Mit ihrer Neuentwicklung bietet \u00adxSuite Einkaufsabteilungen in SAP-Anwenderunternehmen eine zentrale Plattform f\u00fcr den automatisierten und standardisierten Austausch von Daten und Dokumenten in ihrem jeweiligen Pro\u00adcure-2-Pay-Prozess mit Lieferanten. Einkauf, Buchhaltung und Lieferanten k\u00f6nnen \u00fcber das Portal alle mit der Beschaffung zusammenh\u00e4ngenden Arbeitsschritte digital durchf\u00fchren. Der Zugriff findet f\u00fcr die Beteiligten \u00fcber den Webbrowser statt. Zielgruppe sind Unternehmen mit SAP ERP oder SAP S\/4 Hana im Einsatz.<\/p>\n\n\n\n
Die Portall\u00f6sung l\u00e4uft auf der SCP, genutzt wird der SAP Cloud Connector \u2013 daf\u00fcr wurde von xSuite bereits ein Readiness Check der SAP absolviert, geplant ist des Weiteren eine freiwillige SAP-Zertifizierung. <\/p>\n\n\n\n
Die Vorteile liegen f\u00fcr Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer Matthias Lemenk\u00fchler auf der Hand: <\/p>\n\n\n\n
\u201eF\u00fcr die Cloud-Varianten von S\/4 Hana ver\u00f6ffentlicht SAP regelm\u00e4\u00dfig neue Updates, je nach Version einmal im Jahr oder einmal im Quartal. L\u00f6sungen, die explizit f\u00fcr die SAP Cloud Platform entwickelt sind, entbinden Anwenderunternehmen von der Aufgabe, mit jedem Release, mit jedem Update nachzupr\u00fcfen, ob noch alles stimmig l\u00e4uft \u2013 ein viel zu gro\u00dfer Aufwand, der hiermit entf\u00e4llt.\u201c<\/em><\/p>\n\n\n\nGesamter Procure-to-Pay-Prozess wird ins Portal verlagert<\/h3>\n\n\n\n Mit dem neuen Business-Partner-Portal arbeitet der Einkauf weiter in seiner SAP-Umgebung. Die Bestellung wird wie gewohnt in SAP erzeugt und dem Lieferanten automatisch im Portal zur Verf\u00fcgung gestellt, sodass er sie sofort vorliegen hat. In der Folge kann er aus der Bestellung alle Folgedokumente selbstst\u00e4ndig direkt im Portal erzeugen und dar\u00fcber wieder an den Einkauf \u00fcbergeben: Auftragsbest\u00e4tigungen, Lieferavise, Rechnungen und Gutschriften. <\/p>\n\n\n\n
Alternativ kann der Lieferant diese Dokumente auch hochladen. In beiden F\u00e4llen \u00fcbernimmt das SAP-System des Bestellers die Dokumente und Daten automatisch aus dem Business-Partner- Portal. Alle Informationen und Unterlagen stehen f\u00fcr den Einkauf und die Buchhaltung direkt in SAP zur gewohnten Bearbeitung zur Verf\u00fcgung. F\u00fcr die Beteiligten im Einkaufsprozess entfallen damit Ausdrucke und Versendung. Der gesamte Pro\u00adcure-to-Pay-Prozess verl\u00e4uft wesentlich schneller und bekannte Fehlerquellen wie Medienbr\u00fcche \u2013 z. B. das Digitalisieren von Papierbelegen \u2013 werden umgangen.<\/p>\n\n\n\n
Alle Informationen an einer Stelle geb\u00fcndelt<\/h3>\n\n\n\n Gesch\u00e4ftspartnern bietet das Business- Partner-Portal hilfreiche Funktionen wie die Self-Service-Option. Damit kann z. B. ein neuer Lieferant selbst alle relevanten Informationen wie Kontaktdaten und Bankverbindung hinterlegen. Ein Workflow wird gestartet, sodass nach Freigabe die Stammdaten f\u00fcr diesen Lieferanten im SAP-System entsprechend angelegt werden. <\/p>\n\n\n\n
Auf diesem Weg k\u00f6nnen Daten ebenfalls aktualisiert werden. \u00dcber das Business-Partner-Portal ist auch eine Kommunikation mit dem Lieferanten zu einzelnen Vorg\u00e4ngen m\u00f6glich. So kann dieser R\u00fcckfragen zu einer Bestellung stellen; andersherum kann der Besteller ihm Informationen \u00fcbermitteln, etwa zu ge\u00e4nderten Anschriften. Vorteil: Alle Informationen sind \u00fcbersichtlich und nachverfolgbar an einem zentralen Ort verf\u00fcgbar und nicht mehr \u2013 wie sonst \u2013 auf diverse E-Mails, Telefonnotizen, Aktenordner und \u00c4hnliches verteilt.<\/p>\n\n\n\nFunktion f\u00fcr Dynamic Discounting<\/h3>\n\n\n\n Mit dem Business-Partner-Portal bietet die xSuite Group auch ein Werkzeug, um Liquidit\u00e4t gezielt zu steuern: Dynamic Discounting. \u00dcber das Portal k\u00f6nnen Lieferanten individuell und flexibel einen zus\u00e4tzlichen Rabatt anbieten, wenn eine Rechnung fr\u00fcher bezahlt wird. Die Rabatth\u00f6he sowie das zugeh\u00f6rige Zahlungsziel w\u00e4hlt das Unternehmen beliebig aus, ebenso ist es m\u00f6glich, mehrere Zahlungsziele mit unterschiedlichen Rabatth\u00f6hen anzubieten \u2013 anders als beim deutschen Skonto mit seinen eher starren Konditionen. <\/p>\n\n\n\n
Der klassische Skonto ist international nur wenig verbreitet. Selbst in anderen \u2013 nicht deutschsprachigen \u2013 EU-L\u00e4ndern findet man ihn kaum. Das zeigt sich zum Beispiel daran, dass die CIUS (Core Invoice Usage Specification), die die EU im Kontext der Richtlinie 2014\/55\/EU zur F\u00f6rderung der elektronischen Rechnungsstellung definiert hat, im Standard kein Skonto vorsieht. Ein Feld f\u00fcr Skonto gibt es erst in der deutschen Ausgestaltung in der Form der XRechnung.<\/p>\n\n\n\n
xSuite folgt Anforderungen internationaler Kundschaft<\/h3>\n\n\n\n Auf der anderen Seite verfestigt sich, insbesondere in den USA, in den vergangenen Jahren der Trend zum Dynamic Discounting. Im Prinzip das Gleiche wie ein Skonto, jedoch in mehrerlei Hinsicht flexibler oder \u2013 wie der Name vermuten l\u00e4sst \u2013 dynamischer: <\/p>\n\n\n\n
Skonto ist in der Regel im Rahmen der Lieferbedingungen festgelegt. Das hei\u00dft, es gelten die gleichen Konditionen f\u00fcr alle Rechnungen eines Lieferanten. Beim Dynamic Discounting wird f\u00fcr jede einzelne Rechnung \u00fcber den m\u00f6glichen Rabatt entschieden. Beim Skonto gibt es au\u00dferdem zumeist nur eine Stufe. Egal ob der Kunde genau zum vereinbarten Zahlungsziel f\u00fcr das Skonto zahlt oder ob er schon einige Tage vorher zahlt: Er erh\u00e4lt in beiden F\u00e4llen denselben definierten Prozentsatz.<\/p>\n\n\n\n
Beim Dynamic Discounting kann es beliebig viele Zwischenstufen mit unterschiedlichen Zahlungszielen und unterschiedlichen Rabatth\u00f6hen geben. Ohne ein automatisiertes System \u2013 wie es das Business-Partner-Portal darstellt \u2013 lie\u00dfen sich diese flexiblen Abstufungen kaum managen. Aufwand und Fehleranf\u00e4lligkeit w\u00e4ren viel zu gro\u00df. Die xSuite Group folgt mit dieser Funktion den Anforderungen ihrer wachsenden internationalen Kundschaft.<\/p>\n\n\n\n
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