{"id":62336,"date":"2019-10-14T08:00:26","date_gmt":"2019-10-14T06:00:26","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=62336"},"modified":"2022-05-01T10:19:12","modified_gmt":"2022-05-01T08:19:12","slug":"sap-master-data-management-automated-and-effective","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/es\/sap-stammdatenmanagement-automatisiert-und-effektiv\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n de datos maestros SAP: automatizada y eficaz"},"content":{"rendered":"

Para lograrlo, se recomienda el uso de software para la gesti\u00f3n de datos de aplicaciones (ADM). El clou aqu\u00ed es que los propios departamentos son los usuarios y, por tanto, siguen siendo los due\u00f1os de sus datos.<\/p>\n

Los datos se perciben desde hace tiempo como activos estrat\u00e9gicos, pero por lo general a\u00fan no se tratan como tales. No s\u00f3lo hay que mejorar constantemente la calidad de los datos, sino que tambi\u00e9n hay que tener en cuenta su volumen, que suele crecer exponencialmente con el tama\u00f1o de la empresa. Si no se optimizan los procesos en consecuencia, la competitividad -y, por tanto, el \u00e9xito empresarial- se resiente. Los datos cr\u00edticos para el negocio, en particular, deben ponerse en el punto de mira. Una gran parte de ellos son los datos maestros. La mayor parte de ellos se generan y\/o modifican en los departamentos empresariales. Incluyen, por ejemplo, informaci\u00f3n sobre nuevos materiales o art\u00edculos, as\u00ed como deudores y acreedores, datos de proveedores, clientes y personal, y condiciones de precios.<\/p>\n

Entonces, \u00bfpor qu\u00e9 hacer que el departamento empresarial prepare estas creaciones y modificaciones de datos maestros de forma engorrosa y en gran medida manual, que luego, a su vez, el departamento inform\u00e1tico introduce en SAP manualmente o con ayuda de herramientas t\u00e9cnicas? Esto no s\u00f3lo puede dar lugar a errores costosos en los procesos posteriores, sino tambi\u00e9n a una baja productividad y a informes incorrectos. Es m\u00e1s \u00f3ptimo que sean los propios departamentos especializados los que cierren la brecha, de forma autom\u00e1tica y sin conocimientos de programaci\u00f3n SAP. A continuaci\u00f3n se describe c\u00f3mo pueden superarse los mayores retos asociados a esta cuesti\u00f3n.<\/p>\n

Acelerar los procesos de datos maestros<\/h3>\n

Los procesos de datos maestros lentos y manuales pueden inhibir procesos clave como los pedidos, el mantenimiento de activos, la introducci\u00f3n de nuevos productos y las operaciones de la cadena de suministro. Sin embargo, la automatizaci\u00f3n de estos procesos siempre ha estado en manos de recursos inform\u00e1ticos especializados, que a menudo ya estaban sobrecargados de todos modos.<\/p>\n

Hoy en d\u00eda, los profesionales que sin duda conocen mejor sus procesos y datos pueden reducir la duraci\u00f3n de los ciclos en un 50% o m\u00e1s utilizando un software dise\u00f1ado espec\u00edficamente para ellos. Las soluciones est\u00e1n integradas en libros de trabajo basados en Microsoft Excel o en formularios web, lo que elimina la introducci\u00f3n manual de datos a trav\u00e9s de la interfaz gr\u00e1fica de SAP. De este modo, optimizan la gesti\u00f3n de datos maestros para todo tipo de objetos, y no s\u00f3lo para los \"cuatro grandes\", es decir, los datos de materiales, clientes, proveedores y financieros.<\/p>\n

Reducir los duplicados<\/h3>\n

Los registros maestros duplicados causan una serie de problemas posteriores e informes inexactos. Se pueden evitar nuevos duplicados permitiendo a los agentes buscar registros existentes a trav\u00e9s de formularios web antes de crear otros nuevos. Los usuarios empresariales tambi\u00e9n pueden marcar los registros duplicados existentes para su eliminaci\u00f3n bas\u00e1ndose en Excel, limpiando as\u00ed sus propios datos y mejorando las operaciones empresariales.<\/p>\n

Aplique los procedimientos y las normas empresariales de forma coherente<\/h3>\n

Si los datos maestros se mantienen manualmente, a menudo los procedimientos y las normas empresariales s\u00f3lo se aplican de forma incoherente. Esto da lugar a una mala calidad de los datos y a riesgos empresariales innecesarios.<\/p>\n

Sin embargo, con una soluci\u00f3n basada en formularios y flujos de trabajo, pueden establecerse controles formales para la recopilaci\u00f3n y publicaci\u00f3n de datos que no pueden eludirse. Asimismo, pueden incorporarse reglas empresariales detalladas para evitar que los datos no se recojan y, por tanto, falten. Para ello, los campos obligatorios se crean en el formulario -sin tener que preverlos en el sistema SAP-, los formatos de los datos se estandarizan y los datos se mejoran utilizando servicios web de terceros para la validaci\u00f3n de direcciones o informes de cr\u00e9dito, por ejemplo. La documentaci\u00f3n como los formularios de exenci\u00f3n fiscal o los informes de cr\u00e9dito tambi\u00e9n pueden almacenarse en el proceso de flujo de trabajo, junto con los campos de datos SAP que se rellenan como parte del proceso de creaci\u00f3n de datos maestros.<\/p>\n

\"Captura<\/a>
Las soluciones de gesti\u00f3n de datos maestros pueden supervisar las m\u00e9tricas clave a trav\u00e9s de cuadros de mando listos para usar.<\/figcaption><\/figure>\n

M\u00e1s informaci\u00f3n sobre el estado de las solicitudes de datos maestros<\/h3>\n

En el mundo manual, no es f\u00e1cil hacer un seguimiento del estado de una solicitud de datos maestros. Las buenas soluciones de flujo de trabajo garantizan que se notifique o recuerde autom\u00e1ticamente a los agentes las tareas vencidas o atrasadas mediante notificaciones por correo electr\u00f3nico o formularios de recopilaci\u00f3n de datos.<\/p>\n

Medir el rendimiento y optimizar los procesos<\/h3>\n

\u00bfEs posible determinar con exactitud cu\u00e1nto tiempo se tarda en completar una solicitud de datos maestros o si se han cumplido los acuerdos de nivel de servicio (SLA)? Probablemente no con procesos manuales. Pero la mayor\u00eda de las soluciones de gesti\u00f3n de datos maestros supervisan autom\u00e1ticamente las m\u00e9tricas de rendimiento clave, como el ahorro de tiempo, los tiempos de respuesta, las tasas de error de los datos y los acuerdos de nivel de servicio (SLA) (v\u00e9ase la figura). Los cuadros de mando u otras funciones de elaboraci\u00f3n de informes ayudan a identificar y resolver los cuellos de botella de los procesos y los problemas de calidad de los datos.<\/p>\n

Hoy en d\u00eda, gracias al software de empresas como Winshuttle, los usuarios empresariales tienen la oportunidad de superar sus retos m\u00e1s acuciantes en torno a los datos maestros, acelerar los procesos y mejorar significativamente la calidad de los datos. Todo ello tiene un efecto duradero en el negocio. El siguiente estudio de caso ilustra c\u00f3mo y que funciona esto en la pr\u00e1ctica.<\/p>\n

La normalizaci\u00f3n vence a las soluciones aisladas<\/h3>\n

Hamberger Industriewerke GmbH conf\u00eda desde 2012 en la gesti\u00f3n de datos de aplicaciones (ADM) de Winshuttle y, con ello, en los procesos automatizados de la gesti\u00f3n de datos SAP. De este modo, la empresa minimiza los procesos manuales propensos a errores y que consumen mucho tiempo y se beneficia de procesos completamente digitales y de una alta calidad de los datos.<\/p>\n

Para que los datos constituyan una base v\u00e1lida para la toma de decisiones, huelga decir que deben estar siempre actualizados y completos. Cuanto mayor sea el stock de datos, m\u00e1s importante es contar con una gesti\u00f3n profesional de los mismos basada en un software moderno. Y si una empresa opera a nivel mundial, esto es pr\u00e1cticamente una obligaci\u00f3n.<\/p>\n

Hamberger Industriewerke GmbH, con sede en Stephanskirchen, cerca de Rosenheim, tambi\u00e9n se toma a pecho este enfoque. Con 2700 empleados en todo el mundo, Hamberger alcanza una facturaci\u00f3n anual de unos 325 millones de euros. El fabricante de revestimientos de suelos y asientos de inodoro concede gran importancia a la alta calidad de los datos. Por este motivo, ya en 2012 comenz\u00f3 a automatizar la gesti\u00f3n de datos con ayuda del software Winshuttle.<\/p>\n

Creaci\u00f3n y mantenimiento de datos maestros para miles de registros de datos<\/h3>\n

Debido a las exigencias del mercado, cada a\u00f1o hab\u00eda que crear un n\u00famero de material de cuatro cifras. El n\u00famero de caracter\u00edsticas que hab\u00eda que mantener crec\u00eda constantemente, por ejemplo debido a la creciente importancia del comercio en l\u00ednea. Adem\u00e1s, debido a la expansi\u00f3n, hubo que crear y mantener de nuevo los datos maestros y los registros de condiciones de un gran n\u00famero de clientes. En el caso de adquisiciones exitosas de nuevas cadenas de sucursales con cientos de ubicaciones, a menudo ya no era posible crear manualmente los datos en el momento oportuno, tal y como exig\u00eda el departamento de ventas. \"Hasta entonces, nuestros empleados hab\u00edan introducido laboriosamente todos estos datos de forma manual en el sistema SAP ERP que utilizamos. Los departamentos hab\u00edan transmitido el contenido necesario a los compa\u00f1eros responsables a trav\u00e9s de archivos Excel o incluso en papel\", describe el procedimiento Harald Dechant, arquitecto de DataWarehouse.<\/p>\n

La tasa de error y el esfuerzo de control y correcci\u00f3n eran correspondientemente elevados, y aumentaban en paralelo con el volumen de datos. \"Por ejemplo, una introducci\u00f3n incorrecta de precios en procesos de pedidos totalmente electr\u00f3nicos pod\u00eda acarrear elevados costes adicionales\", afirma Dechant. Dado que el volumen de datos seguir\u00e1 creciendo a medida que avance la digitalizaci\u00f3n, se recomend\u00f3 un nuevo enfoque apoyado en las TI.<\/p>\n

Hamberger ten\u00eda ideas definidas sobre una soluci\u00f3n de software que deb\u00eda cumplir los siguientes requisitos:<\/p>\n