Le fournisseur de m\u00e9dicaments Biotest couvre l'ensemble de la cha\u00eene de cr\u00e9ation de valeur - du d\u00e9veloppement pr\u00e9clinique et clinique de nouveaux produits au marketing et \u00e0 la distribution mondiale, en passant par l'obtention du plasma sanguin, mati\u00e8re premi\u00e8re centrale des produits \u00e0 base de prot\u00e9ines plasmatiques, et la production. Plus de 1000 personnes sont employ\u00e9es au si\u00e8ge de l'entreprise \u00e0 Dreieich.<\/p>\n
Jusqu'\u00e0 la fin de l'ann\u00e9e 2017, le service RH de Biotest s'est content\u00e9 de classer les documents du personnel par ordre chronologique dans des dossiers suspendus. Ceux-ci contenaient des documents typiques tels que des dossiers de candidature, des contrats de travail, des certificats, des donn\u00e9es de base, etc.<\/p>\n
Non seulement la quantit\u00e9 d'environ 130.000 feuilles a rendu la manipulation et la recherche de documents pertinents difficiles, mais il n'existait pas non plus de structure uniforme selon laquelle les documents \u00e9taient class\u00e9s.<\/p>\n
De plus, les dossiers prenant de plus en plus de place, Biotest a d\u00e9cid\u00e9 de num\u00e9riser ses dossiers personnels pour pouvoir ensuite les g\u00e9rer \u00e9lectroniquement.<\/p>\n
\"Avec l'introduction du dossier personnel \u00e9lectronique, nous nous sommes fix\u00e9s pour objectif de mettre en place une structure uniforme qui facilite le classement et optimise les processus li\u00e9s aux documents\".<\/em><\/p>\n explique Christina Zecher, centre de comp\u00e9tences R\u00e9mun\u00e9ration, temps de travail, reporting chez Biotest.<\/p>\n \"\u00c0 l'avenir, plusieurs collaborateurs pourront ainsi acc\u00e9der simultan\u00e9ment aux dossiers\".<\/em><\/p>\n Pour que les dossiers du personnel puissent \u00eatre g\u00e9r\u00e9s \u00e9lectroniquement, il a d'abord fallu introduire un logiciel ad\u00e9quat.<\/p>\n \"Nous travaillons beaucoup avec SAP et voulions donc utiliser une solution qui int\u00e8gre les dossiers personnels \u00e9lectroniques dans ce logiciel\".<\/em><\/p>\n explique Lisa Raasch, conseill\u00e8re SAP chez Biotest.<\/p>\n Sur la base d'un catalogue de crit\u00e8res d\u00e9fini, l'entreprise a sond\u00e9 les solutions disponibles sur le march\u00e9 et a finalement opt\u00e9 pour XFT Personnel File.<\/p>\n Biotest a \u00e9galement d\u00e9cid\u00e9 de faire appel \u00e0 Tropper, une entreprise de Leverkusen sp\u00e9cialis\u00e9e dans les services et produits de gestion administrative, informationnelle et documentaire.<\/p>\n La mission consistait \u00e0 num\u00e9riser les dossiers personnels et \u00e0 les transf\u00e9rer dans une structure uniforme. Biotest et Tropper ont \u00e9labor\u00e9 ensemble la structure des dossiers dans le cadre d'un atelier. Au total, 60 types de documents ont \u00e9t\u00e9 d\u00e9finis \u00e0 l'aide d'exemples de dossiers.<\/p>\n En outre, les participants au projet ont \u00e9tabli une liste n\u00e9gative, c'est-\u00e0-dire des documents qui ne devaient pas \u00eatre num\u00e9ris\u00e9s. Il s'agissait notamment de la correspondance par e-mail et des demandes de cong\u00e9 ou des arr\u00eats maladie obsol\u00e8tes.<\/p>\n Une fois les donn\u00e9es g\u00e9n\u00e9rales et le calendrier fix\u00e9s, il a fallu passer \u00e0 la mise en \u0153uvre. Tropper a r\u00e9cup\u00e9r\u00e9 tous les dossiers personnels dans des valises de protection des donn\u00e9es \u00e0 Dreieich et les a transport\u00e9s \u00e0 Leverkusen.<\/p>\n Ici, les collaborateurs se sont mis au travail et ont pr\u00e9par\u00e9 les documents pour la num\u00e9risation, par exemple en enlevant les agrafes ou en collant les petits documents sur des feuilles A4.<\/p>\n Apr\u00e8s la num\u00e9risation, les documents ont \u00e9t\u00e9 enregistr\u00e9s au format PDF\/A et soumis \u00e0 un contr\u00f4le qualit\u00e9 complet. Biotest a ensuite re\u00e7u les fichiers dans un r\u00e9pertoire de dossiers via une connexion SFTP s\u00e9curis\u00e9e.<\/p>\n En outre, Tropper a cr\u00e9\u00e9 une liste de mappage dans laquelle tous les fichiers \u00e9taient r\u00e9pertori\u00e9s avec le num\u00e9ro personnel, la date et le nom.<\/p>\n \"Avec cette liste de mappage, nous avons ensuite pu facilement t\u00e9l\u00e9charger les fichiers dans XFT\".<\/em><\/p>\n dit Lisa Raasch.<\/p>\n Si le service RH de Biotest avait besoin d'un dossier pendant la num\u00e9risation, le chef de projet l'envoyait par e-mail crypt\u00e9 dans les 24 heures.<\/p>\n Aujourd'hui, les collaborateurs de Biotest acc\u00e8dent facilement aux documents dont ils ont besoin gr\u00e2ce aux masques de recherche de XFT.<\/p>\n \"D\u00e8s le d\u00e9but, nous avons activement impliqu\u00e9 les coll\u00e8gues dans le projet afin qu'ils puissent s'identifier \u00e0 la nouvelle m\u00e9thode de travail\".<\/em><\/p>\n dit Zecher.<\/p>\n \"Ils sont ravis de pouvoir acc\u00e9der beaucoup plus rapidement aux informations n\u00e9cessaires lors du traitement\".<\/em><\/p>\n Biotest a constat\u00e9 que le classement des documents dans les dossiers personnels est aujourd'hui quatre fois plus rapide et que leur recherche est m\u00eame dix fois plus rapide qu'auparavant.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Biotest, un fournisseur mondial de produits \u00e0 base de prot\u00e9ines plasmatiques et de m\u00e9dicaments bioth\u00e9rapeutiques, la gestion des dossiers personnels au format papier compliquait de plus en plus le travail du service RH. 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Donn\u00e9es h\u00e9rit\u00e9es des valises de protection des donn\u00e9es<\/h3>\n
Implication pr\u00e9coce du personnel<\/h3>\n