{"id":5862,"date":"2013-08-05T00:00:00","date_gmt":"2013-08-04T22:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=5853"},"modified":"2019-04-01T10:55:19","modified_gmt":"2019-04-01T08:55:19","slug":"sans-erreur-et-en-toute-securite-juridique","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/fehlerfrei-und-rechtssicher\/","title":{"rendered":"Automatisation : sans erreur et en toute s\u00e9curit\u00e9 juridique"},"content":{"rendered":"

L'envoi de factures en fait \u00e9galement partie. Il y a cinq ans, l'entreprise a donc modernis\u00e9 la proc\u00e9dure existante. SEW-Eurodrive utilisait d\u00e9j\u00e0 l'envoi \u00e9lectronique de factures par EDI depuis un certain temps.<\/p>\n

Le format obsol\u00e8te VDA pour les factures \u00e9lectroniques, d\u00e9velopp\u00e9 par l'Association allemande de l'industrie automobile pour l'\u00e9change de donn\u00e9es \u00e9lectroniques, s'est toutefois r\u00e9v\u00e9l\u00e9 probl\u00e9matique.<\/p>\n

\u00c0 l'avenir, tous les \u00e9changes \u00e9lectroniques de donn\u00e9es devraient donc se faire par Edifact.<\/p>\n

Frank Bohnert, chef de groupe Business Processes Sales chez SEW-Eurodrive :<\/p>\n

\"Nous voulions d'une part faire passer \u00e0 Edifact les clients existants qui utilisaient encore l'ancien format VDA. Nous avions d\u00e9j\u00e0 fait de bonnes exp\u00e9riences avec cette m\u00e9thode.<\/em><\/p>\n

Et d'autre part, nous voulions proposer \u00e0 d'autres clients un \u00e9change de donn\u00e9es \u00e9lectroniques afin de pouvoir traiter de mani\u00e8re uniforme, si possible, l'ensemble de l'envoi de factures\".<\/em><\/p>\n

Un autre objectif du projet \u00e9tait d'externaliser l'envoi des factures \u00e0 un prestataire de services qui devait jouer un r\u00f4le de multiplicateur.<\/p>\n

C'est l\u00e0 qu'ils ont d\u00e9couvert Basware, sur recommandation d'un client. Le sp\u00e9cialiste du purchase-to-pay dispose d'une large base d'utilisateurs dans le secteur automobile.<\/p>\n

\"Ce fait \u00e0 lui seul plaidait d\u00e9j\u00e0 fortement en faveur de Basware. Nous avons n\u00e9anmoins proc\u00e9d\u00e9 \u00e0 l'habituelle \u00e9tude de march\u00e9 et \u00e0 l'\u00e9valuation des produits avant de prendre une d\u00e9cision d\u00e9finitive\",<\/em><\/p>\n

explique Frank Bohnert.<\/p>\n

Au cours de ce processus de s\u00e9lection, la solution de facturation \u00e9lectronique du fournisseur finlandais s'est impos\u00e9e. Celle-ci saisit les donn\u00e9es commerciales de mani\u00e8re enti\u00e8rement automatique sur la base d'un pilote d'imprimante, les convertit, v\u00e9rifie leur plausibilit\u00e9 et transmet les informations au destinataire dans une structure pr\u00e9d\u00e9finie.<\/p>\n

Le passage \u00e0 la nouvelle proc\u00e9dure d'envoi des factures s'est fait sans probl\u00e8me - les collaborateurs avaient d\u00e9j\u00e0 une exp\u00e9rience pratique du format Edifact.<\/p>\n

Il n'a fallu que deux \u00e0 trois jours de travail pour passer \u00e0 une facturation enti\u00e8rement automatis\u00e9e.<\/p>\n

Du syst\u00e8me ERP au document de facturation<\/h3>\n

SEW-Eurodrive g\u00e8re ses donn\u00e9es d'approvisionnement dans SAP ERP, \u00e0 partir duquel les donn\u00e9es sont converties vers le Business Integration Server du sp\u00e9cialiste de l'int\u00e9gration B2B Seeburger.<\/p>\n

De l\u00e0, les donn\u00e9es pr\u00e9par\u00e9es sont ensuite transmises automatiquement \u00e0 Basware au format Edifact.<\/p>\n

\"Nous avons effectivement atteint ici l'int\u00e9gration et l'automatisation maximales des processus\".<\/em><\/p>\n

constate Frank Bohnert.<\/p>\n

\"On ne peut pas faire plus direct et plus automatis\u00e9 !\"<\/em><\/p>\n

Dans l'approche pr\u00e9c\u00e9dente, l'entreprise devait administrer elle-m\u00eame le processus d'exp\u00e9dition. Aujourd'hui, en revanche, elle n'agit plus qu'en tant qu'exp\u00e9diteur vers Basware, son seul partenaire.<\/p>\n

Celui-ci s'occupe de l'envoi des factures \u00e9lectroniques aux diff\u00e9rents destinataires conform\u00e9ment aux exigences.<\/p>\n

SEW-Eurodrive d\u00e9l\u00e8gue \u00e9galement des exigences particuli\u00e8res comme la mise en \u0153uvre des souhaits des clients lors de la facturation - par exemple l'indication de r\u00e9f\u00e9rences suppl\u00e9mentaires pour leur imputation.<\/p>\n

\"Ici, nous utilisons \u00e9galement Basware comme prestataire de services de coordination\".<\/em><\/p>\n

dit Bohnert.<\/p>\n

Les erreurs informatiques sont ainsi \u00e9limin\u00e9es, l'exploitation est stable, de temps en temps, une question de contenu concernant une facture survient en raison de donn\u00e9es de commande peu claires.<\/p>\n

SEW-Eurodrive pr\u00e9voit maintenant d'\u00e9tendre l'\u00e9tendue du projet initial. Apr\u00e8s tout, chaque traitement de document papier \u00e9conomis\u00e9 est synonyme de r\u00e9duction des co\u00fbts, tant pour les clients que pour l'entreprise.<\/p>\n

M\u00eame si les clients travaillent avec un autre prestataire de services, rien ne change pour le sp\u00e9cialiste de l'entra\u00eenement gr\u00e2ce \u00e0 la possibilit\u00e9 de roaming. En effet, il est ainsi possible de continuer \u00e0 envoyer les donn\u00e9es de facturation \u00e0 un seul prestataire de services, qui se charge ensuite de les distribuer \u00e0 d'autres destinataires.<\/p>\n

Avantage : certification<\/h3>\n

SEW-Eurodrive voit \u00e9galement une valeur ajout\u00e9e particuli\u00e8re dans la certification de Basware :<\/p>\n

\"Cela nous garantit la s\u00e9curit\u00e9 juridique dans la jungle de la l\u00e9gislation financi\u00e8re, sans avoir \u00e0 nous pr\u00e9occuper des d\u00e9tails compliqu\u00e9s\".<\/em><\/p>\n

a d\u00e9clar\u00e9 Bohnert.<\/p>\n

\"Dans ce domaine, Basware dispose d'une vaste expertise que nous mettons parfois \u00e0 profit sous forme de prestations de conseil\".<\/em><\/p>\n

La certification ne sert pas seulement de r\u00e9f\u00e9rence et de preuve de processus document\u00e9s en toute s\u00e9curit\u00e9 juridique pour les clients, mais aussi d'argument lorsqu'il s'agit d'attirer de nouveaux clients vers la proc\u00e9dure \u00e9lectronique.<\/p>\n

Perspectives d'avenir : \u00c9change international de factures<\/h3>\n

Basware distribue depuis longtemps les factures de SEW-Eurodrive en Finlande.<\/p>\n

La voie est ainsi pr\u00e9par\u00e9e pour l'extension de la facturation \u00e9lectronique aux soci\u00e9t\u00e9s nationales de SEW Eurodrive.<\/p>\n

L'entreprise est \u00e9galement int\u00e9ress\u00e9e par l'extension du service \u00e0 d'autres documents. L'accent est mis sur les besoins des clients.<\/p>\n

Outre la facture, les commandes et les confirmations de commande sont \u00e9galement importantes.<\/p>\n

\"Une prise en compte des processus de bout en bout, comme nous le faisons avec le portefeuille de valeur ajout\u00e9e DriveBenefits, est un argument de poids aupr\u00e8s de nos clients\".<\/em><\/p>\n

explique Frank Bohnert.<\/p>\n

\"Enfin, l'attention se porte d\u00e9sormais non seulement sur les processus de production, mais aussi sur le domaine commercial. Car c'est l\u00e0 que les entreprises peuvent encore profiter d'une nette am\u00e9lioration de leur efficacit\u00e9\".<\/em><\/p>\n

Aper\u00e7u<\/h3>\n

Exigences :<\/strong><\/p>\n

    \n
  • Des processus continus pour une rapidit\u00e9 et une pr\u00e9cision maximales dans le traitement des factures<\/li>\n
  • Externalisation de l'envoi des factures \u00e0 un prestataire de services qui joue le r\u00f4le de multiplicateur pour l'envoi complet des factures<\/li>\n
  • Les clients existants qui utilisaient encore l'ancien format VDA devraient passer \u00e0 EDIFACT.<\/li>\n<\/ul>\n

    Utilit\u00e9 :<\/strong><\/p>\n

      \n
    • Processus sans erreur, juridiquement s\u00fbrs et en temps r\u00e9el<\/li>\n
    • SEW-Eurodrive en tant qu'\u00e9metteur vers un seul partenaire<\/li>\n
    • Basware s'occupe de l'envoi des factures \u00e9lectroniques aux diff\u00e9rents destinataires conform\u00e9ment aux exigences.<\/li>\n
    • S\u00e9curit\u00e9 juridique dans la l\u00e9gislation financi\u00e8re : la certification fait office de r\u00e9f\u00e9rence et de preuve de processus document\u00e9s en toute s\u00e9curit\u00e9 juridique.<\/li>\n<\/ul>\n

      Syst\u00e8me et solution :<\/strong><\/p>\n