{"id":68440,"date":"2020-08-27T11:56:03","date_gmt":"2020-08-27T09:56:03","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=68440"},"modified":"2020-09-10T16:03:38","modified_gmt":"2020-09-10T14:03:38","slug":"dominar-los-retos-de-la-contabilidad-financiera-sap","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/es\/dominar-los-retos-de-la-contabilidad-financiera-sap\/","title":{"rendered":"Dominar los retos de la contabilidad financiera SAP"},"content":{"rendered":"

Al desarrollar una estrategia de automatizaci\u00f3n para las transacciones financieras de SAP, la conexi\u00f3n entre los datos y los procesos implicados debe ser clara y comprensible. Porque si solo te centras en el proceso, a menudo se descuida la calidad de los datos. <\/p>\n\n\n\n

De este modo, pueden introducirse datos incorrectos en el sistema SAP. Por el contrario, si el objetivo es mejorar la calidad de los datos, tambi\u00e9n es importante identificar en qu\u00e9 parte del proceso se producen los errores para modificar el proceso en consecuencia o incluso ponerlo en marcha de nuevo. Una estrategia que tenga en cuenta la interdependencia entre datos y proceso aumenta considerablemente la probabilidad de \u00e9xito de estas iniciativas.<\/p>\n\n\n\n

Automatizar los procesos SAP<\/h3>\n\n\n\n

Una plataforma de automatizaci\u00f3n eficaz ofrece funciones que pueden realizarse e implementarse r\u00e1pidamente con un m\u00ednimo esfuerzo de programaci\u00f3n\/TI. En la automatizaci\u00f3n de procesos SAP, Winshuttle distingue entre la denominada automatizaci\u00f3n de escritorio y la automatizaci\u00f3n de procesos. Cada una tiene sus ventajas espec\u00edficas, en funci\u00f3n de las necesidades.<\/p>\n\n\n\n

La automatizaci\u00f3n de escritorios es adecuada para sustituir tareas manuales que consumen mucho tiempo, como los cambios o actualizaciones masivas de datos. Muchas empresas utilizan hojas de c\u00e1lculo Excel para este fin. La plataforma flexible permite procesar las transacciones en el ordenador de sobremesa\/port\u00e1til o cargarlas en un servidor para su posterior procesamiento. Esta \u00faltima opci\u00f3n descarga el entorno\/los recursos inform\u00e1ticos del ordenador correspondiente y reduce el tr\u00e1fico de la pasarela VPN. Tambi\u00e9n ofrece ventajas para trabajar en equipos distribuidos o en ubicaciones descentralizadas, como la oficina en casa.<\/p>\n\n\n\n

La automatizaci\u00f3n de procesos abarca todos los aspectos de un proceso de principio a fin: desde el inicio, la captura, la gesti\u00f3n, la comprobaci\u00f3n y la liberaci\u00f3n de datos hasta el env\u00edo de los datos finales a SAP. Esto requiere la automatizaci\u00f3n y orquestaci\u00f3n de varios pasos, a veces incluso la intervenci\u00f3n de los empleados. Los pasos de trabajo basados en la web pueden automatizarse con la ayuda de formularios f\u00e1ciles de usar. Los usuarios suelen utilizar la automatizaci\u00f3n basada en archivos o el flujo de trabajo de Microsoft Excel cuando reenv\u00edan archivos de Excel por correo electr\u00f3nico para su revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

La ventaja de la automatizaci\u00f3n de procesos mediante el flujo de trabajo de Excel es que procesos como el env\u00edo, la comprobaci\u00f3n y la liberaci\u00f3n pueden controlarse y auditarse. Adem\u00e1s, los datos de los archivos Excel se validan con SAP antes de ser liberados. Una vez que se han dado todas las aprobaciones, los datos -incluido el archivo Excel- se transfieren autom\u00e1ticamente al sistema SAP. Este procedimiento reduce el riesgo de datos err\u00f3neos al simplificar las entradas manuales del usuario a lo largo de todo el proceso mediante directrices\/preferencias precisas en el formulario.<\/p>\n\n\n\n

Los formularios web de f\u00e1cil uso son especialmente adecuados para procesos complejos como la creaci\u00f3n de cuentas. A menudo requieren entradas y revisiones por parte de personal de distintos departamentos, incluso ajenos a contabilidad y finanzas. Los formularios basados en funciones s\u00f3lo muestran campos espec\u00edficos en funci\u00f3n de la informaci\u00f3n que se necesite. Durante el proceso, los datos se validan con SAP y se env\u00edan si se considera que son correctos. Todo el proceso se gestiona, rastrea y controla de forma centralizada, lo que simplifica las auditor\u00edas.<\/p>\n\n\n\n

Dado que todas estas funciones parecen aplicaciones diferentes, se necesita una plataforma de automatizaci\u00f3n que ofrezca la flexibilidad y escalabilidad necesarias. Ciertamente, algunos de los procesos SAP ya est\u00e1n automatizados de forma \u00f3ptima con uno de los m\u00e9todos. Pero en otros casos, una plataforma flexible y escalable ofrece la ventaja de poder elegir el mejor nivel de automatizaci\u00f3n para el proceso empresarial correspondiente.<\/p>\n\n\n\n

\u00bfPor qu\u00e9 es tan importante la flexibilidad?<\/h3>\n\n\n\n

Incluso antes del estallido de Covid-19, muchos empleados trabajaban en entornos empresariales muy din\u00e1micos. Sin embargo, la cantidad de datos no deja de crecer y las limitaciones de los sistemas ERP de SAP obligaban a los equipos a trabajar m\u00e1s que nunca. Adem\u00e1s, la automatizaci\u00f3n de los procesos SAP nunca fue una tarea f\u00e1cil. De repente, todo el mundo se vio obligado a hacer su trabajo desde casa e intentar mantener la productividad al mismo nivel que antes. La pandemia se apoder\u00f3 de un entorno empresarial ya de por s\u00ed din\u00e1mico y cre\u00f3 de inmediato una especie de caos.<\/p>\n\n\n\n

Las empresas que depend\u00edan principalmente de procesos manuales para la gesti\u00f3n de sus datos SAP tuvieron que tomar decisiones dif\u00edciles y se enfrentaron a un descenso de la productividad. Con empleados que trabajaban fuera de la oficina, se necesitaban nuevas formas de gestionar y controlar los datos. Y se hizo m\u00e1s dif\u00edcil mantener la conformidad de los procesos. Los retos no disminuyeron, ya que muchas empresas nunca hab\u00edan dise\u00f1ado sus pasarelas VPN para que toda la plantilla pudiera trabajar a distancia al mismo tiempo.<\/p>\n\n\n\n

Entonces, \u00bfc\u00f3mo habr\u00eda sido la consulta si hubiera contado con una plataforma de automatizaci\u00f3n potente, flexible y escalable para sus procesos financieros, como la descrita anteriormente? Con una ejecuci\u00f3n de escritorio basada en servidor y procesos automatizados, el personal de contabilidad y finanzas habr\u00eda podido pasar casi sin problemas del escritorio de la oficina al despacho en casa. Con la ayuda de formularios basados en web o procesos de flujo de trabajo de Excel, los procesos tambi\u00e9n habr\u00edan podido funcionar de forma descentralizada.<\/p>\n\n\n\n

Pues bien, este tipo de plataforma a\u00fan puede implantarse, aunque el entorno empresarial sea din\u00e1mico y exista un riesgo permanente de nuevas perturbaciones debido a la pandemia. Winshuttle proporciona la plataforma, y no solo en teor\u00eda, sino tambi\u00e9n en la pr\u00e1ctica, como demuestra el siguiente estudio de caso de un cliente.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Automatizaci\u00f3n de puestos de trabajo en Alpina Savoie<\/h3>\n\n\n\n

Alpina Savoie es uno de los mayores productores mundiales de pasta, cusc\u00fas, s\u00e9mola y polenta. En este caso, la automatizaci\u00f3n de escritorios pudo resolver problemas tanto actuales como a largo plazo con los datos de SAP. El reto era doble: la empresa se enfrentaba a un retraso de m\u00e1s de 100.000 transacciones financieras de SAP, que iba en aumento. Al mismo tiempo, el personal se esforzaba por mantener y gestionar m\u00e1s de 30.000 referencias de productos. La combinaci\u00f3n de una acumulaci\u00f3n creciente y el mantenimiento peri\u00f3dico de los datos superaba la capacidad del personal.<\/p>\n\n\n\n

Sin embargo, desarrollar un programa espec\u00edfico para reducir el retraso era demasiado costoso y habr\u00eda requerido muchos recursos inform\u00e1ticos y un tiempo de desarrollo considerable. Como alternativa, se habr\u00edan necesitado entre cuatro y cinco empleados a tiempo completo durante unos tres meses para trabajar en el retraso mediante la introducci\u00f3n manual de datos. Esto no habr\u00eda tenido en cuenta las nuevas transacciones que se iban incorporando. Por tanto, ninguna de estas opciones parec\u00eda viable para la empresa.<\/p>\n\n\n\n

En su lugar, Alpina Savoie opt\u00f3 por la automatizaci\u00f3n de escritorio de \"Winshuttle Studio\" como soluci\u00f3n. Esto permiti\u00f3 superar ambos retos. \"Studio\" permite gestionar las transacciones financieras SAP acumuladas con la ayuda de Microsoft Excel y, al mismo tiempo, validar los datos con el sistema SAP ECC incluso antes de que se contabilicen.<\/p>\n\n\n\n

La empresa utiliz\u00f3 el mismo enfoque para gestionar sus datos maestros de productos. Para ello, desarroll\u00f3 scripts de automatizaci\u00f3n con ayuda de \"Winshuttle Studio\". Esto permiti\u00f3 a los usuarios procesar eficazmente los datos de las 30.000 referencias de productos, sin los retrasos y errores habituales debidos a la introducci\u00f3n manual de datos.<\/p>\n\n\n\n

Otra ventaja era que los guiones pod\u00edan crearse sin el apoyo del departamento inform\u00e1tico ni de recursos especializados. Esto significaba que pod\u00edan ser desarrollados, probados y adaptados r\u00e1pida y directamente por las personas que mejor conocen los procesos financieros de SAP.<\/p>\n\n\n\n

El resultado es impresionante. En lugar de los tres meses previstos, el retraso se redujo a unos pocos d\u00edas, incluyendo el desarrollo y las pruebas de los guiones. Adem\u00e1s, la plataforma ayuda a minimizar futuros problemas de backlog, por lo que la soluci\u00f3n se ha amortizado en poco tiempo.<\/p>\n\n\n\n

Gracias al procesamiento acelerado y a la mayor calidad de los datos maestros de referencia de los productos, Alpina Savoie pudo satisfacer mejor sus necesidades empresariales. Ahora, la empresa puede realizar an\u00e1lisis empresariales en profundidad de forma peri\u00f3dica. Esto les permite identificar m\u00e1s r\u00e1pidamente los cambios en el entorno empresarial y adoptar nuevas estrategias seg\u00fan sea necesario para seguir disfrutando de ventajas competitivas en el mercado.<\/p>\n\n\n\n

Conclusi\u00f3n:\u2009<\/h3>\n\n\n\n

En el marco de la introducci\u00f3n de una plataforma de automatizaci\u00f3n, se trata ante todo de elegir la funcionalidad adecuada en cada caso. Para ello, es importante examinar todo el espectro de procesos financieros y contables basados en SAP que se van a automatizar y comprender los requisitos de cada proceso. S\u00f3lo teniendo en cuenta ambos aspectos podr\u00e1 una plataforma de automatizaci\u00f3n flexible y escalable para finanzas aprovechar realmente sus puntos fuertes y llevar la iniciativa al \u00e9xito.<\/p>\n\n\n\n