{"id":61171,"date":"2016-02-03T08:45:43","date_gmt":"2016-02-03T07:45:43","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=61171"},"modified":"2019-07-16T09:04:29","modified_gmt":"2019-07-16T07:04:29","slug":"digitale-personalakte-in-der-goldenen-stadt","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/digitale-personalakte-in-der-goldenen-stadt\/","title":{"rendered":"Digitale Personalakte in der Goldenen Stadt"},"content":{"rendered":"

Die Cesk\u00e1 Sporitelna, die gr\u00f6\u00dfte Bank der Tschechischen Repu\u00adblik mit Sitz in Prag, muss jedem ihrer rund 11.000 Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus Zugriff auf seine Personalakte gew\u00e4hren.<\/p>\n

Einhergehend mit den neuen Vorschriften reorganisierte der Finanzdienstleister seine Personalabteilung und verlegte deren Standort von Prag in den Vorort Kladno. Die Digitalisierung der Dokumente sollte diesen Umzug vereinfachen.<\/p>

\"Fullsize\"<\/a><\/div><\/div>\n

Zudem entschied die Personalabteilung, weitere Prozesse im Bereich Human Resources (HR) papierlos zu gestalten. So werden den Mitarbeitern heute die Gehaltsabrechnungen nicht mehr in Papierform, sondern digital \u00fcber den Zugriff auf die eigene Personalakte zur Verf\u00fcgung gestellt.<\/p>\n

Bei der Auswahl des Anbieters einer digitalen Personalakte fiel die Wahl auf Circle Unlimited und die L\u00f6sung cuSmarText HR in Tschechisch. Die Einf\u00fchrung \u00fcbernahm s IT Solutions AT Spardat gem\u00e4\u00df einem Vierphasenkonzept. s IT Solutions ist der IT-Provider der Erste Group aus Zentral- und Osteuropa sowie der Sparkassen in \u00d6sterreich.<\/p>\n

Zu Projektbeginn stand der Aufbau der sp\u00e4teren digitalen Personalakte auf dem Plan. Dazu arbeitete s IT Solutions rund sechs Wochen eng mit dem Fachbereich HR zusammen. Sie entwickelten gemeinsam eine \u00fcbersichtliche Ordnerstruktur (z. B. Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnung, Bewerbungsunterlagen, weitere personenbezogene Dokumente) mit rund 60 Haupt- und Unterordnern f\u00fcr die revisionssichere Ablage der Personaldokumente.<\/p>\n

\u201eEin durchdachtes Foldermanagement geh\u00f6rt mit zu den Erfolgsfaktoren beim Einf\u00fchren einer digitalen Personalakte. Es bildet die Basis f\u00fcr weitere Entscheidungen wie die Definition von Zugriffsgruppen und die damit verbundene Berechtigungslogik\u201c<\/em><\/p>\n

erkl\u00e4rt Andrea Ziegler, Solution Manager bei s IT Solutions, und erg\u00e4nzt:<\/p>\n

\u201eEs ist ausreichend Zeit daf\u00fcr einzuplanen und aufzuwenden.\u201c<\/em><\/p>\n

SAP-Integration und Self-Service-Portal<\/h3>\n

Nach Abschluss des Foldermanagements startete s IT Solutions mit der Implementierung der Softwarel\u00f6sung cuSmarText \u00fcbersetzt in Tschechisch. Bei der Bank waren bereits SAP HR und SAP ESS\/MSS in Anwendung. Andrea Ziegler nennt in diesem Zusammenhang einen der Hauptgr\u00fcnde, warum die Entscheidung auf Circle Unlimited fiel:<\/p>\n

\u201eDie L\u00f6sung ist vollst\u00e4ndig SAP-integriert. Das bedeutet, dass ohne weiteren Entwicklungsaufwand zu jedem Mitarbeiter, der in SAP HR angelegt ist, automatisiert die digitale Personalakte erzeugt wird.\u201c<\/em><\/p>\n

Um allen Mitarbeitern nun Zugriff auf ihre Personalakte zu geben, bediente sich s IT Solutions des bestehenden webbasierten Employee-Self-Service-Portals. Zudem nutzen die F\u00fchrungskr\u00e4fte ein spezielles Manager-Self-Service-Portal, um Einblick in die Personalakten ihrer Mitarbeiter zu bekommen. Beide wurden an die Software f\u00fcr die digitale Personalakte angebunden.<\/p>\n

Vorbereitung und Digitalisierung<\/h3>\n

\u201eWir standen damals vor rund 300.000 Personaldokumenten in den Archiven der Cesk\u00e1 Sporitelna, die digitalisiert und in das neue System \u00fcbertragen werden mussten. Um diese gro\u00dfe Aufgabe zu l\u00f6sen, entschieden wir uns f\u00fcr die Barcode-Technologie\u201c<\/em><\/p>\n

erinnert sich Josef Gram, Projekt-Manager bei s IT Solutions.<\/p>\n

Dazu entwickelte s IT Solutions mit Unterst\u00fctzung von Circle Unlimited ein Barcode-Szenario, das in einer Printversion von Barcode-Stickern resultierte. Die Barcodes selbst wurden dabei direkt aus der digitalen Akte heraus generiert.<\/p>\n

Die Sticker wurden dann auf Multifunktionsger\u00e4ten gedruckt, auf die Dokumente geklebt und diese schlie\u00dflich zum Scannen freigegeben. Das Einlesen der digitalisierten Dokumente in die Ordner der Personalakte erfolgte anschlie\u00dfend automatisiert.<\/p>\n

Dazu wurden die Dokumente in ZIP-Dateien komprimiert, in cuSmarText HR \u00fcbertragen, dann \u201eentzippt\u201c und \u00fcber den Barcode und mittels Job-Steuerung der richtigen Personalakte zugeordnet. Konnte das System Dokumente nicht erkennen, flossen diese im Rahmen eines Error-Handlings an die Bank zum Pr\u00fcfen zur\u00fcck.<\/p>\n

Der Prozess der Digitalisierung von der Barcode-Erzeugung \u00fcber das Scanning und bis hin zum Einlesen und Zuordnen nahm mit rund einem halben Jahr die meiste Zeit des Projekts in Anspruch.<\/p>\n

Josef Gram blickt zur\u00fcck:<\/p>\n

\u201eUrspr\u00fcnglich hatten wir daf\u00fcr zwei bis drei Monate geplant. Wie aufw\u00e4ndig die Digitalisierung ist und welche Zeitr\u00e4ume hier anzusetzen sind, geh\u00f6rt mit Sicherheit zu den Lessons Learned.\u201c<\/em><\/p>\n

Zugangskontrolle: Berechtigungskonzept<\/h3>\n

Rund 11.000 Mitarbeiter an 15 Standorten der Cesk\u00e1 Sporitelna und ihrer T\u00f6chter sollten Einblick in ihre Personalakte erhalten und die HR-Mitarbeiter selbst mit der Software arbeiten.<\/p>\n

Dazu legten s IT Solutions und Circle Unlimited ein mehrstufiges Berechtigungskonzept mit 15 unterschiedlichen Anwendergruppen und ihren Rollen an. So obliegt beispielsweise das finale L\u00f6schen von Personaldokumenten heute nur wenigen Mitarbeitern im Personalteam.<\/p>\n

\u201eDas Berechtigungskonzept ist sehr komplex und der Prozess, es zu erstellen, war aufw\u00e4ndig. Mit Blick zur\u00fcck empfiehlt sich die Definition der Zugriffsberechtigungen bereits ganz zu Anfang eines Projekts. Ansonsten m\u00fcssen bereits durchgef\u00fchrte funktionale Tests nochmals unter dem Gesichtspunkt der Zugriffsberechtigung stattfinden\u201c<\/em><\/p>\n

beschreibt Andrea Ziegler. Prim\u00e4res Kriterium f\u00fcr die Vergabe von Zugriffsrechten war die Funktion des Mitarbeiters im Unternehmen. Es wurde sowohl innerhalb der HR-Abteilung unterschieden als auch zwischen F\u00fchrungskr\u00e4ften, Angestellten und Abteilungen Dritter.<\/p>\n

So bekamen unternehmensweit alle Mitarbeiter Einsicht in ihre personenbezogenen Daten, Arbeitsvertr\u00e4ge und Gehaltsabrechnungen. Keinen Zugang haben sie allerdings zu den gesamten Unterlagen rund um ihre Bewerbung und Einstellung. Hier k\u00f6nnen ausschlie\u00dflich Berechtigte aus der Personalabteilung zugreifen.<\/p>\n

Infrastruktur f\u00fcr Massendruck<\/h3>\n

Zus\u00e4tzlich zur elektronischen Personalakte entschied sich die Bank f\u00fcr eine L\u00f6sung zum automatischen Erstellen von HR-relevanten Dokumenten. Auch hier fiel die Wahl auf Circle Unlimited und deren Software cuDocument Builder.<\/p>\n

Sie legt vollautomatisiert neue Dokumente aus vorformulierten Textbausteinen und personenbezogenen Daten an und versieht diese bei Bedarf mit einem Barcode.<\/p>\n

Diesem Thema widmete sich s IT Solutions in der letzten Projektphase. Im Fokus standen Massendrucke. Die besondere Herausforderung lag darin, gleichzeitig Dokumente zu erzeugen, die unterschiedliche Unternehmen innerhalb des Bankenkonzerns, das hei\u00dft die Cesk\u00e1 Sporitelna selbst oder eine ihrer T\u00f6chter, betreffen.<\/p>\n

s IT Solutions und Circle Unlimited ist die automatische Steuerung zur Auswahl der richtigen Dokumentvorlage je nach Gesellschaft gelungen. So werden heute beim Massendruck Logos und Layout in Bezug zum jeweiligen Unternehmen unter Verwendung des gleichen Dokumentinhalts ausgew\u00e4hlt.<\/p>\n

Die Vorlagen finden sich in einer sogenannten Template Library. Um die Dokumente mit Daten aus SAP HR zu bef\u00fcllen, wurden die daf\u00fcr ben\u00f6tigten Felder in einer Clause Library definiert und abgelegt.<\/p>\n

Beiden \u201eBibliotheken\u201c liegen zahlreiche Bedingungen zugrunde, was wann wie sinnvoll und dementsprechend bei Aussendungen mit Text und Daten zu bef\u00fcllen ist. Das HR-Team der Bank erstellt \u00fcber die automatische Dokumentengenerierung Massendrucke wie j\u00e4hrliche Gehaltserh\u00f6hungen, aber auch Dokumente wie neue Dienstvertr\u00e4ge bei internem Wechsel und vieles mehr.<\/p>\n

Die Mitarbeiter k\u00f6nnen jetzt gem\u00e4\u00df der rechtlichen Vorgaben jederzeit auf ihre Personalakten \u00fcber Self-Service-Portale zugreifen. Die HR-Kollegen haben die M\u00f6glichkeit, die digitale Akte direkt aus dem SAP-System aufzurufen und einfach alle wichtigen Dokumente und Personaldaten einzusehen.<\/p>\n

Sie m\u00fcssen nicht mehr auf Ordner warten oder diese von einer Abteilung in eine andere bringen. Der Bank war besonders auch der verbesserte Workflow beim Ein- und Austritt eines Mitarbeiters sowie beim internen Wechsel wichtig.<\/p>\n

So werden jetzt beispielsweise die Arbeitsvertr\u00e4ge automatisch erstellt, ausgedruckt und sind fertig f\u00fcr die Unterschrift. Bis heute hat die Bank \u00fcber 17.000 digitale Personalakten im System angelegt und \u00fcber 330.000 Dokumente dort archiviert.<\/p>\n

\u201eWir sind mit dem Projekt Ende 2012 gestartet und im Januar 2014 ging das System produktiv. Die enge Kooperation mit dem Beraterteam von Circle Unlimited \u00fcber die gesamte Projektlaufzeit hinweg und die M\u00f6glichkeiten, die uns die Softwarel\u00f6sungen geboten haben, waren entscheidend f\u00fcr den Erfolg dieses Gro\u00dfprojekts\u201c<\/em><\/p>\n

schlie\u00dft Josef Gram.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Insbesondere Banken, wie die tschechische Cesk\u00e1 Sporitelna, haben sich an zahlreiche rechtliche Vorgaben zu halten. Dies gilt gleicherma\u00dfen f\u00fcr operative wie administrative Prozesse. Daraus ergibt sich zwangsl\u00e4ufig die Digitalisierung der bis dahin papierbasierten Personaldokumente.<\/p>\n","protected":false},"author":1825,"featured_media":60767,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[1596],"tags":[601,1104],"coauthors":[33580],"class_list":["post-61171","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-1596","tag-digitalisierung","tag-hr","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",400,155,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-768x297.jpg",768,297,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-100x39.jpg",100,39,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-480x186.jpg",480,186,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-640x248.jpg",640,248,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-720x279.jpg",720,279,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-960x372.jpg",960,372,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",18,7,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",600,232,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",600,232,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

Insbesondere Banken, wie die tschechische Cesk\u00e1 Sporitelna, haben sich an zahlreiche rechtliche Vorgaben zu halten. Dies gilt gleicherma\u00dfen f\u00fcr operative wie administrative Prozesse. Daraus ergibt sich zwangsl\u00e4ufig die Digitalisierung der bis dahin papierbasierten Personaldokumente.<\/p>\n","category_list_v2":"MAG 16-02<\/a>","author_info_v2":{"name":"Alexandra Osmani, Circle Unlimited","url":"https:\/\/e3mag.com\/de\/author\/alexandra-osmani\/"},"comments_num_v2":"0 comments","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/61171","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1825"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=61171"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/61171\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/60767"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=61171"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=61171"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=61171"},{"taxonomy":"author","embeddable":true,"href":"https:\/\/e3mag.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/coauthors?post=61171"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}