La gesti\u00f3n de licencias SAP se considera en la comunidad SAP un tema extremadamente complejo y con m\u00faltiples facetas que requiere profundos conocimientos t\u00e9cnicos y jur\u00eddicos. Debido al gran n\u00famero de productos de software y a la complejidad que ello conlleva, resulta especialmente dif\u00edcil definir con precisi\u00f3n el cumplimiento de las licencias de software. Los clientes de SAP que descuidan esta cuesti\u00f3n corren el riesgo de sufrir importantes desventajas financieras.<\/p>\n\n\n\n
SAP tiene derecho a verificar las licencias de sus clientes. En el pasado, los representantes de ventas de SAP utilizaban un truco muy popular en el cl\u00e1sico R\/3. Por lo general, en verano, cuando hab\u00eda becarios de vacaciones, aumentaba el n\u00famero de usuarios de R\/3. T\u00e9cnicamente, no supon\u00eda ning\u00fan problema registrar en el sistema m\u00e1s usuarios de los que permit\u00eda el contrato de licencia de R\/3. A menudo, una medici\u00f3n aleatoria de las licencias por parte de SAP revelaba un n\u00famero insuficiente de licencias, lo que obligaba a adquirir licencias adicionales. Sin embargo, una vez que los becarios se marchaban, se produc\u00eda un exceso de licencias y SAP comenzaba a cobrar una considerable cuota de mantenimiento.<\/p>\n\n\n\n
Una orientaci\u00f3n estrat\u00e9gica para los clientes de SAP debe garantizar el cumplimiento y unos costes de licencia \u00f3ptimos para las soluciones locales y en la nube. El exceso de licencias es un factor de coste importante. Quienes tienen un exceso de licencias pagan demasiado, lo que a menudo fomenta el modelo de precios por niveles de SAP. En este modelo, los clientes compran licencias adicionales para conseguir niveles de descuento, lo que da lugar a licencias no utilizadas, o \u00abshelfware\u00bb.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Para superar el reto del exceso de licencias, los abogados y los expertos en TI recomiendan crear una oficina interna de gesti\u00f3n de licencias que dependa directamente del director de inform\u00e1tica o del director financiero, o bien recurrir a proveedores externos de servicios de gesti\u00f3n de activos de software (SAM). Las soluciones SAM ayudan a garantizar el cumplimiento de SAP, analizar las migraciones S\/4, comparar el acceso indirecto con el acceso directo y evaluar las opciones de SAP SaaS. Una revisi\u00f3n intensiva de las licencias a menudo puede resultar rentable desde el punto de vista financiero.<\/p>\n\n\n\n
La optimizaci\u00f3n de las licencias locales y en la nube requiere un conocimiento detallado del uso real de las instalaciones de SAP. Es fundamental identificar las licencias no utilizadas (software sin usar) para reasignar los recursos a otros usuarios o sistemas. El mayor factor de coste en las licencias de usuario es el exceso de licencias debido a una asignaci\u00f3n incorrecta del tipo de licencia. Algunos ejemplos son las licencias profesionales para directivos que solo utilizan el sistema SAP de forma ocasional o nunca, y los usuarios de ERP inactivos y duplicados.<\/p>\n\n\n\n
El cambio a S\/4 se acelerar\u00e1 con el fin anunciado del mantenimiento general de las aplicaciones principales de SAP Business Suite 7 (ERP\/ECC 6.0) en 2027, 2030 y, posiblemente, 2033. Las cuotas de mantenimiento suelen pagarse desde el momento de la entrega del software.<\/p>\n\n\n\n
Hace m\u00e1s de diez a\u00f1os, los analistas de Gartner se\u00f1alaron que el control sobre las licencias propias tiene un valor incalculable. Mucho antes de la era de la computaci\u00f3n en la nube y del modelo de licencia de \u00absuscripci\u00f3n\u00bb, ya se hablaba de la autonom\u00eda del ERP y de las licencias propias.<\/p>\n\n\n\n
Los clientes con licencias propias tienen derecho a rescindir el mantenimiento con SAP y cambiar a un proveedor externo. En muy pocos casos, el derecho adquirido para utilizar el software caduca. SAP desaprueba esta medida, que a menudo da lugar a disputas legales cuando los clientes vuelven al mantenimiento de SAP.<\/p>\n\n\n\n
Existen procesos definidos para la baja de licencias. SAP ofrece rescindir las licencias locales no utilizadas y el nivel de mantenimiento asociado (baja) si se adquiere una suscripci\u00f3n a nuevos servicios en la nube (Cloud Extension Program) o licencias locales. Sin embargo, no se reembolsar\u00e1n las cuotas de mantenimiento anticipadas.<\/p>\n\n\n\n
El comercio de licencias SAP usadas se basa en el hecho de que los derechos de uso del software adquirido rara vez caducan. Los tribunales han confirmado la legalidad de la transferencia de licencias adquiridas bajo ciertas condiciones t\u00e9cnicas y l\u00f3gicas. Aunque proveedores de TI como SAP, Microsoft, Adobe y Oracle se oponen a este mercado y han luchado contra \u00e9l, la reventa a terceros es una forma de optimizar las licencias. Sin embargo, la venta de licencias heredadas puede dar lugar a disputas y desventajas en futuras negociaciones y asociaciones con SAP.<\/p>\n\n\n\n
Los acuerdos de licencia de SAP entra\u00f1an riesgos de costes inesperados. Es necesario preparar de forma exhaustiva y estrat\u00e9gica las negociaciones de las licencias para evitar estos riesgos y conseguir un ahorro potencial. Dado que SAP no divulga p\u00fablicamente la lista de precios y condiciones (PKL), y que la lista de precios real es una hoja de c\u00e1lculo de Excel, es dif\u00edcil obtener informaci\u00f3n sobre m\u00e9tricas y precios. Sin embargo, la asociaci\u00f3n de usuarios DSAG proporciona regularmente a sus miembros listas de precios e informaci\u00f3n delta.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
La conversi\u00f3n de licencias es fundamental para la migraci\u00f3n a S\/4. La opci\u00f3n de conversi\u00f3n de productos, que conservaba los antiguos componentes del contrato R\/3, se suspendi\u00f3 en el segundo trimestre de 2023. Para los clientes, la conversi\u00f3n de contratos (CC) es la opci\u00f3n principal. La CC compensa el valor total de la licencia existente como cr\u00e9dito. Con la CC, los clientes pierden todos los derechos antiguos y pasan al modelo de licencia actual. Adem\u00e1s, SAP suele exigir que el valor del nuevo contrato sea al menos un dos por ciento superior al precio de cat\u00e1logo de las licencias incluidas en el contrato antiguo.<\/p>\n\n\n\n
SAP tambi\u00e9n est\u00e1 pasando gradualmente de las licencias basadas en el uso a las basadas en derechos. Esta es la nueva realidad para todos los clientes con contratos S\/4, RISE o GROW existentes. Asignar demasiadas funciones (\u00abfunciones monstruosas\u00bb) puede dar lugar r\u00e1pidamente a licencias costosas. La mejor estrategia es revisar el concepto de autorizaci\u00f3n antes de la medici\u00f3n de la licencia para reducir el riesgo de una asignaci\u00f3n costosa basada en la autorizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
SAP est\u00e1 aplicando una estrategia de nube con su oferta RISE. RISE es un modelo de suscripci\u00f3n en el que los clientes pasan de ser propietarios a inquilinos. El derecho de uso expira al final del contrato de nube, y SAP tiene derecho a eliminar todos los datos un d\u00eda despu\u00e9s de que finalice el contrato. Esto conduce a la dependencia del proveedor.<\/p>\n\n\n\n
El modelo de licencia central en el contexto de la nube es el equivalente de uso completo (FUE). El FUE es un complejo conjunto de reglas que convierte las licencias existentes en suscripciones a la nube. La complejidad del modelo FUE es un factor clave que aumenta la complejidad de la gesti\u00f3n de licencias. SAP no tiene una estrategia oficial de salida de la nube, por lo que el camino hacia la nube se describe a menudo como una calle de sentido \u00fanico. Como resultado de la conversi\u00f3n FUE, los clientes pierden toda autonom\u00eda sobre su ERP.<\/p>\n\n\n\n
Se recomienda a las empresas que optimicen continuamente su panorama de licencias y consulten de forma transparente los costes reales, incluidos los aumentos anuales, de los servicios en la nube para evitar un exceso de licencias. Tras externalizar los datos hist\u00f3ricos a plataformas a prueba de auditor\u00edas, el desmantelamiento de los sistemas heredados puede suponer un ahorro masivo de costes operativos del 80 por ciento o m\u00e1s, ya que los sistemas heredados pueden cerrarse por completo. <\/p>\n\n\n\n
SAP carece de las herramientas necesarias para coordinar un sistema ERP con un n\u00famero fluctuante de usuarios, es decir, licencias de software flexibles. Los clientes de SAP siempre pueden adquirir nuevas licencias, pero devolver o suspender las cuotas de mantenimiento y servicio de las licencias existentes es casi imposible. Si SAP quiere seguir siendo un \u00abamigo\u00bb de la econom\u00eda alemana, debe incluir nuevas normas de licencia en la PKL (lista de precios y condiciones de SAP).