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<\/a><\/div><\/div>\nDie Papierrechnungen werden zun\u00e4chst gescannt, anschlie\u00dfend liest eine OCR-Erkennungskomponente die Rechnungsdaten aus, damit diese per Workflow in den elektronischen Freigabeprozess weitergeleitet werden k\u00f6nnen.<\/p>\n
Dieser kosten- und zeitintensive Umweg ist jedoch \u00fcberfl\u00fcssig, sofern sich Sender und Empf\u00e4nger auf ein komplett elektronisches Rechnungsverfahren einigen, sei es \u00fcber EDI (electronic data interchange), EBPP-Portale (electronic bill presentment and payment), Webportale oder via E-Mail oder DE-Mail.<\/p>\n
Allein der Wegfall von Papier- und Portokosten macht es erstrebenswert, Rechnungen elektronisch zu verschicken. Hinzu kommen weitere Kostenvorteile sowie zahlreiche Optimierungsm\u00f6glichkeiten, beispielsweise hinsichtlich Verarbeitungseffizienz und Transparenz.<\/p>\n
Die gr\u00f6\u00dften Einsparpotenziale lassen sich dabei aufseiten des Rechnungsempf\u00e4ngers erzielen. Denn die Softwareunterst\u00fctzung greift nicht nur beim Eingang der Rechnungen, sondern bei allen nachgelagerten Unternehmensprozessen wie Pr\u00fcfung, Datenerfassung und Archivierung.<\/p>\n
Die elektronische Rechnungsbearbeitung wird entlang des gesamten Prozesses enorm beschleunigt. \u00dcber einen Abgleich mit den Bestelldaten k\u00f6nnen Rechnungen zudem automatisch freigegeben werden. Der Empf\u00e4nger spart somit einen hohen Anteil an Bearbeitungskosten und -zeit ein, wodurch er h\u00e4ufiger Skonto ziehen kann. Mahngeb\u00fchren geh\u00f6ren damit ebenfalls der Vergangenheit an.<\/p>\n
Von 27 auf 2 Minuten<\/h3>\n
Der Rechnungsaustausch im PDF\/A-Format senkt die Bearbeitungszeit von 27 auf 2 Minuten. Aktuell ist eine starke Tendenz zur einheitlichen Rechnungsstellung im Format PDF\/A erkennbar, denn trotz geringer Investitionskosten ist der Nutzen sowohl f\u00fcr Rechnungssteller als auch Empf\u00e4nger hoch.<\/p>\n
Hinzu kommt, dass immer mehr Lieferanten auf einen Rechnungsaustausch im PDF\/A-Format umstellen, da sie ihrerseits die Kostenvorteile realisieren wollen bzw. viele ihrer Kunden aus der Wirtschaft und dem \u00f6ffentlichen Sektor keine papierhaften Rechnungen mehr akzeptieren. Diese positive Ausgangslage sollten besonders mittelst\u00e4ndische Unternehmen f\u00fcr sich nutzen.<\/p>\n
PDF\/A-Dateien lassen sich einfach aus Microsoft Word oder einem ERP-System erzeugen und per E-Mail oder DE-Mail versenden. Das PDF\/A-Format umfasst nicht nur eine Bilddatei, sondern dar\u00fcber hinaus auch eine TXT-Datei.<\/p>\n
Mithilfe einfacher Zusatzprogramme k\u00f6nnen diese TXT-Dateien extrahiert und f\u00fcr ERP-Systeme lesbar gemacht werden. Eine manuelle Erfassung der Rechnungsdaten beziehungsweise das Auslesen der Daten mit einer OCR-Komponente entf\u00e4llt komplett.<\/p>\n
Die Datenqualit\u00e4t liegt beim Rechnungsaustausch im PDF\/A-Format bei 100 Prozent, im Vergleich zu rund 75 Prozent bei der Erfassung \u00fcber OCR-Komponenten.<\/p>\n
Da die TXT-Dateien komplett in das ERP-System \u00fcbernommen werden, gibt es beim Rechnungsaustausch per PDF\/A weder Datenverluste noch Lesefehler.<\/p>\n
Das Bundesministerium des Inneren (BMI) errechnete, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung durchschnittlich 27 Minuten dauert. Der elektronische Austausch von Rechnungen im PDF\/A-Format, die mit \u201eKopfdaten\u201c f\u00fcr die teilautomatische Bearbeitung versehen sind, senkt den Aufwand auf rund f\u00fcnf Minuten.<\/p>\n
Bei Rechnungen mit Bestellbezug reduziert sich der Aufwand sogar auf etwa zwei Minuten, wenn die Rechnung mit der Bestellung \u00fcbereinstimmt. Und das bei einem sehr geringen Investitionsaufwand f\u00fcr den Rechnungsempf\u00e4nger.<\/p>\n
Vollautomat f\u00fcr Rechnungen und Avise<\/h3>\n
Mithilfe einer Softwarel\u00f6sung zur automatischen Rechnungsverarbeitung im SAP-System k\u00f6nnen SAP-Anwenderunternehmen alle eingehenden PDF\/A-Dateien \u2013 wie Rechnungen oder Avise \u2013 vollautomatisch verarbeiten.<\/p>\n
Eine solche Anwendung generiert alle buchungsrelevanten Daten aus PDF\/A-Dateien und leitet diese automatisch an das SAP-System weiter. Eine zus\u00e4tzliche OCR-Software oder ein externer Dienstleister ist nicht n\u00f6tig.<\/p>\n
Die Verarbeitung erfolgt direkt im SAP-System, ohne Medienbr\u00fcche und Schnittstellen, was eine hundertprozentige Datenqualit\u00e4t sicherstellt. Sowohl die manuelle Verifizierung der Daten als auch die Rechnungspr\u00fcfung nach \u00a7 14 UStG durch den Sachbearbeiter entfallen.<\/p>\n
Eingabefehler oder der interne Verlust von Rechnungen geh\u00f6ren der Vergangenheit an. Der Bearbeitungsprozess startet nach Eingang der PDF-Datei per E-Mail. Anschlie\u00dfend erfolgt zum einen die rechtssichere Archivierung, indem die entsprechende Datei (E-Mail-Text und das zugeh\u00f6rige PDF) im Archiv gespeichert wird.<\/p>\n
Zum anderen beginnt die Bearbeitung der PDF-Datei im SAP-System. Die Daten werden in ein Rechnungseingangsbuch \u00fcbertragen und es findet eine automatische Vorkontierung statt.<\/p>\n
Anschlie\u00dfend ermittelt die L\u00f6sung die zust\u00e4ndigen Empf\u00e4nger und st\u00f6\u00dft den Workflow an. Nach Rechnungsfreigabe mittels Workflow wird der Gesch\u00e4ftsfall gebucht und der SAP-Beleg zusammen mit dem PDF im Archiv abgelegt.<\/p>\n
Aufwand und Effektivit\u00e4t<\/h3>\n
Von der Umstellung auf die PDF-Rechnungsbearbeitung und der damit verbundenen Beschleunigung und Verschlankung der unternehmensinternen Prozesse profitieren nicht nur die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung, sondern unternehmensweit alle, die am Freigabeprozess beteiligt sind.<\/p>\n
Durch den elektronischen Workflow wird der gesamte Rechnungsdurchlauf deutlich beschleunigt. Ein wichtiger Vorteil ist die Transparenz entlang des gesamten Prozesses der Rechnungsbearbeitung.<\/p>\n
Der Status jeder einzelnen Rechnung ist kontinuierlich \u00fcberpr\u00fcfbar. Rechnungskopien, zeitaufw\u00e4ndiges Suchen nach der Originalrechnung oder gar der Verlust eines Dokuments geh\u00f6ren der Vergangenheit an.<\/p>\n
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass auch Rechnungen mit Bestellbezug auf Positionsebene ausgelesen und automatisch verarbeitet werden k\u00f6nnen.<\/p>\n
Fast Close<\/h3>\n
Die Vorteile einer in SAP integrierten PDF-Rechnungsbearbeitung sind auch f\u00fcr das Management sp\u00fcrbar. Beispielsweise profitieren Unternehmen von einer Echtzeit-Darstellung der aktuellen Verbindlichkeiten, da die Zahlen aus dem Rechnungseingang sofort zur Verf\u00fcgung stehen.<\/p>\n
Dies erm\u00f6glicht unter anderem eine pr\u00e4zisere Liquidit\u00e4tssteuerung. Externe Kapitalgeber wie Banken oder Anteilseigner erwarten heute mehr Informationen zu einem fr\u00fcheren Zeitpunkt. Der Einbezug von Informationen durch Dritte, wie Lieferanten oder Kunden, ist jedoch ein Faktor, der den Abschlussprozess signifikant verz\u00f6gern kann.<\/p>\n
Mithilfe einer vollst\u00e4ndig in SAP integrierten PDF-Rechnungsbearbeitung k\u00f6nnen diese Informationen deutlich schneller generiert, verarbeitet und transparent dargestellt werden. Unternehmen gewinnen so wertvolle Zeit auf dem steinigen Weg zum Fast Close.<\/p>\n
Mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes im Jahr 2011 hat der Gesetzgeber die rechtlichen Anforderungen zwar gesenkt, nach wie vor ist aber der Steuerpflichtige daf\u00fcr verantwortlich, entsprechende Nachweise zu erbringen.<\/p>\n
Beim Rechnungsversand per E-Mail muss beispielsweise der Empf\u00e4nger Authentizit\u00e4t und Integrit\u00e4t sicherstellen. Dies ist durch ein innerbetriebliches Pr\u00fcfverfahren zu gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n
Eine Anwendung zur SAP-integrierten PDF-Rechnungsbearbeitung \u00fcberpr\u00fcft die Einhaltung dieser Vorschriften mithilfe eines standardisierten Prozesses. Die L\u00f6sung erm\u00f6glicht einen l\u00fcckenlosen Nachweis \u00fcber den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur -buchung.<\/p>\n
Zus\u00e4tzlich stellt die L\u00f6sung \u00fcber eine automatische Rechnungseingangspr\u00fcfung nach \u00a7 14 UStG sicher, dass alle eingehenden Rechnungen die Merkmale zur Berechtigung des Vorsteuerabzugs erf\u00fcllen.<\/p>\n
Einige Unternehmen z\u00f6gern noch, ihren traditionellen papierbasierten Rechnungsaustausch umzustellen. Der Trend hin zur elektronischen Rechnungsbearbeitung ist jedoch nicht aufzuhalten. Beispielsweise hat die EU-Kommission von ihren Mitgliedstaaten gefordert, die elektronische Abrechnung als vorherrschende Methode bis 2020 zu etablieren.<\/p>\n
Innovative, zukunftsorientierte Unternehmen positionieren sich schon jetzt als Vorreiter einer erwarteten Umstellungswelle. So prognostizieren Experten f\u00fcr die kommenden Jahre im Bereich elektronischer Rechnungen ein Wachstum von 30 Prozent in Europa. Weltweit werden 20 Prozent Steigerung erwartet.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Der Trend ist eindeutig. Immer mehr Lieferanten konvertieren ihre Rechnungen und Avise in eine PDF-Datei und versenden diese via E-Mail an ihre Gesch\u00e4ftspartner. Der Gesetzgeber unterst\u00fctzt diese Entwicklung durch entsprechende Initiativen, insbesondere das Steuervereinfachungsgesetz 2011, das die elektronische Rechnung der Papierrechnung nahezu gleichstellt. <\/p>\n","protected":false},"author":1885,"featured_media":61274,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,1551],"tags":[15719,31],"coauthors":[35699],"class_list":["post-61986","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-1551","tag-edi","tag-wirtschaft","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",400,155,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-768x297.jpg",768,297,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-100x39.jpg",100,39,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-480x186.jpg",480,186,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-640x248.jpg",640,248,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-720x279.jpg",720,279,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-960x372.jpg",960,372,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",18,7,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",1000,387,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",600,232,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015.jpg",600,232,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2015-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"
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