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<\/a><\/div><\/div>\n\n\n\nNicht nur papierlos<\/h3>\n\n\n\n
In der SAP Business Suite beziehungsweise mit S\/4 Hana sollten sich solche ganzheitlichen P2P-Arbeitsabl\u00e4ufe m\u00f6glichst direkt innerhalb des Systems durchf\u00fchren lassen. Dies bedeutet aber keineswegs, dass sie damit automatisch schon g\u00e4nzlich papierlos stattfinden. H\u00e4ufig sind die Abl\u00e4ufe im Detail sehr viel weniger digital beziehungsweise automatisiert, als man vermuten w\u00fcrde. <\/p>\n\n\n\n
Dies liegt auch daran, dass Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen gut organisiert sind und die Papierprozesse bereits bis zum \u00c4u\u00dfersten optimiert wurden. Dank Fachkr\u00e4ften, die versiert und gr\u00fcndlich arbeiten, sind auch die Prozessabl\u00e4ufe weitgehend gesichert. Doch l\u00e4ngerfristig wird ein effizientes Arbeiten im Grunde nur noch m\u00f6glich sein, wenn man operative Gesch\u00e4ftsprozesse vollst\u00e4ndig digitalisiert und automatisiert. SAP-integrierte Workflow- und Prozess\u00adl\u00f6sungen wie die der xSuite Group k\u00f6nnen dies \u00fcbernehmen. Sie sorgen daf\u00fcr, dass dokumentenbasierte Prozesse durchg\u00e4ngig automatisiert in SAP abgebildet werden. <\/p>\n\n\n\n
Damit beschleunigen und vereinfachen sich Vorg\u00e4nge, die Arbeitsergebnisse verbessern sich und gesteckte Zielvorgaben werden leichter erreicht. Einkauf und Buchhaltung erfahren eine deutliche Entlastung. Zahlreiche Ansatzpunkte f\u00fcr eine Digitalisierung und Automatisierung finden sich in den vielen kleinteiligen, opera\u00adtiven Arbeitsschritten, die im gesamten P2P-Prozess anfallen. Dies schlie\u00dft die involvierten Personen, Abteilungen und Arbeitsabl\u00e4ufe ein.<\/p>\n\n\n\n
Automatisierung ganz oben in die Prozesskette integrieren<\/h2>\n\n\n\n
Bei der Bedarfserfassung zum Beispiel. Mit ihr beginnt jeder Beschaffungsprozess. In der Praxis hei\u00dft das: Wer eine Ware oder Dienstleistung ben\u00f6tigt, f\u00fcllt entweder ein Formular aus oder fragt formlos bei einer h\u00f6heren Instanz an, ob er den Beschaffungsprozess ansto\u00dfen kann. Hier ergibt sich schon die erste Herausforderung: Man muss wissen, wer zust\u00e4ndig ist. Das k\u00f6nnen Vorgesetzte, Abteilungsleitung oder Kostenstellen- beziehungsweise Budgetverantwortliche sein.<\/p>\n\n\n\n
Bei einer formlosen Anfrage, zum Beispiel per E-Mail, geschieht es nicht selten, dass in ihr noch nicht alle Informationen enthalten sind, die der Einkauf ben\u00f6tigt. So kommen regelm\u00e4\u00dfig R\u00fcckfragen auf. Sollte es ein papierhaftes Antragsformular geben, stehen die Chancen zwar besser, dass alle relevanten Informationen direkt erfasst werden, doch bringt dies auch alle Nachteile von Papier mit sich: Der Zeichnungsberechtigte muss das Dokument physisch in die Hand bekommen und kann sowohl die Freigabe als auch die Weiterleitung an den Einkauf nicht flexibel jederzeit und von \u00fcberall aus durchf\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n
Weg von Copy-and-paste<\/h3>\n\n\n\n
Im n\u00e4chsten Schritt geht die Anfrage, nach hoffentlich nicht allzu langer Wartezeit und vielen R\u00fcckfragen, an den Einkauf. Dieser muss die Daten ins SAP-System \u00fcbertragen, damit eine Bestellung erzeugt werden kann. Je nachdem, welche Form die Anfrage hat, hei\u00dft das Copy-and-paste oder manuelles Abtippen. Gibt es keine weiter zu kl\u00e4renden Punkte oder fehlende Freigaben, kann die Bestellung in SAP ausgel\u00f6st werden. Sie wird entweder ausgedruckt und per Post oder eventuell bereits digital als PDF per E-Mail an den Lieferanten ge\u00adsendet.<\/p>\n\n\n\n
Ein langwieriges Verfahren also, das sich mit einer Workflowl\u00f6sung abk\u00fcrzen l\u00e4sst. Die Anfrage wird dann digital erstellt, wahlweise \u00fcber einen Webclient oder eine SAP-Fiori-App. F\u00fcr den routinierten SAP-User ist auch die Eingabe direkt im SAP GUI m\u00f6glich. Davon profitiert der Einkauf, denn die Bedarfsmeldung geht bereits digital ein und alle Informationen liegen standardisiert und zentral vor: kein zeitraubendes, manuelles Zusammentragen von Informationen, keine l\u00e4stigen R\u00fcckfragen mehr. Auch die n\u00e4chsten Schritte \u2013 Weiterleiten der Anfrage zur Pr\u00fcfung beziehungsweise Freigabe \u2013 k\u00f6nnen mittels Workflow automatisiert werden.<\/p>\n\n\n\n
Nach der Freigabe geht die Bedarfsanforderung automatisch an den Einkauf, der sie pr\u00fcft; das System generiert in der Folge automatisch im Hintergrund die Bestellung aus der Anforderung. Weitere manuelle Arbeitsschritte sind nicht mehr n\u00f6tig, die Bestellung kann an den Lieferanten gesendet werden.<\/p>\n\n\n\n
Auftragsbest\u00e4tigungen werden automatisch an SAP weitergeleitet<\/h2>\n\n\n\n
Der n\u00e4chste Schritt im P2P-Prozess ist es, dass der Lieferant auf die Bestellung mit einer Auftragsbest\u00e4tigung antwortet. Auch an dieser Stelle kommen Digitalisierung und Automatisierung sinnvoll zum Zug. Als Erstes lassen sich die Daten aus der eingehenden Best\u00e4tigung automatisiert nach SAP \u00fcbernehmen. Dies gilt gleicherma\u00dfen f\u00fcr papierbasierte sowie digitale Dokumente, von PDF- bis XML-Dateien. Beleglesetechnologie erfasst die Best\u00e4tigungsdaten aus den Dokumenten und \u00fcbertr\u00e4gt sie in das entsprechende Feld des SAP-Systems. Manuelles Abtippen oder Copy-\u00adand-paste entfallen. Eine Automatisierungsl\u00f6sung kann da\u00adr\u00fcber hinaus auch die inhaltliche Pr\u00fcfung \u00fcbernehmen und (farblich hervorgehobene) Warnhinweise ausspielen, falls ein Wert aus der Best\u00e4tigung von der Bestellung abweicht. Das erleichtert die \u00dcberpr\u00fcfung deutlich.<\/p>\n\n\n\n Der n\u00e4chste Schritt, der sich digital automatisieren l\u00e4sst, ist die Bearbeitung der eingehenden Rechnungen. Diese treffen digital oder in Papierform ein, an zentraler Stelle oder zu H\u00e4nden einer bestimmten Person. \u00c4hnlich wie bei der Verarbeitung eingehender Auftragsbest\u00e4tigungen bieten sich auch hier verschiedene M\u00f6glich\u00adkeiten der Automatisierung. Darunter das Auslesen der Daten aus der Rechnung und die \u00dcbertragung in die daf\u00fcr vorgesehenen SAP-Felder. Damit entf\u00e4llt eine aufw\u00e4ndige, zeitraubende Routinet\u00e4tigkeit. Es ist nur noch der pr\u00fcfende Blick des Bearbeiters zur Validierung der Beleglesungsergebnisse erforderlich.<\/p>\n\n\n\n Bei Rechnungen mit Bestellbezug kann auch der inhaltliche Abgleich automatisiert werden. Die Software pr\u00fcft, ob die Angaben von Rechnung und Bestellung \u00fcbereinstimmen und der Wareneingang beziehungsweise die Leistungserfassung bereits gebucht wurde. Ist dies der Fall, gibt es einen sogenannten 3-Wege-\u00adMatch. Dies gew\u00e4hrleistet ein besonders hohes Niveau an Sicherheit: Alles ist korrekt. Ein manueller Abgleich zwischen diesen drei Punkten ist nicht mehr erforderlich, der Prozess l\u00e4uft vollautomatisiert ab und Fehler beziehungsweise Betrugsversuche werden nahezu immer fr\u00fchzeitig entdeckt. <\/p>\n\n\n\n F\u00fcr die Buchhaltungsabteilung reduziert sich damit der Aufwand dramatisch, wenn er nicht sogar gegen null geht. Den 3-Wege-Match im manuellen Prozess zu \u00fcberpr\u00fcfen ist sehr aufw\u00e4ndig und damit in der Praxis kaum umsetzbar. Sind die P2P-Prozesse hingegen digitalisiert, l\u00e4sst sich diese Pr\u00fcfung automatisch durchf\u00fchren. Damit steigert eine Workflowl\u00f6sung deutlich die Sicherheit der Prozesse. Auch wenn kein Bestellbezug vorliegt, lassen sich viele Arbeitsschritte bei der Verarbeitung einer eingehenden Rechnung automatisieren. Die Datenerfassung in das SAP-System l\u00e4sst sich auch in diesem Fall mittels Beleglesungs- und Datenextrak\u00adtionstechnologie automatisieren. Das manuelle Abtippen entf\u00e4llt, es muss lediglich ein Validierungsschritt erfolgen, um sicherzustellen, dass die Software alles korrekt ausgelesen und \u00fcbertragen hat.<\/p>\n\n\n\n Weiteres Optimierungspotenzial ergibt sich bei den Pr\u00fcf- und Freigabeprozessen. In sie sind immer mehrere Personen involviert, in der Regel aus verschiedenen Fachabteilungen. Durch Digitalisierung und Automatisierung f\u00e4llt zum einen der Transport der Dokumente von einem Schreibtisch zum n\u00e4chsten weg, dadurch verk\u00fcrzen sich die Durchlaufzeiten. <\/p>\n\n\n\n Zum anderen sorgt ein digitaler Workflow f\u00fcr die Einhaltung von Freigaberichtlinien und -prozessen, weil diese systemseitig hinterlegt sind. Sie k\u00f6nnen dadurch nicht mehr umgangen werden, sei es bei der Bedarfs\u00aderfassung oder bei der Bestellung, Pr\u00fcfung und Freigabe einer Rechnung. Zusammen mit der Reminder-Funktion sowie der automatischen Protokollierung und Archivierung entlastet die Software die Besch\u00e4ftigten auch von einer gewissen Prozessdis\u00adziplin.<\/p>\n\n\n\n \u00dcber die gesamte P2P-Prozesskette lassen sich also viele Arbeitsschritte automatisieren. Notwendige Voraussetzungen daf\u00fcr sind die Digitalisierung eingehender Dokumente, die Extraktion der Daten aus ihnen und deren automatische \u00dcbertragung ins ERP-System. Das funktioniert f\u00fcr eingehende Auftragsbest\u00e4tigungen ebenso wie f\u00fcr Rechnungen. Resultat jeweils: Ein gro\u00dfer manueller Aufwand f\u00fcr das Abtippen der Daten entf\u00e4llt. Neben der Ersparnis von Zeit und Aufwand sprechen f\u00fcr eine workflowgest\u00fctzte Automatisierung der P2P-Prozesse nat\u00fcrlich weitere handfeste Gr\u00fcnde: mehr Transparenz, bessere Auswertbarkeit, um Optimierungspotenziale zu entdecken, sowie h\u00f6here Sicherheit. Sogar unmittelbare monet\u00e4re Vorteile ergeben sich daraus, zum Beispiel in Form von Skontogewinnen: Denn Automatisierung f\u00fchrt zu schnellerer Verarbeitung, die wiederum eine fr\u00fchere Bezahlung der Lieferanten erm\u00f6glicht.<\/p>\n\n\n\n\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Die Arbeitsbelastung in Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen steigt seit Jahren stetig an. 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Zeitraubende Routinen entdecken und abschaffen<\/h3>\n\n\n\n
Automatisierte Pr\u00fcfung und Freigabe<\/h3>\n\n\n\n