{"id":72240,"date":"2021-04-15T08:00:00","date_gmt":"2021-04-15T06:00:00","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=72240"},"modified":"2025-08-23T13:23:13","modified_gmt":"2025-08-23T11:23:13","slug":"del-aprovisionamiento-al-pago","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/es\/procure-to-pay\/","title":{"rendered":"Procure-to-Pay"},"content":{"rendered":"

A esto hay que a\u00f1adir el aumento de los requisitos de cumplimiento y la cuesti\u00f3n de las diferentes ubicaciones de la empresa o incluso la necesidad de trabajar desde casa. La digitalizaci\u00f3n y la automatizaci\u00f3n ofrecen una soluci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

La compra ya est\u00e1 bastante avanzada: seg\u00fan un estudio reciente de la Asociaci\u00f3n Alemana de Gesti\u00f3n de Materiales, Compras y Log\u00edstica (BME), dos tercios de las empresas habr\u00e1n automatizado casi por completo sus procesos operativos de compra a medio plazo. Si se a\u00f1aden los procesos de verificaci\u00f3n y pago de facturas, se habla de procure-to-pay o P2P para abreviar, es decir, de procesos continuos que van desde la creaci\u00f3n de un pedido hasta el almacenamiento de facturas a prueba de auditor\u00edas.<\/p>\n\n\n\n

No s\u00f3lo sin papel<\/h3>\n\n\n\n

En SAP Business Suite o con S\/4 Hana, deber\u00eda ser posible llevar a cabo dichos procesos de trabajo P2P hol\u00edsticos directamente dentro del sistema. Sin embargo, esto no significa que autom\u00e1ticamente est\u00e9n completamente libres de papel. A menudo, los procesos son mucho menos digitales o automatizados en detalle de lo que cabr\u00eda esperar. <\/p>\n\n\n\n

Esto tambi\u00e9n se debe a que los departamentos de compras y contabilidad est\u00e1n bien organizados y los procesos en papel ya se han optimizado al m\u00e1ximo. Los flujos de procesos tambi\u00e9n son en gran medida seguros gracias a un personal cualificado y concienzudo. Pero, a largo plazo, el trabajo eficiente s\u00f3lo ser\u00e1 posible b\u00e1sicamente si los procesos empresariales operativos se digitalizan y automatizan por completo. Las soluciones de procesos y flujos de trabajo integradas en SAP, como las del Grupo xSuite, pueden encargarse de ello. Garantizan que los procesos basados en documentos se asignen autom\u00e1ticamente a todo SAP. <\/p>\n\n\n\n

Esto acelera y simplifica los procesos, mejora los resultados del trabajo y facilita la consecuci\u00f3n de los objetivos fijados. Las compras y la contabilidad experimentan una reducci\u00f3n significativa de la carga de trabajo. Se pueden encontrar numerosos puntos de partida para la digitalizaci\u00f3n y la automatizaci\u00f3n en los numerosos pasos de trabajo operativos a peque\u00f1a escala que se producen en todo el proceso P2P. Esto incluye a las personas, los departamentos y los flujos de trabajo implicados.<\/p>\n\n\n\n

Integrar la automatizaci\u00f3n en la parte superior de la cadena de procesos<\/h2>\n\n\n\n

Por ejemplo, al registrar los requisitos. Aqu\u00ed es donde comienza todo proceso de contrataci\u00f3n. En la pr\u00e1ctica, esto significa que cualquiera que necesite un bien o servicio rellena un formulario o pregunta informalmente a una autoridad superior si puede iniciar el proceso de contrataci\u00f3n. Aqu\u00ed es donde surge el primer reto: hay que saber qui\u00e9n es el responsable. Puede ser un supervisor, la direcci\u00f3n del departamento o el responsable del centro de costes o del presupuesto.<\/p>\n\n\n\n

No es raro que una consulta informal, por ejemplo por correo electr\u00f3nico, no contenga toda la informaci\u00f3n requerida por el departamento de compras. Esto suele dar lugar a consultas. Si existe un formulario de solicitud en papel, hay m\u00e1s posibilidades de que toda la informaci\u00f3n relevante se registre directamente, pero esto tambi\u00e9n conlleva todas las desventajas del papel: el firmante autorizado debe hacerse con el documento f\u00edsicamente y no puede llevar a cabo con flexibilidad tanto la aprobaci\u00f3n como el env\u00edo al departamento de compras en cualquier momento y desde cualquier lugar.<\/p>\n\n\n\n

Lejos de copiar y pegar<\/h3>\n\n\n\n

En el siguiente paso, tras una espera no demasiado larga y muchas consultas, la solicitud pasa al departamento de compras. Tienen que transferir los datos al sistema SAP para que pueda generarse un pedido. Dependiendo de la forma de la consulta, esto se denomina copiar y pegar o teclear manualmente. Si no hay m\u00e1s puntos que aclarar o faltan aprobaciones, el pedido puede activarse en SAP. Se imprime y se env\u00eda por correo o, en su caso, ya digitalmente como PDF por correo electr\u00f3nico al proveedor.<\/p>\n\n\n\n

Un procedimiento largo que puede acortarse con una soluci\u00f3n de flujo de trabajo. A continuaci\u00f3n, la solicitud se crea digitalmente, ya sea a trav\u00e9s de un cliente web o de una aplicaci\u00f3n SAP Fiori. Los usuarios experimentados de SAP tambi\u00e9n pueden introducir la solicitud directamente en la interfaz gr\u00e1fica de SAP. El departamento de compras se beneficia de ello porque la solicitud ya se recibe digitalmente y toda la informaci\u00f3n est\u00e1 estandarizada y disponible de forma centralizada: se acab\u00f3 la laboriosa recopilaci\u00f3n manual de informaci\u00f3n y las molestas consultas. Los pasos siguientes -enviar la solicitud para su revisi\u00f3n o aprobaci\u00f3n- tambi\u00e9n pueden automatizarse mediante workflow.<\/p>\n\n\n\n

Una vez liberada, la solicitud se env\u00eda autom\u00e1ticamente al departamento de compras, que la comprueba; a continuaci\u00f3n, el sistema genera autom\u00e1ticamente el pedido a partir de la solicitud en segundo plano. Ya no son necesarios m\u00e1s pasos manuales, el pedido puede enviarse al proveedor.<\/p>\n\n\n\n

Las confirmaciones de pedido se env\u00edan autom\u00e1ticamente a SAP<\/h2>\n\n\n\n

El siguiente paso en el proceso P2P es que el proveedor responda al pedido con una confirmaci\u00f3n de pedido. Aqu\u00ed tambi\u00e9n entran en juego la digitalizaci\u00f3n y la automatizaci\u00f3n. En primer lugar, los datos de la confirmaci\u00f3n recibida pueden transferirse autom\u00e1ticamente a SAP. Esto se aplica tanto a los documentos en papel como a los digitales, desde PDF a archivos XML. La tecnolog\u00eda de lectura de documentos captura los datos de confirmaci\u00f3n de los documentos y los transfiere al campo correspondiente del sistema SAP. Ya no es necesario teclear o copiar y pegar manualmente. Una soluci\u00f3n de automatizaci\u00f3n tambi\u00e9n puede comprobar el contenido y emitir advertencias (resaltadas en color) si un valor de la confirmaci\u00f3n difiere del pedido. Esto facilita enormemente la comprobaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

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Una soluci\u00f3n de automatizaci\u00f3n tambi\u00e9n puede encargarse de la comprobaci\u00f3n del contenido y emitir avisos si un valor de la confirmaci\u00f3n se desv\u00eda del orden.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Descubra y elimine las rutinas que le quitan tiempo<\/h3>\n\n\n\n

El siguiente paso que puede automatizarse digitalmente es el tratamiento de las facturas entrantes. Estas llegan digitalmente o en papel, a una ubicaci\u00f3n central o a la atenci\u00f3n de una persona espec\u00edfica. Al igual que ocurre con el tratamiento de las confirmaciones de pedidos entrantes, aqu\u00ed tambi\u00e9n hay varias posibilidades de automatizaci\u00f3n. Por ejemplo, leer los datos de la factura y transferirlos a los campos SAP previstos para ello. De este modo se elimina una actividad rutinaria que requiere mucho tiempo. Todo lo que se requiere es una comprobaci\u00f3n por parte del procesador para validar los resultados de la lectura del documento.<\/p>\n\n\n\n

En el caso de las facturas con referencia a un pedido, la comparaci\u00f3n del contenido tambi\u00e9n puede automatizarse. El programa comprueba si los datos de la factura y del pedido coinciden y si ya se ha contabilizado la entrada de mercanc\u00edas o la entrada de servicios. Si es as\u00ed, se produce la denominada coincidencia a tres bandas. Esto garantiza un nivel de seguridad especialmente alto: todo es correcto. Ya no es necesaria una comparaci\u00f3n manual entre estos tres puntos, el proceso est\u00e1 totalmente automatizado y los errores o intentos de fraude se detectan casi siempre en una fase temprana. <\/p>\n\n\n\n

Esto reduce dr\u00e1sticamente la carga de trabajo del departamento de contabilidad, si no a cero. La comprobaci\u00f3n de la correspondencia a tres bandas en el proceso manual requiere mucho tiempo y, por tanto, es casi imposible de aplicar en la pr\u00e1ctica. Sin embargo, si los procesos P2P se digitalizan, esta comprobaci\u00f3n puede realizarse autom\u00e1ticamente. Por tanto, una soluci\u00f3n de flujo de trabajo aumenta considerablemente la seguridad de los procesos. Aunque no exista una referencia de pedido, pueden automatizarse muchos pasos de la tramitaci\u00f3n de una factura recibida. La introducci\u00f3n de datos en el sistema SAP tambi\u00e9n puede automatizarse en este caso mediante la tecnolog\u00eda de lectura de documentos y extracci\u00f3n de datos. No hay necesidad de teclear manualmente, s\u00f3lo un paso de validaci\u00f3n para garantizar que el software ha le\u00eddo y transferido todo correctamente.<\/p>\n\n\n\n

Pruebas y publicaci\u00f3n automatizadas<\/h3>\n\n\n\n

Hay m\u00e1s potencial de optimizaci\u00f3n en los procesos de revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n. Siempre intervienen varias personas, normalmente de distintos departamentos. La digitalizaci\u00f3n y la automatizaci\u00f3n eliminan la necesidad de transportar documentos de un mostrador a otro, lo que acorta los tiempos de tramitaci\u00f3n. <\/p>\n\n\n\n

Por otra parte, un flujo de trabajo digital garantiza el cumplimiento de las directrices y los procesos de autorizaci\u00f3n, ya que \u00e9stos se almacenan en el sistema. Esto significa que ya no pueden eludirse, ya sea al introducir requisitos o al pedir, comprobar y aprobar una factura. Junto con la funci\u00f3n de recordatorio y el registro y archivo autom\u00e1ticos, el software tambi\u00e9n libera a los empleados de cierta disciplina en los procesos.<\/p>\n\n\n\n

Esto significa que muchos pasos de trabajo pueden automatizarse a lo largo de toda la cadena del proceso P2P. Los requisitos necesarios para ello son la digitalizaci\u00f3n de los documentos entrantes, la extracci\u00f3n de datos de los mismos y su transferencia autom\u00e1tica al sistema ERP. Esto funciona tanto para las confirmaciones de pedidos entrantes como para las facturas. El resultado en cada caso: Ya no es necesario un gran esfuerzo manual para teclear los datos. Adem\u00e1s del ahorro de tiempo y esfuerzo, existen, por supuesto, otras razones tangibles para la automatizaci\u00f3n de los procesos P2P con ayuda del flujo de trabajo: mayor transparencia, mejor capacidad de evaluaci\u00f3n para descubrir el potencial de optimizaci\u00f3n y mayor seguridad. Incluso hay beneficios monetarios directos, por ejemplo en forma de descuentos por pronto pago: Esto se debe a que la automatizaci\u00f3n agiliza el procesamiento, lo que a su vez permite pagar antes a los proveedores.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

La carga de trabajo en los departamentos de compras y contabilidad no ha dejado de aumentar desde hace a\u00f1os. A menudo, no se pueden cubrir las vacantes y los equipos existentes tienen que procesar cada vez m\u00e1s transacciones con el mismo n\u00famero de personal.<\/p>","protected":false},"author":2147,"featured_media":72677,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,38859],"tags":[145,236,38924],"coauthors":[38100],"class_list":["post-72240","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-21-03","tag-automatisierung","tag-sap","tag-xsuite-group","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",400,180,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-768x346.jpg",768,346,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-100x45.jpg",100,45,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-480x216.jpg",480,216,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-640x288.jpg",640,288,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-720x324.jpg",720,324,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-960x432.jpg",960,432,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",1000,450,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",600,270,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1.jpg",600,270,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/shutterstock1686838417OleksandrShnuryk-1-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

Die Arbeitsbelastung in Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen steigt seit Jahren stetig an. Oft k\u00f6nnen offene Stellen nicht nachbesetzt werden, die bestehenden Teams m\u00fcssen bei gleicher Personalst\u00e4rke immer mehr Vorg\u00e4nge bearbeiten.<\/p>\n","category_list_v2":"Business-Management<\/a>, MAG 21-03<\/a>","author_info_v2":{"name":"Dina Haack, Grupo xSuite","url":"https:\/\/e3mag.com\/es\/author\/dina-haack-xsuite\/"},"comments_num_v2":"0 comentarios","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/72240","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2147"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=72240"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/72240\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":154311,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/72240\/revisions\/154311"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/72677"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=72240"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=72240"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=72240"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=72240"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}