La gestion des licences SAP est consid\u00e9r\u00e9e par la communaut\u00e9 SAP comme un sujet extr\u00eamement complexe et multidimensionnel, qui n\u00e9cessite un savoir-faire technique et juridique approfondi. En raison de la masse des produits logiciels et de leur complexit\u00e9, il est particuli\u00e8rement difficile de d\u00e9finir pr\u00e9cis\u00e9ment la conformit\u00e9 des licences logicielles. Les clients SAP existants qui n\u00e9gligent ce sujet risquent de subir des pr\u00e9judices financiers consid\u00e9rables.<\/p>\n\n\n\n
SAP est autoris\u00e9 \u00e0 v\u00e9rifier que les licences sont correctement octroy\u00e9es \u00e0 ses clients SAP existants : Par le pass\u00e9, il existait dans le R\/3 classique une astuce tr\u00e8s appr\u00e9ci\u00e9e des responsables commerciaux de SAP. G\u00e9n\u00e9ralement en \u00e9t\u00e9, lorsque des stagiaires de vacances \u00e9taient pr\u00e9sents, le nombre d'utilisateurs R\/3 augmentait. Techniquement, cela ne posait aucun probl\u00e8me d'enregistrer plus d'utilisateurs dans le syst\u00e8me que ne le pr\u00e9voyait le contrat de licence R\/3. Une mesure al\u00e9atoire de la licence par SAP r\u00e9v\u00e9lait alors souvent une sous-licence - il fallait acheter des licences suppl\u00e9mentaires. Apr\u00e8s le d\u00e9part des stagiaires de vacances, il y a eu un surplus de licences et SAP a d\u00e8s lors per\u00e7u des frais de maintenance \u00e9lev\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n
L'orientation strat\u00e9gique pour les clients existants de SAP doit viser \u00e0 garantir la conformit\u00e9 en m\u00eame temps que des co\u00fbts de licence optimaux sur site et dans le cloud. L'octroi de licences excessives est un facteur de co\u00fbt important. Ceux qui sont surlicenci\u00e9s paient trop, ce qui est souvent favoris\u00e9 par le mod\u00e8le de prix bas\u00e9 sur les niveaux de SAP, dans lequel les clients ach\u00e8tent des licences suppl\u00e9mentaires pour atteindre des niveaux de remise (ce qu'on appelle les shelfware, c'est-\u00e0-dire les licences non utilis\u00e9es).<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Pour relever le d\u00e9fi du \"surplus de licences\", les juristes et les experts informatiques recommandent soit de mettre en place un bureau interne de gestion des licences qui rapporte directement au CIO ou au CFO, soit de faire appel \u00e0 des prestataires de services SAM (Software Asset Management) externes. Les solutions SAM permettent d'assurer la conformit\u00e9 SAP, d'analyser la migration S\/4, de comparer l'acc\u00e8s indirect \u00e0 l'acc\u00e8s direct et d'\u00e9valuer les options SAP SaaS. Une r\u00e9vision intensive des licences peut souvent s'av\u00e9rer financi\u00e8rement avantageuse.<\/p>\n\n\n\n
L'optimisation des licences sur site et dans le cloud n\u00e9cessite une vision d\u00e9taill\u00e9e de l'utilisation r\u00e9elle des installations SAP. Il est essentiel d'identifier les licences inutilis\u00e9es (shelfware) afin de r\u00e9affecter les ressources \u00e0 d'autres utilisateurs ou syst\u00e8mes. En ce qui concerne les licences utilisateurs, le principal facteur de co\u00fbts est la sur-licence due \u00e0 une mauvaise affectation des types de licences, par exemple les licences professionnelles pour les cadres qui n'utilisent le syst\u00e8me SAP qu'occasionnellement, voire pas du tout, ou les utilisateurs ERP inactifs ou en double.<\/p>\n\n\n\n
Le passage \u00e0 S\/4 sera acc\u00e9l\u00e9r\u00e9 par la fin annonc\u00e9e de la maintenance mainstream pour les applications principales de SAP Business Suite 7 (ERP\/ECC 6.0) fin 2027\/2030 et peut-\u00eatre 2033. Les frais de maintenance (maintenance fees) doivent en principe \u00eatre pay\u00e9s \u00e0 partir de la livraison du logiciel.<\/p>\n\n\n\n
Il y a plus de dix ans d\u00e9j\u00e0, les analystes de Gartner soulignaient que la souverainet\u00e9 sur ses propres licences \u00e9tait un bien inestimable. Bien avant l'\u00e8re du cloud computing avec le mod\u00e8le de licence \"abonnement\", il existait un discours sur l'autonomie ERP avec des licences d\u00e9tenues en propre !<\/p>\n\n\n\n
Les clients existants disposant de leurs propres licences ont le droit de r\u00e9silier la maintenance chez SAP et de passer \u00e0 un fournisseur tiers. Le droit d'utilisation acquis pour le logiciel s'\u00e9teint alors dans tr\u00e8s peu de cas. SAP d\u00e9sapprouve cette d\u00e9marche, ce qui peut souvent conduire \u00e0 des conflits juridiques en cas de reprise de la maintenance SAP.<\/p>\n\n\n\n
En ce qui concerne la mise hors service des licences, il existe des processus d\u00e9finis : SAP offre la possibilit\u00e9 de planifier les licences on-prem non utilis\u00e9es avec le niveau de maintenance correspondant (d\u00e9classement) lorsqu'une souscription correspondante est conclue pour de nouveaux services cloud (Cloud Extension Program) ou pour des licences on-prem. Toutefois, les frais de maintenance pay\u00e9s \u00e0 l'avance ne seront pas rembours\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n
Le commerce de licences SAP d'occasion repose sur le fait qu'un droit d'utilisation de logiciel achet\u00e9 n'a que tr\u00e8s rarement une date d'expiration. Les tribunaux ont confirm\u00e9 la l\u00e9galit\u00e9 de la transmission de licences achet\u00e9es sous certaines conditions techniques et logiques. Bien que les fournisseurs informatiques tels que SAP, Microsoft, Adobe et Oracle voient ce march\u00e9 d'un mauvais \u0153il et s'y opposent, la revente \u00e0 des tiers est une possibilit\u00e9 d'optimisation des licences. Toutefois, la vente d'anciennes licences peut donner lieu \u00e0 des discussions et des inconv\u00e9nients importants en vue de futures n\u00e9gociations et du partenariat avec SAP.<\/p>\n\n\n\n
Les contrats de licence SAP comportent des risques de co\u00fbts insoup\u00e7onn\u00e9s. Une pr\u00e9paration habile et cibl\u00e9e des n\u00e9gociations de licence est n\u00e9cessaire pour contourner ces risques et r\u00e9aliser des \u00e9conomies potentielles. Comme SAP ne rend pas la liste des prix et conditions (PKL) accessible au public et que la liste des prix proprement dite est un tableau Excel non public, il est difficile d'obtenir des renseignements sur les m\u00e9triques et les prix. L'association d'utilisateurs DSAG fournit toutefois r\u00e9guli\u00e8rement \u00e0 ses membres les listes de prix et les informations delta.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Dans le cadre de la migration vers S\/4, la conversion des licences est centrale. L'option de conversion de produit, qui permettait de conserver l'essentiel des anciens \u00e9l\u00e9ments du contrat R\/3, a \u00e9t\u00e9 supprim\u00e9e depuis la LPC Q2\/2023. Pour les clients existants, il reste donc en premier lieu la Contract Conversion (CC), qui facture la totalit\u00e9 de la valeur de licence existante sous forme de cr\u00e9dit. Avec CC, le client perd tous ses anciens droits et passe au mod\u00e8le de licence actuel. En outre, SAP exige g\u00e9n\u00e9ralement que la valeur du nouveau contrat soit sup\u00e9rieure d'au moins deux pour cent au prix catalogue des licences qu'il contient par rapport \u00e0 l'ancien contrat.<\/p>\n\n\n\n
SAP pousse \u00e9galement progressivement \u00e0 passer d'une licence bas\u00e9e sur l'utilisation \u00e0 une licence bas\u00e9e sur les droits. C'est la nouvelle r\u00e9alit\u00e9 pour tous les clients ayant d\u00e9j\u00e0 des contrats S\/4, Rise ou Grow. Une attribution trop large des r\u00f4les (\"r\u00f4les monstres\") peut rapidement conduire \u00e0 des licences co\u00fbteuses. La strat\u00e9gie devrait ici consister \u00e0 r\u00e9viser le concept d'autorisation avant de mesurer la licence, afin de r\u00e9duire le risque d'une attribution bas\u00e9e sur les autorisations potentiellement co\u00fbteuse.<\/p>\n\n\n\n
Avec l'offre Rise, SAP poursuit une strat\u00e9gie de cloud computing. Rise est un mod\u00e8le d'abonnement et de souscription dans lequel le client passe du statut de propri\u00e9taire \u00e0 celui de locataire. Dans le contrat cloud, le droit d'utilisation expire \u00e0 l'\u00e9ch\u00e9ance du contrat et SAP est autoris\u00e9 \u00e0 supprimer toutes les donn\u00e9es un jour apr\u00e8s la fin du contrat. Cela entra\u00eene un verrouillage du vendeur (vendor lock-in).<\/p>\n\n\n\n
Le mod\u00e8le de licence central dans le contexte du cloud est le Full Use Equivalent (FUE). Le FUE est un ensemble complexe de r\u00e8gles qui convertit les licences existantes en souscriptions au cloud. La complexit\u00e9 du mod\u00e8le FUE est l'un des principaux moteurs de l'augmentation de la confusion dans la gestion des licences. Il n'existe pas de strat\u00e9gie officielle de sortie du cloud de la part de SAP, c'est pourquoi la voie vers le cloud est souvent d\u00e9crite comme une voie \u00e0 sens unique. Les clients existants perdent toute autonomie sur leur ERP suite \u00e0 la conversion FUE.<\/p>\n\n\n\n
En conclusion, il est recommand\u00e9 aux entreprises d'optimiser en permanence le paysage des licences et de demander de mani\u00e8re transparente les co\u00fbts r\u00e9els, y compris les augmentations annuelles, des services en nuage afin de ne pas se retrouver dans une situation de surlicence. Le d\u00e9classement des syst\u00e8mes h\u00e9rit\u00e9s apr\u00e8s le transfert des donn\u00e9es historiques sur des plates-formes \u00e0 l'\u00e9preuve des audits peut en outre permettre de r\u00e9aliser des \u00e9conomies massives de 80 % ou plus sur les co\u00fbts d'exploitation, car les syst\u00e8mes h\u00e9rit\u00e9s peuvent \u00eatre compl\u00e8tement d\u00e9sactiv\u00e9s. <\/p>\n\n\n\n
SAP ne dispose pas d'instruments permettant d'orchestrer un syst\u00e8me ERP respirant avec un nombre d'utilisateurs fluctuant, donc des licences logicielles flexibles. Le client SAP peut toujours acheter, mais retourner des licences ERP, immobiliser des licences ou suspendre la maintenance et les frais d'entretien, c'est toujours un probl\u00e8me - presque impossible ! Si SAP veut rester \"l'ami\" de l'\u00e9conomie allemande, de nouvelles r\u00e8gles de licence doivent \u00eatre int\u00e9gr\u00e9es dans la PKL (liste des prix et conditions SAP).