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Más transparencia en las compras

Con el cambio a S/4, GEA, una empresa internacional de tecnología industrial, se encuentra en medio de un proyecto de transformación de todo el grupo. El aprovisionamiento indirecto también se está modernizando con S/4 Central Procurement.
APsolut
22 de junio de 2022
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Este texto ha sido traducido automáticamente del alemán al español.

Como uno de los mayores proveedores de sistemas para las industrias alimentaria, de bebidas y farmacéutica, GEA está muy diversificada en todo el mundo. El grupo está organizado en cinco divisiones, cada una con posiciones líderes en el mercado y apoyadas por funciones centrales, regionales y locales. Debido a su crecimiento histórico y a las numerosas adquisiciones, la empresa ha desarrollado una infraestructura de TI extremadamente heterogénea compuesta por más de 60 sistemas ERP, que van a ser sustituidos por una única instancia ERP SAP S/4 Hana. Para ello, en 2020 se puso en marcha un programa de transformación global que se prolongará durante varios años.

Integrado en el programa S/4 hay un proyecto para armonizar las compras indirectas, que es igualmente complejo para toda la estructura organizativa de GEA. Así, se han desarrollado muchas responsabilidades diferentes para la adquisición de materiales indirectos a nivel de cada empresa. Además, los procesos de compra se apoyan en varios procedimientos manuales y soportados por TI. "Por lo tanto, antes de poder abordar las cuestiones de digitalización, tuvimos que hacer mucho trabajo organizativo previo"Kati Rother, Directora del Programa de Adquisiciones Digitales de GEA, echa la vista atrás. "Así que nuestro equipo de proyecto se enfrentó inicialmente a la difícil tarea de definir procesos, estructuras y funciones uniformes para realizar pedidos de materiales indirectos en todo el grupo". 

De la fuente al pago

En la búsqueda de una plataforma adecuada para automatizar el nuevo proceso "de la fuente al pago", se eligió SAP Ariba Guided Buying. "Por un lado, esta solución nos proporciona la flexibilidad necesaria para mapear los requisitos de compra de las distintas unidades de negocio"subraya Tina Schmidt, consultora senior de aplicaciones empresariales de GEA. Además, Guided Buying está en consonancia con la estrategia global de digitalización del fabricante de maquinaria e instalaciones con sede en Düsseldorf desde hace muchos años y puede integrarse perfectamente en el entorno del sistema multi-ERP existente.

La conexión con las funciones estratégicas de Ariba, que GEA ya había introducido para el abastecimiento y la gestión de contratos con proveedores, es igual de sencilla. Esto significa que los resultados obtenidos en las compras estratégicas -como descuentos y condiciones especiales de entrega- pueden utilizarse directamente para los procesos operativos de pedido.

Para facilitar aún más la comunicación con el panorama de sistemas ERP existente, también se introdujo S/4 Central Procurement (CP). CP actúa como una capa de integración en la que los procesos de compra de diferentes sistemas ERP pueden fusionarse, controlarse de forma centralizada y estandarizarse. Los documentos y datos maestros relevantes para las compras se crean y almacenan directamente en los sistemas ERP y de datos maestros asociados. El almacenamiento redundante de datos es innecesario. "Como la implantación de S/4 Hana en todo el grupo sólo está en pleno apogeo, por el momento todavía tenemos que conectar tres sistemas backend de SAP y un SAP Master Data Governance, MDG, para datos maestros de proveedores a Guided Buying"Tina Schmidt lo explica. "Teniendo esto en cuenta, CP proporciona el middleware ideal para centralizar nuestras funciones de compra en varios sistemas ERP".

Tras el lanzamiento del proyecto en marzo de 2021, GEA completó la fase piloto el otoño siguiente, durante la cual se introdujeron Ariba Guided Buying y S/4 Central Procurement en cinco empresas nacionales de Europa y Asia. Como era de esperar, el uso combinado de las dos soluciones de compra ofrece una serie de ventajas significativas. Guided Buying proporciona a los solicitantes una interfaz de usuario intuitiva que les permite pedir los artículos que necesitan de catálogos predefinidos -ya sea hardware, software, material de oficina o servicios de marketing- con sólo unos clics y cambios de pantalla. Debido a su sencillez, los nuevos procesos de compra pueden compararse con la comodidad del usuario del sector privado B2C.

Tina Schmidt, APsolut
Ariba Guided Buying ofrece la flexibilidad necesaria para mapear los requisitos de compra de GEA. - Tina Schmidt, consultora senior de aplicaciones empresariales SCM, GEA

Alivio para los compradores

Dado que los pedidos por catálogo hasta la reserva de entrada de mercancías en Compra Guiada y CP están casi completamente automatizados, no es necesario el apoyo de los compradores operativos. Esto supone un ahorro de tiempo considerable. Además, se pueden cumplir las directrices de conformidad mediante políticas preconfigurables. "Dado que todas las condiciones de entrega se coordinan con los departamentos especializados y compras, los solicitantes se encuentran siempre en un marco seguro a la hora de pedir catálogos.Kati Rother lo explica en pocas palabras.

GEA también considera un gran éxito que Guided Buying haya podido aumentar la cuota de catálogo hasta el 30% en relación con el número de transacciones en un corto período de tiempo. "Incluso este aumento de la cuota de catálogo supone un enorme alivio para nuestros equipos operativos de aprovisionamiento"dice Kati Rother. "Debido a nuestra gran plantilla de más de 18.000 empleados en todo el mundo, se acumulan los pedidos de artículos pequeños". A largo plazo, el objetivo de GEA con la nueva plataforma de compra guiada es reducir en gran medida los requisitos de texto libre, que requieren más tiempo.

Kati Rother, GEA
El aumento de la cuota del catálogo ya supone un gran alivio para nuestros equipos operativos de aprovisionamiento. - Kati Rother, Directora del Programa de Adquisiciones Digitales, GEA

Al mismo tiempo, la nueva solución garantiza la transparencia en las compras indirectas, ya que proporciona una visión global de los solicitantes, los requisitos, los proveedores y los precios. Una vez que Guided Buying se haya extendido al resto de entidades legales de GEA, ésta tendrá por primera vez la oportunidad de ver todos los procesos de compras indirectas en un único sistema central. Esto ofrece a los compradores estratégicos la oportunidad de aprovechar un valioso potencial de eficiencia.

Implantación mundial

Una vez completado el proyecto piloto, las dos nuevas soluciones de compras de SAP se implantarán en otras 22 entidades legales de GEA en todo el grupo paso a paso este año. Toda la implementación está siendo apoyada por Apsolut, Gold Partner de SAP, especialista en Gestión Inteligente del Gasto y Transformación Digital del Negocio, que ya convenció a los responsables del proyecto de GEA durante la fase piloto. "Con Apsolut, tenemos a bordo un socio consultor experimentado que combina un profundo conocimiento del proceso de compra y de SAP"dicen al unísono Kati Rother y Tina Schmidt. "Mención especial merecen los excelentes conocimientos en materia de integración del equipo asesor".

De hecho, fue un reto especial integrar una infraestructura informática muy compleja de sistemas SAP en la nube y locales, antiguos y nuevos, con diferentes estados de lanzamiento, en un proceso integral que funcionara, como señala Frank Dunkel, socio asociado de Apsolut. Además, S/4 Central Procurement es un producto relativamente nuevo que se sigue desarrollando constantemente. "Dado que GEA obtiene la solución Central Procurement de la nube pública, al igual que Ariba Guided Buying, tuvimos que vigilar la implementación para ver si algo había cambiado funcionalmente en CP.Georgi Vanchev, gerente de Apsolut, explica. "Si era necesario, había que hacer un ajuste en el diseño original".

En general, la fase piloto se desarrolló según lo previsto, aunque de vez en cuando se produjeron retrasos debidos a la implantación de S/4 a un nivel superior. "Sin embargo, el equipo de Apsolut no dejó que esto les desanimara y ajustó repetidamente el plan del proyecto con poca antelación".subraya Kati Rother. "Esto nos dio todos los resultados que queríamos a tiempo". Este logro es tanto más notable cuanto que todo el proyecto piloto tuvo que llevarse a cabo de forma puramente virtual debido a la pandemia. "La colaboración a distancia siempre nos ha permitido reaccionar con gran rapidez, aunque las empresas nacionales de GEA implicadas estuvieran repartidas por dos continentes"subraya Tina Schmidt.

"Además, una organización racionalizada de los numerosos talleres y reuniones en línea nos permitió centrarnos estrictamente en los requisitos actuales del proyecto". Así, todos los implicados en el proyecto coinciden en que han encontrado una cooperación muy eficaz y de confianza durante la fase piloto, un excelente requisito previo para el próximo despliegue.

https://e3mag.com/partners/apsolut-gmbh/

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Lugar de celebración

Sala de actos, Hotel Hilton Heidelberg,
Kurfürstenanlage 1,
69115 Heidelberg

Fecha del acontecimiento

28 y 29 de febrero de 2024

Entradas

Billete normal
590 EUR sin IVA
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