Cuando los directivos anuncian en una reuni\u00f3n que la empresa va a cambiar su sistema ERP en los pr\u00f3ximos meses, es probable que muy pocos empleados se alegren. Estructurar los datos, revisar los procesos, establecer nuevos procesos y, por \u00faltimo, aprender a utilizar el nuevo software, todo ello mientras se realizan las tareas cotidianas del trabajo. Esto puede suponer un reto tanto para la direcci\u00f3n como para los empleados.<\/p>\n\n\n\n
UiPath es una empresa tecnol\u00f3gica \u00e1gil y de r\u00e1pido crecimiento. Desarrollamos software asistido por IA para la automatizaci\u00f3n de procesos. Nuestros equipos est\u00e1n acostumbrados a analizar, cuestionar y optimizar procesos, pero incluso en nuestra empresa, con cerca de 4.000 empleados en todo el mundo, algunos equipos ten\u00edan respeto por este reto.<\/p>\n\n\n\n
Iba a ser un proyecto global, pero no en toda la empresa por el momento: Con la ayuda de nuestros robots de software, primero quer\u00edamos implantar SAP S4\/Hana en el departamento financiero. No obstante, fue un trabajo duro. El paso a un sistema SAP era necesario porque dependemos de un ERP estable para poder llevar a cabo nuestros proyectos y ampliar la empresa a escala mundial.<\/p>\n\n\n\n
En UiPath, llevamos mucho tiempo utilizando nuestras propias automatizaciones -se anima a todos los empleados a enviar ideas para posibles automatizaciones al llamado Centro de Excelencia -el equipo que programa y gestiona las automatizaciones- o a desarrollar sus propias automatizaciones sencillas dentro de nuestro programa Citizen Developer. R\u00e1pidamente llegamos a la conclusi\u00f3n de que esta migraci\u00f3n deb\u00eda llevarse a cabo con el apoyo de la automatizaci\u00f3n de procesos asistida por IA.<\/p>\n\n\n\n
Sin embargo, como no somos expertos en SAP, contratamos a Deloitte para este proyecto. El equipo asumi\u00f3 la gesti\u00f3n de este enorme proyecto, nos apoy\u00f3 con su experiencia en SAP y se asegur\u00f3 de que se cumplieran todos los requisitos normativos para las auditor\u00edas.<\/p>\n\n\n\n
Antes de comenzar la migraci\u00f3n, los equipos de TI, Finanzas y Deloitte se reunieron para iniciar el proceso de descubrimiento: \u00bfQu\u00e9 carencias de productos observamos en el ERP actual? \u00bfQu\u00e9 flujos de trabajo se ver\u00e1n afectados por la migraci\u00f3n y c\u00f3mo cambiar\u00e1n? \u00bfC\u00f3mo pueden optimizarse los procesos? \u00bfY c\u00f3mo deben dise\u00f1arse las nuevas interfaces de usuario?<\/p>\n\n\n\n
Por ejemplo, utilizamos la miner\u00eda de tareas para examinar m\u00e1s de cerca los flujos de trabajo existentes en el departamento financiero. Esta herramienta analiza cada paso que los empleados realizan en su d\u00eda a d\u00eda e identifica patrones que son adecuados para la automatizaci\u00f3n. Descubrimos que tareas como la comprobaci\u00f3n y aprobaci\u00f3n de facturas pueden simplificarse enormemente mediante la automatizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
Durante el an\u00e1lisis, decidimos implantar \u00fanicamente Clean Core de SAP para utilizar un sistema estable, escalable y con menos mantenimiento, que pudi\u00e9ramos implantar m\u00e1s r\u00e1pidamente y complementar con nuestras propias automatizaciones de procesos. Como UiPath y SAP son socios, existe desde hace tiempo una interfaz de programaci\u00f3n entre la plataforma UiPath y SAP, lo que facilita la integraci\u00f3n de las automatizaciones. Una vez especificados nuestros requisitos para el nuevo ERP y analizados los procesos existentes, la fase de \"dise\u00f1o y construcci\u00f3n\" consisti\u00f3 en configurar SAP y programar nuestras automatizaciones.<\/p>\n\n\n\n
Elegimos un enfoque \u00e1gil a la hora de implantar SAP: somos una empresa din\u00e1mica, as\u00ed que quer\u00edamos poder fallar con rapidez para poder hacer ajustes r\u00e1pidamente sin estancar el progreso. Tambi\u00e9n utilizamos el enfoque de \"automatizaci\u00f3n primero\" dentro de UiPath: nuestros empleados est\u00e1n formados para utilizar, identificar y crear automatizaciones por s\u00ed mismos. Por lo tanto, s\u00f3lo hubo un peque\u00f1o obst\u00e1culo a la hora de mostrar a nuestros compa\u00f1eros las nuevas automatizaciones y formarles en su uso.<\/p>\n\n\n\n
Nuestro objetivo constante es facilitar el trabajo a los empleados. La automatizaci\u00f3n del software debe liberarles del trabajo manual y repetitivo y agrupar y analizar grandes cantidades de datos para que las personas tengan m\u00e1s tiempo para ocuparse de tareas de m\u00e1s alto nivel mientras sus colegas robotizados realizan un trabajo preparatorio sin errores.<\/p>\n\n\n\n
Los robots inform\u00e1ticos no cometen errores. B\u00e1sicamente, estamos hablando de algoritmos que, una vez configurados correctamente, ejecutan los mismos procesos una y otra vez - por ejemplo: buscar en el correo entrante si contiene documentos de facturas, analizarlos, abrir SAP e introducir all\u00ed el documento. El principio de \"human in the loop\" es importante: en cuanto el robot inform\u00e1tico detecta una anomal\u00eda y el programa no puede continuar, env\u00eda una notificaci\u00f3n al usuario correspondiente.<\/p>\n\n\n\n
La fase de pruebas revel\u00f3 el verdadero valor de nuestras soluciones de automatizaci\u00f3n. Nuestro paquete de pruebas de aplicaciones comprueba los procesos de forma autom\u00e1tica y continua. Mientras que los procesos de prueba convencionales requieren comprobaciones manuales e intervenciones frecuentes, pudimos automatizar en gran medida las pruebas con la ayuda de nuestros robots de software. Los robots realizaron pruebas de extremo a extremo de los nuevos procesos SAP. Los procesos defectuosos se identificaron inmediatamente y nuestro equipo pudo realizar ajustes proactivos. Como \"humanos en el bucle\", los empleados pudieron asegurarse de que todos los procesos estaban configurados correctamente y funcionar\u00edan sin problemas una vez implantado el nuevo SAP.<\/p>\n\n\n\n
En muchas empresas, las pruebas de software son una tarea manual y, por tanto, muy tediosa. Por falta de tiempo y recursos, a menudo el software no se despliega totalmente probado. Esto provoca interrupciones en las operaciones porque los procesos no se ejecutan o se ejecutan incorrectamente. Mientras que una fase de pruebas normal en la migraci\u00f3n a SAP lleva entre cuatro y seis meses, pudimos completar las pruebas en s\u00f3lo un mes y medio gracias a la automatizaci\u00f3n. Esto dio al proyecto un impulso significativo en velocidad.<\/p>\n\n\n\n
A pesar de la cuidadosa planificaci\u00f3n y automatizaci\u00f3n, el proyecto no estuvo exento de dificultades. Un obst\u00e1culo fue la normal y comprensible resistencia al cambio por parte de algunos empleados. Acostumbrarse a un nuevo software y a nuevos procesos requiere esfuerzo, sobre todo para las personas que se sienten muy c\u00f3modas con las rutinas y son reacias a desviarse de ellas. Conseguir que los empleados se comprometan es tan importante con la migraci\u00f3n a SAP como con cualquier otro proceso importante, al igual que la implementaci\u00f3n t\u00e9cnica. Afortunadamente, nuestros empleados son muy expertos en tecnolog\u00eda. No obstante, por supuesto hay que formar a los empleados del equipo financiero para que puedan trabajar con el nuevo SAP lo m\u00e1s r\u00e1pido y sin frustraciones posible.<\/p>\n\n\n\n
Nuestra primera puesta en marcha tuvo lugar en agosto de 2024, cuando las primeras 36 entidades jur\u00eddicas se transfirieron a SAP S\/4 Hana. Tardamos menos de un a\u00f1o desde el inicio del proyecto hasta la primera puesta en marcha, gracias a nuestras automatizaciones. Durante la migraci\u00f3n, desarrollamos nuevas funciones, automatizaciones y mejores pr\u00e1cticas, que m\u00e1s tarde resumiremos en un Automation Playbook junto con Deloitte. Esto puede servir a otras empresas como base para un proyecto similar en el futuro.<\/p>\n\n\n\n
Gracias a los numerosos procesos automatizados, los empleados pueden trabajar ahora con mucha m\u00e1s eficacia: Antes del cambio, la mitad de las tareas del departamento de Tesorer\u00eda se realizaban manualmente; tras el cambio, hasta el 90% del trabajo est\u00e1 automatizado.
La situaci\u00f3n es similar en contabilidad, donde antes el 60% de las tareas se realizaban manualmente y el porcentaje se ha reducido al 20% desde el uso de SAP y la automatizaci\u00f3n de procesos. Ahora los equipos pueden concentrarse m\u00e1s en tareas estrat\u00e9gicas, como el an\u00e1lisis de datos financieros o la gesti\u00f3n de flujos de caja complejos.<\/p>\n\n\n\n
En los pr\u00f3ximos meses se migrar\u00e1n a SAP cinco unidades m\u00e1s y se ampliar\u00e1n a\u00fan m\u00e1s las automatizaciones. La migraci\u00f3n a SAP S\/4 Hana fue sin duda uno de los mayores retos inform\u00e1ticos que UiPath ha dominado hasta la fecha. El enfoque de n\u00facleo limpio en combinaci\u00f3n con nuestras propias soluciones de automatizaci\u00f3n nos permiti\u00f3 realizar el proyecto en un tiempo r\u00e9cord y, al mismo tiempo, sentar las bases de un ERP estable y escalable a largo plazo\".<\/p>\n\n\n\n
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