Die Rechnung kommt sp\u00e4testens zum Jahresabschluss: Laut einer aktuellen Mitgliederbefragung des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) e. V. rechnen 98 Prozent der befragten Digitalexperten f\u00fcr das laufende Jahr mit coronabedingten Umsatzeinbu\u00dfen von durchschnittlich 32 Prozent. Umsatzeinbu\u00dfen, gegen die man aktiv etwas unternehmen muss. <\/p>\n\n\n\n
Was hier zum Ziel f\u00fchrt, ist das Gleiche wie beim Rubik Cube: Die Unternehmen brauchen intelligente Strategien und L\u00f6sungen f\u00fcr die Digitalisierung ihrer Informationen und Prozesse. Die Digitalisierung muss weiter vorangetrieben, Arbeitsabl\u00e4ufe m\u00fcssen optimiert und Service-Leistungen angepasst werden. Und zwar so, dass sich nicht nur jetzt ein schneller Erfolg einstellt, sondern dass die Unternehmen auch in Zukunft dem Ver\u00e4nderungsdruck standhalten und neue L\u00f6sungen schaffen k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n
Die SAP-Community hat das ganz richtig erkannt und fokussiert sich bei DSAGLIVE im Oktober auf das Thema \u201eZukunft mit Weitsicht! Nachhaltig gewinnt\u201c. Gehen wir weiter vom Digitalisierungs-Zauberw\u00fcrfel aus, hei\u00dft das: Es gibt nicht nur die eine L\u00f6sung mit eint\u00f6nigen Seiten, die, einmal richtig gedreht, f\u00fcr immer so bleibt. Wie beim Rubik Cube, der zu zahlreichen neuen Mustern kombiniert werden kann, m\u00fcssen Unternehmen jetzt neue, flexible L\u00f6sungen schaffen, mit denen sie die Krise nachhaltig \u00fcberwinden \u2013 und das m\u00f6glichst intelligent.<\/p>\n\n\n\nWo SAP schlau ist und wo nicht<\/h3>\n\n\n\n SAP hilft den Unternehmen bei diesem Ziel mit ihrer Vision vom Intelligent Enterprise schon ein gutes St\u00fcck. Das neue ERP soll nicht dumm herumd\u00fcmpeln, sondern Anwendern durch intelligente Prozesse die Arbeit erleichtern. In puncto Kundenerlebnis wird die perfekte \u201eExperience\u201c versprochen. Daf\u00fcr nutzt SAP operative Daten aus dem Gesch\u00e4ftsbetrieb und sogenannte Experience-Daten, die das \u201eErlebnis\u201c des Unternehmens weiter verbessern und f\u00fcr zufriedene, treue und vor allem kaufwillige Kunden sorgen sollen. Das ist angesichts der aktuellen Umsatzeinbu\u00dfen eine gute Idee.<\/p>\n\n\n\n
Doch die Customer Experience wird nie funktionieren, wenn die intelligente Basis im Backoffice fehlt. Es geht nicht nur um nette Gespr\u00e4che mit KI-Chatbots und personalisierte Produktvorschl\u00e4ge. Am Ende will der Kunde seinen fertigen Vertrag und erwartet schnelle Reaktionen auf Auftr\u00e4ge oder Bestellungen. Das erfordert kurze Durchlaufzeiten bei der Bearbeitung, aber auch eine intelligente Planung f\u00fcr Wareneingang und Produktion. Es erfordert flexible, schnelle Reaktionen auf unsichere Lieferbedingungen, die aktuell mehr denn je Schwankungen am Markt unterliegen.<\/p>\n\n\n\n
Um all das zu schaffen, m\u00fcssen Unternehmen heute trotz k\u00fcnstlich erzeugter Distanzen eine vernetzte Zusammenarbeit von unterschiedlichen Standorten aus schaffen, ihre Prozesse verschlanken und bei gleichem Personalaufwand bessere Qualit\u00e4t erzielen. Automation und KI-Unterst\u00fctzung sind daf\u00fcr dringend n\u00f6tig. Das will auch SAP mit ihrem intelligenten ERP erreichen. Allerdings bleibt hier der Fokus auf datengetriebene Prozesse beschr\u00e4nkt. Doch Gesch\u00e4ftsprozesse bestehen nicht nur aus Daten! Sie werden von Dokumenten dominiert, davon kann jeder Sachbearbeiter ein Lied singen. Gerade Dokumente fallen aber nicht ins Spezialgebiet von SAP. <\/p>\n\n\n\n
Ihre Anwender haben damit nur eine halbfertige, halbintelligente L\u00f6sung: Sie k\u00f6nnen keine Dokumente und Aufgaben automatisiert an den richtigen Bearbeiter steuern, erhalten keine Unterst\u00fctzung beim Ausw\u00e4hlen der richtigen Prozesse wie z. B. dem Pr\u00fcfprinzip bei einer Vertragsfreigabe. In SAP finden sie au\u00dferdem nur schwer die richtigen Dokumente zu einem Prozess, von Non-SAP-Dokumenten ganz zu schweigen. Um das Einhalten von Fristen, Aufbewahrungsregeln und um Eskala\u00adtionsmechanismen m\u00fcssen sie sich selbst k\u00fcmmern.<\/p>\n\n\n\nDass es hier bei SAP hakt, ist nicht neu. In Zeiten von Corona sticht die L\u00fccke aber noch mehr ins Auge. Wer seinen Digitalisierungs-Zauberw\u00fcrfel allein mit SAP richtig drehen will, steht vor einem grundlegenden Problem: Er hat daf\u00fcr noch gar nicht alle Bausteine. Bei der SER Group haben wir das schon lange im Blick und liefern die fehlenden Teile f\u00fcr dokumentengetriebene Prozesse in Form von intelligentem Informationsmanagement. Daf\u00fcr entwickeln wir unsere Enterprise-Content-Management-(ECM)-Plattform Doxis4: <\/p>\n\n\n\n
Mit ihr stellen Unternehmen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit und im richtigen Prozess bereit, erleichtern Mitarbeitern das Treffen von Entscheidungen und automatisieren zeitraubende manuelle T\u00e4tigkeiten. Doch selbst Unternehmen, die sich wie z. B. die Deutsche Bahn genau deswegen bereits bewusst f\u00fcr eine Kombination aus dem intelligenten ECM und SAP entschieden haben, m\u00fcssen zus\u00e4tzlich zu den aktuell schwierigen Marktbedingungen noch mit einem weiteren Drachen k\u00e4mpfen: der Produktstrategie von SAP.<\/p>\n\n\n\n
Sch\u00f6ne neue Cloud-Welt oder Wolkenkuckucksheim?<\/h3>\n\n\n\n In den vergangenen Jahren hat SAP ihr Portfolio durch Zuk\u00e4ufe ordentlich erg\u00e4nzt. Damit erweitert der Konzern sein L\u00f6sungsangebot, muss aber zugleich auch f\u00fcr Datenharmonisierung sorgen. Nur so sind durchgehend automatisierte Prozesse ohne Systembr\u00fcche m\u00f6glich, in denen Anwender uneingeschr\u00e4nkt Zugang zu den verschiedenen SAP-L\u00f6sungen haben. Und nur auf einer \u201ebarrierefreien\u201c Basis kann SAP alle vorhandenen Daten mit k\u00fcnstlicher Intelligenz analysieren und die versprochene Experience-Verbesserung liefern. <\/p>\n\n\n\n
Abhilfe gegen die heterogene SAP-Landschaft soll die SAP Cloud Platform schaffen, die SAP-L\u00f6sungen und Drittanwendungen integriert. Das Problem: SAP hat auch hier die Rechnung ohne die Dokumente gemacht. Die bisherige ArchiveLink-Schnittstelle entf\u00e4llt sogar. Wie bekommen SAP-Anwender jetzt ihre Dokumente in die Cloud? Wie erhalten sie eine ganzheitliche Sicht auf ihre Prozesse?<\/p>\n\n\n\n
\u00c4hnlich liegt der Fall bei der Umstellung auf S\/4 Hana. Ob als Cloud- oder On-premises-Version: Wie Dokumente bei der Migration auf die neueste SAP-Produktgeneration mitwandern sollen, wurde nicht \u00fcberlegt. Kein Wunder, dass sich die SAP-Kunden beim Wechseln str\u00e4uben. Lamentieren bringt aber keinen weiter. <\/p>\n\n\n\n
Eine pragmatische L\u00f6sung ist gefragt! Und die gibt es: So einfach, wie fr\u00fcher Dokumente zwischen SAP und ECM per ArchiveLink \u00fcbernommen wurden, geht es in der Cloud mit dem Konnektor Doxis4 SmartBridge for SAP. Er synchronisiert dabei nicht nur Dokumente und Daten, sondern reagiert auch auf Ereignisse in SAP und st\u00f6\u00dft dokumentengetriebene Prozesse wie das Anlegen neuer Akten an, die SAP-Daten und dazugeh\u00f6rige Dokumente im richtigen Kontext b\u00fcndeln. <\/p>\n\n\n\n
Das ist schon mal eine Sorge weniger: Die Dokumente bleiben sicher erhalten. Das funktioniert nicht nur beim Umzug auf die SAP Cloud Platform. Mit Doxis4 k\u00f6nnen Anwender in der alten und in der neuen SAP-Welt arbeiten: Beim Wechsel von SAP ERP nach SAP S\/4 Hana oder SAP S\/4 Hana Cloud l\u00e4uft das ECM einfach weiter und stellt dort Dokumente ohne Einschr\u00e4nkungen bereit. Auch beim Wechsel des Designs funktioniert das ECM mit SAP Fiori genauso wie mit der SAP Classic UI. Wenn das nicht nachhaltig ist!<\/p>\n\n\n\nNeben der in allen SAP-Generationen fehlenden Dokumentenunterst\u00fctzung gibt es aber noch einen weiteren Punkt, der bei den Anwendern Stirnrunzeln verursacht: die Prozesse. Von denjenigen, die den Wechsel schon gewagt haben, findet laut aktueller DSAG-Umfrage gut die H\u00e4lfte die Prozesse nach der S\/4-Einf\u00fchrung komplexer als erwartet. Dabei sollten sie doch gerade jetzt verschlankt werden! Die daf\u00fcr fehlenden Bausteine im Digitalisierungs-Zauberw\u00fcrfel m\u00fcssen SAP-Kunden erst einmal intelligent erg\u00e4nzen. Das betrifft nicht nur Prozesse, die SAP-Anwender nutzen.<\/p>\n\n\n\n
ECM komplettiert den Zauberw\u00fcrfel<\/h3>\n\n\n\n Hand aufs Herz: Welcher SAP-Kunde hat eine 100-prozentige SAP-Durchdringung im Unternehmen? Fakt ist doch, dass SAP in einzelnen Bereichen genutzt wird: HCM oder jetzt SuccessFactors im Personalwesen, FI in der Buchhaltung, Claims Management in der Schadenabteilung usw. Den Kunden interessiert es aber nicht, warum das Callcenter nicht auf Bestellungen in SAP zugreifen und keine konkrete Auskunft zum Lieferstatus geben kann. Auch Abteilungen ohne SAP-Zugriff m\u00fcssen den Gesamt\u00fcberblick \u00fcber Gesch\u00e4ftsprozesse und alle damit verbundenen Informationen haben, genauso wie SAP-Anwender auf Dokumente au\u00dferhalb von SAP zugreifen m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n
In der heilen SAP-Welt ist eine Trennung zwischen SAP-Anwendern und Non-SAP-Anwendern nicht vorgesehen. Die Realit\u00e4t sieht aber anders aus. Die Br\u00fccke zwischen beiden schl\u00e4gt ein ECM, das alle Systeme auf einen Nenner bringt: das ERP, zus\u00e4tzliche CRM-Systeme, Anwendungen in Fachbereichen sowie E-Mail-Programme, Datenbanken und nat\u00fcrlich alle Anwendungen, in denen Dokumente entstehen und abgelegt werden. Informationen in diesen Quellen sind damit alle \u00fcber eine Single Source of Truth zu finden, unabh\u00e4ngig von Systeminstallationen und verwendeten Endger\u00e4ten. <\/p>\n\n\n\nUnternehmen, die ECM sehr fr\u00fch eingef\u00fchrt haben, waren anfangs nur an dieser Archivfunktion interessiert: Dokumente und Daten sollten zentral verf\u00fcgbar sein und revisionssicher aufbewahrt werden. Die Zeiten vom ECM als dummem Archiv im Hintergrund sind aber l\u00e4ngst vorbei. Nat\u00fcrlich gibt es nach wie vor \u201eschlanke\u201c Archivl\u00f6sungen, die nichts anderes k\u00f6nnen. Den Zauberw\u00fcrfel der Digitalisierung kann man damit aber nicht angehen, es fehlen einfach die Intelligenz und die Prozessautomation, die daf\u00fcr n\u00f6tig sind. <\/p>\n\n\n\n
ECM-Systeme wie Doxis4 bringen neben ECM Services auch Process Services und Cognitive Services mit, die ein intelligentes, automatisiertes Informationsmanagement erm\u00f6glichen und so SAP nicht nur in Sachen Dokumentenmanagement, sondern auch beim Prozessmanagement perfekt erg\u00e4nzen \u2013 und das in sehr vielen Bereichen. Hier ein paar einschl\u00e4gige Beispiele.<\/p>\n\n\n\n
Der Pilot: Invoice<\/h3>\n\n\n\n Mit dem automatisierten Rechnungseingang starten die meisten Unternehmen, die bereits ihre SAP-Belege revisionssicher mit ECM archivieren. Denn SAP kann zwar prima buchen, das Pr\u00fcfen und Freigeben der Rechnungen deckt es aber nicht ab. Die SER Group hat daf\u00fcr die Doxis4 Intelligent Invoice Automation entwickelt, bei der das ECM diese Schritte vollautomatisch \u00fcbernimmt, bis hin zur Dunkelbuchung. Das erspart den SAP-Anwendern manuellen Aufwand, geht weitaus schneller und erkennt dank KI-basierter Verfahren Abweichungen zwischen Bestellungen und Rechnungen oder fehlende Rechnungspositionen viel genauer als ein Mensch. <\/p>\n\n\n\n
Entscheidend ist hier, dass im Gegensatz zur viel gehypten Robotic Process Automation (RPA) nicht nur Daten automatisiert \u00fcbertragen, sondern Prozesse mit Dokumenten und Aufgaben abgebildet und gesteuert werden. Das kann kein SAP und keine RPA-L\u00f6sung. Hier sollten sich Unternehmen nicht von einem Trend in die Irre f\u00fchren lassen, sondern ihren Anwendungsfall genau betrachten. <\/p>\n\n\n\n
L\u00e4uft der Prozess starr ab und enth\u00e4lt Daten? Dann ist RPA geeignet. Sind die Prozesse dokumentenbasiert und m\u00fcssen schnell angepasst oder neu aufgesetzt werden? In dem Fall brauchen sie eine ECM-Plattform mit Content und Process Services. Mit ihnen lassen sich nicht nur immer gleiche Prozesse automatisieren, sondern viele weitere Anwendungsf\u00e4lle abbilden.<\/p>\n\n\n\nIntelligent ausgebaut: P2P<\/h3>\n\n\n\n Was liegt n\u00e4her, als neben der Rechnungsverarbeitung verwandte Prozesse zu automatisieren? Das Pr\u00fcfen der von den Lieferanten zugesandten Auftragsbest\u00e4tigungen und Mahnungen, aber auch das Abwickeln von Zahlungsank\u00fcndigungen und etwaigen Reklamationen von Kunden: All das l\u00e4sst sich mit einem ECM durch automatisierte, KI-gest\u00fctzte Workflows abbilden. Ein Paradebeispiel daf\u00fcr ist die August Storck KG, die bei der DSAGLIVE in ihrem Vortrag dar\u00fcber berichten wird, wie sie mit Doxis4 Intelligent Automation und SAP ihren Purchase- to-Pay- und Order-to-Cash-Prozess automatisiert. <\/p>\n\n\n\n
Das verbessert nicht nur die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Handel, es verhindert auch Verm\u00f6genssch\u00e4den und erleichtert die Liquidit\u00e4tsplanung. Als S\u00fc\u00dfwarenhersteller unterliegt Storck zudem zahlreichen Regularien und muss z. B. die Nachhaltigkeit von Rohstoffen oder die Unbedenklichkeit von Einsatzstoffen dokumentieren: Auch diese Anforderungen lassen sich mit dem ECM und SAP passend ber\u00fccksichtigen. Die gesamte P2P- und O2C-Prozesskette wird \u00fcber alle beteiligten Bereiche hinweg unterst\u00fctzt, l\u00e4sst sich intelligent steuern und flexibel anpassen.<\/p>\n\n\n\n
Schneller reagieren: Unternehmensweites Vertragsmanagement<\/h3>\n\n\n\n Vertr\u00e4ge findet man \u00fcberall im Unternehmen: mit Kunden, Dienstleistern, Lieferanten, Mitarbeitern, f\u00fcr das Leasing und das Anmieten von B\u00fcrogeb\u00e4uden. Eine Herausforderung, vor der Unternehmen gerade jetzt stehen, ist das schnelle Anpassen dieser Vertr\u00e4ge. Neue Lieferkonditionen oder ge\u00e4nderte Arbeitszeiten m\u00fcssen zeitnah aufgenommen werden. Solche Vertragsabstimmungen automatisiert ein ECM wie Doxis4 und erleichtert auch Vertragswechsel und das damit verbundene Einhalten von K\u00fcndigungsfristen \u2013 alles Voraussetzungen daf\u00fcr, dass Unternehmen bei ver\u00e4nderten Marktanforderungen schnell reagieren k\u00f6nnen und nicht an alte Verbindlichkeiten gefesselt bleiben.<\/p>\n\n\n\n
Intelligenz kommt ins Spiel, wenn z. B. Daten zu Vertragspartnern aus SAP schnell und fehlerfrei in die Vertr\u00e4ge \u00fcbernommen werden, das Erstellen von Vertragsakten und die Ablage von Vertr\u00e4gen darin automatisiert passieren, sobald ein neuer Vertragspartner in SAP angelegt wird, und nach dem Vertragsabschluss die richtigen Folgeprozesse wie z. B. Bestellungen angesto\u00dfen werden.<\/p>\n\n\n\nKunden gewinnen und binden: Automation im Service<\/h3>\n\n\n\n Noch vor wenigen Jahren h\u00e4tten viele Unternehmen als Hauptgrund f\u00fcr die Automation Kostenreduktion und Prozesseffizienz genannt. Heute erkennen sie mehr und mehr, dass sie durch automatisierte Prozesse vor allem Mitarbeiter besser auslasten, bei Entscheidungen wie z. B. der Risikobewertung von Neukunden unterst\u00fctzen und so ihre Reak\u00adtionszeit im Kundenservice verbessern k\u00f6nnen. Klassisches Beispiel hierf\u00fcr sind Versicherungen wie die DEVK. Sie nutzt einerseits SAP Claims Management f\u00fcr Regulierungen und archiviert die dabei anfallenden Dokumente mit Doxis4. <\/p>\n\n\n\n
\u00dcberall, wo Dokumente im Fokus stehen, ist dagegen das ECM das f\u00fchrende System. Damit digitalisiert und steuert die DEVK alle eingehenden Dokumente vom Posteingang an, verteilt Aufgaben deutschlandweit und bearbeitet z. B. Neuantr\u00e4ge und Vertr\u00e4ge. Das Ergebnis macht Versicherte und Mitarbeiter zufrieden: Der Aufwand f\u00fcr die Postverteilung ist um 75 Prozent gesunken, Kundenanliegen werden noch am gleichen Tag bearbeitet. Allein mit SAP ist so ein Tempo unvorstellbar.<\/p>\n\n\n\n
Fachkr\u00e4fte sofort im Einsatz: Automatisierte HR-Prozesse<\/h3>\n\n\n\n Fachkr\u00e4fte m\u00fcssen auch in Zeiten von Corona eingestellt werden. Allein schon, um z. B. wegen der Rente ausscheidende Mitarbeiter zu ersetzen. Und sie sollen nat\u00fcrlich m\u00f6glichst schnell produktiv arbeiten k\u00f6nnen. Wie das durch workflowgesteuertes Onboarding geht, zeigt die Krone Gruppe: <\/p>\n\n\n\n
Sobald in SAP ein neuer Mitarbeiter angelegt wird, erstellt Doxis4 automatisch die dazugeh\u00f6rige Personalakte und startet den Onboarding-Workflow. Arbeitsplatz und PC einrichten, Keycard vorbereiten, Zug\u00e4nge zu Fachanwendungen vorbereiten, Firmenwagen organisieren, Schulungen buchen: HR, Beschaffung, IT und Facility Management werden automatisch benachrichtigt, bis wann was erledigt sein muss. Die intelligente Automation vernetzt sie \u00fcber Bereiche hinweg. So muss kein Mitarbeiter am ersten Arbeitstag unt\u00e4tig herumsitzen und auf Arbeitsmaterial warten.<\/p>\n\n\n\nNachhaltig gewinnt<\/h3>\n\n\n\n Der klassische Zauberw\u00fcrfel bietet 43 Trillionen verschiedene Drehm\u00f6glichkeiten. So viele Z\u00fcge m\u00fcssen Unternehmen bei ihrer Digitalisierung zum Gl\u00fcck nicht machen. Die Beispiele oben zeigen aber, wie vielf\u00e4ltig sich SAP und ein intelligentes ECM zusammen einsetzen lassen. Das geht wie gesagt nicht mit jedem ECM. Denn f\u00fcr intelligente L\u00f6sungen muss Intelligenz so im Kern verankert sein, dass sie f\u00fcr alle Informationen und Prozesse zum Einsatz kommen kann, die mit dem ECM gemanagt werden. <\/p>\n\n\n\n
Bei Doxis4 sind KI und Automation feste Bestandteile der ECM-Plattform, sodass sich selbst komplexe Prozesse abbilden und intelligent steuern lassen. Und allen, die den Digitalisierungs-Zauberw\u00fcrfel komplett in der Cloud l\u00f6sen m\u00f6chten, sei gesagt: Ein zukunftsf\u00e4higes ECM l\u00e4uft auch dort. <\/p>\n\n\n\n
SaaS-Angebote und Managed Services machen die Implementierung, Administration und Wartung der ECM-L\u00f6sungen kalkulierbar, sorgen daf\u00fcr, dass sie schnell zum Einsatz kommen, skalierbar sind und von Anfang an mit SAP-L\u00f6sungen ineinandergreifen. So entsteht eine vernetzte und gleichzeitig flexible Basis, auf der Unternehmen immer wieder neue, intelligente und automatisierte Prozesse kombinieren k\u00f6nnen \u2013 und den Digitalisierungs-Zauberw\u00fcrfel unter den aktuellen und unter den kommenden Anforderungen nachhaltig l\u00f6sen.<\/p>\n\n\n\n
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