{"id":61498,"date":"2015-10-04T12:37:35","date_gmt":"2015-10-04T10:37:35","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=61498"},"modified":"2019-07-29T12:46:26","modified_gmt":"2019-07-29T10:46:26","slug":"wirtschaftsfaktor-immobilienmanagement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wirtschaftsfaktor-immobilienmanagement\/","title":{"rendered":"Wirtschaftsfaktor Immobilienmanagement"},"content":{"rendered":"

F\u00fcr einen Filialh\u00e4ndler wie Hamm Reno ist das Immobilienmanagement ein zentraler Wirtschaftsfaktor. Denn Lage, Ausstattung und Betrieb der f\u00fcr mehrere Jahre angemieteten Objekte entscheiden ma\u00dfgeblich \u00fcber die Ertrags- und Gewinnlage des Unternehmens und damit \u00fcber dessen langfristigen wirtschaftlichen Erfolg.<\/p>\n

Die Hamm Reno Group ist einer der gr\u00f6\u00dften Schuhh\u00e4ndler in Europa und seit \u00fcber 120 Jahren in dieser Branche t\u00e4tig. 6.000 Mitarbeiter europaweit verkaufen j\u00e4hrlich \u00fcber 40 Millionen Produkte. Europaweit betreibt Reno circa 550 Filialen. Allein zu diesen Immobilien existieren insgesamt rund 80.000 Dokumentenseiten.<\/p>

\"Fullsize\"<\/a><\/div><\/div>\n

Die Immobilienabteilung ist bei Reno direkt an die Gesch\u00e4ftsleitung angeschlossen. Die Mitarbeiter m\u00fcssen mit den Immobilienakten t\u00e4glich arbeiten \u2013 denn diese beinhalten gesch\u00e4ftskritische Dokumente wie Abrechnungen, Maklervereinbarungen oder Schadensmeldungen.<\/p>\n

Diese Unterlagen m\u00fcssen revisionssicher verwaltet werden und den Abteilungen standortunabh\u00e4ngig zur Verf\u00fcgung stehen. Dazu verwendet Reno die L\u00f6sung OpenText Document Access for SAP Solutions.<\/p>\n

In Sekunden gefunden<\/h3>\n

Aufgrund des Zusammenschlusses der Unternehmensgruppen Hamm und Reno 2005 besitzt die Hamm Reno Group zwei Zen\u00adtralen: in Osnabr\u00fcck und in Thaleischweiler-Fr\u00f6schen in Rheinland-Pfalz.<\/p>\n

Musste ein Mitarbeiter fr\u00fcher auf ein bestimmtes Dokument zugreifen, das sich am anderen Standort befand, forderte er es mit der Akte an und lie\u00df es sich per E-Mail oder gar per Post zusenden.<\/p>\n

Dies kostete sowohl den Mitarbeiter wie auch dessen Kollegen am anderen Standort unn\u00f6tig Zeit.<\/p>\n

\u201eDa wir bereits OpenText Email Archiving for Microsoft Exchange einsetzten und damit sehr positive Erfahrungen gemacht hatten, wollten wir wieder mit OpenText arbeiten \u2013 nicht zuletzt, um das harmonische Zusammenspiel unserer IT-L\u00f6sungen inklusive SAP Real Estate zu gew\u00e4hrleisten\u201c<\/em><\/p>\n

erkl\u00e4rt Manfred Gries, Gruppenleitung Anwendungs-Administration bei Hamm Reno.<\/p>\n

Digitale Aktenf\u00fchrung im Immobilienmanagement<\/h3>\n

Mit Unterst\u00fctzung des OpenText-Partners Axxedo, des langj\u00e4hrigen IT-Lieferanten von Reno, startete das Projekt im August 2013 und ging schlie\u00dflich im Januar 2014 live.<\/p>\n

Die Mitarbeiter k\u00f6nnen jetzt jedes digitale Dokument auf Knopfdruck und unabh\u00e4ngig vom Standort aufrufen und einsehen.<\/p>\n

\u201eDies spart Zeit und steigert die Produktivit\u00e4t\u201c<\/em><\/p>\n

freut sich Manfred Gries.<\/p>\n

\u201eUnser Ziel war es, den zust\u00e4ndigen Mitarbeitern einen schnellen, einfachen und dezentralen Zugriff auf die Immobilienakten zu bieten. Dies ist uns mit OpenText Document Access for SAP Solutions zu hundert Prozent gelungen.\u201c<\/em><\/p>\n

In der Vergangenheit wurden alle Immobiliendokumente in Archivr\u00e4umen aufbewahrt \u2013 f\u00fcr jede Immobilie bis zu drei Aktenordner. Ben\u00f6tigte ein Mitarbeiter ein spezielles Dokument, musste er den entsprechenden Ordner holen und manuell durchsuchen.<\/p>\n

\u201eDie Unterlagen waren nach Filialen geordnet. Wollten Kollegen filialunabh\u00e4ngig etwas finden \u2013 etwa alle Meldungen zu Wassersch\u00e4den in einem bestimmten Jahr \u2013, war das fr\u00fcher mit massivem Zeitaufwand verbunden\u201c<\/em><\/p>\n

erinnert sich Manfred Gries.<\/p>\n

Dank der Volltextsuche von OpenText k\u00f6nnen die Mitarbeiter sich heute innerhalb weniger Augenblicke alle relevanten Dokumente zu einem Stichwort anzeigen lassen.<\/p>\n

Doch nicht nur die langen Suchen erschwerten ein effizientes und effektives Immobilienmanagement. Vielmehr fehlten in den Papierakten auch wertvolle Informationen aus der Angebots- und Anbahnungsphase, die dem Anmieten eines Objekts zum Teil Jahre vorausgehen.<\/p>\n

Dank der OpenText-L\u00f6sung sind jetzt auch diese Angaben in den Akten enthalten und \u00fcber spezielle Sichten zug\u00e4nglich. Beispielsweise greifen nun Anwender aus unterschiedlichen Abteilungen wie Recht, Ladenbau, Marketing oder die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung auf Knopfdruck auf alle Informationen zu den Immobilienmaklern oder der Wirtschaftlichkeitspr\u00fcfung der favorisierten Objekte zu \u2013 alles Informationen, die bares Geld wert sind.<\/p>\n

Gesch\u00e4ftsbetrieb und Rechtssicherheit<\/h3>\n

Papierbasierte Akten bergen das Risiko, verloren zu gehen oder durch Feuer oder Wasser zerst\u00f6rt zu werden. Da im Reno-Archiv alle Dokumente nur in einfacher Ausf\u00fchrung vorhanden waren, sollten die Akten mit der neuen OpenText-L\u00f6sung dank Digitalisierung und Mehrfachsicherung vor einem entsprechenden Verlust gesch\u00fctzt werden.<\/p>\n

\u201eSelbst im Katastrophenfall sind wir in maximal einer Woche wieder vollst\u00e4ndig arbeitsf\u00e4hig\u201c<\/em><\/p>\n

erl\u00e4utert Gries. Zus\u00e4tzlich gew\u00e4hrleistet die OpenText-L\u00f6sung aber auch die Revisionssicherheit.<\/p>\n

Denn nun l\u00e4sst sich die gesamte E-Mail-Kommunikation auf Knopfdruck beim entsprechenden Dokument in der jeweiligen Akte zuverl\u00e4ssig ablegen. Die Vollst\u00e4ndigkeit der Akten ist damit jederzeit gew\u00e4hrleistet.<\/p>\n

Das schafft Transparenz f\u00fcr die Mitarbeiter und Rechtssicherheit f\u00fcr das Unternehmen. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit den digitalen Immobilienakten befindet sich derzeit ein \u00e4hnliches System f\u00fcr allgemeine Vertragsdokumente im Rollout, das dieselbe Architektur als Basis nutzt.<\/p>\n

\u201eVielleicht werden in Zukunft noch weitere Dokumentenarten dazukommen\u201c<\/em><\/p>\n

\u00fcberlegt Gries.<\/p>\n

\u201eDer Komfort des standortunabh\u00e4ngigen Zugriffs oder der praktischen Volltextsuche w\u00e4re zum Beispiel auch f\u00fcr die Personalabteilung w\u00fcnschenswert.\u201c<\/em><\/p>\n

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Branche:<\/strong> Einzelhandel
\nKunde:<\/strong> Hamm Reno Group
\nPartner:<\/strong> Axxedo<\/p>\n

Herausforderungen:<\/h3>\n