El potencial de ahorro es enorme: la Comisi\u00f3n Europea estima en 64.500 millones de euros anuales el ahorro que supondr\u00eda para las empresas de la UE el procesamiento electr\u00f3nico de facturas.<\/p>\n
Muchas empresas utilizan soluciones de reconocimiento \u00f3ptico de caracteres (OCR) para leer los datos de las facturas en papel y transferirlos directamente al sistema contable en formato electr\u00f3nico.<\/p>\n
Primero se escanean las facturas en papel y, a continuaci\u00f3n, un componente de reconocimiento OCR lee los datos de la factura para poder enviarlos al proceso de aprobaci\u00f3n electr\u00f3nica a trav\u00e9s del flujo de trabajo.<\/p>\n
Sin embargo, estas desviaciones costosas y que requieren mucho tiempo son superfluas si el emisor y el receptor acuerdan un procedimiento de facturaci\u00f3n completamente electr\u00f3nico, ya sea a trav\u00e9s de EDI (intercambio electr\u00f3nico de datos), portales EBPP (presentaci\u00f3n y pago electr\u00f3nicos de facturas), portales web o por correo electr\u00f3nico o DE-Mail.<\/p>\n
S\u00f3lo por la eliminaci\u00f3n del papel y los gastos de env\u00edo ya merece la pena enviar las facturas electr\u00f3nicamente. Adem\u00e1s, existen otras ventajas econ\u00f3micas y numerosas opciones de optimizaci\u00f3n, por ejemplo en t\u00e9rminos de eficiencia de procesamiento y transparencia.<\/p>\n
El mayor potencial de ahorro lo obtiene el receptor de la factura. Esto se debe a que el soporte de software no s\u00f3lo tiene efecto cuando se reciben las facturas, sino tambi\u00e9n en todos los procesos posteriores de la empresa, como la comprobaci\u00f3n, la captura de datos y el archivo.<\/p>\n
La tramitaci\u00f3n electr\u00f3nica de las facturas se acelera enormemente a lo largo de todo el proceso. Las facturas tambi\u00e9n pueden autorizarse autom\u00e1ticamente compar\u00e1ndolas con los datos del pedido. De este modo, el destinatario se ahorra una gran parte de los costes de tramitaci\u00f3n y de tiempo, lo que le permite beneficiarse de descuentos con mayor frecuencia. Las tasas de reclamaci\u00f3n tambi\u00e9n son cosa del pasado.<\/p>\n
El intercambio de facturas en formato PDF\/A reduce el tiempo de procesamiento de 27 a 2 minutos. Actualmente existe una fuerte tendencia hacia la facturaci\u00f3n normalizada en formato PDF\/A, ya que las ventajas tanto para los emisores como para los receptores de las facturas son elevadas a pesar de los bajos costes de inversi\u00f3n.<\/p>\n
Adem\u00e1s, cada vez son m\u00e1s los proveedores que se pasan al intercambio de facturas en formato PDF\/A, ya que quieren aprovechar las ventajas econ\u00f3micas y muchos de sus clientes de los sectores empresarial y p\u00fablico ya no aceptan facturas en papel. Las medianas empresas, en particular, deber\u00edan aprovechar esta situaci\u00f3n favorable.<\/p>\n
Los archivos PDF\/A pueden generarse f\u00e1cilmente desde Microsoft Word o un sistema ERP y enviarse por correo electr\u00f3nico o DE-Mail. El formato PDF\/A no solo incluye un archivo de imagen, sino tambi\u00e9n un archivo TXT.<\/p>\n
Mediante sencillos programas adicionales, estos archivos TXT pueden extraerse y hacerse legibles para los sistemas ERP. Ya no es necesario introducir manualmente los datos de la factura o leerlos con un componente OCR.<\/p>\n
La calidad de los datos es del 100% cuando las facturas se intercambian en formato PDF\/A, frente a alrededor del 75% cuando se capturan utilizando componentes OCR.<\/p>\n
Como los archivos TXT se transfieren completamente al sistema ERP, no se producen p\u00e9rdidas de datos ni errores de lectura cuando las facturas se intercambian mediante PDF\/A.<\/p>\n
El Ministerio Federal del Interior (BMI) calcul\u00f3 que se tarda una media de 27 minutos en tramitar una factura en papel. El intercambio electr\u00f3nico de facturas en formato PDF\/A, provistas de \"datos de cabecera\" para su procesamiento semiautom\u00e1tico, reduce el tiempo necesario a unos cinco minutos.<\/p>\n
En el caso de las facturas con referencia a un pedido de compra, el esfuerzo se reduce incluso a unos dos minutos si la factura coincide con el pedido de compra. Y con muy poca inversi\u00f3n para el destinatario de la factura.<\/p>\n
Con la ayuda de una soluci\u00f3n de software para el procesamiento autom\u00e1tico de facturas en el sistema SAP, las empresas usuarias de SAP pueden procesar todos los archivos PDF\/A entrantes -como facturas o avisos de pago- de forma totalmente autom\u00e1tica.<\/p>\n
Una aplicaci\u00f3n de este tipo genera todos los datos relevantes para la contabilizaci\u00f3n a partir de archivos PDF\/A y los env\u00eda autom\u00e1ticamente al sistema SAP. No se necesita un software OCR adicional ni un proveedor de servicios externo.<\/p>\n
El procesamiento tiene lugar directamente en el sistema SAP, sin interrupciones de medios ni interfaces, lo que garantiza al cien por cien la calidad de los datos. Ya no son necesarias ni la comprobaci\u00f3n manual de los datos ni la verificaci\u00f3n de las facturas por parte del empleado, de conformidad con el art\u00edculo 14 de la UStG.<\/p>\n
Los errores de introducci\u00f3n o la p\u00e9rdida interna de facturas son cosa del pasado. El proceso de edici\u00f3n comienza cuando se recibe el archivo PDF por correo electr\u00f3nico. A continuaci\u00f3n, se archiva conforme a la ley guardando el fichero correspondiente (texto del correo electr\u00f3nico y el PDF asociado) en el archivo.<\/p>\n
En segundo lugar, se inicia el procesamiento del archivo PDF en el sistema SAP. Los datos se transfieren a un libro de recepci\u00f3n de facturas y se realiza una preasignaci\u00f3n autom\u00e1tica.<\/p>\n
A continuaci\u00f3n, la soluci\u00f3n determina los destinatarios responsables y activa el flujo de trabajo. Una vez aprobada la factura mediante el flujo de trabajo, se contabiliza el caso empresarial y el documento SAP se almacena en el archivo junto con el PDF.<\/p>\n
El cambio al procesamiento de facturas en PDF y la aceleraci\u00f3n y racionalizaci\u00f3n asociadas de los procesos internos de la empresa benefician no s\u00f3lo a los empleados de contabilidad financiera, sino a todos los implicados en el proceso de aprobaci\u00f3n en toda la empresa.<\/p>\n
El flujo de trabajo electr\u00f3nico acelera considerablemente todo el proceso de facturaci\u00f3n. Una ventaja importante es la transparencia a lo largo de todo el procedimiento de tramitaci\u00f3n de facturas.<\/p>\n
El estado de cada factura individual puede comprobarse continuamente. Las copias de facturas, las largas b\u00fasquedas de la factura original o incluso la p\u00e9rdida de un documento son cosa del pasado.<\/p>\n
Otra ventaja es que las facturas con una referencia de pedido tambi\u00e9n pueden leerse y procesarse autom\u00e1ticamente a nivel de art\u00edculo.<\/p>\n
Las ventajas del procesamiento de facturas en PDF integrado en SAP tambi\u00e9n son perceptibles para la direcci\u00f3n. Por ejemplo, las empresas se benefician de una visualizaci\u00f3n en tiempo real del pasivo corriente, ya que las cifras de la recepci\u00f3n de facturas est\u00e1n disponibles de inmediato.<\/p>\n
Entre otras cosas, esto permite una gesti\u00f3n m\u00e1s precisa de la liquidez. Hoy en d\u00eda, los proveedores externos de capital, como bancos o accionistas, esperan m\u00e1s informaci\u00f3n en una fase m\u00e1s temprana. Sin embargo, la inclusi\u00f3n de informaci\u00f3n de terceros, como proveedores o clientes, es un factor que puede retrasar considerablemente el proceso de cierre.<\/p>\n
Con la ayuda del procesamiento de facturas en PDF totalmente integrado en SAP, esta informaci\u00f3n puede generarse, procesarse y mostrarse de forma transparente mucho m\u00e1s r\u00e1pidamente. Esto ahorra a las empresas un tiempo valioso en el rocoso camino hacia el cierre r\u00e1pido.<\/p>\n
Con la aprobaci\u00f3n de la Ley de Simplificaci\u00f3n Fiscal en 2011, el legislador rebaj\u00f3 los requisitos legales, pero el contribuyente sigue siendo responsable de aportar las pruebas pertinentes.<\/p>\n
Al enviar facturas por correo electr\u00f3nico, por ejemplo, el destinatario debe garantizar su autenticidad e integridad. Esto debe garantizarse mediante un procedimiento interno de verificaci\u00f3n.<\/p>\n
Una aplicaci\u00f3n para el procesamiento de facturas en PDF integrada en SAP comprueba el cumplimiento de esta normativa mediante un proceso estandarizado. La soluci\u00f3n permite verificar sin fisuras todo el proceso, desde la recepci\u00f3n de la factura hasta su contabilizaci\u00f3n.<\/p>\n
Adem\u00e1s, la soluci\u00f3n utiliza un control autom\u00e1tico de recepci\u00f3n de facturas de conformidad con el art\u00edculo 14 de la UStG para garantizar que todas las facturas recibidas cumplen los criterios para tener derecho a la deducci\u00f3n del IVA soportado.<\/p>\n
Algunas empresas a\u00fan dudan en cambiar el tradicional intercambio de facturas en papel. Sin embargo, la tendencia hacia el procesamiento electr\u00f3nico de facturas es imparable. Por ejemplo, la Comisi\u00f3n Europea ha pedido a sus Estados miembros que establezcan la facturaci\u00f3n electr\u00f3nica como m\u00e9todo predominante para 2020.<\/p>\n
Las empresas innovadoras y con visi\u00f3n de futuro ya se est\u00e1n posicionando como pioneras de una esperada ola de cambio. Los expertos prev\u00e9n un crecimiento del 30% en el \u00e1mbito de la facturaci\u00f3n electr\u00f3nica en Europa en los pr\u00f3ximos a\u00f1os. En todo el mundo se espera un aumento del 20%.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
La tendencia es clara. Cada vez m\u00e1s proveedores convierten sus facturas y avisos de pago en un archivo PDF y los env\u00edan a sus socios comerciales por correo electr\u00f3nico. El legislador apoya esta evoluci\u00f3n con las correspondientes iniciativas, en particular la Ley de Simplificaci\u00f3n Fiscal de 2011, que equipara pr\u00e1cticamente las facturas electr\u00f3nicas a las facturas en papel. <\/p>","protected":false},"author":1885,"featured_media":61274,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,1551],"tags":[15719,31],"coauthors":[35699],"class_list":["post-61986","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-1551","tag-edi","tag-wirtschaft","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",400,155,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-768x297.jpg",768,297,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-100x39.jpg",100,39,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-480x186.jpg",480,186,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-640x248.jpg",640,248,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-720x279.jpg",720,279,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-960x372.jpg",960,372,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",18,7,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",600,232,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",600,232,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"
Der Trend ist eindeutig. Immer mehr Lieferanten konvertieren ihre Rechnungen und Avise in eine PDF-Datei und versenden diese via E-Mail an ihre Gesch\u00e4ftspartner. Der Gesetzgeber unterst\u00fctzt diese Entwicklung durch entsprechende Initiativen, insbesondere das Steuervereinfachungsgesetz 2011, das die elektronische Rechnung der Papierrechnung nahezu gleichstellt. <\/p>\n","category_list_v2":"Business-Management<\/a>, MAG 15-06<\/a>","author_info_v2":{"name":"Elke Waiblinger, Software4Professionals","url":"https:\/\/e3mag.com\/es\/author\/elke-waiblinger\/"},"comments_num_v2":"0 comentarios","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/61986","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1885"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=61986"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/61986\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/61274"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=61986"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=61986"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=61986"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=61986"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}