La Cesk\u00e1 Sporitelna, la plus grande banque de la R\u00e9publique tch\u00e8que, dont le si\u00e8ge est \u00e0 Prague, doit permettre \u00e0 chacun de ses quelque 11.000 employ\u00e9s d'acc\u00e9der \u00e0 son dossier personnel depuis son poste de travail.<\/p>\n
Pour accompagner les nouvelles r\u00e9glementations, le prestataire de services financiers a r\u00e9organis\u00e9 son service du personnel et a d\u00e9m\u00e9nag\u00e9 son site de Prague \u00e0 Kladno, dans la banlieue de Prague. La num\u00e9risation des documents devait faciliter ce d\u00e9m\u00e9nagement.<\/p>\n
En outre, le service du personnel a d\u00e9cid\u00e9 de d\u00e9mat\u00e9rialiser d'autres processus dans le domaine des ressources humaines (RH). Ainsi, aujourd'hui, les fiches de paie ne sont plus mises \u00e0 la disposition des employ\u00e9s sous forme papier, mais sous forme num\u00e9rique via l'acc\u00e8s \u00e0 leur propre dossier personnel.<\/p>\n
Lors de la s\u00e9lection du fournisseur d'un dossier personnel num\u00e9rique, le choix s'est port\u00e9 sur Circle Unlimited et la solution cuSmarText HR en tch\u00e8que. L'introduction a \u00e9t\u00e9 prise en charge par s IT Solutions AT Spardat selon un concept en quatre phases. s IT Solutions est le fournisseur informatique du groupe Erste d'Europe centrale et orientale ainsi que des caisses d'\u00e9pargne en Autriche.<\/p>\n
Au d\u00e9but du projet, la mise en place du futur dossier personnel num\u00e9rique \u00e9tait au programme. Pour ce faire, s IT Solutions a travaill\u00e9 en \u00e9troite collaboration avec le service RH pendant environ six semaines. Ensemble, ils ont d\u00e9velopp\u00e9 une structure de dossiers claire (par exemple contrat de travail, fiche de paie, documents de candidature, autres documents personnels) avec environ 60 dossiers principaux et sous-dossiers pour le classement des documents du personnel de mani\u00e8re \u00e0 ce qu'ils puissent \u00eatre r\u00e9vis\u00e9s.<\/p>\n
\"Une gestion des dossiers bien pens\u00e9e est l'un des facteurs de r\u00e9ussite lors de l'introduction d'un dossier personnel num\u00e9rique. Elle constitue la base d'autres d\u00e9cisions telles que la d\u00e9finition des groupes d'acc\u00e8s et la logique d'autorisation qui y est li\u00e9e\".<\/em><\/p>\n explique Andrea Ziegler, Solution Manager chez s IT Solutions :<\/p>\n \"Il faut pr\u00e9voir et consacrer suffisamment de temps \u00e0 cette t\u00e2che\".<\/em><\/p>\n Une fois la gestion des dossiers termin\u00e9e, s IT Solutions a commenc\u00e9 \u00e0 impl\u00e9menter la solution logicielle cuSmarText traduite en tch\u00e8que. La banque utilisait d\u00e9j\u00e0 SAP HR et SAP ESS\/MSS. Andrea Ziegler cite dans ce contexte l'une des principales raisons pour lesquelles le choix s'est port\u00e9 sur Circle Unlimited :<\/p>\n \"La solution est enti\u00e8rement int\u00e9gr\u00e9e dans SAP. Cela signifie que le dossier num\u00e9rique du personnel est g\u00e9n\u00e9r\u00e9 automatiquement pour chaque employ\u00e9 cr\u00e9\u00e9 dans SAP HR, sans aucun effort de d\u00e9veloppement suppl\u00e9mentaire\".<\/em><\/p>\n Pour permettre \u00e0 tous les employ\u00e9s d'acc\u00e9der \u00e0 leur dossier personnel, s IT Solutions a utilis\u00e9 le portail web Employee Self-Service existant. De plus, les cadres utilisent un portail libre-service sp\u00e9cial pour les managers afin d'avoir acc\u00e8s aux dossiers personnels de leurs collaborateurs. Les deux ont \u00e9t\u00e9 connect\u00e9s au logiciel de dossier personnel num\u00e9rique.<\/p>\n \"Nous \u00e9tions alors confront\u00e9s \u00e0 environ 300.000 documents personnels dans les archives de la Cesk\u00e1 Sporitelna, qui devaient \u00eatre num\u00e9ris\u00e9s et transf\u00e9r\u00e9s dans le nouveau syst\u00e8me. Pour mener \u00e0 bien cette grande t\u00e2che, nous avons opt\u00e9 pour la technologie des codes-barres\".<\/em><\/p>\n se souvient Josef Gram, chef de projet chez s IT Solutions.<\/p>\n Pour ce faire, s IT Solutions a d\u00e9velopp\u00e9, avec le soutien de Circle Unlimited, un sc\u00e9nario de codes-barres qui a d\u00e9bouch\u00e9 sur une version imprim\u00e9e d'autocollants de codes-barres. Les codes-barres eux-m\u00eames ont \u00e9t\u00e9 g\u00e9n\u00e9r\u00e9s directement \u00e0 partir du dossier num\u00e9rique.<\/p>\n Les autocollants ont ensuite \u00e9t\u00e9 imprim\u00e9s sur des appareils multifonctions, puis coll\u00e9s sur les documents, qui ont finalement \u00e9t\u00e9 lib\u00e9r\u00e9s pour \u00eatre num\u00e9ris\u00e9s. La lecture des documents num\u00e9ris\u00e9s dans les dossiers du personnel a ensuite \u00e9t\u00e9 automatis\u00e9e.<\/p>\n Pour ce faire, les documents \u00e9taient comprim\u00e9s dans des fichiers ZIP, transf\u00e9r\u00e9s dans cuSmarText HR, puis \"d\u00e9zipp\u00e9s\" et attribu\u00e9s au bon dossier personnel par le biais du code-barres et du contr\u00f4le des t\u00e2ches. Si le syst\u00e8me ne parvenait pas \u00e0 reconna\u00eetre les documents, ceux-ci \u00e9taient renvoy\u00e9s \u00e0 la banque pour v\u00e9rification dans le cadre d'un traitement d'erreur.<\/p>\n Le processus de num\u00e9risation, de la cr\u00e9ation des codes-barres \u00e0 la lecture et \u00e0 l'attribution en passant par le scannage, a pris la plus grande partie du temps du projet, soit environ six mois.<\/p>\n Josef Gram jette un regard en arri\u00e8re :<\/p>\n \"Au d\u00e9part, nous avions pr\u00e9vu deux \u00e0 trois mois. L'ampleur de la num\u00e9risation et les d\u00e9lais \u00e0 pr\u00e9voir font certainement partie des le\u00e7ons apprises\".<\/em><\/p>\n Environ 11.000 employ\u00e9s r\u00e9partis sur 15 sites de la Cesk\u00e1 Sporitelna et de ses filiales devaient avoir un aper\u00e7u de leur dossier personnel et les collaborateurs RH devaient eux-m\u00eames travailler avec le logiciel.<\/p>\n Pour ce faire, s IT Solutions et Circle Unlimited ont cr\u00e9\u00e9 un concept d'autorisation \u00e0 plusieurs niveaux avec 15 groupes d'utilisateurs diff\u00e9rents et leurs r\u00f4les. Par exemple, la suppression finale des documents du personnel n'incombe aujourd'hui qu'\u00e0 quelques collaborateurs de l'\u00e9quipe du personnel.<\/p>\n \"Le concept d'autorisation est tr\u00e8s complexe et le processus d'\u00e9laboration a \u00e9t\u00e9 laborieux. En regardant en arri\u00e8re, il est recommand\u00e9 de d\u00e9finir les droits d'acc\u00e8s d\u00e8s le tout d\u00e9but d'un projet. Sinon, les tests fonctionnels d\u00e9j\u00e0 r\u00e9alis\u00e9s doivent \u00eatre effectu\u00e9s \u00e0 nouveau sous l'angle des droits d'acc\u00e8s\".<\/em><\/p>\n d\u00e9crit Andrea Ziegler. Le crit\u00e8re principal pour l'attribution des droits d'acc\u00e8s \u00e9tait la fonction du collaborateur dans l'entreprise. Une distinction a \u00e9t\u00e9 faite aussi bien au sein du d\u00e9partement RH qu'entre les cadres, les employ\u00e9s et les d\u00e9partements de tiers.<\/p>\n Ainsi, tous les employ\u00e9s de l'entreprise ont eu acc\u00e8s \u00e0 leurs donn\u00e9es personnelles, \u00e0 leurs contrats de travail et \u00e0 leurs fiches de paie. En revanche, ils n'ont pas acc\u00e8s \u00e0 l'ensemble des documents relatifs \u00e0 leur candidature et \u00e0 leur recrutement. Seules les personnes autoris\u00e9es du service des ressources humaines peuvent y acc\u00e9der.<\/p>\n En plus du dossier personnel \u00e9lectronique, la banque a opt\u00e9 pour une solution de cr\u00e9ation automatique de documents relatifs aux RH. L\u00e0 encore, le choix s'est port\u00e9 sur Circle Unlimited et son logiciel cuDocument Builder.<\/p>\n Elle cr\u00e9e de mani\u00e8re enti\u00e8rement automatis\u00e9e de nouveaux documents \u00e0 partir d'\u00e9l\u00e9ments de texte pr\u00e9formul\u00e9s et de donn\u00e9es personnelles et les munit au besoin d'un code-barres.<\/p>\n C'est \u00e0 ce th\u00e8me que s IT Solutions s'est consacr\u00e9 dans la derni\u00e8re phase du projet. L'accent a \u00e9t\u00e9 mis sur les impressions en masse. Le d\u00e9fi particulier consistait \u00e0 produire simultan\u00e9ment des documents concernant diff\u00e9rentes entreprises au sein du groupe bancaire, c'est-\u00e0-dire la Cesk\u00e1 Sporitelna elle-m\u00eame ou l'une de ses filiales.<\/p>\n s IT Solutions et Circle Unlimited ont r\u00e9ussi \u00e0 mettre en place un contr\u00f4le automatique pour s\u00e9lectionner le mod\u00e8le de document appropri\u00e9 en fonction de la soci\u00e9t\u00e9. Ainsi, lors de l'impression en masse, les logos et la mise en page sont aujourd'hui s\u00e9lectionn\u00e9s en rapport avec la soci\u00e9t\u00e9 concern\u00e9e en utilisant le m\u00eame contenu de document.<\/p>\n Les mod\u00e8les se trouvent dans ce que l'on appelle une Template Library. Pour remplir les documents avec des donn\u00e9es de SAP HR, les champs n\u00e9cessaires ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9finis et stock\u00e9s dans une Clause Library.<\/p>\n Les deux \"biblioth\u00e8ques\" sont bas\u00e9es sur de nombreuses conditions, \u00e0 savoir ce qui est utile, quand et comment, et ce qui doit \u00eatre rempli de texte et de donn\u00e9es lors des envois. L'\u00e9quipe RH de la banque utilise la g\u00e9n\u00e9ration automatique de documents pour cr\u00e9er des impressions de masse telles que les augmentations de salaire annuelles, mais aussi des documents tels que les nouveaux contrats de service en cas de mutation interne et bien d'autres choses encore.<\/p>\n Conform\u00e9ment aux exigences l\u00e9gales, les employ\u00e9s peuvent d\u00e9sormais acc\u00e9der \u00e0 tout moment \u00e0 leurs dossiers personnels via des portails en libre-service. Les coll\u00e8gues RH ont la possibilit\u00e9 d'acc\u00e9der au dossier num\u00e9rique directement depuis le syst\u00e8me SAP et de consulter facilement tous les documents importants et les donn\u00e9es du personnel.<\/p>\n Ils ne doivent plus attendre les dossiers ou les d\u00e9placer d'un service \u00e0 l'autre. La banque a \u00e9galement accord\u00e9 une importance particuli\u00e8re \u00e0 l'am\u00e9lioration du flux de travail lors de l'entr\u00e9e et de la sortie d'un collaborateur ainsi que lors d'un changement interne.<\/p>\n Par exemple, les contrats de travail sont d\u00e9sormais cr\u00e9\u00e9s automatiquement, imprim\u00e9s et pr\u00eats \u00e0 \u00eatre sign\u00e9s. \u00c0 ce jour, la banque a cr\u00e9\u00e9 plus de 17.000 dossiers personnels num\u00e9riques dans le syst\u00e8me et y a archiv\u00e9 plus de 330.000 documents.<\/p>\n \"Nous avons d\u00e9marr\u00e9 le projet fin 2012 et le syst\u00e8me est devenu productif en janvier 2014. L'\u00e9troite coop\u00e9ration avec l'\u00e9quipe de consultants de Circle Unlimited tout au long du projet et les possibilit\u00e9s que nous ont offertes les solutions logicielles ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9terminantes pour la r\u00e9ussite de ce projet d'envergure\".<\/em><\/p>\n conclut Josef Gram.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Les banques, notamment, comme la Cesk\u00e1 Sporitelna tch\u00e8que, doivent respecter de nombreuses exigences l\u00e9gales. Cela vaut aussi bien pour les processus op\u00e9rationnels qu'administratifs. Il en r\u00e9sulte in\u00e9vitablement la num\u00e9risation des documents d'identit\u00e9 qui \u00e9taient jusqu'alors sur papier.<\/p>","protected":false},"author":1825,"featured_media":60767,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[1596],"tags":[601,1104],"coauthors":[33580],"class_list":["post-61171","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-1596","tag-digitalisierung","tag-hr","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",400,155,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-768x297.jpg",768,297,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-100x39.jpg",100,39,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-480x186.jpg",480,186,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-640x248.jpg",640,248,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-720x279.jpg",720,279,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-960x372.jpg",960,372,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",18,7,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",600,232,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",600,232,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":" Insbesondere Banken, wie die tschechische Cesk\u00e1 Sporitelna, haben sich an zahlreiche rechtliche Vorgaben zu halten. 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