{"id":61033,"date":"2016-03-03T14:04:53","date_gmt":"2016-03-03T13:04:53","guid":{"rendered":"http:\/\/e3mag.com\/?p=61033"},"modified":"2019-07-12T14:13:55","modified_gmt":"2019-07-12T12:13:55","slug":"automatisierung-von-auftragsbestaetigungen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/e3mag.com\/de\/automatisierung-von-auftragsbestaetigungen\/","title":{"rendered":"Automatisierung von Auftragsbest\u00e4tigungen"},"content":{"rendered":"

Was aber passiert, wenn das ERP-System keine passende L\u00f6sung hat, um den Bedarf einer automatisierten Verarbeitung von Auftragsbest\u00e4tigungen zu bedienen?<\/p>\n

Papierablage wird abgelegt<\/h3>\n

Rund 65.000 Auftragsbest\u00e4tigungen (ABs) gehen j\u00e4hrlich bei MAG dezentral an sieben Standorten ein. Das hei\u00dft, dass fast 180.000 Positionen in SAP abgeglichen und Dutzende ABs an die ausgedruckten und im Aktenordner aufbewahrten Bestellungen geheftet werden.<\/p>

\"\"<\/a><\/div><\/div>\n

Was dies f\u00fcr einen immensen Zeitaufwand sowie Such- und Fehlerquellen darstellt, kann wahrscheinlich jeder nachempfinden. Und sicherlich ist es auch jedem bekannt, dass per Fax oder Brief eintreffende Auftragsbest\u00e4tigungen verlegt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n

Taucht dann eine R\u00fcckfrage zum Vorgang auf, ist dies \u00e4u\u00dferst ung\u00fcnstig. Auch hat das Papier den Nachteil, dass es langsam ist. Das bedeutet, dass Lieferanten schon mal versehentlich angemahnt werden, die \u00fcberf\u00e4llige AB zu senden.<\/p>\n

Dabei war diese schon lange im Haus, nur leider ist der zust\u00e4ndige Sachbearbeiter im Urlaub oder krank \u2013 oder aber die Weiterleitung erfolgte an die falsche Person oder ging w\u00e4hrenddessen verloren.<\/p>\n

\u201eWir wollten in der Reaktions- und Bearbeitungszeit, vor allem aber in der Transparenz wesentlich besser werden\u201c<\/em><\/p>\n

erkl\u00e4rt MAG-Projektleiter J\u00fcrgen Geiger den Wunsch zur elektronischen Bearbeitung von Auftragsbest\u00e4tigungen.<\/p>\n

Der Einkaufsleiter bekr\u00e4ftigt dies, indem er verr\u00e4t, \u201eer habe einfach mal seine Mitarbeiter dabei beobachtet, was sie tun\u201c<\/em>.<\/p>\n

\u201eIrgendwie wei\u00df man es ja, aber mal zuzusehen, wie viel Laufwege in der Einkaufsabteilung t\u00e4glich gemacht werden, ist beachtlich\u201c<\/em><\/p>\n

so Markus Schulz.<\/p>\n

Einkaufsprozess und SAP<\/h3>\n

Zur Auswahl einer geeigneten Software suchte die MAG zertifizierte Hersteller, die SAP-integrierte Softwarel\u00f6sungen entwickeln, den Einkaufsprozess und SAP verstehen, flexibel auf W\u00fcnsche und Anforderungen reagieren und Erfahrung mit elektronischer Dokumentenverarbeitung haben. Aus diesen Gr\u00fcnden stie\u00df die MAG auf AFI.<\/p>\n

Willig und f\u00e4hig<\/h3>\n

Es stellte sich heraus, dass die AFI alle Anforderungen erf\u00fcllte: bis auf eine. Die Softwarel\u00f6sung passte nicht ganz auf die Prozesse der MAG. Das sorgte bei manchen im Projektteam zun\u00e4chst f\u00fcr Irritationen.<\/p>\n

\u201eWir haben aber schnell erkannt, dass die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung der AFI absolut willig und vor allem auch f\u00e4hig war, die Software anzupassen. Auch war uns klar, was sich dadurch f\u00fcr eine Riesenchance f\u00fcr uns ergeben kann\u201c<\/em><\/p>\n

erinnert sich Markus Schulz.<\/p>\n

\u201eUns bot sich die M\u00f6glichkeit, die Software mitzugestalten. So eine Gelegenheit widerf\u00e4hrt einem nicht oft.\u201c<\/em><\/p>\n

Die MAG f\u00fchrte noch mit anderen potenziellen Herstellern Gespr\u00e4che und wollte ebenfalls von ihnen wissen, wie sie an die Umsetzung herangehen w\u00fcrden. Schnell stellte sich heraus, dass es auf dem Markt keine SAP-inte\u00adgrierte Auftragsbest\u00e4tigungssoftware gab, die den Anforderungen der MAG gerecht werden w\u00fcrde.<\/p>\n

Das war unerwartet! AFI legte ein Konzept zur Softwareanpassung vor und begann direkt mit der Entwicklung. \u201eHeraus kam eine ideale Software, die unser t\u00e4gliches Tun so viel erleichtert und mein Team unterst\u00fctzt\u201c, freut sich der Einkaufsleiter.<\/p>\n

Lautlose Faxe<\/h3>\n

Um die ABs k\u00fcnftig direkt in digitaler Form zu erhalten, wurde die Fax-Hardware auf die Funktion \u201efax to folder\u201c umgestellt. Die ABs kommen zwar noch als Fax an, doch das Endger\u00e4t druckt diese nicht mehr auf Papier aus, sondern legt sie zentral als TIF oder PDF ab. Der erste Schritt zu maximaler Transparenz, verk\u00fcrzter Bearbeitungszeit und einer l\u00fcckenlosen Dokumentation!<\/p>\n

Wie die mittels einer OCR erkannten Daten aus der AB an SAP \u00fcbergeben werden, verlangt tiefes Wissen im ERP-System. Durch die detaillierte Kenntnis des AFI-Entwicklerteams ist es DirectConfirmationControl m\u00f6glich, die ausgelesenen AB-Daten mit den SAP-MM-Bestelldaten abzugleichen.<\/p>\n

Wird eine Bestellung vom Lieferanten als \u201ebest\u00e4tigt wie bestellt\u201c der MAG zugeschickt, erkennt das die AFI-Software. Die folgende Bearbeitung durch den Eink\u00e4ufer ist dann eine Sache von Sekunden. Im Umkehrschluss sind Termin- bzw. Einteilungs-, Mengen- und Preisabweichungen sofort sichtbar.<\/p>\n

Auch hier wird die Bearbeitung durch direkte Abspr\u00fcnge aus DirectConfirmationControl in die SAP-Transaktionen ME23N, MD04, MM02 oder ME12 deutlich effizienter. Es ist nicht mehr n\u00f6tig, m\u00fchsam die SAP-Schl\u00fcssel einzugeben.<\/p>\n

\u201eJetzt muss nur noch der Button \u201aBedarfs-\/Bestandsliste\u2018 gedr\u00fcckt werden und schon ist sichtbar, ob eine Abweichung tolerierbar ist\u201c<\/em><\/p>\n

beschreibt der Einkaufsleiter.<\/p>\n

Automatische Korrektur bei Bedarf<\/h3>\n

Wird ein Rabatt oder Zuschlag auf der AB ausgewiesen, der jedoch nicht in der SAP-Bestellung vermerkt ist, erkennt dies die AFI-Software und greift in Echtzeit auf das ERP-System zu, um die urspr\u00fcngliche Bestellung zu \u00fcberschreiben.<\/p>\n

\u201eNat\u00fcrlich waren wir anf\u00e4nglich skeptisch, dass eine Software die SAP-Bestellung automatisch ver\u00e4ndert\u201c<\/em><\/p>\n

gesteht Markus Schulz.<\/p>\n

\u201eDer Nutzen der automatischen Korrektur lag jedoch auf der Hand. Im Testsystem haben wir beweisen lassen, dass optimal korrigiert wird, was korrigiert werden muss. Und dass alle Schritte l\u00fcckenlos protokolliert werden\u201c.<\/em><\/p>\n

Aussagekraft von Nettopreisen<\/h3>\n

Wie wichtig die Zusammensetzung von Nettopreisen ist, wei\u00df jeder Eink\u00e4ufer. Dabei geht es nicht nur um die eigene Reputation in den wiederkehrenden Auswertungen und Analysen. Es geht vielmehr um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit und die sich daraus ergebenden Ableitungen f\u00fcr k\u00fcnftige Kalkulationen.<\/p>\n

\u201eNettopreise sind nur beurteilbar, wenn nachvollziehbar ist, wie sich diese zusammensetzen. Und das wiederum muss nat\u00fcrlich in SAP abgebildet sein\u201c<\/em><\/p>\n

so Markus Schulz \u00fcber die Tatsache, dass DirectConfirmationControl, wenn n\u00f6tig, Rabatte in die SAP-Bestellung schreibt und somit die urspr\u00fcngliche Bestellung ver\u00e4ndert.<\/p>\n

Transparenz wird auch durch die Filterm\u00f6glichkeiten sowie die elektronische Archivierung im SAP Content Server garantiert.<\/p>\n

\u201eDie umfangreichen Filter und Statusanzeigen im Monitor sind standortunabh\u00e4ngig und einfach zu verstehen\u201c<\/em><\/p>\n

wei\u00df J\u00fcrgen Geiger.<\/p>\n

\u201eJede unserer Einkaufsorganisationen kann f\u00fcr sich ausw\u00e4hlen, was angezeigt werden soll. Ebenso ist der globale \u00dcberblick zu allen Auftragsbest\u00e4tigungen im gesamten Unternehmen gew\u00e4hrleistet. Und soll das Original angezeigt werden, ist dieses per Knopfdruck sofort verf\u00fcgbar.\u201c<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Der Leitsatz \u201eThe Power of One\u201c steht f\u00fcr den Werkzeugmaschinenhersteller MAG IAS Fertigungssysteme auch f\u00fcr den Gedanken, Kernprozesse einheitlich zu steuern. So soll es beispielsweise keine Datenredundanz in SAP geben.<\/p>\n","protected":false},"author":1812,"featured_media":60767,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"pmpro_default_level":"","footnotes":""},"categories":[4,1603],"tags":[145,73,236],"coauthors":[33171],"class_list":["post-61033","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-management","category-mag1603","tag-automatisierung","tag-erp","tag-sap","pmpro-has-access"],"acf":[],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"thumbnail":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",400,155,false],"medium_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-768x297.jpg",768,297,true],"large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"image-100":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-100x39.jpg",100,39,true],"image-480":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-480x186.jpg",480,186,true],"image-640":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-640x248.jpg",640,248,true],"image-720":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-720x279.jpg",720,279,true],"image-960":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-960x372.jpg",960,372,true],"image-1168":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"image-1440":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"image-1920":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"1536x1536":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"2048x2048":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",18,7,false],"bricks_large_16x9":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"bricks_large":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"bricks_large_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",1000,387,false],"bricks_medium":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",600,232,false],"bricks_medium_square":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016.jpg",600,232,false],"profile_24":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-24x24.jpg",24,24,true],"profile_48":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-48x48.jpg",48,48,true],"profile_96":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-96x96.jpg",96,96,true],"profile_150":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-150x150.jpg",150,150,true],"profile_300":["https:\/\/e3mag.com\/wp-content\/uploads\/2019\/07\/2016-300x300.jpg",300,300,true]},"post_excerpt_stackable_v2":"

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