00e9taient d'accord avec l'affirmation selon laquelle la maturit\u00e9 num\u00e9rique rendait leur entreprise plus int\u00e9ressante pour les investisseurs potentiels et les nouveaux propri\u00e9taires\".<\/p>\n O\u00f9 est leur gain dans l'entreprise lorsque non seulement les factures entrantes et sortantes, par exemple, mais aussi les processus en amont et en aval, tels que les demandes de besoin, les confirmations de commande, les commandes des clients, les bons de livraison, les avis de paiement, les certificats de mat\u00e9riel, les certificats d'origine, les dossiers de candidature, etc. sont trait\u00e9s de mani\u00e8re \u00e9lectronique, num\u00e9rique et surtout automatis\u00e9e.<\/p>\n Vous obtenez une transparence et une efficacit\u00e9 maximales, ce qui vous permet d'\u00e9conomiser de l'argent chaque jour. Le retour sur investissement est g\u00e9n\u00e9ralement atteint \u00e0 court ou moyen terme (12 \u00e0 48 mois).<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Presque tout le monde les a : des moyens de communication disponibles en permanence et \"sans papier\" pour \u00e9changer en priv\u00e9 - par WhatsApp, Twitter, Instagram, e-mail ou via le service de messages courts presque \"old-school\". 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