La num\u00e9risation et l'automatisation permettent d'obtenir une nette valeur ajout\u00e9e, en particulier lorsque les processus de comptabilit\u00e9 sont encore g\u00e9r\u00e9s manuellement, par exemple avec du papier et des tampons. L'organisation \u00e0 but non lucratif SOS Villages d'Enfants Autriche a \u00e9galement \u00e9t\u00e9 confront\u00e9e au d\u00e9fi de pr\u00e9parer au mieux les factures entrantes de mani\u00e8re d\u00e9centralis\u00e9e pour le traitement num\u00e9rique ult\u00e9rieur dans SAP. L'entreprise, qui compte environ 1900 collaborateurs, s'occupe actuellement d'environ 1800 enfants \u00e0 long terme et de 2500 enfants, adolescents et leurs familles \u00e0 titre pr\u00e9ventif et d'accompagnement gr\u00e2ce \u00e0 des offres ambulatoires.<\/p>\n\n\n\n
Afin de num\u00e9riser ou d'automatiser le traitement des factures entrantes, un nouveau processus a \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9 en collaboration avec Finmatics et KPMG pour contr\u00f4ler, valider et transmettre les factures entrantes de mani\u00e8re efficace et num\u00e9rique sur diff\u00e9rents sites. Gr\u00e2ce \u00e0 l'application Finmatics, il a \u00e9t\u00e9 possible de r\u00e9aliser un gain de temps allant jusqu'\u00e0
70 pour cent ont \u00e9t\u00e9 atteints dans la validation et les documents arrivent d\u00e9sormais sous forme num\u00e9rique au service de comptabilit\u00e9 financi\u00e8re \u00e0 Innsbruck pour un traitement ult\u00e9rieur dans SAP. Chez SOS Villages d'Enfants Autriche, les factures entrantes \u00e9taient jusqu'\u00e0 pr\u00e9sent saisies dans les diff\u00e9rents sites et sign\u00e9es physiquement conform\u00e9ment au syst\u00e8me de contr\u00f4le interne. Apr\u00e8s leur transmission par voie postale \u00e0 la comptabilit\u00e9 financi\u00e8re \u00e0 Innsbruck, elles \u00e9taient comptabilis\u00e9es dans SAP. Le traitement d\u00e9centralis\u00e9 des documents papier \u00e9tait justement extr\u00eamement complexe et fastidieux pour toutes les personnes concern\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
Gr\u00e2ce \u00e0 la nouvelle application, il est d\u00e9sormais possible de saisir les centres de co\u00fbts de mani\u00e8re num\u00e9rique, de traiter le workflow de validation selon les directives SCI de mani\u00e8re simple et mobile et de transmettre les documents de mani\u00e8re enti\u00e8rement num\u00e9ris\u00e9e \u00e0 la comptabilit\u00e9 financi\u00e8re. Afin de garantir un processus sans faille entre la nouvelle application et SAP, une solution efficace pour l'\u00e9change de donn\u00e9es a \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9e avec un add-on. Un add-on SAP standardis\u00e9 a \u00e9t\u00e9 d\u00e9velopp\u00e9, permettant une int\u00e9gration parfaite dans le syst\u00e8me ERP\/ECC de SAP. Gr\u00e2ce \u00e0 l'utilisation d'une API r\u00e9siduelle via une connexion RFC, il est possible d'acc\u00e9der \u00e0 l'application directement depuis SAP, sans middleware suppl\u00e9mentaire tel que NetWeaver PI\/PO. L'add-on est mis \u00e0 disposition dans son propre espace de noms et peut donc \u00eatre utilis\u00e9 sans probl\u00e8me dans toute installation ECC.<\/p>\n\n\n\n
Ce module compl\u00e9mentaire offre un large \u00e9ventail de fonctions. L'importation des donn\u00e9es et des images des documents en fait partie. Les documents peuvent \u00eatre enregistr\u00e9s soit comme pi\u00e8ces FI (sans r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 la commande), soit comme pi\u00e8ces de contr\u00f4le des factures logistiques (avec r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 la commande). En outre, l'add-on permet d'archiver les images des documents au format PDF via SAP ArchiveLink et de les associer au document comptabilis\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Une autre fonction utile est la synchronisation des donn\u00e9es de base telles que les cr\u00e9anciers entre SAP et Finmatics. Cela permet de s'assurer que les donn\u00e9es sont coh\u00e9rentes et \u00e0 jour dans les deux syst\u00e8mes. Enfin, l'add-on permet de transf\u00e9rer les donn\u00e9es de commande afin de faciliter la comparaison dans le cas de factures entrantes li\u00e9es \u00e0 une -commande. <\/p>\n\n\n\n
Gr\u00e2ce \u00e0 un param\u00e9trage \u00e9tendu du Customizing, il est possible de configurer facilement des param\u00e8tres d'\u00e9criture importants tels que le type de document, la cl\u00e9 de comptabilisation, etc. En outre, des possibilit\u00e9s d'extension ont \u00e9t\u00e9 prises en compte et peuvent \u00eatre impl\u00e9ment\u00e9es individuellement sous forme de BADI afin d'influencer les logiques d'\u00e9criture et la synchronisation des donn\u00e9es de base.<\/p>\n\n\n\n
L'impl\u00e9mentation r\u00e9ussie et la garantie d'un \u00e9change de donn\u00e9es efficace gr\u00e2ce au module compl\u00e9mentaire ont permis de num\u00e9riser et d'optimiser le traitement des factures entrantes chez SOS Villages d'Enfants Autriche. Pour permettre un traitement num\u00e9rique des factures de bout en bout, il a fallu commencer d\u00e8s la r\u00e9ception des documents. Les factures entrantes sont, selon les besoins, t\u00e9l\u00e9charg\u00e9es au format PDF, photographi\u00e9es via l'application ou transmises par e-mail par les fournisseurs. Lors de la r\u00e9ception par e-mail, les factures sont transmises \u00e0 cet effet par les fournisseurs \u00e0 une adresse e-mail sp\u00e9cialement cr\u00e9\u00e9e \u00e0 cet effet et arrivent ensuite directement dans le workflow automatis\u00e9 pour \u00eatre contr\u00f4l\u00e9es et compl\u00e9t\u00e9es (centres de co\u00fbts). Au cours d'un processus en plusieurs \u00e9tapes, les factures sont v\u00e9rifi\u00e9es, approuv\u00e9es et finalement transmises \u00e0 SAP via une interface. D\u00e8s que les factures sont disponibles sous forme num\u00e9rique, elles sont v\u00e9rifi\u00e9es par les personnes comp\u00e9tentes au cours des \u00e9tapes suivantes du processus \u00e0 plusieurs niveaux sur le site concern\u00e9, les centres de co\u00fbts sont compl\u00e9t\u00e9s et le paiement est ensuite autoris\u00e9. Une fois que toutes les \u00e9tapes de validation ont \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9es, les justificatifs sont automatiquement transmis \u00e0 la comptabilit\u00e9 financi\u00e8re, o\u00f9 ils sont disponibles sous forme num\u00e9rique dans SAP. En m\u00eame temps, les images des documents sont transmises \u00e0 SAP et archiv\u00e9es de mani\u00e8re \u00e0 garantir la s\u00e9curit\u00e9 de la r\u00e9vision. Pour les cycles de paiement automatis\u00e9s dans SAP, les conditions de paiement sont prises en compte selon la base des cr\u00e9anciers. Dans l'ensemble, SOS Villages d'Enfants Autriche a pu acc\u00e9l\u00e9rer consid\u00e9rablement le traitement de ses factures entrantes et les rendre plus s\u00fbres, plus transparentes et plus p\u00e9rennes gr\u00e2ce \u00e0 un traitement enti\u00e8rement num\u00e9rique. C'est surtout la validation avec une application propre et le contr\u00f4le et la s\u00e9lection des caract\u00e9ristiques de la facture bas\u00e9s sur l'IA qui ont permis de cr\u00e9er une plus-value pour tous les participants.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen stellt viele Organisationen oft vor gro\u00dfe Herausforderungen. Belege einscannen, erfassen, pr\u00fcfen, freigeben und anschlie\u00dfend weiterverarbeiten
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