{"id":120135,"date":"2022-12-13T10:00:00","date_gmt":"2022-12-13T09:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=120135"},"modified":"2024-01-19T12:50:49","modified_gmt":"2024-01-19T11:50:49","slug":"sortir-du-chaos-de-la-facturation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/raus-aus-dem-rechnungschaos\/","title":{"rendered":"Sortir du chaos des factures"},"content":{"rendered":"

Liste de contr\u00f4le pour une facturation \u00e9lectronique SAP intelligente<\/h2>\n\n\n\n

Les achats des entreprises sont confront\u00e9s \u00e0 des d\u00e9fis croissants : co\u00fbts en hausse, march\u00e9s d'approvisionnement tr\u00e8s dynamiques et cha\u00eenes d'approvisionnement interrompues. Parall\u00e8lement, le traitement des factures entrantes fait partie des processus administratifs les plus importants. Les ressources humaines et financi\u00e8res sont consid\u00e9rables. Les entreprises ont donc de bonnes raisons de dire adieu aux flux de travail manuels bas\u00e9s sur le papier et de miser plut\u00f4t sur une gestion \u00e9lectronique des achats avec SAP.<\/p>\n\n\n\n

Potentiel de num\u00e9risation P2P<\/h3>\n\n\n\n

Ceux qui misent sur un syst\u00e8me SAP pour leurs achats sont d\u00e9j\u00e0 bien positionn\u00e9s en mati\u00e8re de num\u00e9risation. Il existe n\u00e9anmoins un potentiel d'optimisation. En effet, le processus d'achat num\u00e9rique implique un traitement automatis\u00e9 des factures entrantes dans SAP. Les solutions Purchase-to-Pay (P2P) s'int\u00e8grent ici en tant que module compl\u00e9mentaire SAP dans la bo\u00eete \u00e0 outils informatique existante et optimisent de mani\u00e8re d\u00e9cisive les processus d'achat SAP. L'e-invoicing s'oriente sur l'ensemble du flux de documents des processus SAP. Dans un premier temps, les factures entrantes sont saisies et les informations sont extraites. <\/p>\n\n\n\n

Peu importe que les documents soient sur papier, au format PDF ou dans des formats standardis\u00e9s. Les solutions P2P num\u00e9risent les factures et reconnaissent automatiquement leur contenu, qui est ensuite valid\u00e9 et contr\u00f4l\u00e9. Ce n'est qu'\u00e0 ce moment-l\u00e0 que les factures sont transf\u00e9r\u00e9es dans le livre d'entr\u00e9e des factures central, bas\u00e9 sur SAP, pour la suite du traitement. <\/p>\n\n\n\n

Le haut degr\u00e9 d'automatisation permet non seulement d'\u00e9conomiser du temps et des efforts, mais aussi d'obtenir une qualit\u00e9 de donn\u00e9es et une transparence \u00e9lev\u00e9es. Les demandes des fournisseurs concernant le statut de traitement d'une facture peuvent \u00eatre satisfaites en un clic. Des m\u00e9canismes d'escalade enregistr\u00e9s dans le syst\u00e8me rappellent en outre les d\u00e9lais d'escompte, les \u00e9ch\u00e9ances et les validations manquantes. Enfin, l'archivage automatique et s\u00e9curis\u00e9 simplifie la conformit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n

Gestion de la facturation <\/h3>\n\n\n\n

L'int\u00e9gration dans SAP est une condition de base pour de telles solutions compl\u00e9mentaires. Les entreprises devraient toutefois tenir compte d'autres crit\u00e8res lors de leur choix. La saisie \u00e9lectronique des factures est la base du traitement \u00e9lectronique des factures. Les syst\u00e8mes doivent \u00eatre en mesure de traiter et de lire tout type de facture, qu'il s'agisse d'une facture papier ou d'une pi\u00e8ce jointe \u00e0 un e-mail. Selon l'association num\u00e9rique Bitkom, une grande partie des factures \u00e9lectroniques arrivent sous forme de PDF non structur\u00e9. Viennent ensuite les formats structur\u00e9s comme EDI, ZUGFeRD et XFactures. Une solution de gestion des factures intelligente devrait prendre en charge tous ces formats, num\u00e9riser les documents papier sans erreur et reconna\u00eetre automatiquement le contenu des factures.<\/p>\n\n\n\n

Comparaison avec les donn\u00e9es de base SAP<\/h3>\n\n\n\n

Apr\u00e8s la r\u00e9ception de la facture, la lecture et l'extraction de toutes les donn\u00e9es importantes sont enti\u00e8rement automatis\u00e9es. Il s'agit notamment des donn\u00e9es d'en-t\u00eate et des postes de facture. C'est ici que les avantages de l'interaction entre SAP et le traitement des factures entrantes sont les plus \u00e9vidents. En effet, avec le bon syst\u00e8me compl\u00e9mentaire, les donn\u00e9es extraites peuvent \u00eatre automatiquement compar\u00e9es aux donn\u00e9es de base du syst\u00e8me ERP. La pr\u00e9cision de la reconnaissance et la qualit\u00e9 des donn\u00e9es augmentent ainsi de mani\u00e8re significative. De plus, les donn\u00e9es peuvent \u00eatre enrichies d'informations suppl\u00e9mentaires, par exemple les commandes et les entr\u00e9es de marchandises enregistr\u00e9es dans le syst\u00e8me SAP. Cela simplifie \u00e0 nouveau le processus de v\u00e9rification pour les gestionnaires.<\/p>\n\n\n\n

Une autre fonction importante des solutions est la validation automatis\u00e9e des donn\u00e9es de facturation. On v\u00e9rifie par exemple si les num\u00e9ros de facture sont attribu\u00e9s deux fois ou si la quantit\u00e9 indiqu\u00e9e sur la facture d\u00e9passe la quantit\u00e9 d'entr\u00e9e de marchandises de l'avis de livraison. En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, la validation a lieu directement dans l'interface utilisateur graphique SAP. Avec la bonne solution compl\u00e9mentaire, il est toutefois possible de proc\u00e9der \u00e0 la v\u00e9rification en amont directement sur le client de num\u00e9risation. Les nouvelles solutions pour le traitement des factures entrantes offrent en outre les premi\u00e8res approches de l'IA et de la ML. Les syst\u00e8mes apprennent en arri\u00e8re-plan aussi bien lors de l'extraction que de la validation et appliquent automatiquement les connaissances acquises aux factures suivantes. <\/p>\n\n\n\n

Conformit\u00e9 de l'archivage <\/h3>\n\n\n\n

Les entreprises doivent respecter un grand nombre de r\u00e9glementations l\u00e9gales lors de la r\u00e9ception des factures. Un logiciel doit prendre en charge ces r\u00e9glementations. Outre le Code de commerce allemand et la loi sur la TVA, les directives GoBD jouent un r\u00f4le particulier. Les factures doivent \u00eatre document\u00e9es, conserv\u00e9es pendant dix ans \u00e0 l'abri des r\u00e9visions et prot\u00e9g\u00e9es contre tout acc\u00e8s ill\u00e9gal. Les r\u00e8gles correspondantes doivent \u00eatre int\u00e9gr\u00e9es dans les solutions P2P. L'archivage des documents \u00e0 l'\u00e9preuve des r\u00e9visions est \u00e9galement indispensable. Les documents et les donn\u00e9es historiques correspondantes (par exemple les modifications, les validations de workflow) peuvent par exemple \u00eatre stock\u00e9s dans une archive connect\u00e9e via SAP ArchiveLink. <\/p>\n\n\n\n

Les fonctionnalit\u00e9s li\u00e9es \u00e0 l'analyse des flux de travail sont essentielles pour rendre l'ensemble du processus de facturation entrant transparent et l'optimiser. Des statistiques compl\u00e8tes fournissent des KPI pertinents tels que les temps de passage, les taux de traitement automatique ou le potentiel d'escompte. Les donn\u00e9es jouent un r\u00f4le important dans le reporting et le contr\u00f4le de gestion et fournissent en outre une base de d\u00e9cision importante pour les futurs processus commerciaux.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

\"Normes
Normes de format pour les factures \u00e9lectroniques. Source : Easy Software.<\/em><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

800 factures avec MM et FI<\/h3>\n\n\n\n

L'exemple de Sch\u00e4fer Shop montre \u00e0 quoi ressemble l'interaction entre SAP et le module compl\u00e9mentaire P2P dans la pratique. Cette entreprise de vente par correspondance B2B de mat\u00e9riel et de mobilier de bureau mise depuis plus de quinze ans sur les solutions d'Easy Software pour le traitement \u00e9lectronique des factures dans SAP. La PME doit traiter environ 200.000 factures entrantes par an. Pour 80% d'entre elles, il s'agit de factures de marchandises avec r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 une commande, qui sont comptabilis\u00e9es via SAP MM. Le traitement des autres factures de co\u00fbts s'effectue via la composante de comptabilit\u00e9 financi\u00e8re de SAP FI. Alors que le syst\u00e8me ERP affecte automatiquement la majeure partie des factures de marchandises \u00e0 la bonne commande, les factures de co\u00fbts n\u00e9cessitent g\u00e9n\u00e9ralement un contr\u00f4le et une approbation manuels. <\/p>\n\n\n\n

La charge de travail \u00e9tait \u00e9norme. C'est pourquoi le fournisseur a opt\u00e9 pour Invoice-Management-for-SAP-Solutions. L'objectif \u00e9tait d'automatiser les processus sur la base du workflow et de les g\u00e9rer ainsi sans probl\u00e8me. Pour ce faire, la solution d'Easy Software regroupe tous les documents dans un livre num\u00e9rique de r\u00e9ception des factures et les filtre selon des crit\u00e8res tels que la soci\u00e9t\u00e9, la date de la facture, le type de document ou le statut. <\/p>\n\n\n\n

Flux de travail SAP<\/h3>\n\n\n\n

Le workflow pour les factures de marchandises met l'accent sur la rapidit\u00e9 du traitement des blocages de prix et de quantit\u00e9. S'il y a par exemple une diff\u00e9rence de prix entre la commande et la facture, le document est imm\u00e9diatement transmis au sp\u00e9cialiste comp\u00e9tent du service des achats. Le flux de travail de contr\u00f4le Easy, auquel participent environ 130 employ\u00e9s, permet de d\u00e9terminer les causes en un clin d'\u0153il. Ainsi, Sch\u00e4fer peut traiter automatiquement (\"en noir\") environ 60 pour cent de toutes les factures entrantes. <\/p>\n\n\n\n

Dans le workflow pour les factures de frais, chaque facture est automatiquement attribu\u00e9e au responsable de l'approbation. Le workflow d'approbation en trois \u00e9tapes peut ensuite \u00eatre lanc\u00e9 d'un simple clic de souris. Dans un tableau de contr\u00f4le, la solution Easy Software indique de mani\u00e8re claire et transparente qui est autoris\u00e9 \u00e0 signer les montants d'un certain montant ou \u00e0 v\u00e9rifier les factures uniquement sur le fond. <\/p>\n\n\n\n

Dans les cas peu clairs, la solution informe imm\u00e9diatement le sp\u00e9cialiste comp\u00e9tent par e-mail ou dans la bo\u00eete de r\u00e9ception SAP Office et demande une v\u00e9rification et une validation de la facture. Un lien permet d'acc\u00e9der aux diff\u00e9rentes factures, de v\u00e9rifier d'un coup d'\u0153il les donn\u00e9es pr\u00e9enregistr\u00e9es et, si n\u00e9cessaire, de les compl\u00e9ter, de les confirmer ou de les refuser. Les utilisateurs peuvent en outre ajouter des remarques individuelles et des pi\u00e8ces jointes telles que des justificatifs de prestations, des proc\u00e8s-verbaux de contr\u00f4le ou des contrats par simple glisser-d\u00e9poser. Des sc\u00e9narios d'escalade d\u00e9finis aident \u00e0 prioriser les factures \u00e0 v\u00e9rifier et indiquent quand il y a un risque de perte d'escompte. <\/p>\n\n\n\n

Pour l'archivage, Sch\u00e4fer Shop mise sur Easy Archive. Dans la m\u00e9moire centrale, tous les documents archiv\u00e9s sont prot\u00e9g\u00e9s contre les modifications et les manipulations. Toutes les activit\u00e9s importantes du syst\u00e8me sont automatiquement consign\u00e9es, les donn\u00e9es du syst\u00e8me SAP sont pr\u00e9par\u00e9es sans effort et mises \u00e0 disposition conform\u00e9ment \u00e0 un code fiscal.<\/p>\n\n\n\n

Si la combinaison du syst\u00e8me SAP et du logiciel de traitement des factures est r\u00e9ussie, les entreprises obtiennent un flux de travail SAP clairement structur\u00e9 : transparent, facile \u00e0 g\u00e9rer et efficace. L'automatisation de la facturation \u00e9lectronique n'est souvent que la premi\u00e8re \u00e9tape. En effet, la num\u00e9risation apporte une r\u00e9elle valeur ajout\u00e9e \u00e0 l'ensemble du processus purchase-to-pay, de l'expression des besoins au paiement en passant par la commande et la r\u00e9ception des marchandises.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

\u00c0 l'\u00e8re de la transformation num\u00e9rique, traiter les factures entrantes manuellement signifie conduire avec le frein \u00e0 main serr\u00e9. Les entreprises peuvent passer \u00e0 la vitesse sup\u00e9rieure dans le processus de traitement des factures entrantes SAP.<\/p>","protected":false},"author":2652,"featured_media":120137,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"0","footnotes":""},"categories":[4,41922],"tags":[174,151,73,41924,143,10763],"coauthors":[41973],"class_list":["post-120135","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-22-11","tag-compliance","tag-e-invoicing","tag-erp","tag-mag-22-11","tag-management","tag-p2p","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-80x80.jpg",80,80,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",400,180,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-1168x526.jpg",1168,526,true],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",1200,540,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",600,270,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart.jpg",600,270,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2022\/11\/shutterstock_2112287762_jamesteohart-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

Eingangsrechnungen manuell zu bearbeiten hei\u00dft im Zeitalter der digitalen Transformation mit angezogener Handbremse zu fahren. Unternehmen k\u00f6nnen beim SAP-Eingangsrechnungsprozess einen Gang h\u00f6her schalten.<\/p>\n","category_list_v2":"Business-Management<\/a>, Mag 22-11<\/a>","author_info_v2":{"name":"Christoph Nordmann, Easy Software","url":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/author\/christoph-nordmann\/"},"comments_num_v2":"0 commentaire","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/120135","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2652"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=120135"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/120135\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":137661,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/120135\/revisions\/137661"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/120137"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=120135"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=120135"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=120135"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=120135"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}