{"id":35391,"date":"2018-03-22T10:00:47","date_gmt":"2018-03-22T09:00:47","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=35391"},"modified":"2022-05-01T09:36:23","modified_gmt":"2022-05-01T07:36:23","slug":"adieu-le-tourisme-doccupation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/belegtourismus-ade\/","title":{"rendered":"Gestion de l'information - Adieu le tourisme d'occupation"},"content":{"rendered":"

Lorsque les voitures doivent faire le plein, que les m\u00e9nages et les entreprises ont besoin d'\u00e9lectricit\u00e9, que l'industrie et le commerce utilisent des gaz, le groupe Westfalen, dont le si\u00e8ge social est \u00e0 M\u00fcnster, est l\u00e0.<\/p>\n

L'entreprise, qui emploie plus de 1700 personnes et compte au total 23 filiales et soci\u00e9t\u00e9s en participation, est active au niveau international. Cette histoire \u00e0 succ\u00e8s est \u00e9galement li\u00e9e au \"Westfalen Way to Win\" de l'entreprise familiale dirig\u00e9e par son propri\u00e9taire : l'aspiration \u00e0 mettre constamment les processus de production et de gestion au banc d'essai et \u00e0 les rendre toujours plus efficaces.<\/p>\n

Cette maxime a \u00e9galement conduit \u00e0 l'introduction d'un syst\u00e8me d'archivage \u00e9lectronique et de gestion des documents au sein du groupe Westfalen. Elle poursuivait plusieurs objectifs :<\/p>\n

Il s'agissait de cr\u00e9er un acc\u00e8s centralis\u00e9 aux documents, sans envoi fastidieux, afin de r\u00e9duire drastiquement les temps de traitement. Le syst\u00e8me souhait\u00e9 devait permettre une int\u00e9gration \u00e9troite avec SAP, tout en fonctionnant ind\u00e9pendamment de SAP.<\/p>\n

La structure du groupe Westfalen, avec son si\u00e8ge \u00e0 M\u00fcnster et ses sites internationaux, exigeait, en tant que solution centrale, un syst\u00e8me stable mais flexible, avec de multiples possibilit\u00e9s d'extension, auquel les succursales pouvaient \u00eatre successivement reli\u00e9es.<\/p>\n

Int\u00e9gration profonde de SAP<\/h3>\n

Le groupe Westfalen utilise Doxis4 de SER comme plate-forme ECM pour la gestion de l'information \u00e0 l'\u00e9chelle de l'entreprise. Depuis le d\u00e9but, il y a presque 20 ans, avec une archive \u00e9lectronique des documents, les solutions SER n'ont cess\u00e9 d'\u00eatre d\u00e9velopp\u00e9es au sein du groupe Westfalen.<\/p>\n

Parmi les solutions ECM mises en \u0153uvre aujourd'hui, on trouve notamment l'archive \u00e9lectronique centrale, une archive s\u00e9par\u00e9e pour le personnel reli\u00e9e \u00e0 SAP HR, la GED et la gestion des factures dans le domaine de la comptabilit\u00e9, ainsi que la connexion au portail client de Westfalen.<\/p>\n

La condition pr\u00e9alable \u00e0 l'utilisation de l'ECM dans toute l'entreprise \u00e9tait une int\u00e9gration profonde avec le syst\u00e8me SAP. Le groupe Westfalen utilise entre autres les modules SAP pour la comptabilit\u00e9 financi\u00e8re, les ressources humaines, la gestion des mat\u00e9riaux, la planification de la production et la maintenance (HR, MM, FI, CO, AM, PP, PM). L'archivage ne concerne pas seulement les documents et les donn\u00e9es provenant de SAP, mais aussi les donn\u00e9es de r\u00e9organisation issues des bases de donn\u00e9es SAP.<\/p>\n

Il existe une communication \u00e9troite entre les modules SAP et le client ECM. Les automatismes enregistr\u00e9s simplifient et acc\u00e9l\u00e8rent par exemple le classement des documents et \u00e9vitent les indexations erron\u00e9es.<\/p>\n

Si, par exemple, un document doit \u00eatre ajout\u00e9 \u00e0 un contrat existant d\u00e9j\u00e0 archiv\u00e9, le num\u00e9ro de contrat saisi lors de l'archivage du document est utilis\u00e9 pour un contr\u00f4le par rapport au syst\u00e8me SAP.<\/p>\n

Les m\u00e9tadonn\u00e9es enregistr\u00e9es dans SAP sont ensuite utilis\u00e9es pour indexer le nouveau document contractuel. Le projet initial au sein du groupe Westfalen avait pour objectif de supprimer le \"tourisme des documents\" lors du traitement des factures.<\/p>\n

\"Maisons<\/a><\/p>\n

En raison de la structure g\u00e9ographiquement d\u00e9centralis\u00e9e du groupe d'entreprises, avec des succursales r\u00e9parties et une r\u00e9ception centrale des factures \u00e0 M\u00fcnster, les justificatifs de factures papier \u00e9taient auparavant envoy\u00e9s par la poste \u00e0 travers le pays pour v\u00e9rification.<\/p>\n

Une archive num\u00e9rique SER avec un flux de travail correspondant a consid\u00e9rablement r\u00e9duit les temps de traitement lors de la v\u00e9rification des factures. Par la suite, le traitement des factures entrantes a \u00e9galement \u00e9t\u00e9 optimis\u00e9.<\/p>\n

Apr\u00e8s l'archivage des documents de facturation, la solution de gestion des factures de SER extrait automatiquement les donn\u00e9es pertinentes des factures scann\u00e9es et les transmet \u00e0 SAP pour la suite du traitement jusqu'\u00e0 la validation de la comptabilisation.<\/p>\n

Les factures PDF qui parviennent \u00e0 l'entreprise par e-mail passent \u00e9galement par ce processus. Aujourd'hui, les collaborateurs n'ont plus besoin de perdre du temps \u00e0 chercher les factures et le processus correspondant, mais peuvent acc\u00e9der \u00e0 tous les documents sous forme num\u00e9ris\u00e9e \u00e0 partir de SAP.<\/p>\n

La solution a \u00e9t\u00e9 accueillie de mani\u00e8re tout aussi positive dans la comptabilit\u00e9 fournisseurs. Les processus de travail sont devenus beaucoup plus rapides. Les demandes des fournisseurs ont \u00e9galement diminu\u00e9, car la capacit\u00e9 d'information du service s'est sensiblement am\u00e9lior\u00e9e.<\/p>\n

Archives du personnel avec int\u00e9gration SAP-HR<\/h3>\n

Les documents du personnel du Groupe Westfalen sont num\u00e9ris\u00e9s et conserv\u00e9s en toute s\u00e9curit\u00e9 dans un mandant s\u00e9par\u00e9 au sein de l'archive \u00e9lectronique. Seuls les collaborateurs du service du personnel y ont acc\u00e8s.<\/p>\n

L'archive est reli\u00e9e au syst\u00e8me leader SAP HR. La recherche des documents du personnel archiv\u00e9s s'effectue confortablement par le biais des noms des collaborateurs via le client Windows du syst\u00e8me ECM.<\/p>\n

Les documents personnels num\u00e9ris\u00e9s contiennent diff\u00e9rentes rubriques d\u00e9finies par le service des ressources humaines pour les contrats de travail, les \u00e9l\u00e9ments de salaire, les dossiers de candidature, etc.<\/p>\n

L'all\u00e8gement du travail pour les gestionnaires du personnel est nettement perceptible depuis qu'ils n'ont plus \u00e0 \u00e9plucher des classeurs. La gestion des donn\u00e9es se fait dans le syst\u00e8me SAP, tous les documents suppl\u00e9mentaires sont stock\u00e9s dans les archives rattach\u00e9es.<\/p>\n

Une fonction de suppression permet de respecter les exigences l\u00e9gales en mati\u00e8re de suppression de certains documents. Par exemple, les avertissements peuvent \u00e9galement \u00eatre supprim\u00e9s des documents du personnel apr\u00e8s l'expiration du d\u00e9lai de conservation.<\/p>\n

\"Doxis<\/a>
paysage ECM du groupe Westfalen.<\/figcaption><\/figure>\n

Cartes de comptage automatis\u00e9es<\/h3>\n

La composante Inbound Management du syst\u00e8me ECM est \u00e9galement utilis\u00e9e pour le traitement automatis\u00e9 des cartes de comptage. Gr\u00e2ce \u00e0 InboundMaster, les relev\u00e9s de compteur annonc\u00e9s pour la consommation de gaz des clients de Westfalen sont lus automatiquement \u00e0 partir des cartes de compteur et transmis au syst\u00e8me SAP principal.<\/p>\n

Sans l'aide d'un logiciel, la saisie manuelle des donn\u00e9es \u00e9tait tr\u00e8s longue et source d'erreurs. En outre, le code-barres figurant sur les cartes de compteur permet d'indexer automatiquement les cartes de compteur et de les attribuer au bon dossier \u00e9lectronique du client.<\/p>\n

Les clients peuvent se connecter au portail client du groupe Westfalen \u00e0 l'aide de leurs donn\u00e9es de connexion. Ils y ont acc\u00e8s \u00e0 tout moment \u00e0 leurs donn\u00e9es de commande et de livraison ainsi qu'\u00e0 des informations sur les produits telles que les fiches de s\u00e9curit\u00e9 et les fiches techniques des produits.<\/p>\n

Pour Westfalen, ce type de mise \u00e0 disposition d'informations repr\u00e9sente une grande simplification du travail, car sinon les documents devraient \u00eatre envoy\u00e9s aux clients sous forme d'impressions papier, par fax ou par e-mail.<\/p>\n

Les archives SER sont int\u00e9gr\u00e9es au portail client Intrexx et servent de r\u00e9f\u00e9rentiel de contenu pour les contenus mis \u00e0 disposition via le portail. Tous les documents entrants destin\u00e9s \u00e0 \u00eatre num\u00e9ris\u00e9s, tels que les factures, les bons de livraison, les commandes, les dossiers clients, les cartes de comptage, les documents d'inventaire, etc. arrivent aujourd'hui au si\u00e8ge de Westfalen \u00e0 M\u00fcnster et sont transmis au service de num\u00e9risation par les employ\u00e9s du service courrier.<\/p>\n

Chaque jour, des milliers de pages de documents y sont scann\u00e9es et envoy\u00e9es automatiquement dans les corbeilles \u00e9lectroniques des d\u00e9partements sp\u00e9cialis\u00e9s pour la suite du traitement.<\/p>\n

La plate-forme ECM est int\u00e9gr\u00e9e dans SAP. Les documents conserv\u00e9s dans les archives sont directement disponibles dans toutes les applications SAP en appuyant sur un bouton. Les processus commerciaux du groupe sont ainsi soutenus de mani\u00e8re optimale et tous les secteurs travaillent de mani\u00e8re extr\u00eamement efficace.<\/p>\n

\"Gr\u00e2ce \u00e0 Doxis4, nous sommes particuli\u00e8rement performants et r\u00e9actifs, tant vis-\u00e0-vis des clients que des fournisseurs\"<\/em><\/p>\n

constate Ingo K\u00f6ster, responsable de la gestion des applications informatiques du groupe Westfalen. Au cours des 20 derni\u00e8res ann\u00e9es, le syst\u00e8me SER n'a cess\u00e9 de s'\u00e9tendre.<\/p>\n

\"Nous avons maintenant \u00e9quip\u00e9 presque tous les d\u00e9partements et secteurs de l'entreprise avec la solution ECM, de la maintenance \u00e0 la production en passant par le service commercial, qui utilise par exemple intensivement les documents class\u00e9s \u00e9lectroniquement et li\u00e9s aux clients\".<\/em><\/p>\n

a d\u00e9clar\u00e9 Ingo K\u00f6ster.<\/p>\n

Tous les secteurs d'activit\u00e9 et toutes les divisions du groupe Westfalen utilisent les fonctions du syst\u00e8me d'archivage, tant au niveau national qu'international, dans toutes les soci\u00e9t\u00e9s.<\/p>\n

 <\/p>\n

\n

 <\/p>\n

Le projet en bref<\/span><\/h3>\n

th\u00e8me :<\/strong> De la lecture automatis\u00e9e des justificatifs \u00e0 la connexion au portail client en passant par le traitement des processus sans papier<\/p>\n

Secteur d'activit\u00e9 :<\/strong> Gaz, approvisionnement en \u00e9nergie, stations-service<\/p>\n

collaborateurs :<\/strong> Vers 1700<\/p>\n

Coop\u00e9ration :<\/strong> Client SER depuis 1998<\/p>\n

Solutions ECM :<\/strong> Doxis4 iECM-Suite, avec entre autres des archives, DMS et Invoice Management dans la comptabilit\u00e9, des archives du personnel ainsi qu'une connexion au portail client<\/p>\n

Modules SAP :<\/strong> SAP HR, MM, FI, CO, AM, PP, PM et autres<\/p>\n

Utilisateur :<\/strong> 500 collaborateurs Westfalen, jusqu'\u00e0 100.000 clients via le
\nPortail clients<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

De la lecture automatis\u00e9e des documents \u00e0 la connexion au portail client en passant par le traitement des processus sans papier, le groupe Westfalen mise sur des solutions int\u00e9gr\u00e9es avec SAP et ECM pour la gestion de l'information.<\/p>","protected":false},"author":1457,"featured_media":36651,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,20118],"tags":[1258,15137,556,236,21581],"coauthors":[21830],"class_list":["post-35391","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-1804","tag-dms","tag-doxis4","tag-ecm","tag-sap","tag-sap-hr","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",400,168,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-768x323.jpg",768,323,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-100x42.jpg",100,42,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-480x202.jpg",480,202,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-640x269.jpg",640,269,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-720x302.jpg",720,302,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-960x403.jpg",960,403,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",600,252,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",600,252,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

Von der automatisierten Beleglesung \u00fcber papierlose Vorgangsbearbeitung bis zur Kundenportalanbindung \u2013 im Informationsmanagement setzt die Westfalen-Gruppe auf integrierte L\u00f6sungen mit SAP und ECM.<\/p>\n","category_list_v2":"Business-Management<\/a>, MAG 18-04<\/a>","author_info_v2":{"name":"B\u00e4rbel Heuser-Roth, SER","url":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/author\/baerbel-heuser-roth\/"},"comments_num_v2":"0 commentaire","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/35391","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1457"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=35391"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/35391\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/36651"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=35391"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=35391"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=35391"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=35391"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}