Lorsque les dirigeants annoncent en r\u00e9union \"\u00e0 la main\" que l'entreprise va changer de syst\u00e8me ERP dans les prochains mois, cela ne d\u00e9clenche probablement pas l'enthousiasme de la plupart des employ\u00e9s. Structurer les donn\u00e9es, r\u00e9viser les processus, mettre en place de nouveaux processus et enfin apprendre \u00e0 utiliser un nouveau logiciel - tout cela en effectuant les t\u00e2ches quotidiennes du travail. Cela peut \u00eatre un d\u00e9fi pour la direction comme pour les employ\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n
UiPath est une entreprise de technologie agile et \u00e0 croissance rapide. Nous d\u00e9veloppons des logiciels bas\u00e9s sur l'IA pour l'automatisation des processus. Nos \u00e9quipes ont l'habitude d'analyser, de remettre en question et d'optimiser les processus, mais m\u00eame dans notre entreprise qui compte environ 4000 collaborateurs dans le monde, certaines \u00e9quipes avaient du respect pour ce d\u00e9fi.<\/p>\n\n\n\n
Il s'agirait d'un projet global, mais pas dans toute l'entreprise pour le moment : Nous voulions utiliser nos robots logiciels pour mettre en place SAP S4\/Hana dans le d\u00e9partement financier. N\u00e9anmoins, c'\u00e9tait un travail difficile. Le passage \u00e0 un syst\u00e8me SAP \u00e9tait n\u00e9cessaire, car nous avons besoin d'un ERP stable pour mener \u00e0 bien nos projets et faire \u00e9voluer nos activit\u00e9s dans le monde entier.<\/p>\n\n\n\n
Chez UiPath, nous utilisons depuis longtemps nos propres automatisations - tous les collaborateurs sont encourag\u00e9s \u00e0 envoyer des id\u00e9es d'automatisations potentielles au \"Center of Excellence\" - l'\u00e9quipe qui programme et g\u00e8re les automatisations - ou \u00e0 d\u00e9velopper eux-m\u00eames des automatisations simples dans le cadre de notre programme Citizen Developer. Nous sommes donc rapidement arriv\u00e9s \u00e0 la conclusion que nous devions effectuer cette migration avec le soutien de l'automatisation des processus assist\u00e9e par l'IA.<\/p>\n\n\n\n
Mais comme nous ne sommes pas des experts SAP, nous avons fait appel \u00e0 Deloitte pour ce projet. L'\u00e9quipe a d'une part pris en charge la gestion de cet \u00e9norme projet, nous a apport\u00e9 son savoir-faire en mati\u00e8re de SAP et a veill\u00e9 \u00e0 ce que toutes les exigences r\u00e9glementaires soient respect\u00e9es pour les audits.<\/p>\n\n\n\n
Avant de commencer la migration, des \u00e9quipes du service informatique, du service financier et de Deloitte se sont r\u00e9unies pour lancer le processus de d\u00e9couverte : Quelles sont les lacunes du produit qui ont \u00e9t\u00e9 remarqu\u00e9es dans l'ERP actuel ? Quels flux de travail seront affect\u00e9s par la migration et comment seront-ils modifi\u00e9s ? Comment les processus peuvent-ils \u00eatre optimis\u00e9s ? Et comment les nouvelles interfaces utilisateur doivent-elles \u00eatre con\u00e7ues ?<\/p>\n\n\n\n
Par exemple, nous avons examin\u00e9 de plus pr\u00e8s les flux de travail existants au sein du d\u00e9partement financier \u00e0 l'aide de Task Mining. Cet outil analyse chaque \u00e9tape que les collaborateurs effectuent dans leurs activit\u00e9s quotidiennes et identifie ainsi les mod\u00e8les qui se pr\u00eatent \u00e0 l'automatisation. Nous avons ainsi constat\u00e9 que des t\u00e2ches telles que la v\u00e9rification et la validation des factures pouvaient \u00eatre grandement simplifi\u00e9es gr\u00e2ce \u00e0 l'automatisation.<\/p>\n\n\n\n
Au cours de l'analyse, nous avons d\u00e9cid\u00e9 de n'impl\u00e9menter que le Clean Core de SAP afin d'utiliser un syst\u00e8me stable, \u00e9volutif et n\u00e9cessitant moins de maintenance, que nous pourrions mettre en \u0153uvre plus rapidement et compl\u00e9ter avec nos propres automatisations de processus. Comme UiPath et SAP sont partenaires, il existe depuis longtemps une interface de programmation entre la plateforme UiPath et SAP, ce qui facilite l'int\u00e9gration des automatisations. Apr\u00e8s avoir sp\u00e9cifi\u00e9 nos besoins pour le nouvel ERP et analys\u00e9 les processus existants, la phase \"Design and Build\" a consist\u00e9 \u00e0 mettre en place le SAP et \u00e0 programmer nos automatisations.<\/p>\n\n\n\n
Lors de la mise en place du SAP, nous avons choisi une approche agile : nous sommes une entreprise dynamique, nous voulions donc avoir la possibilit\u00e9 d'\u00e9chouer rapidement, afin de pouvoir proc\u00e9der rapidement \u00e0 des adaptations sans que les progr\u00e8s ne s'arr\u00eatent. Au sein d'UiPath, nous utilisons \u00e9galement l'approche \"Automation first\" - nos collaborateurs sont form\u00e9s \u00e0 l'utilisation, \u00e0 l'identification et \u00e0 la construction d'automatismes. Il n'y a donc eu que peu d'obstacles \u00e0 la pr\u00e9sentation des nouvelles automatisations \u00e0 nos coll\u00e8gues et \u00e0 leur formation \u00e0 leur utilisation.<\/p>\n\n\n\n
Notre objectif permanent est de faciliter le travail des employ\u00e9s. L'automatisation logicielle doit les d\u00e9charger des t\u00e2ches manuelles et r\u00e9p\u00e9titives et regrouper et analyser de grandes quantit\u00e9s de donn\u00e9es, de sorte que les hommes aient plus de temps pour s'occuper des t\u00e2ches sup\u00e9rieures pendant que leurs coll\u00e8gues robotis\u00e9s effectuent un travail pr\u00e9paratoire sans erreur.<\/p>\n\n\n\n
Les robots logiciels ne font pas d'erreurs. En fait, nous parlons ici d'algorithmes qui, une fois correctement mis en place, ex\u00e9cutent toujours et encore les m\u00eames processus - par exemple : rechercher la bo\u00eete de r\u00e9ception, si elle contient des documents de facturation, les \u00e9valuer, ouvrir SAP et y ajouter le document. Le principe de \"l'homme dans la boucle\" est important : d\u00e8s que le robot logiciel remarque une anomalie et que le programme ne peut plus continuer \u00e0 fonctionner, il envoie une notification aux utilisateurs concern\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n
La phase de test a r\u00e9v\u00e9l\u00e9 la v\u00e9ritable valeur de nos solutions d'automatisation. Notre application Test Suite teste automatiquement les processus, et ce en continu. Alors que les processus de test traditionnels n\u00e9cessitent des v\u00e9rifications manuelles et des interventions fr\u00e9quentes, nos robots logiciels nous ont permis d'automatiser en grande partie le testing. Les robots ont effectu\u00e9 des tests de bout en bout des nouveaux processus SAP. Les processus erron\u00e9s ont \u00e9t\u00e9 imm\u00e9diatement identifi\u00e9s et notre \u00e9quipe a pu proc\u00e9der \u00e0 des ajustements proactifs. Les collaboratrices, en tant que \"Human in the Loop\", ont ainsi pu s'assurer que tous les processus avaient \u00e9t\u00e9 mis en place correctement et qu'ils fonctionneraient sans probl\u00e8me une fois le nouveau SAP d\u00e9ploy\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Dans de nombreuses entreprises, le test des logiciels est une t\u00e2che manuelle et donc tr\u00e8s longue. En raison du manque de temps et de ressources, les logiciels ne sont souvent pas d\u00e9ploy\u00e9s enti\u00e8rement test\u00e9s. Il en r\u00e9sulte des interruptions dans le fonctionnement de l'entreprise, car les processus ne fonctionnent pas ou sont d\u00e9fectueux. Alors qu'une phase de test normale dans la migration SAP dure environ quatre \u00e0 six mois, nous avons pu terminer le testing en seulement un mois et demi gr\u00e2ce \u00e0 l'automatisation. Ce fait a donn\u00e9 au projet un net coup d'acc\u00e9l\u00e9rateur.<\/p>\n\n\n\n
Malgr\u00e9 une planification et une automatisation minutieuses, le projet n'a pas \u00e9t\u00e9 exempt de d\u00e9fis. L'un des obstacles a \u00e9t\u00e9 la r\u00e9sistance normale et compr\u00e9hensible au changement de certains collaborateurs. S'habituer \u00e0 un nouveau logiciel et \u00e0 de nouveaux processus demande des efforts, surtout chez les personnes qui se sentent tr\u00e8s \u00e0 l'aise avec les routines et n'aiment pas s'en \u00e9carter. Pour la migration SAP, comme pour tout autre grand processus, il est tout aussi important d'impliquer les collaborateurs que la mise en \u0153uvre technique. Heureusement, nos collaborateurs sont tr\u00e8s sensibles \u00e0 la technologie. N\u00e9anmoins, il y a bien s\u00fbr des formations pour les collaborateurs de l'\u00e9quipe financi\u00e8re, afin qu'ils puissent travailler le moins possible de frustrations et rapidement avec le nouveau SAP.<\/p>\n\n\n\n
Notre premi\u00e8re mise en service a eu lieu en ao\u00fbt 2024, date \u00e0 laquelle les 36 premi\u00e8res entit\u00e9s juridiques ont \u00e9t\u00e9 transf\u00e9r\u00e9es dans SAP S\/4 Hana. Il nous a donc fallu moins d'un an entre le d\u00e9but du projet et le premier go live, gr\u00e2ce \u00e0 nos automatisations. Pendant la migration, nous avons d\u00e9velopp\u00e9 de nouvelles fonctionnalit\u00e9s, des automatisations et des bonnes pratiques que nous rassemblerons plus tard, en collaboration avec Deloitte, dans un Automation Playbook. Cela pourra servir de base \u00e0 d'autres entreprises \u00e0 l'avenir pour un projet similaire.<\/p>\n\n\n\n
Gr\u00e2ce aux nombreuses automatisations, les collaborateurs peuvent d\u00e9sormais travailler de mani\u00e8re nettement plus efficace : Dans le d\u00e9partement de la tr\u00e9sorerie, la moiti\u00e9 des t\u00e2ches \u00e9taient effectu\u00e9es manuellement avant le changement, alors qu'apr\u00e8s le changement, jusqu'\u00e0 90% des t\u00e2ches sont automatis\u00e9es.
La situation est similaire dans le domaine de la comptabilit\u00e9, o\u00f9 60 % des t\u00e2ches \u00e9taient auparavant effectu\u00e9es manuellement et o\u00f9 ce taux est tomb\u00e9 \u00e0 20 % depuis l'utilisation de SAP et l'automatisation des processus. Les \u00e9quipes peuvent d\u00e9sormais se concentrer davantage sur les t\u00e2ches strat\u00e9giques, comme l'analyse des donn\u00e9es financi\u00e8res ou la gestion des flux de tr\u00e9sorerie complexes.<\/p>\n\n\n\n
Au cours des prochains mois, cinq autres unit\u00e9s seront migr\u00e9es vers SAP et les automatisations seront encore \u00e9tendues. La migration vers SAP S\/4 Hana a sans aucun doute \u00e9t\u00e9 l'un des plus grands d\u00e9fis informatiques qu'UiPath a relev\u00e9 jusqu'\u00e0 pr\u00e9sent. L'approche Clean Core, combin\u00e9e \u00e0 nos propres solutions d'automatisation, nous a permis de mettre en \u0153uvre le projet en un temps record, tout en posant les bases d'un ERP stable et \u00e9volutif \u00e0 long terme.<\/p>\n\n\n\n
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