{"id":35391,"date":"2018-03-22T10:00:47","date_gmt":"2018-03-22T09:00:47","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=35391"},"modified":"2022-05-01T09:36:23","modified_gmt":"2022-05-01T07:36:23","slug":"belegtourismus-ade","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/es\/belegtourismus-ade\/","title":{"rendered":"Gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n - Adi\u00f3s al turismo de ocupaci\u00f3n"},"content":{"rendered":"

Cuando los coches necesitan repostar, los hogares y las empresas necesitan electricidad y la industria y el comercio utilizan gases, el Grupo Westfalen, con sede en M\u00fcnster, est\u00e1 ah\u00ed.<\/p>\n

La empresa, con m\u00e1s de 1.700 empleados y un total de 23 filiales y empresas asociadas, opera a escala internacional. Esta historia de \u00e9xito tambi\u00e9n tiene que ver con la \"Westfalen Way to Win\" de la empresa familiar dirigida por sus propietarios: el esfuerzo por poner a prueba constantemente los procesos de producci\u00f3n y administraci\u00f3n y hacerlos cada vez m\u00e1s eficientes.<\/p>\n

Esta m\u00e1xima tambi\u00e9n condujo a la introducci\u00f3n de un sistema electr\u00f3nico de archivo y gesti\u00f3n de documentos en el Grupo Westfalen. Persegu\u00eda varios objetivos:<\/p>\n

Debe crearse un acceso centralizado a los documentos sin necesidad de largos env\u00edos por correo para acortar dr\u00e1sticamente los plazos de tramitaci\u00f3n. El sistema deseado debe permitir una estrecha integraci\u00f3n con SAP, pero al mismo tiempo funcionar independientemente de SAP.<\/p>\n

La estructura del grupo Westfalen, con sede central en M\u00fcnster y sedes internacionales, requer\u00eda un sistema estable pero flexible como soluci\u00f3n central con posibilidades de ampliaci\u00f3n vers\u00e1tiles, al que pudieran conectarse sucesivamente las sucursales.<\/p>\n

Profunda integraci\u00f3n con SAP<\/h3>\n

El grupo Westfalen utiliza Doxis4 de SER como plataforma ECM para la gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n en toda la empresa. Desde los inicios con un archivo electr\u00f3nico de documentos hace casi 20 a\u00f1os, las soluciones de SER se han ido ampliando continuamente en el Grupo Westfalen.<\/p>\n

Las soluciones ECM implantadas actualmente incluyen el archivo electr\u00f3nico central, un archivo de personal independiente con conexi\u00f3n a SAP HR, DMS y gesti\u00f3n de facturas en contabilidad, as\u00ed como la conexi\u00f3n al portal de clientes de Westfalen.<\/p>\n

Un requisito previo para el uso del ECM en toda la empresa era la profunda integraci\u00f3n con el sistema SAP. El grupo Westfalen utiliza los m\u00f3dulos SAP de contabilidad financiera, recursos humanos, gesti\u00f3n de materiales, planificaci\u00f3n de la producci\u00f3n y mantenimiento (HR, MM, FI, CO, AM, PP, PM). No s\u00f3lo se archivan documentos y datos de SAP, sino tambi\u00e9n datos de reorganizaci\u00f3n de las bases de datos SAP.<\/p>\n

Existe una estrecha comunicaci\u00f3n entre los m\u00f3dulos SAP y el cliente ECM. Los mecanismos autom\u00e1ticos simplifican y aceleran el almacenamiento de documentos, por ejemplo, y evitan la indexaci\u00f3n incorrecta.<\/p>\n

Si, por ejemplo, un documento debe a\u00f1adirse a un contrato existente ya archivado, el n\u00famero de contrato introducido cuando se archiv\u00f3 el documento se utiliza para una comprobaci\u00f3n con el sistema SAP.<\/p>\n

Los metadatos almacenados en SAP se utilizan entonces para indexar el nuevo documento contractual. El proyecto inicial del Grupo Westfalen ten\u00eda como objetivo eliminar el \"turismo documental\" en el procesamiento de facturas.<\/p>\n

\"Casas<\/a><\/p>\n

Debido a la estructura espacialmente descentralizada del grupo de empresas, con sucursales distribuidas y una central de recepci\u00f3n de facturas en M\u00fcnster, los recibos de facturas en papel sol\u00edan enviarse por correo a todo el pa\u00eds para su comprobaci\u00f3n.<\/p>\n

Un archivo digital SER con su correspondiente flujo de trabajo acort\u00f3 considerablemente los plazos de tramitaci\u00f3n de la verificaci\u00f3n de facturas. Posteriormente, tambi\u00e9n se optimiz\u00f3 el tratamiento posterior de las facturas recibidas.<\/p>\n

Tras archivar los documentos de facturaci\u00f3n, los datos relevantes para las facturas se leen autom\u00e1ticamente de las facturas escaneadas con la soluci\u00f3n de gesti\u00f3n de facturas de SER y se transfieren a SAP para su posterior procesamiento hasta la liberaci\u00f3n de la contabilizaci\u00f3n.<\/p>\n

Las facturas en PDF que llegan a la empresa por correo electr\u00f3nico tambi\u00e9n pasan por este proceso. Hoy en d\u00eda, los empleados ya no tienen que dedicar tiempo a buscar las facturas y la transacci\u00f3n asociada, sino que pueden consultar todos los documentos en formato digitalizado desde SAP.<\/p>\n

La soluci\u00f3n tuvo una acogida muy positiva en el departamento de cuentas por pagar. Los procesos de trabajo se han agilizado considerablemente. Las consultas de los proveedores tambi\u00e9n han disminuido, ya que la capacidad del departamento para proporcionar informaci\u00f3n ha mejorado notablemente.<\/p>\n

Archivo de personal con integraci\u00f3n en SAP HR<\/h3>\n

Los documentos de personal de Westfalen Group se digitalizan y almacenan de forma segura en un cliente independiente dentro del archivo electr\u00f3nico. S\u00f3lo los empleados del departamento de RRHH tienen acceso a ellos.<\/p>\n

El archivo est\u00e1 conectado al sistema l\u00edder SAP HR. La b\u00fasqueda de documentos de personal archivados se realiza c\u00f3modamente a trav\u00e9s del cliente Windows del sistema ECM utilizando los nombres de los empleados.<\/p>\n

Los expedientes de personal digitalizados contienen diversas r\u00fabricas de contratos de trabajo, componentes salariales, documentos de candidatura, etc. definidos por el departamento de RRHH.<\/p>\n

La reducci\u00f3n de la carga de trabajo de los administradores de personal es claramente perceptible, puesto que ya no tienen que rebuscar en las carpetas. Los datos se almacenan en el sistema SAP, todos los documentos adicionales se guardan en el archivo afiliado.<\/p>\n

Una funci\u00f3n de borrado permite cumplir los requisitos legales de supresi\u00f3n de determinados documentos. Por ejemplo, las advertencias pueden eliminarse de los expedientes de personal una vez expirado el periodo de conservaci\u00f3n.<\/p>\n

\"Doxis<\/a>
Panorama ECM del Grupo Westfalen.<\/figcaption><\/figure>\n

Tarjetas de mostrador automatizadas<\/h3>\n

El componente de gesti\u00f3n de entrada del sistema ECM tambi\u00e9n se utiliza para el procesamiento automatizado de las tarjetas de contador. Con el InboundMaster, las lecturas de contador notificadas para el consumo de gas de los clientes de Westfalen se leen autom\u00e1ticamente de las tarjetas de contador y se transfieren al sistema SAP principal.<\/p>\n

Sin la ayuda del software, la introducci\u00f3n manual de datos era muy tediosa y propensa a errores. Con la ayuda del c\u00f3digo de barras de las tarjetas de contador, \u00e9stas tambi\u00e9n se indexan autom\u00e1ticamente y se asignan al expediente electr\u00f3nico de cliente correcto.<\/p>\n

Los clientes pueden acceder al portal de clientes de Westfalen Group con sus datos de acceso. All\u00ed pueden acceder en cualquier momento a sus datos de pedido y entrega, as\u00ed como a informaci\u00f3n sobre los productos, como las fichas de seguridad y datos del producto.<\/p>\n

Para Westfalen, este tipo de suministro de informaci\u00f3n supone una gran reducci\u00f3n de la carga de trabajo, ya que de otro modo habr\u00eda que enviar los documentos a los clientes como impresiones en papel, por fax o por correo electr\u00f3nico.<\/p>\n

El archivo SER est\u00e1 integrado en el portal de clientes de Intrexx y sirve de repositorio de contenidos para los contenidos facilitados a trav\u00e9s del portal. Todos los documentos entrantes destinados a la digitalizaci\u00f3n, como facturas, albaranes, pedidos, expedientes de clientes, tarjetas de contadores, documentos de inventario, etc., llegan ahora a la sede central de Westfalen en M\u00fcnster y son remitidos al departamento de escaneado por el personal de la sala de correo.<\/p>\n

All\u00ed se escanean cada d\u00eda miles de p\u00e1ginas de documentos que se reenv\u00edan autom\u00e1ticamente a las cestas de correo electr\u00f3nico de los departamentos especializados para su posterior procesamiento.<\/p>\n

La plataforma ECM est\u00e1 integrada en SAP. Los documentos almacenados en el archivo est\u00e1n disponibles directamente en todas las aplicaciones SAP con s\u00f3lo pulsar un bot\u00f3n. De este modo, los procesos empresariales del grupo reciben un apoyo \u00f3ptimo y todas las \u00e1reas trabajan con gran eficacia.<\/p>\n

\"Doxis4 nos hace especialmente eficaces y receptivos tanto con los clientes como con los proveedores\".<\/em><\/p>\n

afirma Ingo K\u00f6ster, Director de Gesti\u00f3n de Aplicaciones Inform\u00e1ticas del Grupo Westfalen. En los \u00faltimos 20 a\u00f1os, el sistema SER se ha ido ampliando continuamente.<\/p>\n

\"Ahora hemos equipado casi todos los departamentos y divisiones con la soluci\u00f3n ECM, desde mantenimiento hasta producci\u00f3n y ventas, que, por ejemplo, hace un uso intensivo de los documentos relacionados con los clientes almacenados electr\u00f3nicamente.\"<\/em><\/p>\n

dice Ingo K\u00f6ster.<\/p>\n

Todas las \u00e1reas de negocio y divisiones del Grupo Westfalen utilizan las funciones del sistema de archivo tanto a escala nacional como internacional en todas las empresas.<\/p>\n

 <\/p>\n

\n

 <\/p>\n

El proyecto en pocas palabras<\/span><\/h3>\n

Tema:<\/strong> Desde la lectura automatizada de documentos y el procesamiento de transacciones sin papel hasta la conexi\u00f3n con el portal del cliente.<\/p>\n

Industria:<\/strong> Gases, suministro de energ\u00eda, gasolineras<\/p>\n

Personal:<\/strong> Alrededor de 1700<\/p>\n

Cooperaci\u00f3n:<\/strong> Cliente de SER desde 1998<\/p>\n

Soluciones ECM:<\/strong> Paquete de Doxis4 iECM, incluyendo archivo, DMS y gesti\u00f3n de facturas en la contabilidad, archivo de personal y conexi\u00f3n con el portal de clientes<\/p>\n

M\u00f3dulos SAP:<\/strong> SAP HR, MM, FI, CO, AM, PP, PM, etc.<\/p>\n

Usuario:<\/strong> 500 empleados de Westfalen, hasta 100.000 clientes a trav\u00e9s de la
\nPortal del cliente<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Desde la lectura automatizada de documentos hasta el procesamiento de transacciones sin papel y la conexi\u00f3n al portal del cliente: en la gesti\u00f3n de la informaci\u00f3n, el Grupo Westfalen conf\u00eda en soluciones integradas con SAP y ECM.<\/p>","protected":false},"author":1457,"featured_media":36651,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,20118],"tags":[1258,15137,556,236,21581],"coauthors":[21830],"class_list":["post-35391","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag-1804","tag-dms","tag-doxis4","tag-ecm","tag-sap","tag-sap-hr","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",400,168,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-768x323.jpg",768,323,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-100x42.jpg",100,42,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-480x202.jpg",480,202,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-640x269.jpg",640,269,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-720x302.jpg",720,302,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-960x403.jpg",960,403,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",18,8,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",1000,420,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",600,252,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105.jpg",600,252,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2018\/04\/shutterstock_558019105-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

Von der automatisierten Beleglesung \u00fcber papierlose Vorgangsbearbeitung bis zur Kundenportalanbindung \u2013 im Informationsmanagement setzt die Westfalen-Gruppe auf integrierte L\u00f6sungen mit SAP und ECM.<\/p>\n","category_list_v2":"Business-Management<\/a>, MAG 18-04<\/a>","author_info_v2":{"name":"B\u00e4rbel Heuser-Roth, SER","url":"https:\/\/e3mag.com\/es\/author\/baerbel-heuser-roth\/"},"comments_num_v2":"0 comentarios","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/35391","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1457"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=35391"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/35391\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media\/36651"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=35391"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=35391"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=35391"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/es\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=35391"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}