Cesk\u00e1 Sporitelna, el mayor banco de la Rep\u00fablica Checa con sede en Praga, debe conceder a cada uno de sus aproximadamente 11.000 empleados acceso a sus expedientes personales desde su lugar de trabajo.<\/p>\n
De acuerdo con la nueva normativa, el proveedor de servicios financieros reorganiz\u00f3 su departamento de RRHH y traslad\u00f3 su sede de Praga al suburbio de Kladno. La digitalizaci\u00f3n de los documentos deber\u00eda simplificar este traslado.<\/p>\n
Adem\u00e1s, el departamento de RRHH decidi\u00f3 eliminar el papel en otros procesos del \u00e1rea de recursos humanos (RRHH). Por ejemplo, las n\u00f3minas ya no se entregan a los empleados en papel, sino digitalmente mediante el acceso a sus propios expedientes personales.<\/p>\n
A la hora de seleccionar un proveedor de un expediente digital de personal, la elecci\u00f3n recay\u00f3 en Circle Unlimited y la soluci\u00f3n cuSmarText HR en checo. La implantaci\u00f3n corri\u00f3 a cargo de s IT Solutions AT Spardat seg\u00fan un concepto de cuatro fases. s IT Solutions es el proveedor inform\u00e1tico del Grupo Erste de Europa Central y Oriental y de las cajas de ahorros de Austria.<\/p>\n
Al principio del proyecto, el plan consist\u00eda en crear el futuro expediente digital del personal. Para ello, s IT Solutions colabor\u00f3 estrechamente con el departamento de RRHH durante unas seis semanas. Juntos, desarrollaron una estructura clara de carpetas (por ejemplo, contrato de trabajo, n\u00f3minas, documentos de solicitud, otros documentos personales) con unas 60 carpetas principales y subcarpetas para el almacenamiento a prueba de auditor\u00edas de los documentos de personal.<\/p>\n
\"Una gesti\u00f3n de carpetas bien pensada es uno de los factores de \u00e9xito a la hora de introducir un expediente personal digital. Constituye la base de otras decisiones, como la definici\u00f3n de grupos de acceso y la l\u00f3gica de autorizaci\u00f3n asociada\".<\/em><\/p>\n Andrea Ziegler, Directora de Soluciones de s IT Solutions, explica:<\/p>\n \"Hay que planificar y dedicar tiempo suficiente a esto\".<\/em><\/p>\n Tras completar la gesti\u00f3n de carpetas, s IT Solutions empez\u00f3 a implantar la soluci\u00f3n de software cuSmarText traducida al checo. SAP HR y SAP ESS\/MSS ya se utilizaban en el banco. En este contexto, Andrea Ziegler menciona una de las principales razones por las que la decisi\u00f3n recay\u00f3 en Circle Unlimited:<\/p>\n \"La soluci\u00f3n est\u00e1 totalmente integrada en SAP. Esto significa que el expediente de personal digital se genera autom\u00e1ticamente para cada empleado que se crea en SAP HR sin ning\u00fan esfuerzo de desarrollo adicional.\"<\/em><\/p>\n Para que todos los empleados tuvieran acceso a sus expedientes personales, s IT Solutions utiliz\u00f3 el portal de autoservicio para empleados existente en la web. Adem\u00e1s, los directivos utilizan un portal especial de autoservicio para conocer los expedientes personales de sus empleados. Ambos se conectaron al software digital de expedientes personales.<\/p>\n \"En aquel momento, nos enfrent\u00e1bamos a unos 300.000 documentos de personal en los archivos de Cesk\u00e1 Sporitelna que hab\u00eda que digitalizar y transferir al nuevo sistema. Para resolver esta gran tarea, decidimos utilizar la tecnolog\u00eda de c\u00f3digos de barras\".<\/em><\/p>\n recuerda Josef Gram, jefe de proyecto de s IT Solutions.<\/p>\n Para ello, s IT Solutions desarroll\u00f3 un escenario de c\u00f3digo de barras con el apoyo de Circle Unlimited, que dio lugar a una versi\u00f3n impresa de pegatinas de c\u00f3digo de barras. Los propios c\u00f3digos de barras se generaron directamente a partir del archivo digital.<\/p>\n A continuaci\u00f3n, las etiquetas se imprim\u00edan en dispositivos multifunci\u00f3n, se pegaban en los documentos y, por \u00faltimo, se liberaban para su escaneado. A continuaci\u00f3n, se automatizaba el escaneado de los documentos digitalizados en las carpetas del archivo de personal.<\/p>\n Para ello, los documentos se comprim\u00edan en archivos ZIP, se transfer\u00edan a cuSmarText HR, se \"descomprim\u00edan\" y se asignaban al expediente de personal correcto mediante el c\u00f3digo de barras y por medio del control de trabajos. Si el sistema no era capaz de reconocer los documentos, \u00e9stos se devolv\u00edan al banco para su comprobaci\u00f3n como parte de un proceso de tratamiento de errores.<\/p>\n El proceso de digitalizaci\u00f3n, desde la generaci\u00f3n del c\u00f3digo de barras hasta su escaneado y cotejo, llev\u00f3 la mayor parte del tiempo del proyecto, aproximadamente medio a\u00f1o.<\/p>\n Josef Gram mira hacia atr\u00e1s:<\/p>\n \"Al principio hab\u00edamos previsto entre dos y tres meses. El tiempo que lleva la digitalizaci\u00f3n y los plazos que hay que fijar es sin duda una de las lecciones aprendidas\".<\/em><\/p>\n Alrededor de 11.000 empleados de 15 sedes de Cesk\u00e1 Sporitelna y sus filiales deb\u00edan conocer sus expedientes personales y el propio personal de RRHH deb\u00eda trabajar con el software.<\/p>\n Para ello, s IT Solutions y Circle Unlimited crearon un concepto de autorizaci\u00f3n multinivel con 15 grupos de usuarios diferentes y sus funciones. Por ejemplo, la eliminaci\u00f3n final de los documentos de personal es ahora responsabilidad de unos pocos miembros del equipo de personal.<\/p>\n \"El concepto de autorizaci\u00f3n es muy complejo y el proceso de creaci\u00f3n llev\u00f3 mucho tiempo. En retrospectiva, es aconsejable definir las autorizaciones de acceso al principio de un proyecto. De lo contrario, las pruebas funcionales ya realizadas deben repetirse desde el punto de vista de la autorizaci\u00f3n de acceso\".<\/em><\/p>\n describe Andrea Ziegler. El criterio principal para asignar derechos de acceso era la funci\u00f3n del empleado en la empresa. Se hac\u00eda una distinci\u00f3n tanto dentro del departamento de RRHH como entre directivos, empleados y departamentos de terceros.<\/p>\n Todos los empleados de la empresa tienen acceso a sus datos personales, contratos de trabajo y n\u00f3minas. Sin embargo, no tienen acceso a todos los documentos relacionados con su solicitud y empleo. S\u00f3lo tienen acceso las personas autorizadas del departamento de recursos humanos.<\/p>\n Adem\u00e1s del expediente electr\u00f3nico de personal, el banco se decidi\u00f3 por una soluci\u00f3n para la creaci\u00f3n autom\u00e1tica de documentos relevantes para RRHH. Tambi\u00e9n en este caso se opt\u00f3 por Circle Unlimited y su software cuDocument Builder.<\/p>\n Crea nuevos documentos de forma totalmente autom\u00e1tica a partir de m\u00f3dulos de texto preformulados y datos personales, y los dota de un c\u00f3digo de barras si es necesario.<\/p>\n Este fue el tema que s IT Solutions abord\u00f3 en la \u00faltima fase del proyecto. La atenci\u00f3n se centr\u00f3 en la impresi\u00f3n masiva. El reto concreto consist\u00eda en generar simult\u00e1neamente documentos que conciernen a distintas empresas del grupo bancario, es decir, a la propia Cesk\u00e1 Sporitelna o a una de sus filiales.<\/p>\n s IT Solutions y Circle Unlimited ha conseguido un control autom\u00e1tico para seleccionar la plantilla de documento adecuada en funci\u00f3n de la empresa. Por ejemplo, ahora los logotipos y el dise\u00f1o se seleccionan en funci\u00f3n de la empresa correspondiente utilizando el mismo contenido de documento durante la impresi\u00f3n masiva.<\/p>\n Las plantillas se encuentran en una denominada Biblioteca de plantillas. Para rellenar los documentos con datos de SAP HR, se definieron los campos necesarios y se almacenaron en una Biblioteca de cl\u00e1usulas.<\/p>\n Ambas \"bibliotecas\" se basan en numerosas condiciones sobre qu\u00e9 tiene sentido, cu\u00e1ndo y c\u00f3mo, y, en consecuencia, qu\u00e9 debe rellenarse con texto y datos para los env\u00edos. El equipo de RR.HH. del banco utiliza la generaci\u00f3n autom\u00e1tica de documentos para crear impresiones masivas, como aumentos salariales anuales, pero tambi\u00e9n documentos como nuevos contratos de trabajo en caso de cambios internos y mucho m\u00e1s.<\/p>\n Ahora, los empleados pueden acceder a sus expedientes personales en cualquier momento a trav\u00e9s de portales de autoservicio, de conformidad con los requisitos legales. Los compa\u00f1eros de RRHH tienen la opci\u00f3n de acceder al expediente digital directamente desde el sistema SAP y ver f\u00e1cilmente todos los documentos y datos de personal importantes.<\/p>\n Ya no tienen que esperar carpetas ni trasladarlas de un departamento a otro. El banco tambi\u00e9n estaba especialmente interesado en la mejora del flujo de trabajo cuando un empleado entra o sale del banco, as\u00ed como en los cambios internos.<\/p>\n Por ejemplo, ahora los contratos de trabajo se crean autom\u00e1ticamente, se imprimen y est\u00e1n listos para firmar. Hasta la fecha, el banco ha creado m\u00e1s de 17.000 expedientes digitales de personal en el sistema y archivado en \u00e9l m\u00e1s de 330.000 documentos.<\/p>\n \"Iniciamos el proyecto a finales de 2012 y el sistema entr\u00f3 en funcionamiento en enero de 2014. La estrecha colaboraci\u00f3n con el equipo de consultores de Circle Unlimited durante todo el proyecto y las posibilidades que nos ofrecieron las soluciones de software fueron cruciales para el \u00e9xito de este proyecto a gran escala.\"<\/em><\/p>\n concluye Josef Gram.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Los bancos en particular, como el checo Cesk\u00e1 Sporitelna, tienen que cumplir numerosos requisitos legales. 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