\u00bfEs posible prescindir totalmente del papel en la oficina? En muchos sectores, la comunicaci\u00f3n entre socios comerciales se realiza hoy en d\u00eda en gran medida por correo electr\u00f3nico, pero el \"correo amarillo\" y la comunicaci\u00f3n por fax tampoco est\u00e1n \"muertos\".<\/p>\n
Los archivos PDF adjuntos a los correos electr\u00f3nicos sustituyen cada vez m\u00e1s a las cartas y los faxes, pero \u00bfc\u00f3mo es el tratamiento posterior de estos documentos?<\/p>\n
Incluso hace 25 a\u00f1os -al principio de mi etapa personal en TI con SAP R\/2- se preve\u00eda que el papel en la oficina tendr\u00eda una vida corta. En aquella \u00e9poca, el negocio de TI tambi\u00e9n funcionaba sin correo electr\u00f3nico, sin smartphones y sin iPads. As\u00ed que: todav\u00eda hay vida en el perro viejo.<\/p>\n
Pero incluso en 2015, con los \"archivos adjuntos PDF por correo electr\u00f3nico\" en el trabajo diario, a menudo experimento con mis clientes c\u00f3mo los documentos salientes de los sistemas ERP (sobre todo SAP) se env\u00edan digitalmente, pero tambi\u00e9n se imprimen de nuevo por el destinatario, se clasifican y se almacenan en paralelo como un correo electr\u00f3nico, luego se distribuyen y se vuelven a registrar manualmente (y con bastante frecuencia se vuelven a escanear).<\/p>\n
\"\u00a1Qu\u00e9 tonter\u00eda!\", pensar\u00e1n algunos lectores, pero es una realidad bastante frecuente en las oficinas alemanas, \u00a1en todos los sectores!<\/p>\n
si se trata de confirmaciones de pedidos que uno prefiere comparar \"en papel\" art\u00edculo por art\u00edculo con el pedido saliente de SAP para reconocer desviaciones de plazo, precio o cantidad; si se trata de pedidos salientes que uno mismo ha creado, a los que uno a\u00f1ade banderas de papel o sellos internos para su aprobaci\u00f3n y obtiene todas las firmas en la circulaci\u00f3n de papel antes de que todo vaya al proveedor (escaneado o como \"correo amarillo\"); si uno imprime un pedido de venta y lo introduce y comprueba manualmente art\u00edculo por art\u00edculo en el sistema ERP de ventas y distribuci\u00f3n; si uno copia las cartas de solicitud para distribuirlas desde el equipo de RR.HH. al equipo especializado correspondiente... Los ejemplos son numerosos.<\/p>\n
\u00bfPor qu\u00e9 estos procesos B2B siguen siendo tan \"anal\u00f3gicos\", pero la comunicaci\u00f3n privada avanza hacia lo \"digital\"? El legislador ya ha seguido el ejemplo en muchos lugares y ha creado las bases para el intercambio electr\u00f3nico de facturas con la Ley de Simplificaci\u00f3n Fiscal de 2011, por ejemplo: la eliminaci\u00f3n de la firma electr\u00f3nica reconocida previa acreditaci\u00f3n de un procedimiento adecuado. Y la agenda digital tambi\u00e9n da motivos para la esperanza.<\/p>\n
\u00bfY no se han creado tambi\u00e9n los requisitos tecnol\u00f3gicos previos? A menudo tambi\u00e9n hay pantallas dobles en los centros de trabajo administrativos; los documentos pueden mostrarse en las pantallas en su tama\u00f1o original; los costes para ello son moderados.<\/p>\n
Incluso el argumento del \"almacenamiento caro para guardar los formatos de uso intensivo de almacenamiento\" se ha ido desvaneciendo cada vez m\u00e1s debido al descenso de los costes en los \u00faltimos a\u00f1os.<\/p>\n
Los argumentos a favor de los procesos digitales son obvios: m\u00e1xima transparencia de todo el proceso empresarial, desde la recepci\u00f3n hasta el archivo, desde la creaci\u00f3n hasta la expedici\u00f3n; accesibilidad e informaci\u00f3n para todos los implicados en todo momento.<\/p>\n
Los costes se reducen de forma demostrable hasta en un 80% (seg\u00fan un estudio de Deutsche Bank Research, esto se determin\u00f3 para el intercambio de facturas completamente electr\u00f3nico, por ejemplo). Las carpetas de archivos y los s\u00f3tanos llenos de documentos en papel ya no son necesarios. El proceso \"purchase-to-pay\" y \"order-to-cash\" se acelera enormemente.<\/p>\n
Dado que los procesos administrativos de las empresas no forman parte de la creaci\u00f3n de valor, a menudo s\u00f3lo se consideran en sentido descendente. Sencillamente, el \"cambio\" tarda en implantarse aqu\u00ed, y no se hace simplemente instalando software en uno o varios puestos de trabajo.<\/p>\n
A menudo se cuestionan y cambian radicalmente procesos de trabajo enteros. Pueden eliminarse puestos de trabajo por completo, consultar al comit\u00e9 de empresa...<\/p>\n
Y tambi\u00e9n necesita los recursos internos. Por ejemplo, los inform\u00e1ticos internos deben probar, crear y, m\u00e1s tarde, hacer funcionar el hardware, el software y la infraestructura.<\/p>\n
Los equipos de especialistas tienen que probar y aprobar nuevos procesos, adem\u00e1s de su trabajo diario. Pero precisamente estos recursos internos suelen escasear. Los servicios en la nube pueden aliviar la carga en este punto, pero plantean otras cuestiones cr\u00edticas.<\/p>\n
Tambi\u00e9n est\u00e1 siempre la cuesti\u00f3n de \"\u00bfcumplo la normativa?\": \u00bfes tambi\u00e9n \"seguro y permisible\" c\u00f3mo vamos a trabajar entonces digitalmente? \u00bfQui\u00e9n asesora al respecto, qui\u00e9n certifica estos nuevos procedimientos? \u00bfD\u00f3nde recae la responsabilidad? Y esto va mucho m\u00e1s all\u00e1 de la cuesti\u00f3n de la \"seguridad de los datos\" y los ataques desde el exterior (\"temores de la CIA\").<\/p>\n
Una espada de Damocles... \u00bfSon las personas de los departamentos las que se ven privadas de su querido \"papel\"? Dif\u00edcilmente, porque por la noche, la vida privada contin\u00faa digitalmente... en Amazon, en YouTube, en WhatsApp.<\/p>\n
Son m\u00e1s bien las personas las que temen por sus puestos de trabajo. \"\u00bfSe apoderar\u00e1 entonces el software de mi trabajo, seguir\u00e9 siendo necesario en la rutina de la oficina digital?\". \u00bfC\u00f3mo lograr una participaci\u00f3n y aceptaci\u00f3n significativas de todos los afectados?<\/p>\n
Nuestros legisladores proclaman la \"agenda digital\", pero siguen entregando multitud de nuevas leyes y, adem\u00e1s, unas instrucciones sobre procedimientos s\u00f3lo condicionalmente bien pensadas. Pensemos, por ejemplo, en el acuse de recibo, la ley del salario m\u00ednimo, el procedimiento de inversi\u00f3n del sujeto pasivo...<\/p>\n
Y luego est\u00e1 la \"no uniformidad\" uniforme. Es cierto que la industria y las asociaciones comerciales o impulsadas por los fabricantes intentan una y otra vez crear \"est\u00e1ndares digitales\".<\/p>\n
\u00bfPero tiene \u00e9xito? Las empresas poderosas imponen \"sus\" normas, se crean portales individuales (y por tanto heterog\u00e9neos) para recopilar datos y documentos... cada cual cocina su propia \"sopa\".<\/p>\n
Puede que la normalizaci\u00f3n de un sector tenga \u00e9xito una vez (VDA, Swift, etc.), rara vez en toda Alemania (DIN, etc.), \u00bfcu\u00e1ntas veces en la UE? El \u00faltimo intento: ZUGFeRD, el Foro de Factura Electr\u00f3nica de Alemania. Personalmente, la \"D\" me molesta aqu\u00ed - para las autoridades p\u00fablicas en Alemania, est\u00e1 bien. \u00bfPero para las empresas que operan a nivel internacional? Bueno...<\/p>\n
Y por \u00faltimo, pero no por ello menos importante, \u00a1el software a menudo no est\u00e1 tan interconectado y es tan excelente e intuitivamente utilizable como uno desear\u00eda! Por ejemplo, los correos electr\u00f3nicos suelen almacenarse en estructuras de carpetas de clientes y paralelamente se utiliza un sistema ERP y un directorio de red.<\/p>\n
\u00bfSe har\u00e1 realidad, despu\u00e9s de todo, la oficina sin papel? Las ventajas son evidentes y las condiciones marco est\u00e1n dadas. En el mercado hay una serie de proveedores de software que ofrecen soluciones correspondientemente sofisticadas.<\/p>\n
El Gobierno Federal tambi\u00e9n ha reconocido las se\u00f1ales: La agenda digital es esperanzadora:<\/p>\n
\"La digitalizaci\u00f3n ofrece un gran potencial y permite sinergias. Por lo tanto, es tarea de la pol\u00edtica acompa\u00f1ar activamente el cambio estructural y establecer las condiciones marco para vivir, aprender, trabajar y hacer negocios en el mundo digital y permitir que todos participen en la transformaci\u00f3n digital.\"<\/em><\/p>\n Edward Gower-Isaac, vicepresidente de Business Process Services en Ricoh Europa, afirma: \"La digitalizaci\u00f3n es, sin duda, un factor clave en la creciente adopci\u00f3n de la facturaci\u00f3n electr\u00f3nica en Europa. Las empresas se est\u00e1n dando cuenta de que la digitalizaci\u00f3n ya no es solo un elemento diferenciador, sino un requisito para cualquier negocio que quiera seguir existiendo en el futuro.<\/p>\n El 73% de los directores ejecutivos afirm\u00f3 que alcanzar la madurez digital conduc\u00eda directamente al crecimiento de los ingresos, y el 62% coincidi\u00f3 en que la madurez digital hac\u00eda a su empresa m\u00e1s interesante para posibles inversores y nuevos propietarios.\"<\/p>\n \u00bfD\u00f3nde est\u00e1 su beneficio en la empresa si no s\u00f3lo, por ejemplo, las facturas entrantes y salientes, sino tambi\u00e9n los procesos anteriores y posteriores como las solicitudes de pedido, las confirmaciones de pedido, los pedidos de clientes, los albaranes de entrega, las notificaciones de pago, los certificados de materiales, los certificados de origen, las carpetas de solicitud, etc. se procesan de forma electr\u00f3nica, digital y, sobre todo, autom\u00e1tica?<\/p>\n Conseguir\u00e1 la m\u00e1xima transparencia y eficacia, ahorrando dinero a diario. El retorno de la inversi\u00f3n suele lograrse a corto o medio plazo (de 12 a 48 meses).<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Casi todo el mundo los tiene: opciones de comunicaci\u00f3n \"sin papeles\" y constantemente disponibles para intercambios privados: a trav\u00e9s de WhatsApp, Twitter, Instagram, correo electr\u00f3nico o el servicio de mensajes cortos casi \"de la vieja escuela\". Pero, \u00bfqu\u00e9 aspecto tiene esto realmente en la rutina diaria de la oficina, tan intensiva en administraci\u00f3n? <\/p>","protected":false},"author":1851,"featured_media":61274,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,1577],"tags":[350,39,601,111],"coauthors":[34505],"class_list":["post-61476","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-1577","tag-b2b","tag-cloud","tag-digitalisierung","tag-infrastruktur","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",400,155,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-768x297.jpg",768,297,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-100x39.jpg",100,39,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-480x186.jpg",480,186,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-640x248.jpg",640,248,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-720x279.jpg",720,279,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-960x372.jpg",960,372,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",18,7,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",600,232,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",600,232,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":" Fast alle haben sie: st\u00e4ndig verf\u00fcgbare und \u201epapierlose\u201c Kommunikationsm\u00f6glichkeiten, um sich privat auszutauschen \u2013 per WhatsApp, Twitter, Instagram, E-Mail oder \u00fcber den fast schon \u201eold-school\u201c Short-Message-Service. 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