Mais que se passe-t-il si le syst\u00e8me ERP ne dispose pas de la solution ad\u00e9quate pour r\u00e9pondre au besoin de traitement automatis\u00e9 des confirmations de commande ?<\/p>\n
Environ 65.000 confirmations de commande (AB) arrivent chaque ann\u00e9e chez MAG de mani\u00e8re d\u00e9centralis\u00e9e sur sept sites. Cela signifie que pr\u00e8s de 180.000 positions sont compar\u00e9es dans SAP et que des dizaines de AB sont agraf\u00e9es aux commandes imprim\u00e9es et conserv\u00e9es dans un classeur.<\/p>\n
Tout le monde peut probablement se rendre compte de l'immense perte de temps et des sources de recherche et d'erreur que cela repr\u00e9sente. Et tout le monde sait aussi que les confirmations de commande re\u00e7ues par fax ou par courrier peuvent \u00eatre \u00e9gar\u00e9es.<\/p>\n
Si une question sur le processus appara\u00eet ensuite, c'est extr\u00eamement d\u00e9favorable. Le papier a \u00e9galement l'inconv\u00e9nient d'\u00eatre lent. Cela signifie qu'il arrive que l'on rappelle par erreur aux fournisseurs d'envoyer l'AB en retard.<\/p>\n
Malheureusement, la personne responsable est en vacances ou malade, ou la transmission a \u00e9t\u00e9 faite \u00e0 la mauvaise personne ou s'est perdue pendant ce temps.<\/p>\n
\"Nous voulions faire beaucoup mieux en termes de temps de r\u00e9action et de traitement, mais surtout en termes de transparence\"<\/em><\/p>\n explique J\u00fcrgen Geiger, chef de projet MAG, \u00e0 propos du souhait de traiter \u00e9lectroniquement les confirmations de commande.<\/p>\n Le responsable des achats le confirme en r\u00e9v\u00e9lant \"il a simplement regard\u00e9 ses employ\u00e9s faire ce qu'ils faisaient\".<\/em>.<\/p>\n \"D'une certaine mani\u00e8re, on le sait, mais voir combien de d\u00e9placements sont effectu\u00e9s chaque jour dans le service des achats, c'est remarquable\".<\/em><\/p>\n a d\u00e9clar\u00e9 Markus Schulz.<\/p>\n Pour choisir un logiciel appropri\u00e9, MAG a cherch\u00e9 des fabricants certifi\u00e9s qui d\u00e9veloppent des solutions logicielles int\u00e9gr\u00e9es \u00e0 SAP, qui comprennent le processus d'achat et SAP, qui r\u00e9agissent de mani\u00e8re flexible aux souhaits et aux exigences et qui ont de l'exp\u00e9rience dans le traitement \u00e9lectronique des documents. C'est pour ces raisons que MAG est tomb\u00e9 sur AFI.<\/p>\n Il s'est av\u00e9r\u00e9 que l'AFI r\u00e9pondait \u00e0 toutes les exigences : sauf une. La solution logicielle ne correspondait pas tout \u00e0 fait aux processus de MAG. Cela a d'abord irrit\u00e9 certains membres de l'\u00e9quipe de projet.<\/p>\n \"Mais nous avons vite compris que la direction de l'AFI \u00e9tait tout \u00e0 fait dispos\u00e9e et surtout capable d'adapter le logiciel. Nous avons \u00e9galement compris l'\u00e9norme opportunit\u00e9 que cela pouvait repr\u00e9senter pour nous\".<\/em><\/p>\n se souvient Markus Schulz.<\/p>\n \"Nous avons eu la possibilit\u00e9 de participer \u00e0 la conception du logiciel. Une telle opportunit\u00e9 n'arrive pas souvent\".<\/em><\/p>\n MAG s'est entretenu avec d'autres fabricants potentiels et a voulu savoir comment ils allaient aborder la mise en \u0153uvre. Il s'est rapidement av\u00e9r\u00e9 qu'il n'existait pas sur le march\u00e9 de logiciel de confirmation de commande int\u00e9gr\u00e9 \u00e0 SAP qui puisse r\u00e9pondre aux exigences de MAG.<\/p>\n C'\u00e9tait inattendu ! AFI a pr\u00e9sent\u00e9 un concept d'adaptation du logiciel et a directement commenc\u00e9 \u00e0 le d\u00e9velopper. \"Il en est ressorti un logiciel id\u00e9al qui facilite tellement nos activit\u00e9s quotidiennes et qui soutient mon \u00e9quipe\", se r\u00e9jouit le responsable des achats.<\/p>\n Afin de recevoir \u00e0 l'avenir les AB directement sous forme num\u00e9rique, le mat\u00e9riel de fax a \u00e9t\u00e9 adapt\u00e9 \u00e0 la fonction \"fax to folder\". Les AB arrivent certes encore sous forme de fax, mais le terminal ne les imprime plus sur papier, il les centralise au format TIF ou PDF. Le premier pas vers une transparence maximale, un temps de traitement r\u00e9duit et une documentation compl\u00e8te !<\/p>\n La mani\u00e8re dont les donn\u00e9es de l'AB, reconnues au moyen d'une OCR, sont transmises \u00e0 SAP exige une connaissance approfondie du syst\u00e8me ERP. Gr\u00e2ce aux connaissances d\u00e9taill\u00e9es de l'\u00e9quipe de d\u00e9veloppement d'AFI, DirectConfirmationControl est en mesure de faire correspondre les donn\u00e9es AB lues avec les donn\u00e9es de commande SAP MM.<\/p>\n Si une commande est envoy\u00e9e par le fournisseur \u00e0 MAG comme \"confirm\u00e9e telle que command\u00e9e\", le logiciel AFI le reconna\u00eet. Le traitement suivant par l'acheteur est alors une affaire de secondes. Inversement, les \u00e9carts de d\u00e9lais ou d'\u00e9ch\u00e9ances, de quantit\u00e9s et de prix sont imm\u00e9diatement visibles.<\/p>\n Ici aussi, le traitement est nettement plus efficace gr\u00e2ce \u00e0 des sauts directs de DirectConfirmationControl vers les transactions SAP ME23N, MD04, MM02 ou ME12. Il n'est plus n\u00e9cessaire de saisir p\u00e9niblement les cl\u00e9s SAP.<\/p>\n \"Il ne reste plus qu'\u00e0 cliquer sur le bouton '\u00c9tat des stocks\/besoins' pour voir si un \u00e9cart est tol\u00e9rable\".<\/em><\/p>\n d\u00e9crit le responsable des achats.<\/p>\n Si une remise ou un suppl\u00e9ment est indiqu\u00e9 sur l'AB, mais qu'il n'est pas mentionn\u00e9 dans la commande SAP, le logiciel AFI le d\u00e9tecte et acc\u00e8de en temps r\u00e9el au syst\u00e8me ERP pour \u00e9craser la commande initiale.<\/p>\n \"Bien s\u00fbr, au d\u00e9but, nous \u00e9tions sceptiques quant au fait qu'un logiciel modifie automatiquement les commandes SAP\"<\/em><\/p>\n avoue Markus Schulz.<\/p>\n \"Les avantages de la correction automatique \u00e9taient pourtant \u00e9vidents. Le syst\u00e8me de test nous a permis de prouver que ce qui doit \u00eatre corrig\u00e9 l'est de mani\u00e8re optimale. Et que toutes les \u00e9tapes sont consign\u00e9es sans faille\".<\/em><\/p>\n Tous les acheteurs savent \u00e0 quel point la composition des prix nets est importante. Il ne s'agit pas seulement de sa propre r\u00e9putation dans les \u00e9valuations et analyses r\u00e9currentes. Il s'agit plut\u00f4t de la transparence et de la tra\u00e7abilit\u00e9 et des d\u00e9ductions qui en d\u00e9coulent pour les calculs futurs.<\/p>\n \"Les prix nets ne peuvent \u00eatre \u00e9valu\u00e9s que s'il est possible de comprendre comment ils se composent. Et cela doit bien s\u00fbr \u00eatre repr\u00e9sent\u00e9 dans SAP\".<\/em><\/p>\n explique Markus Schulz \u00e0 propos du fait que DirectConfirmationControl \u00e9crit, si n\u00e9cessaire, des remises dans la commande SAP et modifie ainsi la commande initiale.<\/p>\n La transparence est \u00e9galement garantie par les possibilit\u00e9s de filtrage ainsi que par l'archivage \u00e9lectronique dans SAP Content Server.<\/p>\n \"Les filtres \u00e9tendus et les affichages d'\u00e9tat du moniteur sont ind\u00e9pendants de l'emplacement et faciles \u00e0 comprendre\".<\/em><\/p>\n sait J\u00fcrgen Geiger.<\/p>\n \"Chacune de nos organisations d'achat peut choisir pour elle-m\u00eame ce qui doit \u00eatre affich\u00e9. De m\u00eame, l'aper\u00e7u global de toutes les confirmations de commande est garanti dans toute l'entreprise. Et si l'original doit \u00eatre affich\u00e9, il est imm\u00e9diatement disponible en appuyant sur un bouton\".<\/em><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Pour le fabricant de machines-outils MAG IAS Fertigungssysteme, la devise \"The Power of One\" symbolise \u00e9galement l'id\u00e9e de piloter les processus cl\u00e9s de mani\u00e8re uniforme. 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Correction automatique si n\u00e9cessaire<\/h3>\n
Valeur informative des prix nets<\/h3>\n